Przed zarządcami nieurchomości każdego typu stoi szereg zadań.
Zarządcy nie byliby w stanie tych zadań realizować bez udogodnień, jakie oferuje im współczesna informatyka.

Poniżej znajdą Państwo krótkie omówienie najważniejszych z nich.

Sporządzanie i realizacja planów zarządzania nieruchomością

Plan zarządzania nieuchomością czynszową musi uwzględniać stan prawny nieruchomości, jej właściciela oraz status i sytuację materialną jej najemców. Jest rzeczą oczywistą, że inaczej będą kształtowały się przychody kamienicy należącej do osoby fizycznej w centrum dużego miasta, aniżeli przychody w budynku należącym do zasobu gminy.
W tym pierwszym przypadku Zarządca zazwyczaj ma możliwość zastosowania reguł rynkowych w pełnym zakresie.
W drugim przypadku najemca podlega daleko idącej ochronie, wyznaczonej zarówno obowiązującymi przepisami jak i regułami wytyczonymi przez samego właściciela (np. Gminę). Utrzymanie wysokiej rentowności i właściwego stanu nieruchomości może się okazać trudniejsze ze względnu na brak możliwości kształtowania czynszów w oparciu o mechanizmy rynkowe, co więcej, windykacja należności również może być utrudniona. Często zdarza się, że ze względu na sytuację materialną zadłużonego najemcy nie jest możliwa jego eksmisja, nie należą do rzadkości przypadki, gdy nie jest ona dokonywana ze względów społecznych. Obowiązujące w Polsce przepisy chronią najemcę, a i stanowisko właściciela tego typu nieruchomości, z uwagi na misję, jaką pełni ten właściciel, nie ułatwia Zarządcy zadania. Ten fakt winien być również w sporządzaniu planu zarządzania tego typu nieruchomością uwzględniony.
Zarządca może mieć nieco ułatwione zadanie, jeśli w nieruchomości tego typu znajdują się również lokale użytkowe – tu reguły rynkowe mogą i zazwyczaj są stosowane w pełnym zakresie – z wyłaczeniem sytuacji, gdy najemcami są np. niektóre oraganizacje użytku publicznego.

W celu maksymalnego ułatwienia sporządzania planów zarządzenia nieuchomością, możliwie największa część informacji niezbędnych do sporządzenia planu zarządzania winna być utrzymywane w formie elektronicznej – z możliwością natychmiastowego ich wykorzystania.

Utrzymywanie kontaktu z najemcą

Utrzymywanie kontaktu z najemcą nieruchomości czynszowej służy, w głównej mierze, niezbędnemu przepływowi informacji.

Zazwyczaj kontakt z najemcą ma miejsce, gdy zachodzi potrzeba dostarczenia informacji o zmianie wysokości opłaty, rozliczeń lub gdy to najemca kontaktuje się z Zarządcą (telefonuje, przychodzi do siedziby lub oddziału Zarządcy) w celu wyjaśnienia ewentualnych rozbieżności w rozrachunkach z tytułu najmu.

Należy jednak zwrócić uwagę na fakt, że to do Zarządcy winna należeć inicjatywa w nawiązywaniu kontaktów z najemcami i gotowości rozpoznawania potrzeb najemców. Zarządca powinien więc dysponować bazą teleadresową najemców, utrzymywaną wraz z pozostałymi informacjami o lokalach i ich najemcach. Każdy kontakt winien być odnotowywany, podobnie jak wszelka korespondencja pomiędzy najemcą i Zarządcą – w ten sposób Zarządca stworzy swoją własną bazę wiedzy o swoich najemcach, ich potrzebach, wymaganiach, będzie mógł również ocenić poziom komunikacji swoich pracowników.

Najemcy cenią sobie również tzw. dyżury pełnione przez Zarządcę, jeszcze lepiej jest, jeśli Zarządca (pracownik Zarządcy) dostępny jest przez całą dobę (dla sytuacji awaryjnych).

