W witrynie firmy Mieszczanin są używane pliki cookie służące do ulepszenia funkcjonalności witryny oraz dostosowania jej do potrzeb użytkowników. Witryna może również zawierać pliki cookie innych podmiotów. Korzystanie z niniejszej witryny internetowej jest równoznaczne ze zgodą użytkownika na stosowanie plików cookie. Dowiedz się więcej
dla spółdzielni mieszkaniowych

Obecnie, przed zarządcą nieruchomości w spółdzielniach mieszkaniowych stawiane są zadania, których realizacja nie jest możliwa bez udogodnień, jakie oferuje im współczesna informatyka.

Zarządzanie zasobem spółdzielni mieszkaniowej stanowi, w porównaniu z nieruchomościami mieszkalnymi pozostałych typów, znaczną specyfikę. Wynika to głównie z przepisów z Ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych.

Poniżej znajdą Państwo krótkie omówienie najważniejszych z nich.

Księgowość

Księgowość spółdzielni mieszkaniowej musi uwzględniać wymogi ewidencyjne wynikające z szeregu przepisów. Tym samym, od służb księgowych spółdzielni wymaga się posiadania i przetwarzania informacji, które w jednostkach innego typu nie występują - takich jak ewidencji nieruchomości, ewidencji wkładów i udziałów, ewidencji członkowskiej itp. Sytuację dodatkowo komplikuje fakt, że prawodawstwie dotyczącym spółdzielczości mieszkaniowej zachodzą bezustanne zmiany.
Narzędzia informatyczne, stosowane w spółdzielniach mieszkaniowych, powinny uwzględniać powyższe.

Dotyczy to również systemu finansowo-księgowego, jaki jest używany w spółdzielni. Powinien to być program, dzięki któremu możliwa jest sprawna ewidencja wszelkich zdarzeń gospodarczych, mających miejsce w spółdzielni i który pozwoli również wydobyć i łatwo przetworzyć wszelkie niezbędne informacje – tak na potrzeby fiskusa, sprawozdawczości, jak i na potrzeby wewnętrzne spółdzielni.

Ewidencja członkowska, wkładów i udziałów, ewidencja nieruchomości

Najważniejszym czynnikiem, który od zawsze odróżniał zapisy w księgach spółdzielni mieszkaniowych od ewidencji pozostałych nieruchomośći, jest konieczność prowadzenia ewidencji członkowskiej oraz wkładów i udziałów. Dla potrzeb tej ewidencji zazwyczaj stosuje się odrębne księgi analiczyczne.

Ustawą o spółdzielniach mieszkaniowych z 15 grudnia 2000 r. wprowadzono możliwość wyodrębniania własności poszczególnych lokali, co zarządcom nieruchomości spółdzielczych kładzie poprzeczkę jeszcze wyżej – znacznie rozszerza obowiazki ewidencyjne, nakłada konieczność prowadzenia ewidencji udziałów w nieruchomości przypadających na każdy lokal, a także koszty i przychodów poszczególnych nieruchomości, niezależnie od kosztów i przychodów całej spółdzielni. Aby sprostać tym wymogom, zarządca musi dysponować wyspecjalizowanym oprogramowaniem, dedykowanym do zastosowania w spóldzielniach mieszkaniowych.

Obliczanie odpłatności za lokale i obciążanie nimi poszczególnych odbiorców, ewidencja rozrachunków z tytułu eksploatacji lokali, księgowanie zapłat, windykacja należności

Obliczenie wysokości obciążeń użytkowników mieszkań i lokali użytkownych jest dzisiaj zadaniem praktycznie niewykonalnym, jeśli spółdzielnia nie dysponuje wyspecjalizowanym oprogramowaniem.

Zasady obliczeń elementów opłaty, zwłaszcza mediów dostarczanych do lokali, są niekiedy złożone. Dlatego oprogramowanie, którym posługuje się spółdzielnia, musi pozwalać na dowolne kształtowanie algorytmów, a algorytmy te powinny być czytelne i łatwe do definiowania przez osoby nie posiadające umiejętności informatycznych.

