Wersja stacjonarna (licencja bezterminowa, wieczysta) – stałość i pełna kontrola lokalna

Wersja stacjonarna oprogramowania opiera się na tradycyjnym modelu zakupu. W przypadku decyzji o wybraniu programu Mieszczanin oznacza to, że nabywasz bezterminowe prawo do korzystania z wybranej konfiguracji systemu (licencja wieczysta), który zostaje zainstalowany na Twoich lokalnych komputerach.

Jak wyliczana jest cena modelu stacjonarnego?

Koszt stacjonarnej licencji wieczystej (bezterminowej) ustalany jest na podstawie indywidualnej konfiguracji systemu. Wpływają na niego m.in.:

Zakup licencji jest jednorazowy. Do oferty dołączana jest zazwyczaj również sugerowana liczba godzin na wdrożenie i przeszkolenie zespołu.

Dostęp do danych przy ewentualnej rezygnacji

W przypadku licencji wieczystej, prawo do korzystania ze stacjonarnej wersji programu do zarządzania nieruchomościami Mieszczanin jest bezterminowe i dożywotnie. Nawet jeśli zdecydujesz się w przyszłości na rezygnację z aktualizacji, dostęp do wprowadzonych danych poprzez system pozostaje nieograniczony czasowo.

Dla kogo model z licencją bezterminową jest dobrym wyborem?

Wersja stacjonarna oprogramowania Mieszczanin z licencją wieczystą sprawdza się przede wszystkim w organizacjach, które:

Chmura Mieszczanin (model SaaS) – elastyczność i brak konieczności posiadania infrastruktury serwerowej

Wariant chmurowy programu Mieszczanin (SaaS, Software as a Service) przenosi ciężar utrzymania infrastruktury technicznej na dostawcę oprogramowania. Zamiast instalacji lokalnej, uzyskujesz dostęp do pełnej funkcjonalności systemu poprzez przeglądarkę internetową i zdalny pulpit, korzystając z bezpiecznego środowiska Data Center. Co ważne, Chmura Mieszczanin pracuje dla Ciebie niezależnie od tego, jaki system operacyjny masz na swoim komputerze.

Jak wyliczana jest cena modelu abonamentowego?

Rozliczenie w Chmurze opiera się na cyklicznym, comiesięcznym abonamencie. Cennik subskrypcyjny jest uproszczony i zależy od:

W tym modelu nie bierze się pod uwagę liczby budynków, a do rozpoczęcia pracy nie jest wymagany zakup licencji na własność ani inwestycje w infrastrukturę IT.

Dostęp do danych przy ewentualnej rezygnacji

Usługa w chmurze działa tak długo, jak opłacana jest subskrypcja. W sytuacji rezygnacji z usługi, zapewniamy możliwość bezpiecznego wyeksportowania wszystkich przechowywanych danych, po czym konto w chmurze zostaje wygaszone.

Dla kogo model abonamentowy jest dobrym rozwiązaniem?

Model abonamentowy w Chmurze Mieszczanin doskonale odpowiada na potrzeby:

Zestawienie porównawcze modeli rozliczeń

Aby ułatwić analizę obu wariantów, poniżej zestawiliśmy najważniejsze różnice pod kątem codziennej pracy i organizacji obszarów związanych z IT:

Podsumowanie: co wybrać?

Oba modele dostarczają ten sam bogaty wachlarz funkcjonalności do zarządzania nieruchomościami i komunikacji z mieszkańcami. Niezależnie od sposobu licencjonowania, system Mieszczanin pozostaje dokładnie taki sam. Różnica sprowadza się do sposobu organizacji pracy i struktury wydatków:

 
W naszym artykule omawiamy następujące raporty i zestawienia:

• Zawiadomienie o opłatach
• Kartoteka księgowa lokali właściciela / najemcy
• Wezwanie do zapłaty
• Zawiadomienie o rozliczeniu opłat za media
• Rejestr sprzedaży VAT
• Analiza kont kalkulacji wraz z dokumentami
• Statystyka lokali
• Rejestr osób

Zawiadomienie o opłatach

To jedno z najczęściej wykorzystywanych zestawień przez naszych klientów. Jego główną zaletą jest elastyczność i wygoda przygotowania. Jako zarządca możesz zdecydować, czy generujesz dokumenty dla jednej wspólnoty, wybranego budynku w spółdzielni, grupy nieruchomości, czy dla całego zarządzanego zasobu.

Dodatkowo program Mieszczanin pozwala na precyzyjne wyselekcjonowanie konkretnych właścicieli lub lokatorów. Jest to nieocenione na przykład w sytuacjach, gdy w trakcie miesiąca dochodzi do zmiany właściciela lokalu. Wskazujesz wtedy, że zawiadomienie ma trafić zarówno do poprzedniego, jak i nowego mieszkańca. Co ważne, program automatycznie przeliczy opłaty proporcjonalnie co do dnia – nie musisz robić tego ręcznie w arkuszu kalkulacyjnym.

Praca na zawiadomieniach opiera się o intuicyjny system szablonów. Samodzielnie określasz miesiąc, treść nagłówka, opis opłaty oraz komentarz czy stopkę. Wszystkie modyfikacje wykonujesz samodzielnie w programie, pod warunkiem posiadania odpowiednich uprawnień. Nie potrzebujesz asysty dostawcy systemu, aby na przykład stworzyć dedykowany, elegancki szablon wydruku dla nieruchomości o podwyższonym standardzie. Zawiadomienie możesz przygotować na swoim papierze firmowym, wraz z logotypem, pieczątką lub podpisem w formie faksymile. Jeśli część Twoich mieszkańców nadal opłaca rachunki na poczcie, możesz dołączyć tradycyjny blankiet wpłaty.

Jeśli istnieje osoba, która posiada w Twoich zasobach kilka mieszkań, program daje możliwość wydruku w dwóch wariantach:

 
Co ważne, program Mieszczanin pozwala „zaszyć” w zawiadomieniu dodatkowe, cenne informacje:

Kluczowym elementem ułatwiającym pracę jest funkcja „Drukuj więcej”. Dzięki niej z poziomu jednej czynności możesz połączyć tworzenie zawiadomienia o opłatach z innymi dokumentami – np. z kartoteką księgową lub rozliczeniem mediów. Program automatycznie pokolejkuje wydruki. Oznacza to, że z drukarki wychodzi komplet trzech dokumentów dla mieszkańca A, następnie komplet dla mieszkańca B, itd. Zarządca jedynie pakuje gotowe arkusze do kopert.

Wszystkie te dokumenty możesz jednym kliknięciem wysłać masowo na adresy e-mail mieszkańców lub bezpośrednio do e-kartoteki jako pliki PDF. Wysyłka mailowa odbywa się w tle – system wysyła wiadomości, a Ty możesz nieprzerwanie pracować w programie, np. sprawdzając saldo mieszkańca, który właśnie zadzwonił. Program sam rozpozna (na podstawie oznaczeń w kartotece kontaktu), kto preferuje e-mail, a dla kogo należy przygotować tradycyjny wydruk.

Dodatkowo system wyposażony jest w przycisk „Pomoc”, ukierunkowany na wyjaśnienie zaawansowanych funkcji zestawienia.

Kartoteka księgowa lokali właściciela / najemcy

Zawiadomienie o opłatach to dokument podstawowy, jednak część mieszkańców chce dokładnie wiedzieć, co dzieje się na ich kontach rozliczeniowych. Do tego służy kartoteka księgowa lokalu.

Dostęp do niej jest niezwykle prosty. Wchodząc w konkretny zasób, w zakładce stanów kont wybierasz konkretnego mieszkańca i prawym klawiszem myszy generujesz jego kartotekę. Dokument ten charakteryzuje się wyjątkową czytelnością. Zawiera:

Jeśli zarządzasz obiektem o skomplikowanej strukturze finansowej, możesz włączyć opcję prezentacji łącznej, wraz z podziałem na poszczególne konta (np. wyodrębniając fundusz remontowy).

Ogromnym ułatwieniem w codziennej pracy jest automatyczne archiwizowanie wysłanych dokumentów. Każda wysyłka kartoteki lub zawiadomienia drogą mailową tworzy w systemie tzw. notatkę. Zarządca, bez konieczności logowania się na zewnętrzny serwer pocztowy, widzi bezpośrednio pod profilem mieszkańca dokładną datę, godzinę, treść oraz załącznik wiadomości, która została do niego wysłana. To niezastąpione narzędzie w przypadku ewentualnych sporów.

Wezwanie do zapłaty

Skuteczna windykacja to fundament płynności finansowej każdej nieruchomości. Program Mieszczanin częściowo automatyzuje ten proces i ułatwia go na każdym etapie – od wykrycia dłużnika po twarde działania prawne.

Wygodny mechanizm pozwala na wyszukiwanie dłużników nie tylko w obrębie jednego zasobu, ale we wszystkich zarządzanych przez Ciebie nieruchomościach jednocześnie. Samodzielnie definiujesz kryteria odcięcia, na przykład:

Program generuje czytelną listę, na której obok siebie widzisz wymiar stałej opłaty miesięcznej oraz realną wartość zaległości. Przed wygenerowaniem oficjalnego pisma, system pozwala na przeprowadzenie tzw. miękkiej windykacji. Jednym kliknięciem możesz wysłać masowe wiadomości SMS do osób z listy dłużników. System automatycznie pobiera bieżące saldo bezpośrednio z modułu księgowości. Nie musisz niczego ręcznie przepisywać ani sprawdzać – mieszkaniec otrzymuje na telefon komórkowy w 100% aktualną informację o stanie zadłużenia.