Niezależnie od powyższego, w dobie informatyzacji i powszechnego dostępu do Internetu właściwym i niezbędnym rozwiązaniem jest również możliwość kontaktu z Zarządcą właśnie za pośrednictwem tego medium. Wiadomość czy informacja przesłana za pośrednictwem Internetu nigdzie nie zaginie i zostanie przez odbiorcę odczytana, najemca ma również możliwość odczytania interesujących go informacji, dostarczonych przez Zarządcę (wysokość opłaty, saldo rozrachunków itp.). Internet może być również jednym z narzędzi integrujących najemców z poszczególnych nieruchomości. Można również w nim umieszczać akty prawne (własne, np. statuty, uchwały itp), jak i ogólnie obowiązujące.

Zastosowanie tego rozwiązania znacząco redukuje również koszty własne Zarządcy – dzięki temu, że najemca ma możliwość zapoznania się z interesującymi go informacjami lub przekazania informacji Zarządcy, nie absorbuje czasu Zarządcy lub jego pracowników, jaki musiliby przeznaczyć na rozmowę telefoniczną lub bezpośrednie spotkanie.

Przykładowe zastosowanie Internetu w kontaktach z najemcą:

• analiza rozrachunków z najemcami,
• informacje o rozliczeniach mediów dostarczanych do lokali najemców,
• wykaz miesięcznych opłat,
• szczegółowe informacje o nieruchomości,
• tablica ogłoszeń,
• forum dyskusyjne mieszkańców,
• dokumenty dotyczące nieruchomości (np. regulaminy),
• dostęp do aktów prawnych,

Obliczanie odpłatności za lokale i obciążanie nimi poszczególnych odbiorców, ewidencja rozrachunków z tytułu najmu lokali, księgowanie zapłat, windykacja należności

Obliczenie wysokości obciążeń najemców za poszczególne lokale jest dzisiaj zadaniem praktycznie niewykonalnym, jeśli Zarządca nie dysponuje wyspecjalizowanym oprogramowaniem.

Zasady obliczeń tak czynszu, jak i pozostałych składników opłaty, są niekiedy bardzo złożone i zależą od sytuacji prawnej lokalu lub jego najemcy, położenia budynku, jego stanu technicznego, stanu technicznego lokalu, stanu opomiarowania lokalu, kondygnacji, na której znajduje się lokal itp. - liczta czynników różnicujących opłatę również może być znaczna. Dlatego oprogramowanie, którym posługuje się Zarządca, musi pozwalać na dowolne kształtowanie algorytmów, a algorytmy te powinny być czytelne łatwe do definiowania przez osoby nie posiadające umiejętności informatycznych.

Ponadto, wyliczona opłata musi być automatycznie zaksięgowana na koncie (kontach) rozrachunków z najemcą jako obciążenie najemcy.

Najemcy mogą dokonywać wpłat:

• w kasie Zarządcy - to rozwiązanie preferują ludzie starsi, którzy są przyzwyczajeni do tej formy wnoszenia opłaty, głównie ze względu na brak prowizji bankowej od wpłaty dokonanej w ten sposób; rozwiazanie to wymaga zatrudnienia kasjera (lub wielu kasjerów);
• na rachunek bankowy – to rozwiazanie zyskuje coraz większą popularność jako wygodniejsze i tańsze dla Zarządców, ale ze względu na fakt, że płatności można dokonywać zza biurka – poprzez system bankowości elektroncznej. Dodatkowo, Zarządca może skorzystać z mechanizmu płatności masowych, całkowicie automatyzującego proces księgowania wniesionych zapłat.

Dokonywanie rozliczeń

Okresowo, we wszystkich nieruchumościach, są wykonywane rozliczenia tzw. mediów, czyli wody i kanalizacji, centralnego ogrzewania, podgrzania wody, wywozu nieczystości itp.
Ze względu na znaczną złożoność zasad rozliczeń oraz dużą liczbę czynników mających wpływ na wyniki rozliczeń (opomiarowanie lub brak opomiarowania lokali, zmiany cen w trakcie okresu rozliczeniowego, braki w odczytach, konieczność rozliczenia różnic pomięcy zużyciami z licznika głównego a sumą zużyć z liczników indywidualnych itp.), bez użycia oprogramowania dedykowanego takim rozliczeniom, wykonanie tych rozliczeń jest praktycznie niemożliwe.