Ponadto, wyliczona opłata musi być automatycznie zaksięgowana na koncie (kontach) rozrachunków z użytkownikiem jako jego obciążenie.

Użytkownicy mogą dokonywać wpłat:

  • w kasie spółdzielni - to rozwiązanie preferują ludzie starsi, którzy są przyzwyczajeni do tej formy wnoszenia opłaty, głównie ze względu na brak prowizji bankowej od wpłaty dokonanej w ten sposób; rozwiazanie to wymaga zatrudnienia kasjera (lub wielu kasjerów);
  • na rachunek bankowy spółdzielni – to rozwiązanie zyskuje coraz większą popularność jako wygodniejsze i tańsze dla Zarządców, ale ze względu na fakt, że płatności można dokonywać zza biurka – poprzez system bankowości elektroncznej. Dodatkowo, spółdzielnia może skorzystać z mechanizmu płatności masowych, całkowicie automatyzującego proces księgowania wniesionych zapłat.

Kontakty z członkami spółdzielni

W spółdzielni mieszkaniowej istnieje konieczność utrzymywania kontaktów z członkami spółdzielni na odpowiednio wysokim poziomie.

Najczęście kontakty z członkami spółdzielni mają miejsce, gdy zachodzi konieczność dostarczenia informacji o zmianie wysokości opłaty czy rozliczeń, gdy to właściciel kontaktuje się z pracownikami spółdzielni (telefonuje, przychodzi do siedziby lub oddziału Zarządcy) w celu wyjaśnienia ewentualnych rozbieżności w rozrachunkach związanych z posiadanym w nieruchmości lokalem lub przy okazji przekształceń własnościowych lokali.

Jest faktem, że członkowie spółdzielni mieszkaniowych nie są już tak zintegrowanym środowiskiem, jak jeszcze kilkanaście lat temu – nawet w mniejszych spółdzielniach i niedużych miejscowościach. Nawet przy podejmowaniu ważnych dla nich samych decyzji spółdzielcy nie chcą uczestniczyć - nie zgłaszają się na zebrania grup członkowskch.

Dlatego to Zarządcy winna należeć inicjatywa w nawiązywaniu kontaktów z mieszkańcami i gotowość rozpoznawania ich potrzeb. Zarządca powinien więc dysponować bazą teleadresową mieszkańców, utrzymywaną wraz z pozostałymi informacjami o lokalach i ich użytkownikach. Każdy kontakt z użytkownikiem lokalu winien być odnotowywany, podobnie jak wszelka korespondencja – tak z użytkownikiem lokalu, jak i z członkiem nie zamieszkałym. W ten sposób Zarządca stworzy swoją własną bazę wiedzy o swoich najemcach, ich potrzebach, wymaganiach, będzie mógł również ocenić poziom komunikacji swoich pracowników.

Niezależnie od powyższego, Zarządca powinien poszykiwać nowych możliwości kontatku z członkami spółdzielni wykorzystując zdobycze technologii. Możliwość kontaktu z mieszkańcami poprzez Internet należy traktować jako szansę zaktywizowania spółdzielców.

Z drugiej strony, coraz więcej z nich oczekuje, że będą mogli sprawdzić wysokość opłaty, wartość rozliczenia mediów czy swoje aktualne saldo rownież za przy użyciu Internetu. To rozwiązanie sprawdzi się zwłaszcza w dużych zasobach spółdzielnych, gdy odległość od miejsca zamieszkania członka spółdzielni, a siedzibą zarządu lub administracji, jest duża.

Zastosowanie tego rozwiązania znacząco redukuje również koszty własne Zarządcy – dzięki temu, że właściciel ma możliwość zapoznania się z interesującymi go informacjami lub przekazania informacji Zarządcy, nie absorbuje czasu Zarządcy lub jego pracowników, jaki musiliby przeznaczyć na rozmowę telefoniczną lub bezpośrednie spotkanie.