Jeśli przypomnienie SMS nie poskutkuje, program umożliwia wygenerowanie oficjalnego wezwania do zapłaty (wraz z opcją doliczenia kosztów samego wezwania). Możesz swobodnie spersonalizować ten dokument:

Wezwanie w sposób bardzo szczegółowy i czytelny (część pozycji wyróżniono kolorem czerwonym) przedstawia mechanizm powstania długu. Pokazuje m.in. niepełne wpłaty, liczbę dni zwłoki, zastosowaną stopę procentową oraz naliczone odsetki przypisane do konkretnego dokumentu księgowego. Dokument można wysłać tradycyjnie, mailem lub bezpośrednio do e-kartoteki.

Wysyłając wezwanie, system odnotowuje ten fakt w kartotece dłużnika. Dzięki temu precyzyjnie kontrolujesz etap sprawy i nie ryzykujesz pracy na zawodnych arkuszach Excel, co przy setkach lokali bywa paraliżujące.

Zawiadomienie o rozliczeniu opłat za media

Rozliczenie mediów (wody, ciepła, gazu czy energii) bywa newralgicznym punktem na linii zarządca–mieszkaniec. Program Mieszczanin został zaprojektowany tak, aby bez problemu odzwierciedlić zapisy każdego, nawet najbardziej skomplikowanego regulaminu rozliczeń danego zasobu.

Nasz system nie opiera się na sztywnych, zamkniętych schematach. Zamiast zmuszać np. wspólnotę do dostosowywania regulaminu do ograniczeń oprogramowania, to program dopasowuje się do niej. Za pomocą zaawansowanych formuł system idealnie obsługuje specyficzne podziały niedoborów czy uchybów (np. rozliczanie różnic wskazań licznika głównego i liczników lokalowych według liczby osób, bądź proporcjonalnie do zużycia). Formuły te doskonale sprawdzają się również w trudnym logistycznie okresie deweloperskim. Co warte podkreślenia, nasz klient po odpowiednim przeszkoleniu wdrożeniowym może modyfikować te parametry samodzielnie.

Dodatkowo system Mieszczanin obsługuje lokale o skomplikowanej strukturze własnościowej. Program dzieli koszty i zużycie mediów zgodnie z udziałami poszczególnych współwłaścicieli. Nie musisz tworzyć sztucznych lokali, co jest uciążliwą praktyką w innych rozwiązaniach IT.

Oczywiście system Mieszczanin jest także zgodny z bieżącymi przepisami prawa; przykładowo, przy rozliczaniu centralnego ogrzewania system obsługuje zaawansowane parametry, takie jak współczynniki redukcyjne LAF (współczynniki wyrównawcze ze względu na położenie lokalu w bryle budynku). Ponadto prezentacja danych jest w pełni dostosowana do aktualnych rozporządzeń Ministerstwa Klimatu i Środowiska (MKiŚ).

Przed ostatecznym wygenerowaniem i wysłaniem zawiadomień do mieszkańców, zarządca ma dostęp do analizy zużycia mediów. Pozwala ona zestawić dane z węzła zbiorczego (całego budynku) z sumą zużycia w lokalach. Dzięki temu masz absolutną pewność, że wysyłasz bezbłędne dane.

Co niezwykle istotne w praktyce zarządcy: jeśli w wyniku błędnie podanego odczytu (np. przy tradycyjnym spisie ręcznym) musisz dokonać korekty, Mieszczanin nie zmusza Cię do ponownego przeliczania całego budynku. Możesz wygenerować korektę rozliczenia mediów wyłącznie dla tego jednego, konkretnego lokalu, zachowując nienaruszone dane u pozostałych sąsiadów.

Przeczytaj także: Rozliczanie mediów we wspólnocie mieszkaniowej

Rejestr sprzedaży VAT

To kluczowe zestawienie o charakterze stricte księgowym, stanowiące fundament weryfikacji podatkowej firmy zarządzającej lub nieruchomości (jeśli jest płatnikiem VAT). Jest to uporządkowany wykaz wszystkich dokumentów sprzedażowych podlegających opodatkowaniu.

W systemie Mieszczanin rejestr ten pełni trzy kluczowe funkcje:

Analiza kont kalkulacji wraz z dokumentami

To zaawansowane narzędzie analityczne, po które zarządcy i księgowi sięgają najczęściej podczas badania struktury przychodów oraz kosztów nieruchomości. Jego unikalność opiera się na dwóch autorskich rozwiązaniach systemu Mieszczanin:

W tradycyjnej księgowości, aby zderzyć ze sobą koszty i przychody, księgowy musi zestawić ze sobą dwa osobne konta. W naszym systemie wprowadziliśmy konta pozabilansowe ewidencji na nieruchomości. Działa to w prosty sposób: na jednym koncie, po stronie Wn (Winien) dekretowane są koszty, a po stronie Ma – przychody. Jeden rzut oka na konto pozwala ocenić wynik finansowy danego obszaru.

Zestawienie pozwala na analizę finansów w bardzo szerokim przekroju. Możesz badać sytuację na trzech poziomach szczegółowości:

Czasami konta analityczne bywają wielopoziomowe (np. poziom pierwszy definiuje nieruchomość, poziom drugi – rodzaj lokalu). Dlatego raport ten posiada unikalną funkcję wyliczania sum częściowych w oparciu o szablony kont. Nawet jeśli w planie kont nie istnieje fizyczne konto zbiorcze dla danej grupy, system potrafi dynamicznie zagregować te kwoty do poziomu wskazanego przez użytkownika.

Zestawienie to jest niezastąpione przy zamykaniu miesiąca, rozliczaniu kosztów rocznych oraz w sytuacjach poszukiwania konkretnej kwoty (na przykład, gdy nie znamy numeru dokumentu księgowego, z którego ona wynika).

Statystyka lokali

Jest to narzędzie funkcjonujące w ramach modułów Nieruchomości-Członkowie-Wkłady oraz SŁONie. Ten raport jest dedykowany do generowania zestawień zbiorczych o budynkach i lokalach w trzech obszarach:

Dane te mogą być filtrowane i prezentowane w dwóch kluczowych przekrojach strukturalnych:

Raport generuje dane na różnym poziomie szczegółowości – od ogólnego podsumowania nieruchomości, aż po szczegółową listę, gdzie każdy lokal jest wymieniony imiennie pod kątem lokatorów, wraz z przypisanym statusem prawnym. Statystyka ta stanowi kluczowe wsparcie podczas przygotowywania sprawozdań na walne zgromadzenia spółdzielni, na potrzeby badania lustracyjnego spółdzielni oraz przy wypełnianiu obowiązkowych sprawozdań dla GUS (Głównego Urzędu Statystycznego).

Rejestr osób

Ostatnie z kluczowych zestawień to narzędzie z modułu Nieruchomości-Członkowie-Wkłady, stworzone z myślą o specyfice działalności spółdzielni mieszkaniowych. Jego elastyczność pozwala na wszechstronne wykorzystanie weryfikacyjne:

Nasz wpis odpowiada na poniższe pytania:

• Jakie są różnice między SIM a TBS?
• Jak oprogramowanie wspiera zarządzanie SIM i TBS?
• Jak systemy informatyczne rozliczają partycypację i czynsz?
• Jak portal mieszkańca ułatwia komunikację z lokatorami?
• Jak programy zapewniają bezpieczeństwo danych i zgodność z przepisami?
• Jakie oprogramowanie wybrać do obsługi budownictwa społecznego?

Jakie są różnice między SIM a TBS?

Zrozumienie ewolucji sektora mieszkań społecznych wymaga zaznaczenia, że od 2021 roku SIM (Społeczne Inicjatywy Mieszkaniowe) zastąpiły jednostki poprzedniego typu, tj. TBS (Towarzystwo Budownictwa Społecznego). TBS tworzone były w oparciu o zapisy ustawy z dnia 26 października 1995 r. o społecznych formach rozwoju mieszkalnictwa.

Obecnie, po jej nowelizacji (ustawa z dnia 10 grudnia 2020 r. o zmianie niektórych ustaw wspierających rozwój mieszkalnictwa), nie tworzy się już nowych TBS, choć te istniejące mogą kontynuować działalność lub przekształcić się w nową formę.

Dowiedz się więcej: Czym jest TBS

Co to jest SIM? To inicjatywa skierowana do osób bez zdolności kredytowej, ale posiadających tzw. zdolność czynszową. W gruncie rzeczy jest to rozwiązanie dość podobne w swoich założeniach do TBS. Sprawdźmy więc, czym się różni SIM od TBS w praktyce:

Mimo różnic, obie formy to spółki non profit, dla których kluczowa jest wcześniej wspominana ustawa o społecznych formach rozwoju mieszkalnictwa.

Przeczytaj również: Co to jest Społeczna Inicjatywa Mieszkaniowa (SIM)?

Jak oprogramowanie wspiera zarządzanie SIM i TBS?

Skuteczna administracja budynkami społecznymi przy dużej skali wymaga rozwiązań, które oferuje nowoczesne oprogramowanie. Specjalistyczny system zarządzania nieruchomościami pozwala na kompleksową obsługę wszystkich procesów, od etapu inwestycyjnego i nadzorowanie księgowości, po bieżącą eksploatację.

