Zakres ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych i jej relacja do Prawa spółdzielczego

Ustawa o spółdzielniach mieszkaniowych reguluje kwestie szczególne spółdzielni, a w zakresie w niej nieuregulowanym stosuje się Prawo spółdzielcze z 1982 roku.

Aktem wyjściowym określającym specyfikę zarządzania i funkcjonowania podmiotów tego typu jest ustawa o spółdzielniach mieszkaniowych z 15 grudnia 2000 r. (u.s.m.). Zgodnie z normą prawną zawartą w art. 1 ust. 7 u.s.m., w sprawach nieuregulowanych w tej ustawie stosuje się bezpośrednio ustawę z dnia 16 września 1982 r. – Prawo spółdzielcze. Prawo spółdzielcze pełni funkcję lex generalis, ustalając ogólne zasady ustrojowe dla organów spółdzielni. Dotyczy to m.in. funkcjonowania Rady Nadzorczej czy podstawowych ram Walnego Zgromadzenia, przy czym ustawa o spółdzielniach mieszkaniowych wprowadza w tym zakresie szereg regulacji szczególnych (lex specialis).

Kluczowym elementem w pracy zarządcy jest precyzyjne rozróżnienie reżimów prawnych. Spółdzielnia mieszkaniowa (oparta o u.s.m. oraz Prawo spółdzielcze) funkcjonuje na zupełnie odrębnych zasadach niż wspólnota mieszkaniowa, której działalność reguluje ustawa o własności lokali z 24 czerwca 1994 r. Dokonując zestawienia obu aktów (ustawa o spółdzielniach mieszkaniowych a ustawa o własności lokali porównanie), warto zauważyć istotne powiązania z przepisami Kodeksu cywilnego, szczególnie w zakresie praw rzeczowych czy przenoszenia własności.

Do najważniejszych obszarów, które definiuje u.s.m., należą m.in. zasady ustanawiania praw do lokali:

Ustawa precyzuje również wymogi formalne narzucane na zarząd – w tym obowiązkowa ewidencja lokali i członków, a także rozliczanie kosztów eksploatacji i utrzymania nieruchomości. W codziennej praktyce zarządczej niezwykle istotna jest znajomość kluczowych artykułów u.s.m., takich jak art. 4 (obowiązki finansowe i podział kosztów), art. 8¹ (prawo członków do wglądu w dokumentację) czy art. 24¹ i 26 (przejście budynku pod reżim ustawy o własności lokali).

Osoby zarządzające oraz członkowie weryfikujący kwestie formalne – na przykład jakie obowiązki spoczywają na władzach – powinni stale śledzić aktualne brzmienie przepisów. Wszystkie procedury operacyjne musi zawsze sankcjonować obowiązująca ustawa o spółdzielniach mieszkaniowych: tekst jednolity.

Gdzie znaleźć aktualny tekst ustawy?

Aktualny tekst jednolity ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych publikuje Dziennik Ustaw i baza ISAP.

Przepisy tworzące regulacje spółdzielcze mieszkaniowe podlegają częstym nowelizacjom, dlatego w codziennej pracy zarządcy kluczowe jest korzystanie ze zweryfikowanych źródeł. Oficjalne i zawsze aktualne akty prawne w zarządzaniu nieruchomościami – w tym tekst jednolity ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych oraz Prawa spółdzielczego – publikuje Internetowy System Aktów Prawnych (ISAP) na stronie isap.sejm.gov.pl oraz Dziennik Ustaw. Posiadanie najnowszej wersji aktu zapobiega błędom formalnym.

Co zmieniła nowelizacja z 2026 roku?

Nowelizacja z 4 grudnia 2025 r. (Dz.U. 2026 poz. 39), obowiązująca od 28 stycznia 2026 r., wprowadziła kilka zmian w funkcjonowaniu spółdzielni mieszkaniowych. Ich głównym celem jest uszczelnienie procedur decyzyjnych na walnych zgromadzeniach, usunięcie nadużyć przy reprezentacji członków oraz ułatwienie mieszkańcom dochodzenia praw przed sądem w przypadku bezczynności spółdzielni.

Poniżej opisujemy najważniejsze zmiany wprowadzone nowelizacją.

ustawodawca znacząco ograniczył krąg osób, które mogą zastępować członka na walnym zgromadzeniu. Pełnomocnikiem członka będącego osobą fizyczną może być wyłącznie:

do pełnomocnictwa udzielanego osobie bliskiej należy dołączyć oświadczenie o spełnianiu wymogów ustawowych złożone pod rygorem odpowiedzialności karnej (grzywny). Brak takiego oświadczenia skutkuje bezwzględną nieważnością pełnomocnictwa.

pełnomocnictwo (razem z ewentualnym oświadczeniem) musi zostać doręczone spółdzielni najpóźniej na 3 dni przed terminem walnego zgromadzenia (lub jego pierwszej części). Ponadto pełnomocnik nie może brać udziału w głosowaniu nad wyborem albo odwołaniem członków rady nadzorczej i zarządu spółdzielni.

nowelizacja doprecyzowała przepisy (art. 49 i 49¹) chroniące mieszkańców w sytuacjach, gdy spółdzielnia uchyla się od złożenia oświadczenia woli lub opóźnia procedury przeniesienia własności lokalu. W takich przypadkach członkowie mogą sprawniej i bezpośrednio dochodzić ustanowienia odrębnej własności na drodze sądowej.

Zadania i uprawnienia rady nadzorczej w spółdzielni

Rada nadzorcza sprawuje kontrolę i nadzór nad działalnością spółdzielni na podstawie art. 44 i 46 Prawa spółdzielczego oraz statutu.

Organem pełniącym kluczową rolę kontrolno-nadzorczą w strukturze podmiotu jest rada nadzorcza spółdzielni. Zgodnie z art. 44 Prawa spółdzielczego sprawuje ona ciągły nadzór i kontrolę nad działalnością, jaką prowadzi zarząd spółdzielni mieszkaniowej. W myśl art. 45 § 1 składa się ona z co najmniej 3 członków, a czas trwania ich kadencji precyzuje statut spółdzielni, z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z art. 8² ust. 4 u.s.m.

Wśród najważniejszych kompetencji rady (określonych w art. 46 § 1 Prawa spółdzielczego) znajduje się uchwalanie planów gospodarczych, badanie sprawozdań finansowych, okresowa ocena realizacji zadań gospodarczych oraz podejmowanie uchwał w sprawie nabycia i obciążenia nieruchomości.

Organ ten posiada szerokie uprawnienia kontrolne: może żądać od zarządu sprawozdań oraz wyjaśnień, ma pełen wgląd w księgi i dokumentację, a także prawo do bezpośredniego sprawdzania stanu majątku. Sprawny przepływ informacji między organami znacząco ułatwia profesjonalny zarządca nieruchomości, dostarczając rzetelne dane finansowo-operacyjne. Rada nie może jednak zastępować ani przejmować ustawowych kompetencji walnego zgromadzenia.

Jak przebiega walne zgromadzenie i podejmowanie uchwał?

Walne zgromadzenie to najwyższy organ spółdzielni; zarząd zwołuje je raz w roku, w ciągu 6 miesięcy po zakończeniu roku obrachunkowego.

Przebieg obrad oraz podejmowanie kluczowych decyzji opierają się na podwójnej podstawie prawnej – ogólnych przepisach Prawa spółdzielczego (art. 38–41) oraz regulacjach u.s.m. (art. 8³). To właśnie art. 8³ ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych wprowadza specyficzne rozwiązania dla tego sektora, m.in. dopuszczając możliwość podziału obrad na części, jeśli statut tak stanowi ze względu na dużą liczbę członków.

Określające zasady zwoływania walnego zgromadzenia SM przepisy (art. 39 § 1 Prawa spółdzielczego) nakładają na zarząd obowiązek zwołania obrad co najmniej raz w roku, w terminie 6 miesięcy po upływie roku obrachunkowego. Jako najwyższy organ, walne zgromadzenie członków spółdzielni posiada wyłączne kompetencje (art. 38 § 1 Prawa spółdzielczego), do których należą m.in.:

Skutki braku absolutorium dla zarządu spółdzielni

Nieudzielenie absolutorium umożliwia walnemu zgromadzeniu odwołanie członków zarządu, którym go nie udzielono (art. 49 § 4 Prawa spółdzielczego).

Absolutorium to formalne zatwierdzenie i ocena prawidłowości działań, jakie podejmował zarząd spółdzielni mieszkaniowej w minionym roku obrachunkowym, co stanowi uprawnienie wynikające z art. 38 § 1 pkt 2 Prawa spółdzielczego. Kiedy walne zgromadzenie członków spółdzielni odmawia zatwierdzenia sprawozdań i nie udziela poparcia, pojawiają się poważne konsekwencje prawne.

Zgodnie z art. 49 § 4 Prawa spółdzielczego, brak absolutorium otwiera walnemu zgromadzeniu drogę do odwołania tych członków zarządu, którym go odmówiono. Co ważne, dzieje się tak niezależnie od tego, który organ statutowo powołuje zarząd (w spółdzielniach często jest to rada nadzorcza). Warto podkreślić, że samo nieudzielenie absolutorium nie oznacza automatycznego usunięcia zarządu ze stanowiska – jest to uprawnienie decyzyjne walnego, które musi podjąć stosowną uchwałę personalną. Dodatkowo w takiej sytuacji, na mocy art. 41 § 1, walne zgromadzenie może podjąć uchwałę o odwołaniu nawet wtedy, gdy sprawa ta nie była szczegółowo ujęta w pierwotnym porządku obrad. Kontrola ta wiąże się bezpośrednio z oceną sprawozdań oraz rzetelności finansowej, w tym poprawności, jakimi rządzą się coroczne rozliczenia kosztów lokatorów.

Zasady rozliczania opłat i funduszu remontowego

 
Opłaty eksploatacyjne reguluje art. 4 u.s.m., a fundusz remontowy – art. 6 ust. 3 u.s.m.; to dwie odrębne kategorie rozliczane osobno.

