5 najczęstszych błędów w przygotowaniu do wdrożenia

Wdrożenie oprogramowania do zarządzania to spore wyzwanie dla firmy zarządzającej nieruchomościami. Głównym powodem jest niewielkie doświadczenie pracowników (zarządców, księgowych, administratorów) w udziale w tego typu projektach. Często firma zarządzająca od wielu lat korzysta z uruchomionego dawno temu systemu i pracownicy mają swoje przyzwyczajenia. Każda zmiana w naturalny sposób może budzić u nich różne obawy lub wątpliwości. Z naszego doświadczenia wynika, że świadomość czym jest proces wdrożenia oraz dobre przygotowanie do niego to pierwsze kroki, by te wątpliwości rozwiać.

Specjalnie dla Ciebie zebraliśmy kluczowe zasady, które warto mieć na uwadze, aby wdrożenie nowego oprogramowania do zarządzania nieruchomościami nie zakończyło się porażką.

1. Brak jasno określonych celów zmiany lub cele określone w sposób, którego nie da się zmierzyć

Ważne jest, by na etapie przygotowania się do rozmów z dostawcami ustalić priorytety w zakresie oczekiwań związanych ze zmianą systemu. Oprogramowania dostępne na rynku są zróżnicowane pod kątem stopnia realizowania poszczególnych zadań. Narzędzie idealne nie istnieje, a dostawcy skupiają się na różnych elementach rozwijając je w większym lub mniejszym zakresie. Nie chodzi więc tylko o to czy dana funkcjonalność istnieje w systemie, a bardziej o to, czy jest realizowana ręcznie, półautomatycznie czy w pełni automatycznie. Na przykład naliczenia opłat dla lokali w niektórych systemach wymagają księgowania ręcznego, w innych automatyczne naliczenia trzeba przenosić półręcznie z modułu czynszowego do modułu księgowego, a jeszcze w innych całość łącznie z księgowaniem dzieje się jednym kliknięciem.

Bardzo istotna jest tutaj współpraca osób zarządzających firmą z kluczowymi pracownikami operacyjnymi tak, by ustalone przez osoby decyzyjne cele zostały już na tym wstępnym etapie omówione w szerszym gronie.

Natomiast na zakończenie wdrożenia należy zweryfikować, czy określone wcześniej cele udaje się teraz osiągać. Tylko wtedy będziemy w stanie ocenić czy wdrożenie zakończyło się sukcesem czy nie.

2. Pracownicy nie wiedzą jaki jest cel zmiany oprogramowania

Zdarza się, że kierownictwo od dłuższego czasu jest świadome, że potrzebne są zmiany, lecz nie przedstawia jasno tej informacji swoim pracownikom. W końcu dowiadują się oni, że będą pracować na nowym systemie, ale nikt nie wyjaśnia im dlaczego.

Trzeba pamiętać, że pracownikom trudno będzie zaakceptować fakt, że można osiągnąć potrzebne rezultaty w inny sposób niż dotychczas. Jeśli przez wiele lat pracownik wypełniał ten sam dokument papierowo, trudno będzie mu się przestawić na wypełnianie tego samego formularza na komputerze. Nowy system oznacza też sporo nauki i potrzebę zmiany wypracowanych przez lata metod codziennej pracy, co może być dla pracowników wyzwaniem. Dlatego tak trudno jest osiągnąć wspólne zrozumienie problemu, gdy powody zmiany oprogramowania nie są jasno przedstawione. W efekcie pracownicy nie angażują się we wprowadzanie zmian, a czasem nawet się im sprzeciwiają.

Wspólne spojrzenie pozwala wszystkim pracownikom na ocenę sytuacji z uwzględnieniem szerszej perspektywy. Dzięki niej pracownik może sobie uzmysłowić, jak jego praca wpływa na pracę kolegów i jak zmiana jego własnych przyzwyczajeń wpłynie na zmianę w całej firmie.

3. Brak koordynatora wdrożenia lub wyznaczenie koordynatora, który nie może podejmować decyzji

Częstym problemem jest tak zwany “malowany koordynator” czyli osoba, której zlecono zadanie zarządzania wdrożeniem po stronie Klienta, ale nie ma do tego faktycznych uprawnień lub dostała je tylko “na papierze”. Nie może więc realnie decydować o tym, co i kiedy pracownicy mają robić.

Najlepiej patrzeć na wdrożenie oprogramowania jak na projekt. Koordynator, który nie jest w stanie podejmować decyzji, w praktyce nie spełnia roli osoby zarządzającej projektem. Taka sytuacja powoduje ogromne problemy w komunikacji i w efekcie uniemożliwia sprawną realizację wdrożenia. Pracownicy zarządcy nieruchomości nie wiedzą do kogo wewnątrz swojej organizacji mają zgłaszać napotkane problemy, a pracownicy firmy odpowiedzialnej za wdrożenie nie wiedzą z kim konsultować potrzebne modyfikacje wstępnych założeń. Jeśli najprostsze ustalenia zabierają mnóstwo czasu, to nie ma szans, aby wdrożenie zakończyło się sukcesem.

Rozwiążesz tę kwestię, jeśli oficjalnie nadasz rolę koordynatora właściwemu pracownikowi i dasz mu uprawnienia do decydowania w projekcie.