Kluczowe korzyści to:

Wykorzystując dedykowane systemy informatyczne dla SIM zarządca zyskuje pełną kontrolę nad zasobem, co jest niezbędne w codziennej pracy.

Poznaj więcej szczegółów: Jakie oprogramowanie dla Społecznej Inicjatywy Mieszkaniowej wybrać?

Jak systemy informatyczne rozliczają partycypację i czynsz?

Prawidłowe prowadzenie finansów w budownictwie społecznym wymaga uwzględnienia specyficznych wskaźników. Kluczowym elementem finansowania inwestycji jest partycypacja, czyli udział najemcy w kosztach budowy lokalu. Zgodnie z przepisami, wkład partycypacyjny może wynosić maksymalnie do 30% kosztów inwestycji, co dla zarządcy oznacza konieczność prowadzenia bardzo precyzyjnej ewidencji wpłat. Nowoczesny system IT znacząco ułatwia to zadanie, oferując funkcje umożliwiające rozliczenie partycypacji. Pozwala to na błyskawiczne generowanie dokumentów i kontrolę nad saldem każdego przyszłego najemcy.

Z kolei przy rozwiązywaniu umowy ważnym aspektem najmu jest fakt, że wpłacone środki podlegają zwrotowi w kwocie uwzględniającej aktualne wskaźniki ekonomiczne. System informatyczny wylicza, ile wynosi zwaloryzowana partycypacja, co eliminuje ryzyko błędnych obliczeń ręcznych i przyspiesza proces rozliczenia z odchodzącym najemcą. Funkcja ta, nazywana przez zarządców jako waloryzacja, działa w oparciu o aktualne dane statystyczne dotyczące kosztów budowy.

Równie istotne dla stabilności finansowej spółek typu SIM i TBS są regularne wpływy z tytułu użytkowania lokali. W tym segmencie rynku obowiązuje tzw. umiarkowany czynsz, znany również szerzej jako niski czynsz, którego wysokość jest ustawowo ograniczona. Odpowiednio dobrany system informatyczny czuwa nad tym, aby naliczana stawka nie przekroczyła dopuszczalnego limitu, którym jest wartość odtworzeniowa lokalu mieszkalnego.

Dzięki zastosowaniu technologii, procesy takie jak automatyczne księgowanie czynszów odbywają się praktycznie bez ingerencji człowieka, co gwarantuje szybkość działania. Profesjonalne moduły do czynszów stanowią współcześnie fundament sprawnego zarządzania finansami w każdym nowoczesnym SIM czy TBS.

Jak portal mieszkańca ułatwia komunikację z lokatorami?

Nowoczesny najemca oczekuje dostępu do informacji w trybie 24/7. Dlatego kluczowym elementem systemów dla SIM i TBS jest zarządzanie relacjami z mieszkańcami poprzez cyfrowe kanały kontaktu.

Komunikacja z mieszkańcami jest prostsza, gdy używasz następujących narzędzi:

Jak programy zapewniają bezpieczeństwo danych i zgodność z przepisami?

Zarządzanie spółkami SIM czy TBS wiąże się z koniecznością przestrzegania rygorystycznych norm. Systemy takie jak Mieszczanin są projektowane tak, aby uwzględniać aktualne polskie przepisy księgowe oraz specyficzne przepisy prawne dotyczące mieszkalnictwa społecznego.

Dobre oprogramowanie gwarantuje:

Dodatkowo należy wspomnieć, iż prawidłowo wdrożony elektroniczny obieg dokumentów oraz prowadzona wewnątrz systemu pełna księgowość dają pewność, że spółka działa zgodnie z literą prawa.

Jakie oprogramowanie wybrać do obsługi budownictwa społecznego?

Wybierając rozwiązania informatyczne, należy kierować się kompleksowością i doświadczeniem dostawcy. Idealny system powinna cechować modułowa struktura, która pozwala na dopasowanie narzędzi do aktualnego etapu rozwoju SIM lub TBS. Dodatkowo ważną kwestią jest gromadzenie danych w jednym, zintegrowanym oprogramowaniu. Umożliwia to korzystanie z tych samych informacji w różnych działach, a także brak konieczności przepisywania ich pomiędzy różnymi aplikacjami.

Kluczowe aspekty wyboru to:

Wybór sprawdzonego systemu, takiego jak program Mieszczanin, pozwala spółkom non-profit skupić się na ich głównej misji – budowaniu i udostępnianiu lokali.

Wytłumacz, co jest głównym celem wprowadzenia nowego lub zmiany programu na inny

Pierwszy krok to jasne przedstawienie celu. Zamiast koncentrować się na samym fakcie wymiany programu, pokaż pracownikom, dlaczego ta zmiana jest potrzebna.

Możesz odwołać się do konkretnych celów firmy, przykładowo:

Podaj przykłady, które są dla zespołu namacalne i zrozumiałe. Jeśli oszczędności wynikające z automatyzacji zostaną przeznaczone na nowe etaty, podwyżki lub wyposażenie biura – powiedz o tym jasno. Jeśli szybsze przetwarzanie danych np. W systemie takim jak program Mieszczanin pozwoli Wam obsłużyć więcej nieruchomości bez zwiększania liczby godzin pracy, to również warto to podkreślić.

Im bardziej konkretny obraz przedstawisz, tym łatwiej będzie pracownikom zrozumieć sens zmiany. Będą się oni także czuć jej ważną częścią.

Zaangażuj pracowników na wczesnym etapie zmiany i wybierz jej liderów

Pracownicy dużo chętniej przyjmują zmiany, w których mają możliwość uczestniczyć, choć w jakiejś części. Dlatego zaproś ich do rozmowy już na samym początku. Zapytaj: co dzisiaj jest dla nich najbardziej uciążliwe, jakie funkcje powinien mieć odpowiedni do ich potrzeb program do zarządzania nieruchomościami, co chcieliby robić szybciej, prościej albo automatycznie. Takie informacje pozwolą Ci nie tylko lepiej dobrać system, ale też pokażą zespołowi, że ich głos ma realne znaczenie.

W tym etapie warto dodatkowo wybrać liderów zmiany, na przykład:

Liderzy będą później łącznikiem między firmą wdrożeniową a resztą pracowników, dzięki czemu cały proces przebiegnie spokojniej i z większą akceptacją całego zespołu.

Pokaż pracownikom, jak ich praca zmieni się na lepsze

To jeden z istotnych etapów. Pracownicy muszą zobaczyć korzyści dla siebie, nie tylko dla firmy. Dlatego mów konkretnie i odwołuj się do codziennych zadań danego zespołu:

Udostępnij harmonogram prac i wytłumacz ważne etapy

Niepewność jest jednym z największych źródeł stresu przy zmianach. Dlatego przygotuj i przedstaw zespołowi przejrzysty harmonogram. Rzetelny dostawca programu do zarządzania nieruchomościami powinien udostępnić Ci go na etapie ustalania szczegółów współpracy.

Plan powinien uwzględniać:

Jeśli tylko jest to możliwe, zadbaj, aby harmonogram nie kolidował z najintensywniejszymi okresami w roku – np. rozliczeniami końcoworocznymi czy zebraniami. Jednocześnie uspokój pracowników, dając im czas na przyzwyczajenie się do nowego oprogramowania.

Zwróć także uwagę na to, aby – w miarę możliwości – skrócić czas równoczesnej pracy na dwóch systemach, jeśli wcześniej korzystaliście z innego rozwiązania IT. Poprzedni program może być źródłem cennych informacji w przypadku nieścisłości danych w nowym systemie, jednak nie warto zbyt długo pracować w ten sposób. Zachęcamy, by jak najszybciej przestawić się na użytkowanie nowego oprogramowania i traktować je jako jedyne obowiązujące, aby niepotrzebnie nie wprowadzać informacji w dwa miejsca oraz ujednolicić procesy.

Pokaż sukcesy, które można osiągnąć natychmiastowo dzięki programowi

Zmiana jest dużo łatwiejsza, gdy widać jej efekt bardzo szybko. Dlatego warto wskazać zespołowi natychmiastowe korzyści:

Takie „szybkie zwycięstwa” bardzo skutecznie przekonują sceptyków, bo korzyści stają się widoczne i odczuwalne dosłownie od pierwszego tygodnia pracy z wykorzystaniem nowego programu.

Pozwól na udział w szkoleniach oraz uczenie się od pracowników, którzy potrafią obsługiwać program

Żaden system nie będzie wykorzystywany efektywnie, jeśli pracownicy nie czują się w nim swobodnie. Dlatego szkolenia są jednym z filarów udanego wdrożenia.

Zaplanuj je w taki sposób, aby były dopasowane do zakresu obowiązków poszczególnych działów, dawały możliwość nauki poprzez praktykę (najlepiej, by były one choć częściowo realizowane na prawdziwych danych firmy), odbywały się w spokojnym dla zespołu okresie, a także nikt nie miał poczucia, że musi „od razu wszystko umieć”.

Warto też wspierać wewnątrzfirmową naukę. Osoby, które szybciej opanują obsługę systemu, mogą pomagać innym. To buduje poczucie współpracy i zmniejsza stres.