Kwestie związane z utrzymaniem substancji mieszkaniowej opierają się na dwóch filarach finansowych, którymi są opłaty eksploatacyjne oraz odrębne środki przeznaczone na prace naprawcze. Kluczowy w tej materii jest art. 4 ustawy o SM (opłaty), który nakłada obowiązek uczestniczenia w pokrywaniu kosztów eksploatacji i utrzymania nieruchomości na członków spółdzielni, osoby niebędące członkami, którym przysługują spółdzielcze prawa do lokali, oraz właścicieli lokali niebędących członkami.

Z kolei przepisy dotyczące funduszu remontowego spółdzielni określa art. 6 ust. 3 u.s.m. Na jego mocy spółdzielnia ma ustawowy obowiązek tworzenia funduszu na remonty zasobów mieszkaniowych. Odpisy na ten fundusz obciążają koszty gospodarki zasobami mieszkaniowymi, a obowiązek ich wnoszenia dotyczy tych samych grup osób, co w przypadku opłat eksploatacyjnych.

Niezwykle istotnym aspektem jest to, jak prowadzić rozliczenia opłat w spółdzielni mieszkaniowej według ustawy – bieżąca eksploatacja oraz fundusz remontowy stanowią dwie całkowicie odrębne kategorie finansowe, co potwierdziło orzecznictwo Sądu Najwyższego w 2023 r. Wymaga to prowadzenia ścisłych rozliczeń, gdzie wyodrębniona ewidencja przychodów i kosztów nieruchomości gwarantuje pełną przejrzystość. Precyzyjne rozliczanie czynszów i opłat według tych zasad zapobiega błędom w alokacji środków, przy czym konkretne stawki za metr kwadratowy ustalane są indywidualnie w uchwałach władz spółdzielni.

Obowiązek ewidencji kosztów odrębnie dla każdej nieruchomości

Art. 4 ust. 4¹ u.s.m. zobowiązuje zarząd do prowadzenia odrębnie dla każdej nieruchomości ewidencji i rozliczenia przychodów, kosztów oraz funduszu remontowego.

Pytając o to, z czego wynikają obowiązki ewidencji kosztów dla każdej nieruchomości w spółdzielni, należy wskazać bezwzględnie obowiązujący przepis art. 4 ust. 4¹ u.s.m. Na jego mocy zarząd ma ustawowy obowiązek prowadzenia odrębnie dla każdego budynku bądź zespołu budynków:

Głównym celem tego rozwiązania jest pełna przejrzystość finansowa oraz umożliwienie mieszkańcom wglądu w realny przepływ środków w ramach ich konkretnej nieruchomości. Jak wskazał Trybunał Konstytucyjny w wyroku z 15 lipca 2009 r. (sygn. akt K 64/07), norma ta stanowi wymóg techniczno-ewidencyjny wyznaczający sposób prowadzenia ksiąg, a nie samą zasadę samowystarczalności finansowej.

Przy dużej liczbie zarządzanych budynków ręczne analityczne wydzielanie kosztów jest niezwykle czasochłonne i podatne na błędy. Odpowiedzią na ten wymóg jest ewidencja przychodów i kosztów nieruchomości realizowana cyfrowo. Zaawansowane rozwiązania, jakie oferują moduły programu Mieszczanin w wersji stacjonarnej oraz Chmura Mieszczanin, pozwalają automatycznie przypisywać faktury i wpłaty do właściwych kartotek.

Częste pytania i odpowiedzi:

Co zyskuje członek spółdzielni dzięki zapisom ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych?

Członek ma m.in. ustawowe prawo do dokumentacji spółdzielni (art. 8¹ u.s.m.) – odpisów statutu i regulaminów oraz kopii uchwał, protokołów, sprawozdań finansowych, faktur i umów. Zyskuje też przejrzyste rozliczenia (ewidencja odrębnie dla każdej nieruchomości, art. 4 ust. 4¹ u.s.m.) oraz wpływ na decyzje poprzez udział w walnym zgromadzeniu. Aby te ustawowe prawa nie były tylko teorią, portal e-kartoteka przenosi je w cyfrowy wymiar – dając mieszkańcom szybki, bezpieczny i stały wgląd w ich indywidualne salda oraz najważniejsze dokumenty spółdzielni.

Kiedy uchwała walnego zgromadzenia spółdzielni może zostać zaskarżona lub uznana za nieważną?

Uchwała sprzeczna z ustawą jest nieważna z mocy prawa (art. 42 § 2 Prawa spółdzielczego). Każdy członek spółdzielni lub zarząd może wystąpić do sądu z powództwem o stwierdzenie jej nieważności. Z kolei uchwałę sprzeczną ze statutem lub dobrymi obyczajami można zaskarżyć, wytaczając powództwo o jej uchylenie (art. 42 § 3 i 4 Prawa spółdzielczego). Standardowy termin na zaskarżenie uchwały walnego zgromadzenia wynosi 6 tygodni od dnia jego odbycia. W sytuacji, gdy członek spółdzielni był nieobecny na zebraniu z powodu wadliwego zwołania (np. braku prawidłowego zawiadomienia), termin ten wynosi 6 tygodni od momentu, w którym dowiedział się o podjęciu uchwały. Obowiązuje tu jednak sztywna granica czasowa – powództwa nie można wnieść później niż po upływie roku od dnia odbycia walnego zgromadzenia. Możliwą przyczyną podważania uchwał w sądzie mogą być m.in. błędy formalne wynikające z nieaktualnych danych – np. dopuszczenie do głosowania osób nieuprawnionych lub błędny podział na członków i właścicieli niebędących członkami. Precyzyjna i stale aktualizowana ewidencja zasobów oraz mieszkańców w systemie informatycznym pozwala bezbłędnie przygotować listy głosujących i uniknąć ryzyka uchylenia uchwały.

Dlaczego wprowadzane są nowelizacje ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych?

Prawo spółdzielcze wymaga stałych korekt, aby nadążyć za zmieniającą się rzeczywistością. Zmiany w przepisach wynikają przede wszystkim z konieczności dostosowania prawa do bieżących realiów – czego dobrym przykładem była modyfikacja procedur po doświadczeniach z okresu pandemii – a także ze wzrostu oczekiwań społecznych w zakresie transparentności rozliczeń czy ochrony praw mieszkańców. Często są też konsekwencją orzecznictwa sądów, które wymusza precyzyjniejsze zapisy. Dla spółdzielni każda nowelizacja oznacza konieczność szybkiej modyfikacji codziennych procedur. W takich warunkach kluczowe jest korzystanie z oprogramowania, takiego jak program dla spółdzielni mieszkaniowych Mieszczanin, które na bieżąco dostosowuje swoje funkcje do aktualnego stanu prawnego, dając zarządcy pewność, że działa zgodnie z przepisami.

Jakie są główne różnice między ustawą o spółdzielniach mieszkaniowych a ustawą o własności lokali?

Ustawa o spółdzielniach mieszkaniowych reguluje model zarządzania przez organy spółdzielcze (walne zgromadzenie, rada nadzorcza, zarząd), a ustawa o własności lokali – funkcjonowanie wspólnot mieszkaniowych i odrębnej własności lokali. Różnią się przede wszystkim strukturą decyzyjną i sposobem rozliczania części wspólnych. Program do zarządzania nieruchomościami Mieszczanin obsługuje oba modele, dostosowując rozliczenia do statusu prawnego nieruchomości.

Nasz wpis porusza następujące aspekty:

• Rzeczywista struktura budynku a wyzwania ewidencji w programach dla zarządców nieruchomości
• Współwłasność w częściach ułamkowych w przepisach prawa
• Ewidencja współwłaścicieli w programie Mieszczanin
• Naliczenia opłat dla współwłaścicieli w częściach ułamkowych
• Rozliczenia mediów w lokalu z wieloma współwłaścicielami
• Głosowanie nad uchwałami przy współwłasności

Rzeczywista struktura budynku a wyzwania ewidencji w programach dla zarządców nieruchomości

Podstawową zasadą prawidłowo prowadzonej ewidencji jest dokładne odwzorowanie stanu faktycznego. Jeśli z dokumentacji wynika, że budynek posiada dla przykładu 20 fizycznych lokali, to dokładnie taka sama liczba pozycji powinna widnieć w oprogramowaniu.

Podczas naszych analiz przedwdrożeniowych widzimy jednak, że niektóre narzędzia IT nie oferują funkcji dedykowanych współwłasności ułamkowej. W efekcie użytkownicy, chcąc dopasować wydruki zawiadomień czy podzielić opłaty, radzili sobie na własną rękę, stosując tzw. rozwiązania zastępcze:

Brak dedykowanych mechanizmów w oprogramowaniu nie tylko utrudnia utrzymanie przejrzystej bazy danych, ale także znacząco komplikuje i wydłuża ewentualny proces windykacyjny.

Współwłasność w częściach ułamkowych w przepisach prawa

Wymóg precyzyjnej ewidencji nie wynika jedynie z potrzeby zachowania porządku w dokumentacji, ale także bezpośrednio z obowiązujących przepisów prawa. Kodeks cywilny (art. 196) wyraźnie rozróżnia dwa typy współwłasności:

Z punktu widzenia zarządców nieruchomości kluczowe znaczenie miała jednak nowelizacja Ustawy o własności lokali, która jednoznacznie doprecyzowała i zrównała status prawny właścicieli oraz współwłaścicieli lokali w częściach ułamkowych:

Ewidencja współwłaścicieli w programie Mieszczanin

Aby zapewnić pełną zgodność z przepisami i właściwie oddać w oprogramowaniu strukturę budynku, program Mieszczanin pozwala na elastyczne podejście do ewidencji. Możesz sam zdecydować, która forma rozliczeń najlepiej odpowiada danej sytuacji prawnej i ustaleniom w konkretnej wspólnocie. Do wyboru masz dwa główne warianty ewidencji.

Wariant 1: powiązanie wielu osób z jednym kontem rozrachunkowym

Stosowane w sytuacji, gdy lokal jest przedmiotem współwłasności, ale zarządca lub sami właściciele decydują o prowadzeniu rozliczeń na jednym, wspólnym koncie księgowym.