Na pewno musi to być osoba przygotowana merytorycznie do tej roli, znająca przebieg obecnych procesów w firmie, a także potrafiąca je przeprojektować tak, aby skorzystać z udogodnień wprowadzony przez nowy system. Upewnij się, że Twój koordynator jest komunikatywny – wtedy pracownicy będą chętnie omawiać z nim problematyczne zagadnienia. Ważnym aspektem jest to, żeby była to osoba, która cieszy się w Twojej firmie autorytetem u współpracowników oraz ma realne możliwości wpływania ich działania i możliwość rozwiązywania ich problemów. Na koniec określ sposoby komunikacji koordynatora z pozostałymi osobami decyzyjnymi w firmie, by mógł w prosty sposób konsultować swoje decyzje.

4. Niewystarczająca kadra do przeprowadzenia zmiany

Jednym z poważnych błędów w przygotowaniu do wdrożenia jest podjęcie projektu mimo szczupłych zasobów kadrowych. Bywa, że z kluczowych zagadnień szkolona jest tylko jedna osoba. Jeśli ten pracownik nagle stanie się niedostępny (na przykład z powodu choroby lub zmiany pracy) cały proces wdrożenia oprogramowania może zostać zatrzymany.

Jeśli firma przydziela zbyt mało osób do wdrożenia kluczowych zagadnień w nowym systemie, osoby te mogą być przeciążone koniecznością łączenia dotychczasowych obowiązków z zajmowaniem się wieloma zadaniami związanymi z nauką nowego systemu.

Ponadto zdarza się, że firma zarządzająca nieruchomościami decyduje się zaangażować do pomocy pracowników spoza działów objętych wdrożeniem. Jest to dobre rozwiązanie, jeśli taka decyzja wynika z początkowych założeń. Gorzej jednak, jeśli ma to miejsce w trakcie procesu, a firma kieruje na szkolenia osoby, które początkowo nie miały w nich uczestniczyć. To spowalnia pracę i powoduje opóźnienia, bo przy wdrożeniu konsultanci muszą powtarzać niektóre czynności.

Kluczowe jest, aby firma odpowiednio zaplanowała działania i przydzieliła wystarczającą liczbę pracowników do projektu. W idealnych warunkach firma powinna przeszkolić cały zespół, aby równomiernie podzielić wiedzę i uniknąć przeciążenia pracowników.

Jeśli jednak na danym stanowisku musi być szkolona tylko jedna osoba, powinieneś zadbać o to, aby przekazana wiedza oraz podjęte ustalenia zostały zebrane i opisane w formie wewnętrznej instrukcji, która zostanie udostępniona ewentualnemu zastępcy.

5. Brak weryfikacji sprzętu i nieprzygotowana infrastruktura techniczna

Brak odpowiedniego sprzętu i infrastruktury technicznej może utrudnić skuteczne wdrożenie oprogramowania. Ważne jest, aby firma przygotowała serwer spełniający zalecane przez dostawcę wymagania dedykowane pod jego oprogramowanie, a każdy zespół lub dział dysponował przynajmniej jednym komputerem, który z nawiązką spełnia określone wymagania. To pozwoli na efektywną pracę i uchroni pracowników przed frustracją, że system jest nowy a działa wolniej niż poprzedni.

Dobrym pomysłem jest zlecenie wybranemu dostawcy przeprowadzenia audytu obecnej infrastruktury technicznej, ponieważ dzięki temu można mieć pewność, że podczas wdrożenia nie pojawią się przykre niespodzianki. Niektórzy dostawcy oferują taką możliwość i jeśli nie masz pewności co do stanu własnej infrastruktury, to warto z takiej oferty skorzystać.

Dodatkowo musisz zwrócić uwagę na dostępność wsparcia informatycznego dla swojej firmy. Możesz to zrobić poprzez zatrudnienie własnego informatyka, zlecenie tego wsparcia firmie dostarczającej oprogramowanie (jeśli ma taką usługę) lub zatrudnienie pomocy technicznej świadczonej przez zewnętrzną firmę. Brak szybkiej reakcji w przypadku awarii fizycznej komputera lub potrzeby wsparcia technicznego utrudnia proces wdrożenia.

Jeśli wsparcie techniczne świadczone jest przez zewnętrzną firmę, bardzo istotne jest określenie zasad komunikacji pomiędzy tą firmą a dostawcą oprogramowania w trakcie wdrożenia. Dodatkowo wybranie i ujednolicenie narzędzi do komunikacji pomoże unikać problemów z połączeniami i dostępami użytkowników. Ułatwi to współpracę między wszystkimi zaangażowanymi stronami i przyspieszy proces wdrożenia oprogramowania. Kluczową rolę tutaj pełni koordynator – żadne prace nie powinny być wykonywane bez jego wiedzy.

Jeszcze ważniejsze jest precyzyjne określenie obszarów odpowiedzialności, żeby firmy wzajemnie nie utrudniały sobie pracy.

Od problemów do rozwiązań

Wdrożenie oprogramowania to projekt wymagający dobrego przygotowania po obu stronach – zarówno dostawcy jak i firmy zarządzającej nieruchomościami.

Ten ostatni element wymaga rozmów wewnątrz firmy szykującej się do zmiany systemu. Założenie, że to konsultanci dostawcy wytłumaczą równie dobrze zakładane przez kierownictwo firmy cele wdrożenia, to prosta ścieżka do nieporozumień.

Podsumowując, kluczowe dla udanego wdrożenia oprogramowania jest solidne przygotowanie i zaangażowanie wszystkich zainteresowanych stron. Przekłada się to na sukces projektu i sprawia, że wprowadzone zasady skutecznie zmieniają funkcjonowanie organizacji.

Jeśli chcesz zobaczyć przykładowe wdrożenia, w których uniknęliśmy tych problemów, zobacz nasze case study.