Aktywnie używaj systemu i dawaj dobry przykład

Pracownicy z dużą uwagą obserwują to, jak reagujesz na zmiany jako prezes lub właściciel firmy. Jeśli korzystasz z nowego programu, znasz jego funkcje i sam realizujesz w nim część działań, dajesz zespołowi jasny sygnał: „To ważne dla firmy i warto z tego rozwiązania korzystać na co dzień”. Twoje osobiste zaangażowanie jest jednym z najsilniejszych czynników wpływających na postawę pracowników.

Sukces wdrożeniowy zależy także od proaktywnego podejścia innych osób decyzyjnych – np. kierowników działów. Dobrze jest, jeśli znają oni system oraz cele wdrożenia programu do zarządzania nieruchomościami, potrafią odpowiadać na pytania pracowników w taki sposób, by łączyć wiedzę o rozwiązaniu IT z doświadczeniem dotyczącym realiów pracy w konkretnym miejscu, moderują rozmowy dotyczące programu, a także usprawniają proces jego konfiguracji i sprawnie odpowiadają na pytania wdrożeniowca. Pracownicy mają wtedy większy komfort, bo mogą oprzeć się o rzetelne informacje, a system działa zgodnie z oczekiwaniami i pozwala płynnie wykonywać codzienne obowiązki.

Pozwól zadawać pytania oraz dawaj przestrzeń na wątpliwości

Nawet najlepiej prowadzona zmiana budzi pytania i wątpliwości, co jest naturalnym dowodem, że pracownicy chcą zrozumieć, jak działa nowe rozwiązanie.

Ważne jest, aby stworzyć atmosferę, w której każdy może swobodnie wyrazić, czego nie rozumie, co go niepokoi, jakiej funkcji brakuje mu w systemie oraz czego potrzebuje, aby pracować pewniej. Im wcześniej ujawnione zostaną trudności, tym łatwiej można je rozwiązać, zanim urosną do rangi poważnego problemu.
 

Na czym polega modułowa budowa programu Mieszczanin?

Program Mieszczanin jest zbudowany łącznie z 13 modułów. Każdy z nich jest odpowiedzialny za inny obszar pracy zarządcy, administratora nieruchomości lub ich pracowników – np. prowadzenie księgowości lub kontrola stanu technicznego budynku. System bezproblemowo wymienia informacje pomiędzy wszystkimi elementami, co pozwala korzystać z jednego, scentralizowanego źródła danych.

Jednocześnie, budowa modułowa pozwala wykorzystywać funkcjonalności każdego z nich bez konieczności posiadania wszystkich elementów systemu od razu.

Poznaj szczegóły: Jakie są moduły programu Mieszczanin?

Czy przed zakupem muszę wiedzieć, jakich modułów systemu Mieszczanin potrzebuję?

Część naszych potencjalnych klientów zna już oprogramowanie Mieszczanin i miała okazję z niego skorzystać przy innych okazjach. Jednak nawet, jeśli nigdy nie widziałeś naszego systemu w działaniu, możesz być spokojny – przeprowadzimy Cię krok po kroku po naszej ofercie, gdy nawiążesz z nami pierwszy kontakt.

Po wysłaniu zapytania do naszych specjalistów przydzielimy je odpowiedniej osobie z naszej firmy. Następnie przeanalizuje ona Twoją wiadomość i umówi się z Tobą na spotkanie zdalne. Jego celem będzie jak najlepsze zrozumienie indywidualnych oczekiwań oraz potrzeb Twojej firmy.

Po spotkaniu przygotowujemy ofertę. Jest to dokument dokładnie tłumaczący, jakie rozwiązania Ci proponujemy oraz co konkretnie one zmienią i usprawnią w Twojej codziennej działalności. Dodatkowo pokazujemy, w jaki sposób pracujemy z klientami i jakie będą kolejne kroki naszej współpracy.

Po zatwierdzeniu przez Ciebie oferty oraz budżetu, kolejnym krokiem będzie umówienie się na zdalną lub osobistą prezentację modułów. Pokażemy Ci najważniejsze elementy programu, przydatne w Twojej firmie. Spotkanie trwa zazwyczaj około 2-4 godzin, w zależności od tego, ile funkcji systemu będziemy omawiać. Ważne jest, by ze strony Twojej firmy w prezentacji uczestniczyły kluczowe osoby decyzyjne, np. prezes, główna księgowa, informatyk. Oczywiście w trakcie prezentacji odpowiadamy na Wasze pytania i rozwiewamy wszelkie wątpliwości.

W razie potrzeby, nanosimy jeszcze zmiany do dokumentu z ofertą tak, by jej ostateczny kształt odpowiadał poczynionym w międzyczasie ustaleniom. Gdy Twoja firma zaakceptuje ofertę, możemy przystąpić do podpisania umowy.

Jak ocenić potrzeby mojej firmy przed decyzją o modułach programu Mieszczanin?

Tak jak wspominaliśmy powyżej, nie musisz wiedzieć z góry, których modułów systemu Mieszczanin potrzebuje Twoja firma. Zachęcamy natomiast do tego, by zebrać informacje i ocenić priorytety Twojej organizacji po to, by trafnie określić wewnętrzne potrzeby. Przeprowadzenie rozmowy z zespołem może rzucić nowe światło na kwestię najważniejszych aspektów oraz celów, które mają być osiągnięte dzięki wdrożonemu oprogramowaniu.

Poniżej przedstawiamy kilka kroków, które warto przejść i omówić z kluczowymi członkami zespołu:

Czy z czasem mogę dokupić potrzebny moduł lub większy zakres funkcjonalny?

Wraz z rozwojem Twojej firmy, pojawieniem się nowych potrzeb, wzrostem zatrudnienia pracowników bądź koniecznością spełnienia nowych przepisów prawa, możesz modyfikować system Mieszczanin. Możliwe jest:

Jaka jest podstawa prawna obowiązku wymiany liczników?

Nowelizacja ustawy Prawo energetyczne, uchwalona 20 kwietnia 2021 r., zmieniła zasady rozliczania kosztów ciepła w budynkach wielolokalowych. Określa ona, że urządzenia służące do indywidualnego rozliczania zużycia w lokalach — czyli ciepłomierze, podzielniki kosztów ogrzewania oraz wodomierze do ciepłej wody — muszą docelowo posiadać funkcję zdalnego odczytu.

Przepisy wskazują jasno:

Nowe regulacje uzupełnia rozporządzenie Ministra Klimatu i Środowiska z 7 grudnia 2021 r., które określa m.in. zasady oceny opłacalności, wybór metod rozliczeń oraz zakres informacji przekazywanych użytkownikom.

Kogo dotyczy obowiązek wymiany urządzeń pomiarowych na liczniki z funkcją zdalnego odczytu?

Obowiązek wymiany dotyczy zarządców i właścicieli nieruchomości, w tym:

Co ważne — art. 45c Prawa energetycznego nakłada również obowiązek comiesięcznego, nieodpłatnego przekazywania użytkownikom informacji o ich zużyciu, jeśli zdalny odczyt jest już dostępny.

To oznacza, że sama wymiana urządzeń to dopiero początek — kluczowe jest także wdrożenie systemu takiego jak program Mieszczanin, który pozwoli na łatwe i zautomatyzowane udostępnianie danych mieszkańcom.

Od kiedy jest obowiązek wymiany liczników na urządzenia z funkcją zdalnego odczytu?

Przepisy w tej kwestii są jednoznaczne, ale pozostawiają zarządcom pewną elastyczność przy realizacji obowiązku. Liczniki zainstalowane przed 22 maja 2021 r. należy wymienić do 1 stycznia 2027 r., natomiast wszystkie nowe urządzenia montowane po tej dacie muszą od razu posiadać funkcję zdalnego odczytu.

W praktyce zarządcy mogą rozłożyć proces wymiany w czasie, na przykład dokonując modernizacji etapami w poszczególnych klatkach czy pionach. Ważne jest, aby całość prac została zakończona w wyznaczonym terminie, co pozwala lepiej zarządzać kosztami i harmonogramem montażu.

Czy zarządca nieruchomości musi wymieniać liczniki?

Co do zasady — tak. Rozliczanie kosztów ogrzewania powinno odbywać się na podstawie zużycia (ciepłomierze lub podzielniki). Rozliczenia według powierzchni lub kubatury są dopuszczalne tylko wtedy, gdy montaż urządzeń jest technicznie niewykonalny lub nieopłacalny.

Ustawa przewiduje kary pieniężne dla przedsiębiorców za niewyposażenie lokali w wymagane urządzenia lub niewłaściwe rozliczanie:

To oznacza, że brak działań może mieć realne konsekwencje finansowe dla wspólnoty, spółdzielni mieszkaniowej lub firmy zarządzającej.

W praktyce zdarza się, że właściciele nie są przekonani do konieczności wymiany lub obawiają się kosztów. Zarządca ma jednak obowiązek doprowadzić do zgodności z przepisami. W przypadku, gdy wspólnota mieszkaniowa odmawia przegłosowania odpowiedniej uchwały, Zarządca powinien:

Jak program Mieszczanin wspiera zdalne odczyty liczników i realizację nowego obowiązku?

System Mieszczanin znacząco ułatwia zarządzanie urządzeniami pomiarowymi i import odczytów liczników. Dane z arkuszy Excela z odczytami można szybko i łatwo wczytać. Import został uproszczony do minimum – wystarczą tylko trzy kolumny: numer licznika, data i stan. Dzięki temu proces nie jest skomplikowany.