Wariant 2: pełna obsługa współwłasności ułamkowej z odrębnymi kontami

To typowe rozwiązanie dla pełnej obsługi ułamkowej. Przydzielasz wielu właścicieli do jednego lokalu, prowadząc dla każdego z nich całkowicie niezależne rozrachunki.

Naliczenia opłat dla współwłaścicieli w częściach ułamkowych

Rozliczanie opłat w lokalu, który ma kilku niezależnych właścicieli i osobne konta księgowe, bywa dla działu finansowego sporym wyzwaniem. Program dla wspólnot mieszkaniowych Mieszczanin daje zarządcy wybór między dwoma prostymi podejściami:

W obu przypadkach każdy ze współwłaścicieli dostaje przejrzyste, spersonalizowane zawiadomienie zawierające wyłącznie jego część opłat.

Rozliczenia mediów w lokalu z wieloma współwłaścicielami

Równie precyzyjnie rozwiązana jest kwestia rozliczania mediów. W sytuacji, gdy w lokalu zainstalowany jest jeden licznik fizyczny (np. wodomierz czy ciepłomierz), bilansowanie zużycia następuje najpierw na poziomie samego lokalu. System określa całkowite zużycie z urządzenia pomiarowego, a w kolejnym kroku dokonuje podziału tej wartości pomiędzy poszczególnych współwłaścicieli.

Program do zarządzania nieruchomościami Mieszczanin zapewnia swobodę w doborze wagi podziału zużytego medium. Rozdzielenie może nastąpić proporcjonalnie do udziałów, według liczby osób przypisanych do poszczególnych podmiotów lub na podstawie innych, indywidualnych ustaleń. Mechanizm ten jest na tyle elastyczny, że pozwala na zastosowanie dowolnych proporcji – na przykład w sytuacji, gdy na podstawie ustaleń między dwoma współwłaścicielami 100% zużycia z danego licznika przypisuje się tylko jednemu z nich, ponieważ drugi nie korzysta w ogóle z lokalu.

Głosowanie nad uchwałami przy współwłasności

Poprawna ewidencja współwłaścicieli ma także spore znaczenie podczas podejmowania uchwał we wspólnocie mieszkaniowej. Oddanie głosu w nieprawidłowy sposób tworzy realne ryzyko zaskarżenia uchwały do sądu przez osoby trzecie. Oprogramowanie Mieszczanin automatyzuje procesy oddawania głosów w obu trybach przewidzianych przez Ustawę o własności lokali.

Przy głosowaniu według udziałów system automatycznie przelicza siłę głosu każdego współwłaściciela, mnożąc jego cząstkowy udział w lokalu przez udział tego lokalu w nieruchomości wspólnej. W efekcie każdy ze współwłaścicieli głosuje niezależnie, dysponując dokładnie taką siłą głosu, jaka przypada mu z mocy prawa.

Z kolei przy głosowaniu w trybie „1 właściciel = 1 głos”, zgodnie z art. 23 ust. 2b ustawy, na każdy lokal przypada tylko jeden głos. Aby z niego skorzystać, współwłaściciele mają obowiązek wyznaczyć pełnomocnika większością głosów liczoną według udziałów w lokalu. Program Mieszczanin umożliwia zarejestrowanie takiego pełnomocnictwa. Dodatkowo w trakcie głosowania system przypisuje do lokalu jeden głos i wskazuje uprawnionego pełnomocnika, eliminując szansę na popełnienie błędu w tym zakresie.

Jakie oprogramowanie wybrać do obsługi budownictwa społecznego?

Wybierając rozwiązania informatyczne, należy kierować się kompleksowością i doświadczeniem dostawcy. Idealny system powinna cechować modułowa struktura, która pozwala na dopasowanie narzędzi do aktualnego etapu rozwoju SIM lub TBS. Dodatkowo ważną kwestią jest gromadzenie danych w jednym, zintegrowanym oprogramowaniu. Umożliwia to korzystanie z tych samych informacji w różnych działach, a także brak konieczności przepisywania ich pomiędzy różnymi aplikacjami.

Kluczowe aspekty wyboru to:

Wersja stacjonarna (licencja bezterminowa, wieczysta) – stałość i pełna kontrola lokalna

Wersja stacjonarna oprogramowania opiera się na tradycyjnym modelu zakupu. W przypadku decyzji o wybraniu programu Mieszczanin oznacza to, że nabywasz bezterminowe prawo do korzystania z wybranej konfiguracji systemu (licencja wieczysta), który zostaje zainstalowany na Twoich lokalnych komputerach.

Jak wyliczana jest cena modelu stacjonarnego?

Koszt stacjonarnej licencji wieczystej (bezterminowej) ustalany jest na podstawie indywidualnej konfiguracji systemu. Wpływają na niego m.in.:

Zakup licencji jest jednorazowy. Do oferty dołączana jest zazwyczaj również sugerowana liczba godzin na wdrożenie i przeszkolenie zespołu.

Dostęp do danych przy ewentualnej rezygnacji

W przypadku licencji wieczystej, prawo do korzystania ze stacjonarnej wersji programu do zarządzania nieruchomościami Mieszczanin jest bezterminowe i dożywotnie. Nawet jeśli zdecydujesz się w przyszłości na rezygnację z aktualizacji, dostęp do wprowadzonych danych poprzez system pozostaje nieograniczony czasowo.

Dla kogo model z licencją bezterminową jest dobrym wyborem?

Wersja stacjonarna oprogramowania Mieszczanin z licencją wieczystą sprawdza się przede wszystkim w organizacjach, które:

Chmura Mieszczanin (model SaaS) – elastyczność i brak konieczności posiadania infrastruktury serwerowej

Wariant chmurowy programu Mieszczanin (SaaS, Software as a Service) przenosi ciężar utrzymania infrastruktury technicznej na dostawcę oprogramowania. Zamiast instalacji lokalnej, uzyskujesz dostęp do pełnej funkcjonalności systemu poprzez przeglądarkę internetową i zdalny pulpit, korzystając z bezpiecznego środowiska Data Center. Co ważne, Chmura Mieszczanin pracuje dla Ciebie niezależnie od tego, jaki system operacyjny masz na swoim komputerze.

Jak wyliczana jest cena modelu abonamentowego?

Rozliczenie w Chmurze opiera się na cyklicznym, comiesięcznym abonamencie. Cennik subskrypcyjny jest uproszczony i zależy od:

W tym modelu nie bierze się pod uwagę liczby budynków, a do rozpoczęcia pracy nie jest wymagany zakup licencji na własność ani inwestycje w infrastrukturę IT.

Dostęp do danych przy ewentualnej rezygnacji

Usługa w chmurze działa tak długo, jak opłacana jest subskrypcja. W sytuacji rezygnacji z usługi, zapewniamy możliwość bezpiecznego wyeksportowania wszystkich przechowywanych danych, po czym konto w chmurze zostaje wygaszone.

Dla kogo model abonamentowy jest dobrym rozwiązaniem?

Model abonamentowy w Chmurze Mieszczanin doskonale odpowiada na potrzeby:

Zestawienie porównawcze modeli rozliczeń

Aby ułatwić analizę obu wariantów, poniżej zestawiliśmy najważniejsze różnice pod kątem codziennej pracy i organizacji obszarów związanych z IT:

Podsumowanie: co wybrać?

Oba modele dostarczają ten sam bogaty wachlarz funkcjonalności do zarządzania nieruchomościami i komunikacji z mieszkańcami. Niezależnie od sposobu licencjonowania, system Mieszczanin pozostaje dokładnie taki sam. Różnica sprowadza się do sposobu organizacji pracy i struktury wydatków:

 
W naszym artykule omawiamy następujące raporty i zestawienia:

• Zawiadomienie o opłatach
• Kartoteka księgowa lokali właściciela / najemcy
• Wezwanie do zapłaty
• Zawiadomienie o rozliczeniu opłat za media
• Rejestr sprzedaży VAT
• Analiza kont kalkulacji wraz z dokumentami
• Statystyka lokali
• Rejestr osób

Zawiadomienie o opłatach

To jedno z najczęściej wykorzystywanych zestawień przez naszych klientów. Jego główną zaletą jest elastyczność i wygoda przygotowania. Jako zarządca możesz zdecydować, czy generujesz dokumenty dla jednej wspólnoty, wybranego budynku w spółdzielni, grupy nieruchomości, czy dla całego zarządzanego zasobu.

Dodatkowo program Mieszczanin pozwala na precyzyjne wyselekcjonowanie konkretnych właścicieli lub lokatorów. Jest to nieocenione na przykład w sytuacjach, gdy w trakcie miesiąca dochodzi do zmiany właściciela lokalu. Wskazujesz wtedy, że zawiadomienie ma trafić zarówno do poprzedniego, jak i nowego mieszkańca. Co ważne, program automatycznie przeliczy opłaty proporcjonalnie co do dnia – nie musisz robić tego ręcznie w arkuszu kalkulacyjnym.

Praca na zawiadomieniach opiera się o intuicyjny system szablonów. Samodzielnie określasz miesiąc, treść nagłówka, opis opłaty oraz komentarz czy stopkę. Wszystkie modyfikacje wykonujesz samodzielnie w programie, pod warunkiem posiadania odpowiednich uprawnień. Nie potrzebujesz asysty dostawcy systemu, aby na przykład stworzyć dedykowany, elegancki szablon wydruku dla nieruchomości o podwyższonym standardzie. Zawiadomienie możesz przygotować na swoim papierze firmowym, wraz z logotypem, pieczątką lub podpisem w formie faksymile. Jeśli część Twoich mieszkańców nadal opłaca rachunki na poczcie, możesz dołączyć tradycyjny blankiet wpłaty.

Jeśli istnieje osoba, która posiada w Twoich zasobach kilka mieszkań, program daje możliwość wydruku w dwóch wariantach:

 
Co ważne, program Mieszczanin pozwala „zaszyć” w zawiadomieniu dodatkowe, cenne informacje:

Kluczowym elementem ułatwiającym pracę jest funkcja „Drukuj więcej”. Dzięki niej z poziomu jednej czynności możesz połączyć tworzenie zawiadomienia o opłatach z innymi dokumentami – np. z kartoteką księgową lub rozliczeniem mediów. Program automatycznie pokolejkuje wydruki. Oznacza to, że z drukarki wychodzi komplet trzech dokumentów dla mieszkańca A, następnie komplet dla mieszkańca B, itd. Zarządca jedynie pakuje gotowe arkusze do kopert.

