Poza dostarczaniem rozwiązań dla sektora mieszkalnego nasza firma zajmuje się również wspomaganiem zarządzania szeroko pojętych nieruchomości komercyjnych. CAFM (Computer Aided Facility Management – zarządzanie wspomagane komputerowo) w naszym wykonaniu nie jest sztampowym hasłem czy mrzonką, a faktycznym sposobem na usprawnienie obsługi własnych (bądź zleconych) nieruchomości. Co więcej, jeśli Państwa podstawowa działalność jest inna niż zarządzanie (a jedynie dodatkowo obsługują Państwo własne nieruchomości) nasze oprogramowanie niejako „przy okazji” usprawni obieg informacji w Państwa firmie, co bezpośrednio przełoży się na obniżenie kosztów. Poniżej znajdą Państwo przykładowe grupy klientów, którym nasze oprogramowanie pomaga zarządzać nieruchomościami.

Zarządca centrum handlowego

Zarządzanie obiektami tego typu może przyjmować różne formy. Zakres zarządzania i obsługi nieruchomości regulują umowy zawarte pomiędzy Państwem i właścicielem obiektu. Idąc dalej, Państwa firma może obsługiwać najemców w wielu budynkach, niekoniecznie będących własnością jednego podmiotu. W takiej sytuacji pojawia się problem poufności i tajności danych. System komputerowy, który ma wspomagać zarządzanie obiektem musi być skonstruowany w taki sposób, aby administrator obiektu miał dostęp do danych tylko i wyłącznie obiektu, którym zarządza. Dotyczy to zarówno weryfikacji zapłat za wynajmowane pomieszczenia, zarządzania umowami najmu, a także realizacji napraw czy obsługi wszelkiego rodzaju pism i podań napływających od najemców. Dodatkowo, z punktu widzenia zarządu firmy musi istnieć możliwość analizowania rentowności oraz jakości pracy pracowników w poszczególnych obiektach. Wiąże się to bezpośrednio z obniżaniem kosztów. Przykładem mogą być służby techniczne odpowiedzialne z utrzymanie obiektu czy ochrona, która nierzadko spełnia dodatkowe funkcje.

Zarządca własnych nieruchomości, którego podstawowy profil działalności nie jest związany z zarządzaniem nieruchomościami (a jedynie wynajmuje innym podmiotom, własne, niezagospodarowane budynki).

W dobie miniaturyzacji, gdy urządzenia produkcyjne są coraz mniejsze, zapotrzebowanie na własną powierzchnię magazynową spada (ogromne magazyny, to przecież koszty) a koszty administracji redukuje się do minimum. W efekcie często zdarza się, że firma dysponuje wolnymi powierzchniami, budynkami czy pomieszczeniami, które musi utrzymywać. W takiej sytuacji rozwiązania są następujace:

• Pozostawić powierzchnie nieużywane, co wiąże się tylko z kosztami ich utrzymania.
• Sprzedać nadmiarowe budynki. Niestety wiąże się to z różnymi trudnościami, poza tym nie można myśleć krótkowzrocznie – te powierzchnie za rok, dwa, pięć mogą się okazać na wagę złota gdy rozwój firmy wymusi ekspansję do kolejnych lokalizacji.
• Wynająć powierzchnie/pomieszczenia/budynki co pozwala im samym się utrzymać (a nawet przynieść zyski), a nie wyklucza z dalszego użytkowania przez własną firmę.

Oczywiście wynajmowanie nie jest zagadnieniem banalnym, zwłaszcza biorąc pod uwagę fakt, że profil działalności firmy jest inny niż zarządzanie nieruchomościami. Skuteczny wynajem wymaga też pewnych nakładów. Trzeba przygotować wiele zagadnień takich jak ustalenie osoby (osób), które będą się stale zajmowały zagadnieniem wynajmu z ramienia firmy, należy przygotować szablony umów, zapewnić utrzymanie budynków (w zakresie wynikającym z przepisów prawa oraz zawartych umów) czy podjąć decyzje w sprawie służb technicznych – czy bieżącą konserwację, remonty i naprawy firma wykonywała będzie własnymi siłami czy przy udziale firm zewnętrznych. Gdy wszystko już gotowe i znajdą się pierwsi najemcy rozpoczyna się niekończąca obsługa wynajętych nieruchomości. Pisma, podania, aneksy do umów, uszkodzenia mienia, instalacji czy urządzeń zalewają wręcz sekretariat firmy. Z drugiej strony zarząd chce mieć bieżące informacje o rentowności wynajmu, ilości wynajętej powierzchni. Służby techniczne natomiast nie mogą utonąć w morzu informacji związanych z przeglądami, naprawami, gwarancjami. Dodatkowo należy się rozeznać, w którym z budynków/pomieszczeń odpowiadamy za urządzenia, a w którym jego konserwacja spoczywa na najemcy. Przedstawione wyżej zagadnienia nie muszą być tematem spędzającym sen z powiek.

Wprowadzenie elektronicznego zarządzania nieruchomościami wiąże się z rejestracją umów w systemie, rejestracją najemców oraz wszelkich zdarzeń dotyczących obiektów. Bezpośrednio przekłada się to na:

• poprawę komfortu pracy (raz zeskanowana umowa dostępna jest zarówno dla administratora jak i dla zarządu i to bez względu na to gdzie znajdują się w/w osoby),
• lepsze przestrzeganie terminów (to program pilnuje okresów wygaśnięcia umowy),
• poprawę obsług technicznej (nie trzeba tracić czasu na przepisywanie zeszytu usterek, technik dostaje kompletną listę zgłoszeń, w każdej chwili można pokazać lokatorowi co się dla niego zrobiło w czasie trwania umowy),
• przyspieszenie załatwiania spraw kontrahentów (jeśli decyzja wymaga zgody zarządu nie jest konieczne przesyłanie pisma pocztą lub dojazd członka zarządu gdyż wszystko jest dostępne w wersji elektronicznej),
• obniżenie kosztów bieżących (oszczędności papieru, mniejsza ilość rozmów telefonicznych)

Kolejnym atutem elektronicznego wspomagania zarządzania jest stały dostęp do informacji o wynajmowanych powierzchniach, wraz z historią ich zmian (w wypadku zmian aranżacji). Dodatkowo oprogramowanie w prosty i przejrzysty sposób przedstawia historię poszczególnych urządzeń wraz z detalami takimi jak dokumentacja, gwarancja czy termin przeglądu (co ma istotne znaczenie przy dźwigach).

Te oraz wiele innych zagadnień związanych z zarządzaniem tego typu nieruchomościami realizują moduły:

możliwość skanowania umów w stosunku do konkretnego kontrahenta bądź nawet pomieszczenia

pełny opis i obsługa techniczna obiektu

najemcy i ich historia w obiekcie

Warto wspomnieć, że konstrukcja oprogramowania produkowanego przez naszą firmę umożliwia pracę zdalną, co znakomicie sprawdza się w przypadku zarządzania kilkoma centrami handlowymi bądź w firmach posiadających kilka placówek.