Program do zarządzania nieruchomościami Mieszczanin pozwala również kontrolować daty legalizacji i przeglądów liczników oraz monitorować prawidłowość odczytów. Zarządca może wychwycić nietypowe zużycia, odchylenia od normy lub inne nieprawidłowości zarówno w pojedynczych węzłach, jak i w grupach liczników, dzięki czemu możliwe jest szybkie reagowanie i podejmowanie decyzji opartych na rzetelnych analizach zużycia mediów.

Dodatkowo oprogramowanie Mieszczanin umożliwia prowadzenie pełnej ewidencji wszystkich urządzeń, ich ewentualnych awarii, związanej z nimi dokumentacji oraz wygodne prezentowanie mieszkańcom zużycia na konkretny dzień. Dzięki wszystkim tym funkcjom, system pozwala spełniać aktualne wymogi prawne.

Czym jest windykacja w zarządzaniu nieruchomościami i jakie są jej rodzaje?

Termin “windykacja” oznacza podejmowanie czynności, których celem jest odzyskanie środków finansowych. Zadłużenie podlegające windykacji może powstać w przypadku braku zapłaty za utrzymanie i eksploatację nieruchomości, opłaty czynszowe, zaliczki czy inne zobowiązania wynikające z użytkowania lokali mieszkalnych, użytkowych, garaży, itd. Proces windykacji jest rozpoczynany w momencie, gdy osoba zobowiązana do uiszczenia opłaty nie ureguluje jej na czas.

Dla spółdzielni, wspólnot mieszkaniowych, SIM, TBS czy zasobów komunalnych zadłużenia to realny problem, ponieważ powodują poważne trudności finansowe, których skutki ponoszą zarówno zarządcy, jak i mieszkańcy. W przypadku pojawienia się opóźnień bądź braku bieżących wpłat, zaczyna brakować środków chociażby na remonty, ogrzewanie czy opłacanie podatków.

Windykacja może być podzielona na dwa główne etapy:

Dlaczego windykacja to problem?

Zarządcy przeprowadzający windykację często napotykają na wyzwania. Jedną z przyczyn problemów stanowi brak świadomości, że zadłużenie jednej osoby ma bezpośrednie przełożenie na problemy wszystkich innych mieszkańców. Dodatkowo zazwyczaj zarządca nie mierzy się jedynie z jednym dłużnikiem, a z całą grupą osób, które mają opóźnienia bądź w ogóle nie płacą swoich zobowiązań.

Kolejnym problemem bywa wpadanie w spiralę długów; jeśli tak się stanie, zadłużony mieszkaniec może nie skorzystać na odroczeniu terminu płatności bądź zawarciu ugody o ratalnej spłacie wierzytelności. Z czasem dług rośnie, a jego windykacja jest coraz trudniejsza.

Następnym z utrudnień bywa kwestia pilnowania daty przedawnienia roszczeń, co może uniemożliwić skuteczne dochodzenie należności na drodze sądowej. Jeżeli zarządca nie podejmie w odpowiednim czasie działań formalnych, istnieje ryzyko, że roszczenie ulegnie przedawnieniu. Problem nasila się szczególnie w przypadku dużej liczby dłużników, gdzie konieczne jest cykliczne monitorowanie wielu spraw równocześnie. W praktyce oznacza to, że bez narzędzi wspierających kontrolę terminów łatwo przeoczyć moment, w którym dług traci wymagalność sądową, co w konsekwencji może prowadzić do realnej straty finansowej dla wspólnoty, spółdzielni mieszkaniowej bądź innego podmiotu.

Jak rozwiązywać problemy związane z windykacją?

Zarządca, będąc osobą zobowiązaną do skutecznego ograniczania zadłużeń, może wdrożyć systematyczne działania dostosowane do wysokości i czasu trwania długu. W praktyce oznacza to m. in. regularne przekazywanie mieszkańcom informacji o stanie salda – np. w formie kwartalnych zestawień czy corocznych potwierdzeń. Ważnym narzędziem są także analizy windykacyjne, które pozwalają na ocenę sytuacji finansowej wszystkich lokali i podjęcie adekwatnych kroków możliwie wcześnie – tak, by zapobiegać wpadaniu w spiralę długów. Pozwala to także na bieżąco informować mieszkańców o niedotrzymaniu terminu spłaty i jest rozwiązaniem zwłaszcza w tych przypadkach, gdzie opóźnienie zapłaty było niezamierzone.

Na wczesnym etapie windykacji warto rozpocząć od bezpośredniego kontaktu z dłużnikiem. Podczas takiego spotkania bądź rozmowy zarządca może wyjaśnić, dlaczego regularne płatności są istotne dla funkcjonowania całej nieruchomości, zapytać o powody powstania zaległości oraz zaproponować ugodę. Może to obejmować np. ustalenie spłat ratalnych. Dobrym rozwiązaniem jest również przekazywanie informacji dotyczących możliwości uzyskania dodatku mieszkaniowego z instytucji publicznych, takich jak ośrodki pomocy społecznej czy urzędy miast i gmin.

Zarządca może także różnicować treść wezwań do zapłaty w zależności od wysokości długu – od łagodniejszych przypomnień po rygorystyczne pisma przedsądowe. Warto także rozważyć współpracę z Biurem Informacji Gospodarczej, np. Krajowym Rejestrem Długów, aby zdyscyplinować osoby zalegające z płatnościami powyżej określonej kwoty. Jeśli takie działania nie przyniosą efektu, kolejnym krokiem powinno być wysłanie wezwania przedsądowego, a następnie – w razie dalszego braku spłaty – złożenie pozwu w sądzie. W przypadku wydania decyzji przez sąd, mamy możliwość skierowania wniosku egzekucyjnego do komornika. Część spraw kończy licytacją lokalu, a w szczególnych przypadkach również eksmisją.

Co ważne, na każdym etapie niezbędne jest prowadzenie szczegółowej, bieżącej dokumentacji dotyczącej spraw windykacyjnych oraz elektronicznego rejestru pozwów i egzekucji.

Jakie elementy windykacji obsługuje program Mieszczanin i dlaczego warto go mieć?

Program Mieszczanin pozwala zarządcom na kompleksowe zarządzanie windykacją – od pierwszego kontaktu z dłużnikiem, przez ugody, po sprawy sądowe i egzekucyjne. Dzięki pełnej integracji z księgowością, automatyzacji naliczania odsetek i kosztów oraz możliwości prowadzenia indywidualnych rachunków bankowych, system oszczędza czas, minimalizuje ryzyko błędów i pozwala na prowadzenie pełnej analizy efektywności działań windykacyjnych.

Zarządca może następnie w łatwy sposób kontrolować przebieg spłat, generować raporty i statystyki dla właścicieli i wspólnoty, a także podejmować świadome decyzje dotyczące dalszych działań windykacyjnych, w tym sprzedaży wierzytelności lub kierowania spraw do komornika. Kolejną zaletą jest możliwość personalizacji przebiegu procesów windykacyjnych np. w odniesieniu do własnych regulaminów, a także odzwierciedlania ich w programie, jak i dostosowywanie wyglądu oraz treści dokumentów (np. druk wezwania do zapłaty) do swoich potrzeb.

Dodatkowo, aby ułatwić windykację tym działom, które prowadzą działania dla wielu zasobów czynszowych, wspólnot mieszkaniowych lub współwłasności, proponujemy funkcję masowego generowania list dłużników. Pozwala ona określić konkretne czasowe kryteria zaległości (np. powyżej 12 miesięcy, lub przedział od 18 do 24 miesięcy) lub finansowe (kwoty w przedziale, np. od 2000 złotych do 5000 złotych), a następnie stworzyć listę dla wielu różnych zasobów jednocześnie. W ten sposób znacząco przyspiesza się proces drukowania wezwań do zapłaty lub prowadzenia innych działań windykacyjnych.

Wszystko to sprawia, że nawet w dużych spółdzielniach czy rozproszonych wspólnotach program znacząco usprawnia pracę, redukuje koszty i podnosi skuteczność windykacji.

Jak sobie poradzić w wymiarze praktycznym z windykacją z programem Mieszczanin?

Poniżej w szczegółach przedstawiamy, jak program Mieszczanin wspiera zarządców w kompleksowym prowadzeniu windykacji:

Windykacja przedsądowa

Program Mieszczanin umożliwia zarządcom kompleksowe zarządzanie windykacją, już od pierwszego kontaktu z dłużnikiem.

Na tym etapie możliwe jest prowadzenie miękkiej windykacji, czyli kontaktu z dłużnikami bez natychmiastowego wysyłania wezwań lub z wygenerowaniem jedynie noty obciążeniowej. W systemie można tworzyć specjalne listy, np. o nazwie „Kontakt telefoniczny”, które pozwalają szybko zidentyfikować osoby do kontaktu i zarejestrować historię rozmów. W mniejszych zasobach lub w sytuacjach, gdy firma dysponuje mniejszą liczbą pracowników zajmujących się ściąganiem wierzytelności, taka forma windykacji jest bardzo efektywna – czasem wystarczy przypomnienie telefoniczne, aby dłużnik uregulował zaległość. Wszystko to odbywa się w pełnej integracji z modułem księgowym, co pozwala natychmiast księgować naliczone odsetki i koszty.