Wszystkie te dokumenty możesz jednym kliknięciem wysłać masowo na adresy e-mail mieszkańców lub bezpośrednio do e-kartoteki jako pliki PDF. Wysyłka mailowa odbywa się w tle – system wysyła wiadomości, a Ty możesz nieprzerwanie pracować w programie, np. sprawdzając saldo mieszkańca, który właśnie zadzwonił. Program sam rozpozna (na podstawie oznaczeń w kartotece kontaktu), kto preferuje e-mail, a dla kogo należy przygotować tradycyjny wydruk.

Dodatkowo system wyposażony jest w przycisk „Pomoc”, ukierunkowany na wyjaśnienie zaawansowanych funkcji zestawienia.

Kartoteka księgowa lokali właściciela / najemcy

Zawiadomienie o opłatach to dokument podstawowy, jednak część mieszkańców chce dokładnie wiedzieć, co dzieje się na ich kontach rozliczeniowych. Do tego służy kartoteka księgowa lokalu.

Dostęp do niej jest niezwykle prosty. Wchodząc w konkretny zasób, w zakładce stanów kont wybierasz konkretnego mieszkańca i prawym klawiszem myszy generujesz jego kartotekę. Dokument ten charakteryzuje się wyjątkową czytelnością. Zawiera:

Jeśli zarządzasz obiektem o skomplikowanej strukturze finansowej, możesz włączyć opcję prezentacji łącznej, wraz z podziałem na poszczególne konta (np. wyodrębniając fundusz remontowy).

Ogromnym ułatwieniem w codziennej pracy jest automatyczne archiwizowanie wysłanych dokumentów. Każda wysyłka kartoteki lub zawiadomienia drogą mailową tworzy w systemie tzw. notatkę. Zarządca, bez konieczności logowania się na zewnętrzny serwer pocztowy, widzi bezpośrednio pod profilem mieszkańca dokładną datę, godzinę, treść oraz załącznik wiadomości, która została do niego wysłana. To niezastąpione narzędzie w przypadku ewentualnych sporów.

Wezwanie do zapłaty

Skuteczna windykacja to fundament płynności finansowej każdej nieruchomości. Program Mieszczanin częściowo automatyzuje ten proces i ułatwia go na każdym etapie – od wykrycia dłużnika po twarde działania prawne.

Wygodny mechanizm pozwala na wyszukiwanie dłużników nie tylko w obrębie jednego zasobu, ale we wszystkich zarządzanych przez Ciebie nieruchomościach jednocześnie. Samodzielnie definiujesz kryteria odcięcia, na przykład:

Program generuje czytelną listę, na której obok siebie widzisz wymiar stałej opłaty miesięcznej oraz realną wartość zaległości. Przed wygenerowaniem oficjalnego pisma, system pozwala na przeprowadzenie tzw. miękkiej windykacji. Jednym kliknięciem możesz wysłać masowe wiadomości SMS do osób z listy dłużników. System automatycznie pobiera bieżące saldo bezpośrednio z modułu księgowości. Nie musisz niczego ręcznie przepisywać ani sprawdzać – mieszkaniec otrzymuje na telefon komórkowy w 100% aktualną informację o stanie zadłużenia.

Jeśli przypomnienie SMS nie poskutkuje, program umożliwia wygenerowanie oficjalnego wezwania do zapłaty (wraz z opcją doliczenia kosztów samego wezwania). Możesz swobodnie spersonalizować ten dokument:

Wezwanie w sposób bardzo szczegółowy i czytelny (część pozycji wyróżniono kolorem czerwonym) przedstawia mechanizm powstania długu. Pokazuje m.in. niepełne wpłaty, liczbę dni zwłoki, zastosowaną stopę procentową oraz naliczone odsetki przypisane do konkretnego dokumentu księgowego. Dokument można wysłać tradycyjnie, mailem lub bezpośrednio do e-kartoteki.

Wysyłając wezwanie, system odnotowuje ten fakt w kartotece dłużnika. Dzięki temu precyzyjnie kontrolujesz etap sprawy i nie ryzykujesz pracy na zawodnych arkuszach Excel, co przy setkach lokali bywa paraliżujące.

Zawiadomienie o rozliczeniu opłat za media

Rozliczenie mediów (wody, ciepła, gazu czy energii) bywa newralgicznym punktem na linii zarządca–mieszkaniec. Program Mieszczanin został zaprojektowany tak, aby bez problemu odzwierciedlić zapisy każdego, nawet najbardziej skomplikowanego regulaminu rozliczeń danego zasobu.

Nasz system nie opiera się na sztywnych, zamkniętych schematach. Zamiast zmuszać np. wspólnotę do dostosowywania regulaminu do ograniczeń oprogramowania, to program dopasowuje się do niej. Za pomocą zaawansowanych formuł system idealnie obsługuje specyficzne podziały niedoborów czy uchybów (np. rozliczanie różnic wskazań licznika głównego i liczników lokalowych według liczby osób, bądź proporcjonalnie do zużycia). Formuły te doskonale sprawdzają się również w trudnym logistycznie okresie deweloperskim. Co warte podkreślenia, nasz klient po odpowiednim przeszkoleniu wdrożeniowym może modyfikować te parametry samodzielnie.

Dodatkowo system Mieszczanin obsługuje lokale o skomplikowanej strukturze własnościowej. Program dzieli koszty i zużycie mediów zgodnie z udziałami poszczególnych współwłaścicieli. Nie musisz tworzyć sztucznych lokali, co jest uciążliwą praktyką w innych rozwiązaniach IT.

Oczywiście system Mieszczanin jest także zgodny z bieżącymi przepisami prawa; przykładowo, przy rozliczaniu centralnego ogrzewania system obsługuje zaawansowane parametry, takie jak współczynniki redukcyjne LAF (współczynniki wyrównawcze ze względu na położenie lokalu w bryle budynku). Ponadto prezentacja danych jest w pełni dostosowana do aktualnych rozporządzeń Ministerstwa Klimatu i Środowiska (MKiŚ).

Przed ostatecznym wygenerowaniem i wysłaniem zawiadomień do mieszkańców, zarządca ma dostęp do analizy zużycia mediów. Pozwala ona zestawić dane z węzła zbiorczego (całego budynku) z sumą zużycia w lokalach. Dzięki temu masz absolutną pewność, że wysyłasz bezbłędne dane.

Co niezwykle istotne w praktyce zarządcy: jeśli w wyniku błędnie podanego odczytu (np. przy tradycyjnym spisie ręcznym) musisz dokonać korekty, Mieszczanin nie zmusza Cię do ponownego przeliczania całego budynku. Możesz wygenerować korektę rozliczenia mediów wyłącznie dla tego jednego, konkretnego lokalu, zachowując nienaruszone dane u pozostałych sąsiadów.

Przeczytaj także: Rozliczanie mediów we wspólnocie mieszkaniowej

Rejestr sprzedaży VAT

To kluczowe zestawienie o charakterze stricte księgowym, stanowiące fundament weryfikacji podatkowej firmy zarządzającej lub nieruchomości (jeśli jest płatnikiem VAT). Jest to uporządkowany wykaz wszystkich dokumentów sprzedażowych podlegających opodatkowaniu.

W systemie Mieszczanin rejestr ten pełni trzy kluczowe funkcje:

Analiza kont kalkulacji wraz z dokumentami

To zaawansowane narzędzie analityczne, po które zarządcy i księgowi sięgają najczęściej podczas badania struktury przychodów oraz kosztów nieruchomości. Jego unikalność opiera się na dwóch autorskich rozwiązaniach systemu Mieszczanin:

W tradycyjnej księgowości, aby zderzyć ze sobą koszty i przychody, księgowy musi zestawić ze sobą dwa osobne konta. W naszym systemie wprowadziliśmy konta pozabilansowe ewidencji na nieruchomości. Działa to w prosty sposób: na jednym koncie, po stronie Wn (Winien) dekretowane są koszty, a po stronie Ma – przychody. Jeden rzut oka na konto pozwala ocenić wynik finansowy danego obszaru.

Zestawienie pozwala na analizę finansów w bardzo szerokim przekroju. Możesz badać sytuację na trzech poziomach szczegółowości:

Czasami konta analityczne bywają wielopoziomowe (np. poziom pierwszy definiuje nieruchomość, poziom drugi – rodzaj lokalu). Dlatego raport ten posiada unikalną funkcję wyliczania sum częściowych w oparciu o szablony kont. Nawet jeśli w planie kont nie istnieje fizyczne konto zbiorcze dla danej grupy, system potrafi dynamicznie zagregować te kwoty do poziomu wskazanego przez użytkownika.

Zestawienie to jest niezastąpione przy zamykaniu miesiąca, rozliczaniu kosztów rocznych oraz w sytuacjach poszukiwania konkretnej kwoty (na przykład, gdy nie znamy numeru dokumentu księgowego, z którego ona wynika).

Statystyka lokali

Jest to narzędzie funkcjonujące w ramach modułów Nieruchomości-Członkowie-Wkłady oraz SŁONie. Ten raport jest dedykowany do generowania zestawień zbiorczych o budynkach i lokalach w trzech obszarach:

Dane te mogą być filtrowane i prezentowane w dwóch kluczowych przekrojach strukturalnych:

Raport generuje dane na różnym poziomie szczegółowości – od ogólnego podsumowania nieruchomości, aż po szczegółową listę, gdzie każdy lokal jest wymieniony imiennie pod kątem lokatorów, wraz z przypisanym statusem prawnym. Statystyka ta stanowi kluczowe wsparcie podczas przygotowywania sprawozdań na walne zgromadzenia spółdzielni, na potrzeby badania lustracyjnego spółdzielni oraz przy wypełnianiu obowiązkowych sprawozdań dla GUS (Głównego Urzędu Statystycznego).