Ten proces również może być w pełni zautomatyzowany, a wynikiem rozliczenia mediów winno być:

• powiadomienie najemców o rozliczeniu mediów w ich lokalach,
• automatyczne zaksięgowanie tego wyniku,
• w przypadku mediów, których zaliczki są ustalane w oparciu o przyjęte normatywy, przeniesienie do lokali propozycji nowych wysokości tych normatywów.

Sporządzanie sprawozdań finansowych

Postać sprawozdań finansowych nieruchomości czynszowych jest zależna statusu prawnego właścicela nieruchomości, może też wynikać z umowy pomiędzy właścicielem a Zarządcą.
Jeśli zarządzają Państwo nieuchomościami Gminy, Skarbu Państwa itp., potrzeba wykonywania znacznej większości sprawozdań i ich postać wynika z obowiązujących przepisów.

Jeśli zarządzaja Państwo zasobami obcymi, często zdarza się, że właściciel (zwłaszcza instytucjonalny) żąda dużej liczby sprawozdań w znacznej części nie są one analizowane. Co prawda sprawne narzędzie informatyczne znacznie ułatwia sporządzanie sprawozdań dowolnego typu, jednak należy pamiętać o tym, że – bez względu na to, jak bardzo uda się zautomatyzować proces sporządzania wykazów, wykresów, podsumowań, analiz itp. - nadmiernie rozbudowana sprawozdawczość zawsze będzie stanowiła dodatkowy koszt. Przed przystąpieniem do podpisania umowy o zarządzanie nieruchomością warto uregulować ten obszar współpracy.

W celu jak najwięszego ułatwienia sporządzzania sprawozdań należy maksymalnie wykorzystywać używane oprogramowanie. W posiadanej bazie są gromadzone informacje o nieruchomościach i ich danych technicznych, kosztach i przychodach, planach eksploatacyjnych i remontowych itp. Dzięki temu jest możliwe jednorazowe zdefiniowanie praktycznie dowolnego sprawozdania do ewentualnego wykorzystania w każdej z zarządzanych nieruchomości lub w odniesieniu do całej firmy.

Książka obiektu budowlanego

Każda nieruchomość, zgodnie z obowiązującymi przepisami, winna posiadać swoją książkę obiektu budowlanego. Obowiązkiem prowadzenia książki obiektu budowlanego obarczony jest właściciel lub Zarządca nieuchomości.

Mimo, że obecnie nie można zastąpić tradycyjnej, papierowej formy książki obiektu budowlanego jej wersją elektroniczną, równoległe prowadzenie wersji elektronicznej jest opłacalne: wszystkie zapisy dotyczące nieruchomości będą dostępne od ręki. Jeśli w przyszłości przepisy zezwolą na rezygnację z klasycznej postaci książki obiektu budowlanego, jej elektroniczna wersja będzie „jak znalazł”.

Wszelkie zagadnienia związane z zarządzaniem nieruchomości mieszkalnych, w tym również omówione powyżej, realizują następujące moduły programu Elektroniczne Zarządzanie Nieruchomościami:

pełny opis i obsługa techniczna obiektów, plany remontów i kontrola ich wykonania, książka obiektu budowlanego, ewidencja usterek i awarii

ewidencja kontaktów z najemcami, ocena poziomu komunikacji swoich pracowników z najemcami, usprawnienie obiegu dokumentów w firmie Zarządcy

ewidencja danych, które mogą być użyte do sporządzania planów zarządzania nieruchomością, tworzenie szablonów z danymi wspomagającymi sporządzanie planów zarządzania nieruchomością, sporządzanie sprawozdań finansowych, obliczanie wymiaru opłat dla najemców, księgowanie zapłat, ewidencja rozrachunków z najemcami, rozliczanie mediów

automatyzacja księgowania zapłat najemców poprzez rachunek bankowy

wspomaganie pracy kasjerów, automatyczne tworzenie raportów kasowych, zapłaty najemców księgowane bezpośrednio na rozrachunkach z najemcami

kontakty z najemcami