System umożliwia również tworzenie list dłużników i prowadzenie statystyk skuteczności wysyłki wezwań – można na ich podstawie przedstawić właścicielom budynków, ile działań windykacyjnych zostało podjętych w danym okresie i jak skuteczna była cała procedura. Listy dłużników tworzone są według dwóch metod analizy: według terminów płatności dokumentów lub różnicy sald. Co istotne, system umożliwia pracę zarówno z listami właścicieli, jak i listami kontrahentów. Następnie użytkownik może weryfikować dłużników według wybranych kryteriów: kwotowych, a także długości trwania zadłużenia. Oprogramowanie Mieszczanin uwzględnia przepisy kodeksu cywilnego dotyczące terminów płatności – jeśli termin przypada w dzień wolny lub święto, system automatycznie przesuwa go na kolejny dzień roboczy.

Na etapie przedsądowym system pozwala generować wezwania do zapłaty w sposób w pełni zautomatyzowany, księgując automatycznie koszty powstałe przy obsłudze wezwań. Koszty te mogą obejmować zarówno opłaty za wysyłkę, np. listem poleconym, jak i wszelkie opłaty pobierane przez zarządcę za przygotowanie wezwania. Dzięki temu nie trzeba ręcznie wprowadzać setek pozycji księgowych, co w dużych wspólnotach lub spółdzielniach zajmowałoby wiele godzin pracy. Na każdym etapie możemy także skorzystać z pełnej informacji w ewidencji wysłanych wezwań.

Wezwanie do zapłaty może być przekazane w różnej formie: drukowanego pisma, wiadomości e-mail, ale dodatkowo zarządca może także wysłać dłużnikowi krótką wiadomość SMS, np. o treści “Pani/Pana saldo na dzień 1 grudnia wynosi X, prosimy o wpłatę do dnia Y”. Co ważne, znaczniki możliwe do wykorzystania w treści pism umożliwiają dynamiczne zamieszczenie w nich najważniejszych informacji, takich jak saldo, numer lokalu czy kwota zaległości, przez co mamy możliwość znacznej personalizacji wyglądu i treści wezwania.

Dodatkową zaletą jest także możliwość dodania karty księgowej do wezwania do zapłaty. Może to być spore ułatwienie w zrozumieniu, czego dłużnik nie opłacił. Jeżeli drukujemy wezwania bezpośrednio z systemu – możemy także skorzystać z wydruku adresacji kopert. Mieszczanin posegreguje dokumenty tak, by nie trzeba ich było układać ręcznie, a następnie będziemy mogli dokonać wydruku na kopertach, które ułożą się w tej samej kolejności – co znacznie ułatwia pracę związaną z wysyłką tej korespondencji.

Ugody i indywidualne harmonogramy spłat

Kiedy dłużnik nie reguluje swoich zobowiązań mimo wysyłanych wezwań, system Mieszczanin umożliwia zarządcy zawarcie ugody, czyli ustalenie planu spłat dostosowanego do możliwości finansowych właściciela lub najemcy. Ugody mogą być realizowane na trzy sposoby – według liczby rat, według wysokości raty lub w formie indywidualnego harmonogramu, w którym dokładnie określa się daty i kwoty każdej spłaty. Program pozwala przypisać do każdej ugody indywidualny rachunek bankowy, dzięki czemu wpłaty są księgowane bezpośrednio na odpowiednie konto ugody. W praktyce eliminuje to konieczność ręcznego przeksięgowywania nadpłat z kont podstawowych na konto dotyczące ugód, automatycznie wiąże wpłatę z konkretną ugodą, a także ogranicza ryzyko pomyłek, które mogą wystąpić podczas ręcznego księgowania wpłat.

Do każdej ugody można dołączyć dokumenty, np. skan podpisanej ugody, korespondencję z dłużnikiem czy inne pliki związane z lokalem lub budynkiem. System pozwala także monitorować terminowość spłat – generuje zestawienia pokazujące, które ugody mają zaległe raty i ile rat pozostało do spłaty. Dzięki temu zarządca może szybko zidentyfikować dłużników, którzy nie wywiązują się z ustaleń i podjąć odpowiednie działania, np. rozwiązanie ugody lub skierowanie sprawy na drogę sądową. Co istotne, program Mieszczanin obsługuje wiele wspólnot i zasobów jednocześnie, co umożliwia prowadzenie analizy zbiorczej wszystkich ugód, niezależnie od tego, do ilu wspólnot dłużnik należy.

Sprawy sądowe

Przede wszystkim należy zadbać o to, aby roszczenia nie uległy przedawnieniu, ponieważ po jego upływie może nie być możliwe skuteczne dochodzenie należności. Program Mieszczanin umożliwia wprowadzenie daty przedawnienia dla każdej sprawy z dłużnikiem, co pozwala w prosty sposób monitorować terminy i priorytetyzować działania. Na tej podstawie można wygenerować zestawienie spraw, które wymagają natychmiastowej interwencji, np. tych, których termin przedawnienia przypada w określonym przedziale czasowym. Dzięki temu zarządca ma pełny obraz sytuacji każdego dłużnika i może podejmować decyzje w sposób szybki i precyzyjny.

Jeżeli działania przedsądowe i ugodowe nie przynoszą efektu, program pozwala prowadzić sprawy sądowe „per dłużnik”. System rejestruje wszystkie istotne dane dotyczące sprawy, takie jak data złożenia pozwu, rodzaj sprawy (np. o zapłatę lub eksmisję), symbol wewnętrzny sprawy oraz ewentualny numer teczki w aktach spółdzielni lub symbol nadany przez radcę prawnego, jeśli zarządca podejmie współpracę z zewnętrzną firmą. Dzięki temu możliwe jest śledzenie sprawy zarówno wewnątrz systemu, jak i w korespondencji z kancelariami prawnymi.

Jak już wcześniej wspominaliśmy, również dla każdej sprawy dłużnika można przypisać indywidualny rachunek bankowy, co ułatwia księgowanie wpłat bez ryzyka pomyłki. Program do zarządzania nieruchomościami Mieszczanin umożliwia rejestrowanie podjętych działań windykacyjnych w ramach sprawy, od wysyłki wezwań po nakazy zapłaty, działania komornika czy interwencje prawników. Dodatkowo możliwe jest rejestrowanie prawników i komorników obsługujących sprawę, w tym ruchów finansowych związanych z prowizjami, zaliczkami czy opłatami egzekucyjnymi.

Analiza, raportowanie i statystyki

Program Mieszczanin oferuje zaawansowane narzędzia do raportowania i analizy działań windykacyjnych. Zarządca może generować zestawienia pokazujące strukturę należności i zaległości w podziale na okresy czasu, np. należności przeterminowane od jednego do dwóch miesięcy, od trzech do sześciu miesięcy, od sześciu miesięcy w górę. System umożliwia również analizę ugód – ile ugód zostało zawartych, z kim i na jakie kwoty, jakie raty zostały spłacone, a które pozostają zaległe.

Dzięki automatyzacji, raporty te można szybko i wygodnie prezentować na zebraniach lub w dokumentacji, pokazując nie tylko liczbę działań windykacyjnych, ale też ich skuteczność i efektywność. W zestawieniach uwzględniane są również sprawy sądowe i egzekucyjne, dzięki czemu można monitorować, które sprawy ulegają przedawnieniu, jakie są salda należności i jakie działania windykacyjne zostały podjęte na różnych etapach. To pozwala na podejmowanie świadomych decyzji dotyczących dalszych kroków, np. sprzedaży wierzytelności lub ponaglania komornika i radcy prawnego.

Automatyzacja księgowa i kontrola

Jedną z największych zalet systemu Mieszczanin jest automatyzacja procesów księgowych związanych z windykacją. Program umożliwia zarówno automatyczne księgowanie wpłat na indywidualne rachunki ugód i spraw, jak i przeksięgowywanie nadpłat zgodnie z ustaloną kolejnością zaspokajania roszczeń – od należności głównej, przez odsetki, po koszty sądowe i egzekucyjne. Dzięki temu można natychmiast zidentyfikować, które wpłaty zostały zrealizowane, a które pozostają zaległe, bez konieczności ręcznego sprawdzania stanu kont każdego dłużnika.

Dodatkowo program oferuje mechanizm kontroli poprawności księgowań w kontekście spraw dłużników. Pozwala on zweryfikować, czy każda pozycja księgowa została prawidłowo powiązana ze sprawą, której dotyczyła. Dzięki temu możliwe jest wychwycenie sytuacji, gdy np. wpłata lub koszt zostały zaksięgowane w kontekście sprawy skierowanej do sądu, ale nie powiązano ich w systemie z konkretną sprawą dłużnika. Program wskazuje dokładnie, w której pozycji i dokumencie wystąpił brak powiązania, co pozwala skorygować ewentualne błędy i zapewnia zgodność z przyjętymi procedurami. Takie podejście minimalizuje ryzyko nieprawidłowości księgowych i zwiększa kontrolę nad całym procesem windykacyjnym, ułatwiając zarządzanie zarówno dużymi, jak i rozproszonymi zbiorami spraw.

Co to jest TBS?