Rejestr osób

Ostatnie z kluczowych zestawień to narzędzie z modułu Nieruchomości-Członkowie-Wkłady, stworzone z myślą o specyfice działalności spółdzielni mieszkaniowych. Jego elastyczność pozwala na wszechstronne wykorzystanie weryfikacyjne:

Ten tekst porusza następujące kwestie:

• Kim jest „trudny mieszkaniec” i od czego zacząć?
• Aktywne słuchanie jako fundament trudnych rozmów
• Pisemna komunikacja z mieszkańcem – kiedy i jak ją stosować?
• Jak dokumentować trudne sytuacje, żeby się zabezpieczyć?
• Narzędzia IT, które zdejmują ciężar bezpośrednich interwencji
• Zebranie wspólnoty zmienia się w kłótnię – jak przejąć kontrolę?
• Jak ograniczyć bezpośredni kontakt z roszczeniowym mieszkańcem?
• Mieszkaniec kwestionuje naliczenia – jak szybko pokazać, skąd wzięła się kwota?
• Zaległości w opłatach i brak reakcji – jak zautomatyzować wysyłkę wezwań?

Kim jest „trudny mieszkaniec” i od czego zacząć?

Zanim przejdziemy do konkretnych porad, warto zatrzymać się na chwilę przy samym pojęciu. „Trudny mieszkaniec” to w praktyce zarządcy zbiorczy termin dla bardzo różnych sytuacji: właściciela lokalu we wspólnocie mieszkaniowej, który regularnie blokuje uchwały, lokatora w spółdzielni, który miesiącami zalega z opłatami i ignoruje wezwania, najemcy w zasobach TBS lub SIM, który zgłasza usterki kilka razy dziennie i nie jest zadowolony z żadnej odpowiedzi, albo osoby, która po prostu głośno wyraża frustrację wobec decyzji zarządu lub zarządcy. Każda z tych sytuacji wymaga nieco innego podejścia, ale wszystkie łączy jedno: silne emocje.

Zmiana perspektywy polega na tym, żeby zamiast myśleć „ten człowiek jest trudny”, spróbować odpowiedzieć na pytanie: „dlaczego ta osoba jest niezadowolona i czy mam na to realny wpływ?”. Często okazuje się, że za agresywnym tonem stoi uzasadniona frustracja – brak informacji o planowanych pracach remontowych, niezrozumiała pozycja na rozliczeniu, niepotwierdzona wpłata. To nie zmienia faktu, że pewne zachowania są nieakceptowalne i wymagają asertywnej reakcji. Zmienia jednak punkt wyjścia do rozmowy – a to przekłada się na jej wynik.

Warto jednak pamiętać, że komunikacja z trudnymi mieszkańcami rzadko sprowadza się do jednego magicznego zabiegu. To praca systemowa: dobre procedury, konsekwentna dokumentacja, przejrzyste rozliczenia i narzędzia, które ograniczają przestrzeń do nieporozumień. Zarządca, który ma dobrze poukładane wszystkie te elementy, nie eliminuje trudnych sytuacji – ale radzi sobie z nimi szybciej, z mniejszym stresem i z lepszą ochroną prawną.

Aktywne słuchanie jako fundament trudnych rozmów

Aktywne słuchanie to jedna z najskuteczniejszych technik rozładowywania napięcia w trudnych rozmowach. Polega na tym, żeby naprawdę zrozumieć, co i dlaczego druga strona chce zakomunikować. W praktyce oznacza to:

Dla zarządcy wspólnoty mieszkaniowej czy administratora w spółdzielni mieszkaniowej to podejście ma jeszcze jeden wymiar praktyczny. Właściciel lokalu, który czuje, że został wysłuchany, rzadziej eskaluje spór do poziomu formalnej skargi czy powództwa sądowego. Lokal jest dla niego często jednym z najważniejszych aktywów życiowych i emocjonalnie ważną przestrzenią.

Traktowanie jego obaw z należytą powagą – nawet jeśli ostatecznie odpowiedź jest odmowna – buduje zaufanie do zarządcy jako profesjonalisty i często kończy sprawę na etapie rozmowy, zanim stanie się problemem wymagającym interwencji prawnej.

Pisemna komunikacja z mieszkańcem – kiedy i jak ją stosować?

Rozmowa telefoniczna czy bezpośrednia jest wygodna i szybka, ale w trudnych sprawach bardzo często okazuje się niewystarczająca. Problem polega na tym, że po takiej rozmowie każda ze stron może mieć inne wspomnienie jej przebiegu, ustaleń i zobowiązań. Dlatego w sytuacjach spornych, a także w tych, które mogą przerodzić się w spór, pisemna forma komunikacji jest podstawą bezpieczeństwa zarządcy.

Pismo należy stosować zawsze wtedy, gdy:

Jak dokumentować trudne sytuacje, żeby się zabezpieczyć?

Dokumentacja trudnych sytuacji to temat, który wielu zarządców bagatelizuje – dopóki nie okazuje się, że opis sprawy lub zdjęcia są kluczowym dowodem w sporze sądowym lub postępowaniu przed organami nadzoru budowlanego. Zasada jest prosta: jeśli nie ma śladu w dokumentacji, zdarzenie dla celów dowodowych nie istnieje. Dotyczy to zarówno zgłoszeń usterek, jak i wezwań do zapłaty, zawiadomień o zebraniach, reklamacji, a nawet agresywnych rozmów telefonicznych.

Minimalna dokumentacja, jaką warto prowadzić w każdej trudnej sprawie, to: data i opis zdarzenia lub rozmowy, forma kontaktu (telefon, e-mail, osobiste spotkanie), treść ustaleń lub odpowiedzi udzielonej mieszkańcowi, informacja o tym, czy i kiedy zostało wysłane pismo lub wiadomość elektroniczna.

W programie Mieszczanin historia korespondencji, zgłoszeń i działań windykacyjnych jest rejestrowana w systemie, dzięki czemu w dowolnym momencie można odtworzyć chronologię wydarzeń dla konkretnego lokalu – bez przeszukiwania segregatorów i skrzynek mailowych. To szczególnie ważne przy zarządzaniu dużymi zasobami, gdzie prowadzenie papierowej historii każdej sprawy jest po prostu niemożliwe.

Narzędzia IT, które zdejmują ciężar bezpośrednich interwencji

Część konfliktów między zarządcą a mieszkańcem wynika nie ze złej woli którejś ze stron, ale z braku dostępu do informacji. Właściciel lokalu dzwoni, bo nie wie, kiedy odbędzie się zebranie. Lokator w spółdzielni przychodzi do biura, bo nie rozumie, dlaczego jego opłata eksploatacyjna wzrosła. Najemca w TBS wysyła agresywne e-maile, bo od tygodnia nie otrzymał odpowiedzi na zgłoszenie usterki. W każdym z tych przypadków problemem nie jest zły mieszkaniec – problemem jest luka informacyjna, którą da się zapełnić technologicznie.

Nowoczesne oprogramowanie do zarządzania nieruchomościami pozwala znacznie ograniczyć liczbę trudnych kontaktów poprzez proaktywne dostarczanie informacji. W systemie Mieszczanin zarządca ma możliwość wysyłania masowych powiadomień SMS lub e-mail do mieszkańców – np. o planowanych przerwach w dostawie mediów, terminach odczytów liczników czy datach zebrań.

Aplikacja e-kartoteka daje z kolei mieszkańcom bieżący dostęp do ich kartoteki finansowej, historii wpłat i dokumentów związanych z nieruchomością przez smartfon lub przeglądarkę, bez konieczności osobistego lub telefonicznego kontaktu z biurem zarządcy.

Zebranie wspólnoty zmienia się w kłótnię – jak przejąć kontrolę?

Zebranie właścicieli lokali we wspólnocie mieszkaniowej to jedna z najtrudniejszych sytuacji, z którymi mierzy się zarządca. Kilkanaście lub kilkadziesiąt osób, często z różnymi i sprzecznymi interesami, w jednym pomieszczeniu, przy agendzie, która niemal zawsze dotyka kwestii finansowych lub inwestycyjnych. Jeden głośny, zdecydowany właściciel może łatwo zdominować spotkanie i uniemożliwić merytoryczną dyskusję.

Kluczem do zachowania kontroli jest przygotowanie, nie improwizacja. Po pierwsze: wyślij porządek obrad z odpowiednim wyprzedzeniem, tak aby właściciele mogli zapoznać się z materiałami przed zebraniem – nie na sali, w biegu. Po drugie: trzymaj się agendy, grzecznie, ale konsekwentnie. Po trzecie: w przypadku głosowania nad uchwałami rozważ przeprowadzenie go przez e-kartotekę Mieszczanin – system automatycznie zbiera głosy, identyfikuje głosujących i sumuje wyniki, co eliminuje spory o to, „kto i jak głosował”. Transparentny proces głosowania znacząco obniża temperaturę po zebraniu, bo trudno kwestionować wynik, który jest widoczny dla wszystkich uczestników w czasie rzeczywistym.

Jak ograniczyć bezpośredni kontakt z roszczeniowym mieszkańcem?

Nie każda sprawa wymaga rozmowy twarzą w twarz ani nawet telefonicznej. Zarządca, który jest dostępny dla każdego mieszkańca o każdej porze i w każdej formie, szybko staje się zakładnikiem najbardziej wytrwałych skarżących. Tymczasem wiele spraw można skutecznie załatwić bez bezpośredniego kontaktu – i dla obu stron jest to korzystniejsze rozwiązanie.

Wdrożenie e-kartoteki Mieszczanin jako oficjalnego kanału kontaktu pozwala ustandaryzować komunikację: mieszkaniec zgłasza sprawę przez aplikację, zarządca odpowiada pisemnie, cała korespondencja zostaje zachowana w historii lokalu. Mieszkaniec ma dostęp do swoich naliczeń, historii wpłat, uchwał i ogłoszeń bez konieczności dzwonienia lub wizyty w biurze. Zgłoszenia usterek trafiają do systemu i można śledzić ich status. Dla zarządcy to nie tylko oszczędność czasu, ale też formalna ochrona – każda wiadomość i odpowiedź są datowane i przypisane do konkretnego lokalu.