Przykładowe zastosowanie Internetu w kontaktach z właścicielem:

  • analiza rozrachunków z członkami z tytulu opłat za lokale,
  • informacje o rozliczeniach mediów dostarczanych do lokali,
  • wykaz miesięcznych opłat,
  • tablica ogłoszeń,
  • forum dyskusyjne mieszkańców,
  • dokumenty dotyczące spółdzielni lub jej budynków (np. regulaminy),
  • dostęp do aktów prawnych,

Dokonywanie rozliczeń

Okresowo, we wszystkich nieruchomościach, są wykonywane rozliczenia tzw. mediów, czyli wody i kanalizacji, centralnego ogrzewania, podgrzania wody, wywozu nieczystości itp. Ze względu na znaczną złożoność zasad rozliczeń oraz dużą liczbę czynników mających wpływ na wyniki rozliczeń (opomiarowanie lub brak opomiarowania lokali, zmiany cen w trakcie okresu rozliczeniowego, braki w odczytach, konieczność rozliczenia różnic pomięcy zużyciami z licznika głównego a sumą zużyć z liczników indywidualnych itp.), bez użycia oprogramowania dedykowanego takim rozliczeniom, wykonanie tych rozliczeń jest praktycznie niemożliwe.

Ten proces również może być w pełni zautomatyzowany, a wynikiem rozliczenia mediów winno być:

  • powiadomienie użytkowników lokali o rozliczeniu mediów w ich lokalach,
  • automatyczne zaksięgowanie tego wyniku,
  • w przypadku mediów, których zaliczki są ustalane w oparciu o przyjęte normatywy, przeniesienie do lokali propozycji nowych wysokości tych normatywów.

Sprawozdawczość

Sprawozdawczość w spółdzielczości mieszkaniowej jest zazwyczaj rozbudowana. Oprócz konieczności wykonywania sprawozdań określonych przepisami, zarząd spółdzielni, rada nadzorcza lub rady osiedli również domagają się informacji (najczęściej finansowych) w bardzo różnych przekrojach – wg klatek schodowych, budynków, nieruchomości, osiedli, administracji, całej spółdzielni itp.

Aby tworzenie sprawozdań nie nastręczało żadnych trudności, wszelkie sprawozdania winny być wykonywane za pomocą wyspecjalizowanego oprogramowania.
Należy pamiętać również o możliwości udostępniania sprawozdań do wglądu członkom spółdzielni w Internecie.

Książka obiektu budowlanego

Każda nieruchomość, zgodnie z obowiązującymi przepisami, winna posiadać swoją książkę obiektu budowlanego. W spółdzielni mieszkaniowej obowiązek prowadzenia książki obiektu budowlanego zarząd powierza pracownikom pionu technicznego.

Mimo, że obecnie nie można zastąpić tradycyjnej, papierowej formy książki obiektu budowlanego jej wersją elektroniczną, równoległe prowadzenie wersji elektronicznej jest opłacalne: wszystkie zapisy dotyczące nieruchomości będą dostępne od ręki. Jeśli w przyszłości przepisy zezwolą na rezygnację z klasycznej postaci książki obiektu budowlanego, jej elektroniczna wersja będzie „jak znalazł”.

pełny opis i obsługa techniczna obiektów, plany remontów i kontrola ich wykonania, książka obiektu budowlanego, ewidencja usterek i awarii
ewidencja kontaktów z mieszkańcami, ocena poziomu komunikacji swoich pracowników z członkami spółdzielni i najemcami, usprawnienie obiegu dokumentów w Spółdzielni
ewidencja księgowa, informacje podatkowe, analizy i sprawozdawczość
ewidencja wkładów i udziałów, ewidencja członkowsko-mieszkaniowa, rozliczenia koszów nieruchomości z dokładnością do jednego lokalu
obliczanie wymiaru opłat dla użytkowników lokali, księgowanie zapłat, ewidencja rozrachunków, rozliczanie mediów
automatyzacja księgowania zapłat użytkowników lokali poprzez rachunek bankowy
wspomaganie pracy kasjerów, automatyczne tworzenie raportów kasowych, księgowanie zapłat za lokale bezpośrednio na kontach rozrachunków z użytkownikami lokali
kontakty z członkami spółdzielni
strona główna mapa serwisu kanały RSS polityka prywatności informacja o serwisach internetowych