O informatycznych systemach rozliczeniowych i bankowości online, a także o niechęci niektórych zarządców do rozwiązań IT oraz o tym, że system wciąga, rozmawiają Paweł Ołubek z Banku Pocztowego, Mateusz Mieszczanin z firmy Mieszczanin oraz Tomasz Cudowski z redakcji "Wspólnoty Mieszkaniowej"

W pracy zarządcy, któremu wspólnoty mieszkaniowe powierzyły swe nieruchomości, pierwszy kwartał każdego roku jest zdominowany przez jeden temat. To roczne zebrania - przygotowanie sprawozdań, planów, projektów uchwał i kart do głosowania. Na zebraniach właściciele decydują o tym, jakie uchwały zostaną podjęte, jakie działania w ich następstwie będzie miał podjąć zarządca. Często zdarza się jednak, że głosowanie na zebraniu nie daje rozstrzygnięcia. Powód bywa prozaiczny - niewystarczająca liczba głosujących...

Egipskie hieroglify, sumeryjskie pismo klinowe - minęło pięć tysięcy lat i nadal możemy je z kamiennych zapisów odczytać. Starożytni - z niemałym trudem - tworzyli swe kroniki, by rejestrować fakty różnego znaczenia: od apoteozy władców przez podatkowe rozliczenia rachmistrzów po menu ówczesnych restauracji. Dzisiaj podstawowym nośnikiem informacji są masowe pamięci szybkich komputerów. To elektroniczne rozwiązania oparte o kryształy krzemu - dalekiego krewnego kamienia, jakiego używali starożytni.

Gdy Krzysztof Kolumb ruszał na pierwszą wyprawę w 1492 roku, poza trzema statkami i 90 marynarzami miał jeszcze coś co - poza jego geniuszem - umożliwiło mu bezpieczną żeglugę przez wody Atlantyku. Tym czymś były ówczesne przyrządy do nawigacji. To dzięki nim mógł stale podążać na zachód w raz obranym kierunku i szczęśliwie wrócić, by ogłosić współczesnym swój sukces. I tak jak słynny podróżnik mógł pokonać ocean dzięki dobrym urządzeniom, tak współczesny zarządca nieruchomości musi żeglować po ocenie przepisów korzystając z profesjonalnego oprogramowania, które dzisiaj skutecznie pomoże mu w realizacji wytycznych Ministra Finansów z czerwca br. w sprawie zasad ewidencji podatku VAT we wspólnotach mieszkaniowych.

W nie tak odległej przeszłości masowe kontakty korespondencyjne wiązały się nierozłącznie z pocztylionem lub listonoszem. Dzisiaj wręcz nie nadążamy za nowinkami jakie niosą nam nowe technologie. Dla zarządcy z tych nowinek liczą się przede wszystkim te, które pozwolą mu zmniejszyć zbędną ręczną pracę oraz skutecznie zlikwidują ryzyko zbyt długotrwałej obsługi interesanta, który po drugiej stronie słuchawki nie chce czekać dłużej niż parę minut.

Zarząd musi opierać się na precyzyjnych informacjach ekonomicznych, a zarządca powinien skutecznie monitorować ryzyko finansowe we wspólnocie. Wykonywanie tych powinności wspierają profesjonalne systemy informatyczne, dostosowane do potrzeb i możliwości.

Gdy w 1876 Alexander Bell opatentował telefon elektryczny niewielu mu współczesnych zdawało sobie sprawę jakie zmiany ten wynalazek wywoła w rozwoju gospodarek i społeczeństw. Pierwszą centralę telefoniczną wynaleziono w 1889 roku, a pierwszy telefon z klawiaturą zaledwie w 1963. Dzisiaj setki milionów ludzi nie wyobraża sobie życia bez telefonu. Bez telefonu i bez Internetu.

Narzędzia elektronicznej komunikacji obecnie wykorzystywane są już niemal na każdym kroku. Szkoły zastępują tradycyjne dzienniki elektroniczną ewidencją spóźnień, nieobecności, ocen oraz ogłoszeń i korespondencji z rodzicami. Wiele gmin wprowadziło system elektronicznego powiadamiania SMS-ami swoich mieszkańców o istotnych informacjach dla lokalnej społeczności, a ochotnicze jednostki straży pożarnych w ten sam sposób wzywają strażaków do akcji. A w jakim stopniu z tych wszystkich nowinek, jakie niesie ze sobą współczesna elektronika, mogą korzystać dzisiaj uczestnicy rynku nieruchomości?

Każda nieruchomość wymaga od właściciela ponoszenia kosztów jej bieżącego utrzymania. Zarządca, któremu powierzono zarządzanie nieruchomością wspólną musi zadbać o interes ekonomiczny właścicieli. Musi tak przygotować roczny budżet, aby zagwarantować skuteczne finansowanie wszystkich kosztów. Skala precyzji tego budżetu może być różna - miesięczna, kwartalna lub roczna i zależy przede wszystkim od woli zarządcy.

Przyjęty roczny plan remontów jest kompromisem pomiędzy potrzebą wykonania niezbędnych prac naprawczych, oczekiwaniami mieszkańców co do zwiększenia komfortu a możliwościami finansowymi całej nieruchomości. Bez względu na to czy jednym ze źródeł finansowania jest kredyt bankowy decyzje o tym, jakie prace będą realizowane podejmowane są zawsze przez właścicieli nieruchomości, którzy mierzą je zasobnością własnego portfela.