Dodatkowo, w przypadku mieszkańców, którzy nie wyrazili zgodę na kontakt elektroniczny, program Mieszczanin pomaga w efektywnym przygotowaniu korespondencji drukowanej. System automatycznie sortuje dokumenty, układając je pod względem adresatów. Dzięki temu zaoszczędzasz czas i masz pewność, że nie dojdzie do pomyłki w grupowaniu poszczególnych kartek.

Mieszkaniec kwestionuje naliczenia – jak szybko pokazać, skąd wzięła się kwota?

Spory o naliczenia to najczęstszy powód trudnych rozmów między mieszkańcem a zarządcą. W efekcie nieporozumień ważne staje się pytanie: jak szybko i przejrzyście wyjaśnić mechanizm naliczenia?

Odpowiedź jest prosta: najszybciej i najskuteczniej zrobi to ten, kto ma wszystkie dane pod ręką i może je natychmiast pokazać. W programie Mieszczanin kartoteka lokalu zawiera historię wszystkich naliczeń, wpłat i korekt. Zarządca może w kilka sekund wyświetlić, kiedy i na jakiej podstawie zmieniono stawkę, jakie dokumenty podjęto w zarządzie lub na zebraniu właścicieli oraz jak wyliczono konkretną kwotę. Mieszkaniec, który widzi pełną, przejrzystą historię rozliczeń – czy to podczas rozmowy w biurze, czy samodzielnie w e-kartotece – ma znacznie mniejszą przestrzeń do kwestionowania naliczeń bez merytorycznego uzasadnienia. Aplikacja staje się więc narzędziem ochrony przed bezpodstawnymi roszczeniami.

Zaległości w opłatach i brak reakcji – jak zautomatyzować wysyłkę wezwań?

Zaległości w opłatach to problem dla zarządców. Ręczne śledzenie, kto i ile zalega, przygotowywanie pism, wysyłka – to praca, która pochłania godziny i jest podatna na błędy. Co gorsza, wezwanie wysłane zbyt późno lub niekonsekwentnie stosowana procedura windykacyjna osłabia pozycję prawną wspólnoty, spółdzielni mieszkaniowej, SIM lub TBS w ewentualnym postępowaniu sądowym.

W programie Mieszczanin moduł windykacyjny pozwala zautomatyzować ten proces. System identyfikuje lokale z zaległościami zgodnie z wybranymi przez użytkownika kryteriami, pozwala wygenerować listy dłużników i automatycznie przygotować wezwania do zapłaty stosownie do przyjętej procedury.

Konsekwentna, terminowa i udokumentowana ścieżka windykacyjna jest nie tylko sprawniejsza, ale też skuteczniejsza. Dłużnik, który regularnie otrzymuje kolejne informacje doskonale zdaje sobie sprawę, że zaległość nie zostanie zapomniana. Zarządca ma z kolei w systemie pełną historię działań windykacyjnych dla każdego lokalu, co w przypadku skierowania sprawy do sądu jest niezwykle pomocne.

Podsumowując, chcielibyśmy jeszcze raz podkreślić, że potencjalnie trudny mieszkaniec nie zawsze musi się takim okazać w praktyce. Zdarzają się oczywiście sytuacje, w których komunikacja jest utrudniona, jednak dzięki naszym powyższym wskazówkom sporej części problemów da się uniknąć lub rozwiązać je na wczesnym etapie. Odpowiednio wykorzystane rozwiązania IT potrafią wydajnie wspierać wymianę informacji, co ułatwia pracę zarządcy, a jednocześnie odpowiada na oczekiwania mieszkańców.

Problemy wynikające z pracy na zewnętrznych narzędziach

Przygotowanie korespondencji masowej przy użyciu edytorów tekstu lub arkuszy kalkulacyjnych generuje znaczne obciążenie dla administracji. Proces ten wymaga każdorazowego eksportu baz danych adresatów wiadomości, co przy dużej liczbie lokali zajmuje mnóstwo czasu i jest nieefektywne.

Konieczność ręcznego dopasowywania danych księgowych do poszczególnych pism sprawia, że praca staje się żmudna, a zasoby ludzkie, które mogłyby być wykorzystane do bieżącej obsługi nieruchomości, są marnowane na powtarzalne czynności biurowe.

Dodatkowo przy tradycyjnym modelu pracy często drukuje się dokumenty „typami” – osobno zawiadomienia, osobno rozliczenia, osobno kartoteki – a następnie ręcznie kompletuje je według odbiorców. To etap, który dzięki dobremu programowi może zostać zorganizowany inaczej.

Automatyzacja i oszczędność czasu

Zastosowanie programu Mieszczanin rewolucjonizuje sposób zarządzania informacją w relacji z mieszkańcami. Dokumenty, takie jak zawiadomienia o zmianie opłat czy rozliczenia mediów, są przygotowywane zbiorczo i udostępniane lokatorom w formie cyfrowej w e-kartotece w zaledwie kilka chwil. System natychmiastowo generuje informacje, co pozwala na błyskawiczną komunikację, skraca czas realizacji zadań i realnie obniża koszty druku oraz wysyłki.

Program umożliwia także wysyłkę SMS-ów i newsletterów. Przykładem praktycznego zastosowania takiej komunikacji jest wysyłka wiadomości do odpowiedniej grupy odbiorczej, np. mieszkańców konkretnej klatki schodowej, z informacją o planowanym remoncie windy lub do dłużników z tzw. miękką windykacją. System Łatwej Obsługi Nieruchomości pozwala wygenerować listę osób z zaległościami i wysłać krótką, neutralną wiadomość, np.: „Pana/Pani saldo na dzień … wynosi X.” Takie przypomnienie, wysłane jednym kliknięciem, często pozwala uregulować zaległości wynikające z niedopatrzenia, bez konieczności wszczynania formalnych działań windykacyjnych. To niewielki nakład pracy oraz przyjazna forma, dająca wymierny efekt finansowy na przykład dla wspólnoty mieszkaniowej.

Co kluczowe, technologia ta idzie o krok dalej w obszarze korespondencji i wyboru jej formy. Jeśli część mieszkańców preferuje otrzymywać dokumenty w formie mailowej, a część w formie papierowej, program Mieszczanin daje taką możliwość. Eliminuje archaiczny model druku masowego, w którym osobno generuje się np. stosy zawiadomień, a osobno rozliczenia dla wszystkich, niezależnie od tego, czy dokumenty zostały już dostarczone elektronicznie. Zamiast tego, dokumenty są automatycznie pakietowane pod konkretnego adresata i w pierwszej kolejności wysyłane mailowo. Następnie system daje wybór, czy chcemy drukować wszystko, czy tylko to, co nie zostało jeszcze wysłane. Oznacza to, że z drukarki wychodzi gotowy, spersonalizowany zestaw dokumentów dla danego mieszkańca, ułożony w idealnej kolejności do wysyłki tradycyjnej. Taka precyzja niemal do zera redukuje ryzyko pomyłek, buduje wizerunek nowoczesnego zarządcy w oczach mieszkańców i odciąża zespół w doręczeniach.

Bezpieczeństwo danych i minimalizacja ryzyka błędu

Ręczne przepisywanie danych osobowych i finansowych z programu do zewnętrznych formularzy to najkrótsza droga do popełnienia błędu, który może skutkować skargami lub problemami prawnymi. W programie Mieszczanin dane uzupełniają się automatycznie na podstawie szablonów, co gwarantuje 100% spójności między księgowością a wysłanym pismem.

Wyeliminowanie możliwości popełnienia błędu przy kopiowaniu kwot, numerów kont czy stanów liczników sprawia, że zarządca zyskuje pewność co do rzetelności wysyłanych informacji, podnosząc tym samym profesjonalizm swojej firmy.

Dodatkowo ograniczenie zbędnych wydruków zmniejsza ryzyko niekontrolowanego obiegu dokumentów zawierających dane osobowe. Drukowane są wyłącznie te dokumenty, które rzeczywiście muszą zostać doręczone w formie papierowej. Eliminujemy w ten sposób sytuacje, że część dokumentów, która została wcześniej dostarczona mailowo, zaraz po wydrukowaniu musi zostać ręcznie odseparowana i wrzucona do niszczarki.

Wysyłka w tle – praca bez przestojów

Jedną z kluczowych funkcji usprawniających codzienną pracę jest możliwość realizacji masowej wysyłki w tle. W przeciwieństwie do przestarzałych rozwiązań, które blokują interfejs programu do czasu zakończenia operacji, system Mieszczanin pozwala na dalsze korzystanie z modułów księgowych czy technicznych podczas trwania procesu wysyłki.

Pracownik nie musi czekać, aż tysiące wiadomości opuszczą serwer – może w tym samym czasie księgować wyciągi lub przyjmować zgłoszenia usterek, co zapewnia pełną ciągłość pracy i maksymalną wydajność biura.

Podsumowanie

Masowa wysyłka korespondencji w programie Mieszczanin to nie tylko kwestia wygody. To realne usprawnienie procesów, ograniczenie kosztów operacyjnych oraz zwiększenie bezpieczeństwa danych – elementy, które w dłuższej perspektywie budują profesjonalny wizerunek zarządcy i podnoszą jakość obsługi mieszkańców.

Nasz wpis porusza następujące aspekty:

• Od wersji stacjonarnej do pracy w chmurze – ewolucja narzędzi księgowych
• Chmura jako sposób na niższe koszty wejścia i brak barier technologicznych
• Elastyczność w zakresie form pracy: zdalnie i w biurze
• Dla kogo Chmura Mieszczanin, a dla kogo wersja stacjonarna? Rekomendacja eksperta

Od wersji stacjonarnej do pracy w chmurze – ewolucja narzędzi księgowych

– Kiedy zaczęła Pani pracować z wykorzystaniem programu Mieszczanin?

Znam go od wersji 8, czyli od 2009 roku. To już blisko 20 lat!