Skrót TBS oznacza Towarzystwa Budownictwa Społecznego, czyli podmioty realizujące budownictwo czynszowe. Są to wyspecjalizowane spółki non profit, których podstawową misją jest zaspokajanie potrzeb mieszkaniowych osób o średnich dochodach. Warto podkreślić, że działalność non profit w przypadku TBS oznacza, iż wypracowany zysk nie jest wypłacany wspólnikom (często są to spółki gminne), lecz w całości reinwestowany w utrzymanie zasobów. Kluczowe jest również rozróżnienie własności: TBS jest wyłącznym właścicielem budynku oraz lokali, natomiast lokator jest jedynie najemcą, co wpływa na strukturę obowiązków technicznych. Historycznie rozwój tych podmiotów był ściśle powiązany z finansowaniem przez Krajowy Fundusz Mieszkaniowy oraz wsparciem Banku Gospodarstwa Krajowego (BGK).

Mieszkania w TBSach oferowane były na wynajem i na początku nie można było ich kupić na własność. Dopiero w 2022 roku znowelizowano Ustawę, co umożliwiło najemcom wykupienie dotychczas zajmowanego lokalu w modelu najmu instytucjonalnego z dojściem do własności.

Spółki powoływane w celu budowania lokali na wynajem w ramach TBS były później odpowiedzialne także za zarządzanie nimi, m.in. w zakresie utrzymywania w odpowiednio dobrym stanie technicznym. Szacuje się, że łącznie, w trakcie całego okresu funkcjonowania TBSów, powstało około 120 tysięcy lokali. Obecnie nie można już tworzyć nowych TBSów, co jest związane ze zmianą przepisów. Ich rolę przejęły SIMy.

Jakie są przepisy prawne dotyczące TBS?

Podstawą prawną funkcjonowania tych podmiotów jest ustawa o społecznych formach rozwoju mieszkalnictwa. TBS-y mogą przybierać formę spółki z o.o., spółki akcyjnej lub spółdzielni osób prawnych, w związku z czym ich działalność reguluje Kodeks spółek handlowych. W relacjach z najemcami kluczowe znaczenie ma ustawa o ochronie praw lokatorów, która precyzuje zasady wypowiedzenia umów i obowiązki obu stron. Ponadto, w sprawach dotyczących gospodarowania mieniem, TBS-y posiłkują się zapisami ustawy o gospodarce nieruchomościami, a najemcy znajdujący się w trudniejszej sytuacji materialnej mogą korzystać z instrumentów, które przewiduje ustawa o dodatkach mieszkaniowych.

Przepisy regulowały również konkretne warunki, które musieli spełniać pojedynczy najemcy, uiszczający opłatę partycypacyjną. Nie można było mieć tytułu prawnego do innego lokalu mieszkalnego, poziom dochodów nie mógł przekraczać 1,3 przeciętnego, miesięcznego wynagrodzenia brutto z terenu danego województwa (wskaźnik liczony był za rok kalendarzowy poprzedzający ten, w którym podpisywano umowę zawarcia najmu), a także trzeba było zapłacić kaucję zabezpieczającą.

Partycypacja TBS – co to oznacza?

Osoby zainteresowane wynajmem w TBS wiąże umowa partycypacyjna. Partycypant zobowiązuje się do pokrycia części kosztów budowy lokalu, która wynosi zazwyczaj od 10% do 30% jego wartości (średnio 15%). Istotne jest, że wkład ten stanowi finansowanie zwrotne – po zakończeniu umowy najmu i opróżnieniu lokalu, TBS ma obowiązek zwrócić partycypację w kwocie zwaloryzowanej. Wkład własny może sfinansować książeczka mieszkaniowa oraz kredyt gotówkowy, co czyni tę formę mieszkalnictwa dostępną dla szerokiego grona odbiorców.

Limity dochodowe i warunek braku tytułu prawnego do innej nieruchomości

Aby uzyskać najem, gospodarstwo domowe musi spełnić określone kryteria kwalifikacyjne. Kluczowe są progi dochodowe, których wysokość ustala corocznie GUS (Główny Urząd Statystyczny). Przy weryfikacji wniosku stosuje się przeciętne wynagrodzenie w danym województwie, a dochód gospodarstwa domowego nie może przekraczać 1,3 tej wartości (w przypadku jednoosobowego gospodarstwa mnożnik ten jest wyższy). Limity te są zawsze skalowane w zależności od liczby osób, które tworzą gospodarstwo domowe. Obowiązkowa jest deklaracja o dochodach oraz oświadczenie, że członkowie gospodarstwa nie posiadają tytułu prawnego do innego lokalu w tej samej miejscowości.

Weryfikacja zdolności czynszowej i procedura naboru wniosków

Każdy wniosek o najem podlega wnikliwej ocenie, za którą odpowiada Komisja Kwalifikacyjna. Jej głównym zadaniem jest weryfikacja dokumentów potwierdzających dochody, co pozwala ocenić, czy przyszły najemca posiada zdolność kredytową (rozumianą w tym kontekście jako płynność finansowa pozwalająca na opłacanie czynszu). W przypadku dużej liczby chętnych uruchamiana jest lista oczekujących, a nabór wniosków odbywa się często w ramach systemu punktowego. Po pomyślnym przejściu procedur następuje formalny przydział lokalu.

Wysokość czynszu regulowanego a wartość odtworzeniowa lokalu

TBS oferuje czynsz regulowany ustawowo, który jest ustalany na poziomie zapewniającym pokrycie kosztów eksploatacji i spłatę kredytu zaciągniętego na budowę. Ustawa wyznacza górny limit przychodów dla towarzystwa w skali roku, który wynosi od 4% do 5% – jest to wartość odtworzeniowa lokalu. Średnie stawki czynszu w 2025 roku wahają się zazwyczaj od 12 do 23 zł za m², w zależności od lokalizacji oraz decyzji, jakie podejmuje wojewoda. Stawki te stanowią umiarkowany czynsz, który jest niższy od rynkowego, a w wybranych przypadkach najemcy mogą ubiegać się o dopłaty do czynszu.

Kaucja zabezpieczająca i dodatkowe opłaty eksploatacyjne

Zasady najmu zakładają obowiązek wpłaty, jakim jest kaucja, której wysokość (od 1-krotności do 12-krotności czynszu) określana jest indywidualnie przez TBS w regulaminie lub statucie. Poza czynszem najemca pokrywa opłaty eksploatacyjne oraz media, takie jak woda, prąd czy wywóz nieczystości. Istotnym elementem jest rozliczanie ogrzewania oraz wody na podstawie liczników. W przypadku zaniedbań pojawiają się zaległości czynszowe, które mogą prowadzić do wypowiedzenia umowy. Same koszty eksploatacji są rozliczane przejrzyście, co pozwala najemcom kontrolować wydatki.

Standard wykończenia mieszkań pod klucz i protokół zdawczo-odbiorczy

Niezaprzeczalnym atutem TBS są mieszkania pod klucz, które są gotowe do zamieszkania od razu po odbiorze kluczy. Taki standard wykończenia oznacza, że ściany są pomalowane, podłogi ułożone, a armatura zainstalowana. Przy przekazaniu lokalu sporządzany jest obowiązkowy protokół zdawczo-odbiorczy, w którym dokumentowany jest stan techniczny pomieszczeń i liczników. Dokument ten chroni interesy, jakie ma lokator, oraz interesy TBS przy zdawaniu mieszkania po zakończeniu najmu.

Waloryzacja partycypacji i termin zwrotu środków po wyprowadzce

Mechanizm, jakim jest waloryzacja, sprawia, że wpłacony wkład chroni wartość przed skutkami, jakie niesie inflacja. W praktyce zwrot partycypacji po zakończeniu najmu bywa wyższy niż kwota pierwotna. Ustawa określa sztywny termin, jakim jest rozwiązanie umowy najmu, w którym następuje zwrot zwaloryzowanej kaucji oraz partycypacji – musi to nastąpić nie później niż w ciągu 12 miesięcy od dnia opróżnienia lokalu, po wcześniejszym potrąceniu ewentualnych zadłużeń.

Cesja umowy najmu i zasady dziedziczenia prawa do lokalu

W sytuacjach losowych możliwa jest cesja praw, dzięki której za zgodą TBS partycypant może przekazać swoje roszczenia innej osobie. W przypadku śmierci najemcy wchodzi w życie dziedziczenie, co oznacza, że spadkobiercy przejmują prawo do wkładu partycypacyjnego. Sama umowa cesji lub przeniesienie praw i obowiązków musi być przeprowadzona zgodnie z wymogami, jakie nakłada Kodeks cywilny, co gwarantuje bezpieczeństwo prawne wszystkich stron.

Najem z dojściem do własności jako alternatywa dla kredytu hipotecznego

Dla osób, których nie wspiera bankowy kredyt hipoteczny, opcją jest najem z dojściem do własności. Najemca może stać się właścicielem lokalu, jeśli umowa najmu przewiduje dojście do własności, co wiąże się ze spłatą pełnej wartości mieszkania w czynszu w ustalonym czasie. Wymagany jest wtedy akt notarialny, finalizujący proces, w wyniku którego najemca uzyskuje własność. Jest to popularna zbywalność, która stanowi coraz częściej wybieraną drogę do posiadania lokalu.

Czy TBS to to samo, co SIM?