– Proszę opowiedzieć coś o początkach pracy na tym systemie, jak to się zaczęło? Dlaczego Pani ówczesny pracodawca postawił właśnie na to rozwiązanie?

Pracowałam wtedy w firmie zarządzającej jedną z największych nieruchomości we Wrocławiu. Wykorzystywane przez nas oprogramowanie innego producenta nie potrafiło sprostać wymogom tak dużego zasobu. Przy 200-300 lokalach prostsze programy przestają wystarczać.

Chmura jako sposób na niższe koszty wejścia i brak barier technologicznych

– Obecnie korzysta Pani z Chmury Mieszczanin. Czy jest Pani z niej zadowolona?

Jestem bardzo zadowolona. Długo czekałam na takie rozwiązanie. Zależało mi na tym, żeby móc pracować z każdego miejsca, a także z dowolnego komputera.

– Kiedy i dlaczego zdecydowała się Pani na Chmurę Mieszczanin?

Zdecydowałam się na Chmurę Mieszczanin, gdy potrzebowałam licencji dla swojej spółki. Nie obsługiwałam jeszcze wielu klientów, ale musiałam już posiadać oprogramowanie.

Chmura Mieszczanin pozwoliła mi na wejście w system bez konieczności szybkiego inwestowania we własną infrastrukturę informatyczną. Dodatkowo nie musiałam zatrudniać na etacie informatyka, a także byłam spokojna o bezpieczeństwo danych.

– W jaki sposób podjęła Pani decyzję o wyborze rozwiązania chmurowego i jak wpłynęła ona na koszty zakupu?

Przed decyzją o zakupie analizowaliśmy wydatki, które musielibyśmy ponieść między innymi na własny serwer, niezbędny do posiadania wersji stacjonarnej programu Mieszczanin – jego zakup, ale także długofalowe utrzymanie. Ostatecznie zdecydowaliśmy się na Chmurę, ponieważ pozwoliła nam uniknąć wysokich kosztów początkowych.

– Jakie widzi Pani jeszcze zalety rozwiązań IT w chmurze, poza kwestią niższego progu wejścia?

Przede wszystkim nie trzeba martwić się, że – jeśli zawiedzie jeden konkretny komputer, na którym jest zainstalowany system – nie będę już mogła pracować. W tej chwili wiem, że mogę uruchomić przeglądarkę na dowolnym urządzeniu i bez przeszkód kontynuować wykonywanie zadań dla moich klientów.

Oprócz Chmury Mieszczanin zaczęliśmy także korzystać z platformy Microsoft 365, co pozwala nam także przechowywać ważne dokumenty w chmurze. W efekcie z każdego komputera z dostępem do Internetu mogę zalogować się zarówno do systemu, jak i mam dostęp do istotnych informacji.

– Czy Chmura Mieszczanin sprawdziła się także u Pani klientów?

Zdecydowanie tak. Klienci, którzy jeszcze nie mieli systemu lub chcieli zmienić dotychczas posiadane oprogramowanie, byli przeze mnie zachęcani do skorzystania właśnie z tego rozwiązania. Chmura Mieszczanin ułatwia przede wszystkim regulowanie kwestii zdalnych dostępów do systemu.

– A czy wprowadzenie rozwiązania chmurowego wpłynęło w jakiś sposób na komunikację z Pani klientami lub oznaczało konieczność wprowadzenia ich na nowo w jakieś procesy?

W tym zakresie nic się nie zmieniło, bo system wygląda i funkcjonuje dokładnie tak, jak wcześniej. W związku z tym nic nie wymagało modyfikowania, pracujemy jak do tej pory.

– Jak długo trwała implementacja rozwiązania chmurowego w Pani firmie i u Pani klientów?

Ze względu na to, że doskonale znałam już system Mieszczanin w wersji stacjonarnej, uruchomienie Chmury w mojej spółce pod względem technicznym było kwestią tylko kilku dni.

Szybkość rozpoczęcia pracy zależy od tego, czy ktoś pracował już z programem i posiada wiedzę, czy też potrzebuje pełnego wsparcia – konfiguracji, migracji, szkoleń. Z pewnością jednak wdrożenie Chmury u moich klientów przebiega szybciej w tym sensie, że nie ma potrzeby kupowania pełnej infrastruktury informatycznej, a także instalowania programu na poszczególnych komputerach czy dbania o VPN.

Firmy nie muszą także tracić czasu na szukanie informatyka, który będzie potrafił obsłużyć funkcjonowanie programu w biurze już po wdrożeniu. Pod względem organizacyjnym jest to ewidentna korzyść.

Elastyczność w zakresie form pracy: zdalnie i w biurze

– Jak jest zorganizowana praca w Pani biurze? Pracujecie zdalnie?

Co do zasady, nasz zespół codziennie spotyka się w biurze. Zdarza się jednak, że pracujemy zdalnie w razie potrzeby.

– Jak możliwość pracy z dowolnego miejsca i urządzenia z wykorzystaniem Chmury Mieszczanin wpływa na organizację pracy zdalnej w Pani firmie?

Widzę korzyści przede wszystkim w tym aspekcie, że nie trzeba już być związanym z konkretnym urządzeniem, na którym byłby zainstalowany VPN czy pulpit zdalny. W razie, gdyby jakiś komputer uległ awarii czy się rozładował, a ja zapomniałabym ładowarki, mogę go zastąpić dowolnym innym urządzeniem z dostępem do Internetu. Jeśli mój pracownik nie planował pracy zdalnej, ale nagle jej potrzebuje – także może spontanicznie zostać w domu i pracować wyjątkowo ze swojego komputera.

Należy również pamiętać, że Chmura Mieszczanin ogranicza szansę na usunięcie plików z bazy przez niepowołaną osobę, co zwiększa bezpieczeństwo danych i pracy z wykorzystaniem tego systemu. Wcześniej coś takiego nie było możliwe. Nie zwalnia to jednak nas z chociażby podstawowej ochrony urządzenia, na którym pracujemy.

Prostsza jest także wymiana firmowych komputerów na urządzenia nowszej generacji w razie potrzeby, ponieważ program nie jest już instalowany na dysku. Nie potrzebuję już przechodzić odrębnej konfiguracji systemu, wystarczy tylko przeglądarka z dostępem do Internetu.
Dowiedz się więcej: Praca zdalna w zarządzaniu nieruchomościami. Jak Chmura Mieszczanin zmienia zasady gry?

Dla kogo Chmura Mieszczanin, a dla kogo wersja stacjonarna? Rekomendacja eksperta

– Gdyby spotkała Pani kogoś, kto wciąż waha się przed przejściem na rozwiązanie chmurowe, jakich argumentów użyłaby Pani, aby tę osobę zachęcić?

Tak jak wspominałam wcześniej, Chmura Mieszczanin wiąże się przede wszystkim z niższym progiem wejścia dla osób, które mają dopiero rozpoczynać pracę z wykorzystaniem programu Mieszczanin. Także w przypadku tych firm, gdzie jest duża rotacja księgowych, zapewne Chmura sprawdzi się dużo lepiej – w razie potrzeby można szybko nadać nowe dostępy czy korzystać z systemu na innym komputerze. Dodatkowo w mniejszych firmach nie trzeba zatrudniać wyspecjalizowanych służb informatycznych, które dbałyby o bezpieczeństwo, instalacje czy aktualizacje systemu.

Z kolei w przypadku większych firm, które posiadają już wewnętrzne działy informatyczne, a także zatrudniają wielu pracowników w stabilnym dziale księgowym, z pewnością rozważyłabym wersję stacjonarną.

– Dziękuję za rozmowę!

Praca zdalna w Polsce – warunki prawne

– Jakie przepisy prawne aktualnie regulują kwestię pracy zdalnej?

Aktualne zasady wykonywania pracy zdalnej opierają się na przepisach Kodeksu pracy, które kompleksowo uregulowały tę formę zatrudnienia w kwietniu 2023 roku. Praca zdalna może być wykonywana w modelu pełnym, hybrydowym lub okazjonalnym, czyli do 24 dni w roku kalendarzowym.

Warto pamiętać, że zgodnie z art. 67¹⁹ § 6 KP, pracodawcy co do zasady nie mogą odmówić pracy zdalnej między innymi osobom wychowującym dzieci do 4. roku życia czy pracownicom w ciąży, chyba że uniemożliwia to specyfika stanowiska – na przykład konieczność osobistego nadzoru nad usuwaniem awarii w zasobach lokalowych.

Założenia Chmury Mieszczanin i jej kluczowe zalety

– Jak dokładniej narodziła się idea Chmury Mieszczanin? Jakie potrzeby użytkowników systemu miała ona zrealizować?

Program Mieszczanin w swojej dotychczasowej formie to produkt, który sukcesywnie budujemy od blisko 40 lat. Nieustannie go rozwijamy i aktualizujemy, ale serce systemu pozostaje niezwykle stabilne; w końcu jest już sprawdzone przez ponad tysiąc podmiotów zarządzających nieruchomościami. To rozwiązanie, które kompleksowo odpowiada na potrzeby branży.

Wsłuchiwaliśmy się jednak w głosy obecnych oraz potencjalnych klientów. Szukaliśmy sposobu, aby nasz program – w niezmienionym zakresie funkcjonalnym – udostępnić podmiotom, które nie posiadają własnego zaplecza IT lub wewnętrznego działu informatycznego.

Dodatkowo, tak jak wspomniałem wcześniej, zależało nam na ułatwieniu kadrze zarządzającej i pracownikom pracy zdalnej, która – wbrew pewnym mitom – jest w tej branży jak najbardziej możliwa. Tak narodził się pomysł na Chmurę Mieszczanin.

– O jakich mitach mowa?

Spotykam się czasem z powątpiewaniem, czy tryb home office w tym sektorze w ogóle zda egzamin, szczególnie w działach księgowych wspólnot mieszkaniowych. Oczywiście rozumiem, że w każdej firmie istnieją kwestie, które sprawniej omawia się podczas bezpośredniego spotkania w biurze. Łatwiej jest też wtedy kontrolować bieżące działania. Niemniej jednak pandemia pokazała, że wiele procesów jesteśmy w stanie skutecznie realizować na odległość.

 
– Co zyskuje zarządca, przechodząc na pracę w Chmurze Mieszczanin?

Po pierwsze: bezpieczeństwo. Dane są przechowywane na profesjonalnych serwerach w Data Center. Posiadają one specjalistyczne zabezpieczenia i podlegają regularnemu tworzeniu kopii zapasowych. Zapewniamy więc poufność, nienaruszalność i stabilność systemu. Nikt niepowołany nie usunie tych zasobów, a my pozostajemy w pełnej zgodzie z RODO oraz innymi kluczowymi przepisami.

Kolejny aspekt to finanse. Dzięki dużej skali naszej działalności, Chmura jest tańsza na start. Klient nie musi inwestować we własny sprzęt serwerowy, a dostarczana przez nas technologia jest najwyższej klasy. Zbędne staje się również zatrudnianie informatyka na etat do opieki nad infrastrukturą czy aktualizacji systemu. Chmura Mieszczanin bazuje na opłacie abonamentowej, co pozwala rozłożyć koszty w czasie zamiast dokonywania dużej inwestycji początkowej.

Warto dodać, że osoby, które wcześniej znały nasz system, przejdą do Chmury bezproblemowo. Pod względem funkcjonalnym oprogramowanie pozostaje identyczne. Zmieniają się jedynie kwestie techniczne – dostęp odbywa się online przez przeglądarkę do dotychczasowej wersji Mieszczanina poprzez pulpit zdalny.

 
– Czy oprócz komputerów, pracownicy mogą wykorzystywać w terenie także tablety?

Chmura Mieszczanin została zaprojektowana przede wszystkim z myślą o osobach korzystających z laptopów i komputerów stacjonarnych, co jest kluczowe np. w działach księgowych. Jednak jako rozwiązanie przeglądarkowe, może być także używana na tabletach, co może przydać się na przykład pracownikom działów technicznych.

– Czy w korzystaniu z Chmury są jakieś ograniczenia pod kątem typu działalności zarządcy?

Nie. Wspólnoty, spółdzielnie mieszkaniowe, SIM, TBS, a także zasoby gminne i państwowe – każdy może korzystać z Chmury. Nasza oferta skierowana jest do podmiotów opiekujących się zasobami od 450 lokali, ale nie ograniczamy żadnej formy zarządzania nieruchomościami.
 

Bezpieczeństwo danych i stabilność pracy w Chmurze

– Czy praca zdalna z Chmurą Mieszczanin jest tak samo szybka jak na modułach stacjonarnych?

Wszystko zależy od prędkości łącza internetowego. Chmura jest ulokowana w polskim Data Center, które gwarantuje możliwie najwyższą dostępność systemu. W przypadku osób, które wcześniej korzystały z pulpitu zdalnego na własnym serwerze, praca może być teraz nawet szybsza ze względu na doskonałe parametry naszej nowej infrastruktury.

– Wiele osób obawia się o bezpieczeństwo danych poza fizycznym serwerem w biurze. Jakie zabezpieczenia oferuje Chmura Mieszczanin? Jak ułatwia spełnienie rygorystycznych wymogów ochrony danych osobowych w trybie pracy zdalnej?

Jak wspomniałem, dane spoczywają w profesjonalnym ośrodku Data Center. Nasze serwery wyróżnia system autonaprawy (HA – High Availability). Oznacza to, że jeśli jeden element zawiedzie, inny natychmiast przejmuje jego funkcje. Jednostki są odizolowane, co dodatkowo podnosi poziom ochrony.

Chmura ułatwia zachowanie standardów RODO, między innymi poprzez bieżące aktualizacje oprogramowania. Ten obowiązek spoczywa na nas, więc zarządca nie musi już o tym pamiętać. Stosujemy też stały „parasol ochronny” w postaci programów antywirusowych i innych zabezpieczeń technicznych. To my bierzemy na siebie odpowiedzialność za bezpieczeństwo i dbamy o najlepsze dostępne mechanizmy.

Dowiedz się więcej: RODO dla zarządców nieruchomości – jak spełnić wymogi przepisów o ochronie danych osobowych?

Dodatkową barierę stanowi dwuskładnikowe uwierzytelnianie (2FA). Wymaga ono dwóch form weryfikacji tożsamości. Nawet jeśli login i hasło zostałyby wykradzione, kolejna metoda zapobiega nieautoryzowanemu wglądowi w dane lub ich usunięciu. To standard znany z innych aplikacji, który my również wdrażamy.

– A co z bezpieczeństwem sieci Wi-Fi? Czy Chmura posiada wbudowane mechanizmy, które chronią dane, nawet gdy pracownik nie łączy się przez zaufane Wi-Fi?

Certyfikat SSL zapewnia pełne szyfrowanie danych przesyłanych między przeglądarką a serwerem. W połączeniu ze wspomnianym 2FA oznacza to, że nawet korzystanie z otwartej sieci nie obniża poziomu bezpieczeństwa przesyłanych informacji.

– Czy klienci, którzy już korzystają z Chmury, wskazują na jakieś konkretne ułatwienia, o których wcześniej nie myśleli?

Ogromnym plusem jest brak konieczności przypisywania licencji do konkretnego komputera. Pracownicy mogą zmieniać urządzenia w zależności od miejsca pobytu lub sytuacji losowych, takich jak nagłe załamanie pogody wymuszające pracę z domu.

Znika również konieczność zabierania dokumentacji papierowej do domu w razie nieplanowanej pracy zdalnej. Wszystkie zasoby są dostępne w systemie – możemy błyskawicznie przekazać dokumentację wykonawcy usterki czy zdalnie zaksięgować fakturę.

Dodatkowo, nawet jeśli komputer służbowy ulegnie awarii, wystarczy dowolne inne urządzenie z przeglądarką, by natychmiast i bez przestojów kontynuować pracę. Wymiana firmowych laptopów staje się więc dużo prostsza i mniej stresująca.

– Dziękuję za rozmowę!
 

Przeciążenie zarządcy i jego pracowników – wpływ na śledzenie zmian w prawie

Okresy rozliczeń, podsumowań, zebrań, remontów czy napraw usterek – wszystkie te obowiązki szczelnie wypełniają kalendarz zarządcy oraz personelu, nie pozostawiając przestrzeni na wnikliwą analizę przepisów.

Działem, w którym jest to szczególnie odczuwalne, jest księgowość. Większość księgowych w firmach zarządzających pracuje pod dużą presją czasu, gdzie priorytetem są terminy i sprawozdawczość. W takim układzie brakuje miejsca na codzienną, wnikliwą lekturę komunikatów legislacyjnych czy badanie skutków nowych podatków. Rodzi to ryzyko przeoczenia kluczowych terminów lub błędnej interpretacji wytycznych.

Wiedza dotycząca zmian w przepisach prawa, którą gromadzą nasi eksperci, znajduje bezpośrednie przełożenie na oprogramowanie. Modyfikacje wprowadzamy na bieżąco bezpośrednio w systemie, jakim jest program Mieszczanin. Korzystając z najnowszej wersji naszego rozwiązania masz pewność, że jest on zawsze dostosowany do aktualnego stanu prawnego.

Jeśli zaś potrzebujesz wolnej chwili, by samodzielnie zaznajomić się z nowościami legislacyjnymi, z pomocą przychodzą liczne automatyzacje, które oferuje nasz system. Dzięki nim żmudne zadania wykonują się same, a Ty zyskujesz czas na inne priorytety.

Przeczytaj więcej: Automatyzacja pracy zarządcy i jego pracowników, Automatyzacja sprawozdań i rozliczeń dla wspólnot oraz Jak dobrać program księgowy wspierający automatyzację rozliczeń?

Cykliczne, merytoryczne szkolenia i webinary

Eksperci firmy Mieszczanin na bieżąco analizują przeobrażenia w prawie i na ich podstawie przygotowują regularne szkolenia dla naszych klientów. Najczęściej łączymy w nich wykład merytoryczny z praktycznym pokazem funkcji w programie.

Uczestnicy dowiadują się nie tylko, co zmieniło się w ustawie, ale przede wszystkim, jakie konkretne narzędzia wdrożyliśmy w oprogramowaniu, aby ułatwić obsługę tych zmian. Spotkania odbywają się zazwyczaj w formie zdalnej, jednak regularnie inicjujemy także wydarzenia stacjonarne.

Bieżące informacje o planowanych szkoleniach znajdują się w Strefie Klienta.

Dostęp do wiedzy w formacie wideo

Każde szkolenie online jest rejestrowane. Uczestnicy otrzymują na określony czas nagranie, które mogą odtworzyć w dogodnym dla siebie momencie – to idealne rozwiązanie, by przypomnieć sobie specyficzne zagadnienie podczas pracy nad konkretnym zestawieniem czy z użyciem wybranej funkcji.

Co ważne, z tej bazy wiedzy mogą skorzystać również osoby, które nie mogły wziąć udziału w spotkaniu na żywo. Możliwość zakupu dostępu do nagrań pozwala nowym pracownikom szybko nadrobić zaległości i sprawnie wdrożyć się w aktualne procedury.

System wsparcia użytkownika programu Mieszczanin

Wiedza o nowych regulacjach jest u nas dostępna w wielu formach. Prowadzimy merytoryczny blog oraz wysyłamy co miesiąc bezpłatny newsletter z najważniejszymi alertami. Jesteśmy także aktywni na portalu LinkedIn, gdzie publikujemy komunikaty o nowościach w systemie.

Jeśli nie otrzymujesz jeszcze naszego newslettera, kliknij tutaj i zapisz się!

Dodatkowo program do zarządzania nieruchomościami Mieszczanin – zarówno w modułach stacjonarnych, jak i online – posiada stale aktualizowane Systemy Pomocy. Opisujemy tam nowe funkcjonalności oraz sugerujemy, jak dostosować dotychczasowy sposób pracy do zmieniających się wymogów prawnych.

Kolejnym z usprawnień są także dokumenty „Co nowego?” zamieszczane w Strefie Klienta, które opisują zmiany wprowadzane przez nas do systemu w ramach aktualizacji.