Choć SIM (Społeczne Inicjatywy Mieszkaniowe) to następcy TBS-ów, pełnią one bardzo zbliżoną funkcję społeczną. Kluczową różnicą jest jednak silniejsze zaangażowanie państwa: SIM-y wpierają Rządowy Fundusz Rozwoju Mieszkalnictwa, BGK (Bank Gospodarstwa Krajowego) i Fundusz Dopłat. W realizację inwestycji w ramach SIM aktywnie włączają się samorządy terytorialne, które zyskują dostęp do preferencyjnych kredytów budowlanych.

Dla najemcy zasady korzystania z lokalu są niemal identyczne, jednak model SIM daje większą stabilność inwestycyjną dzięki zaangażowaniu kapitałowemu Skarbu Państwa poprzez Krajowy Zasób Nieruchomości (KZN). Może on wnosić grunty i środki finansowe do spółek realizujących inwestycje mieszkaniowe. Dzięki temu SIM-y mają większy potencjał rozwoju, przy zachowaniu podstawowych zasad działania znanych z modelu TBS.

Jak zarządzać TBS?

Zarządzanie TBS-em, czyli Towarzystwem Budownictwa Społecznego, wymaga – tak samo jak w przypadku innych form prawnych zarządzających nieruchomościami – sprawnego łączenia obowiązków administracyjnych, finansowych i technicznych. Jest jednak jeden aspekt, który czyni TBSy wyjątkowymi.

W budownictwie społecznym bowiem to właśnie TBS jest właścicielem budynków, mieszkań oraz części wspólnych. Ponosi odpowiedzialność i koszty związane z remontami oraz usuwaniem usterek. Profesjonalne zarządzanie nieruchomościami wymaga więc dbałości o stan techniczny mienia. Niezbędne jest gromadzenie odpowiednich środków w ramach programu, jakim jest fundusz remontowy, który pozwala na systematyczną termomodernizację budynków. Zarządcy muszą przestrzegać rygorów, jakie nakładają zamówienia publiczne (w przypadku TBS będących spółkami komunalnymi, w których gmina posiada dominujący wpływ), zapewnić zgodność z przepisami w zakresie RODO oraz poprawnie rozliczać dotacje z funduszy celowych.

Ułatwieniem w pracy zarządców jest cyfryzacja – nowoczesny program do zarządzania nieruchomościami wspiera prowadzenie ewidencji nadzorowanych zasobów, prowadzenie księgowości i rozliczeń z najemcami, komunikację oraz raportowanie, ułatwiając codzienne funkcjonowanie TBS-u, a także daje przestrzeń na pozyskiwanie przez zarządcę nowych klientów do obsługi.

Jakie oprogramowanie dla TBS sprawdzi się najlepiej?

TBS-y to podmioty o szerokim zakresie działań – często równolegle zarządzają nie tylko zasobami własnymi pod wynajem, ale też komunalnym zasobem mieszkaniowym, a także wspólnotami mieszkaniowymi, już od etapu deweloperskiego. W praktyce oznacza to konieczność obsługi różnych modeli rozliczeń, typów własności oraz struktur organizacyjnych.

Dobry system informatyczny powinien więc umożliwiać swobodne dostosowanie do specyfiki każdej nieruchomości, bez potrzeby pracy w kilku narzędziach jednocześnie. Oprogramowanie takie jak program Mieszczanin sprawdza się szczególnie tam, gdzie potrzebna jest kontrola nad przeglądami technicznymi, remontami lokali, księgowością własną i wspólnoty mieszkaniowej, bieżącą dokumentacją i komunikacją z mieszkańcami. Zapewnia wsparcie już od początku pracy ze wspólnotą na etapie deweloperskim, a także elastyczność w dalszym jej prowadzeniu, z zupełnie innym trybem działania niż budownictwo społeczne.

Moduł SŁONie (System Łatwej Obsługi Nieruchomości) pozwala wygodnie obsługiwać wszystkie rodzaje zasobów, od TBSu, poprzez wspólnoty mieszkaniowe, aż po mieszkania komunalne. Wybór odpowiedniego systemu to realna oszczędność czasu i większa przejrzystość pracy zarządcy, dlatego warto poświęcić czas na analizę rozwiązań dostępnych na rynku.

Dowiedz się więcej o modułach naszego systemu: Jakie są moduły programu Mieszczanin dla TBS oraz poznaj program dla wspólnot mieszkaniowych

Strefa Klienta – co w niej znajdziesz?

Strefa Klienta to miejsce, które stanowi centrum istotnych informacji związanych z obsługą naszej współpracy. Znajdziesz tam nie tylko spis posiadanych licencji, faktury czy umowy, ale także:

Aby zalogować się do Strefy Klienta, kliknij przycisk na naszej stronie internetowej (zaznaczony poniżej czerwoną ramką) lub w link: Strefa Klienta Mieszczanin.

Następnie wpisz dane przekazane przez nasz Zespół Obsługi Klienta w wiadomości mailowej, którą otrzymałeś po podpisaniu dokumentów związanych z uruchomieniem usługi:

Kolejnym krokiem jest przejście do zakładki „Dokumentacja”, gdzie znajdują się wyżej wymienione pliki PDF:

Ze względu na to, że pliki z instrukcjami są obszerne, zalecamy wykorzystywanie opcji przeszukiwania PDFów po słowach kluczowych: w przypadku systemu Windows poprzez “Ctrl + F”, natomiast na urządzeniach Mac – “Command + F”.

Co warte podkreślenia, dokumenty w Strefie Klienta aktualizujemy na bieżąco. Pobierając dokumenty z tego miejsca możesz mieć pewność, że korzystasz z najnowszych wersji instrukcji do programu Mieszczanin.

Poza dokumentacją, poprzez Strefę Klienta można także zapisywać się na webinary bądź seminaria. Organizujemy je najczęściej w formie online’owej, a tematyka dotyczy zazwyczaj funkcjonalności systemu lub zmian w przepisach prawa i ich wpływie na branżę nieruchomości.

Pomoc w programie Mieszczanin

Oczywiście moduły programu Mieszczanin są wyposażone także w różne formy pomocy, wbudowane bezpośrednio w system. Moduły stacjonarne gwarantują dostęp m.in. do pomocy kontekstowej. Oznacza to, że dla otwartego okna programu można uzyskać wsparcie, np. po wyszukaniu słowa kluczowego lub po wyborze odpowiedniej kategorii.

Z kolei webowa aplikacja e-Mieszczanin posiada internetowe centrum pomocy z artykułami, które stanowią przewodnik po najważniejszych funkcjach modułu:

Wsparcie techniczne konsultantów Mieszczanin

W przypadku problemów lub wątpliwości związanych z obsługą programu Mieszczanin, na które nie udało się znaleźć odpowiedzi w powyższych materiałach, zachęcamy do skorzystania ze wsparcia naszych konsultantów.

Zgłoszenia przyjmujemy poprzez Strefę Klienta lub bezpośrednio z poziomu użytkowanego modułu. Dostępnych jest kilka kategorii:

Zachęcamy, by w zgłoszeniu problemu, chęci skorzystania z konsultacji lub pomocy technicznej, zamieszczać szczegóły takie jak: imię i nazwisko zgłaszającego, numer kontaktowy i adres mailowy, konkretny tytuł pozwalający łatwo zidentyfikować rodzaj sprawy, opis sprawy, a w przypadkach zgłoszeń dotyczących błędów – czas i częstotliwość pojawiania się problemu, zrzut ekranu lub nagranie oraz informację, czy baza została przesłana na serwer techniczny. Podanie wszystkich tych danych pozwala nam szybko sklasyfikować zgłoszenie, a także przydzielić je do odpowiedniego konsultanta.

Nasi specjaliści udzielają odpowiedzi w formie pisemnej, poprzez elektroniczny system zgłoszeń. Powiadomienie o komentarzu lub zmianie statusu zgłoszenia możesz także otrzymać na swój adres e-mail. Jeśli sytuacja tego wymaga, łączymy się zdalnie z użytkownikami programu poprzez narzędzie TeamViewer.

Wszystkie zgłoszenia są ewidencjonowane, co pozwala mieć bieżący wgląd w liczbę wykorzystanych jednostek wsparcia, a także – w razie potrzeby – wrócić do udzielonej porady.

Baza Wiedzy

Oprócz wsparcia dla obecnych klientów, przygotowaliśmy także specjalną sekcję na naszej stronie internetowej dla osób, które dopiero zastanawiają się nad zakupem programu Mieszczanin – jest to “Baza Wiedzy”. Zebraliśmy w niej najczęstsze pytania dotyczące wszystkich etapów procesu zakupowego, a także odpowiedzi. Podzieliliśmy Bazę Wiedzy na następujące kategorie:

Instrukcja dla mieszkańców do e-kartoteki

Aby ułatwić pracę zarządcom nieruchomości i zdjąć z nich konieczność każdorazowego informowania mieszkańców o sposobie korzystania z aplikacji e-kartoteka, uruchomiliśmy także specjalną witrynę informacyjną: https://info.e-kartoteka.pl/

Znajdują się na niej szczegółowe informacje na temat rodzajów kont użytkowników, sposobów logowania do systemu, obsługi najmu oraz praktyczne wskazówki dotyczące korzystania z aplikacji.

Dodatkowo witryna zawiera rozbudowaną Bazę Wiedzy, w której odpowiadamy na najczęściej pojawiające się pytania. Dzięki temu mieszkańcy mogą samodzielnie znaleźć potrzebne informacje, a zarządcy zyskują cenny czas i wsparcie w codziennej obsłudze użytkowników.