Obsługa techniczna wspólnot mieszkaniowych, spółdzielni i SIM a c-KOB

Obsługa techniczna wspólnot mieszkaniowych, spółdzielni oraz SIM to kompleksowy proces zapewniający prawidłowe funkcjonowanie i bezpieczeństwo nieruchomości. W naszym wpisie wyjaśniamy, na czym polega profesjonalna opieka nad takimi obiektami, jakie usługi obejmuje, a także przedstawiamy obowiązki prawne związane z obsługą techniczną, w tym rolę elektronicznej książki obiektu budowlanego (c-KOB). Dowiesz się również, jak system Mieszczanin może ułatwić zarządzanie techniczne.

Nasz wpis porusza następujące aspekty:

• Czym jest obsługa techniczna wspólnot mieszkaniowych, spółdzielni i SIM?
• Zakres usług technicznych: co obejmuje profesjonalna opieka nad nieruchomościami wspólnoty, spółdzielni i SIM?
• Co to jest c-KOB?
• Obowiązki prawne wspólnoty mieszkaniowej, spółdzielni i SIM w zakresie obsługi technicznej
• Jak Mieszczanin wspiera obsługę techniczną wspólnot mieszkaniowych, spółdzielni i SIM?
• Kluczowe przeglądy techniczne w budynkach wspólnot mieszkaniowych, spółdzielni i SIM
• Remonty we wspólnocie mieszkaniowej i spółdzielni mieszkaniowej

Czym jest obsługa techniczna wspólnot mieszkaniowych, spółdzielni i SIM?

Obsługa techniczna nieruchomości to, najprościej mówiąc, dbałość o jej właściwy stan. Obejmuje ona regularne przeglądy i naprawy, szybką reakcję na awarie oraz planowanie remontów z odpowiednim wyprzedzeniem. Kluczowym celem utrzymania wysokiego poziomu stanu technicznego budynku jest przede wszystkim zapewnienie bezpieczeństwa jego mieszkańcom.

Dowiedz się więcej: Czym jest techniczna obsługa nieruchomości?

Zakres usług technicznych: co obejmuje profesjonalna opieka nad nieruchomościami wspólnoty, spółdzielni i SIM?

Zarządzanie nieruchomością obejmuje szereg obowiązków, w tym prowadzenie dokumentacji technicznej oraz Książki Obiektu Budowlanego. Ważnym elementem jest także planowanie i organizacja regularnych przeglądów technicznych budynku, obejmujących m.in. instalacje gazowe, kominowe czy elektryczne. Istotna jest również kontrola sprawności technicznej elementów konstrukcyjnych budynku (np. takich jak fundamenty, stropy, dach czy ściany), a także dokonać oceny ich stanu technicznego.

W ramach bieżącej eksploatacji konieczne jest zapewnienie stałej opieki serwisu technicznego (własnego, zewnętrznego lub hybrydowego), czyli gotowości do szybkiej reakcji w przypadku nagłej awarii. Do obowiązków zarządcy należy również organizowanie prac remontowych i budowlanych, a także gromadzenie na nie środków (np. w ramach funduszu remontowego wspólnoty mieszkaniowej lub spółdzielni), wyszukiwanie odpowiednich wykonawców, zlecanie im zadań, nadzorowanie realizacji powierzonych prac oraz odbiór ich wykonania. Całość działań kończą rozliczenia finansowe.

Co to jest c-KOB?

Skrót c-KOB oznacza Cyfrową Książkę Obiektu Budowlanego. Jest to rządowa aplikacja do prowadzenia książki obiektu budowlanego online. Umożliwia wprowadzanie informacji o okresowych kontrolach, ekspertyzach oraz badaniach technicznych. Przypomina również o zbliżającym się terminie przeglądu wymaganego prawem.

Wpisów w cyfrowej książce obiektu budowlanego dokonują: właściciel lub zarządca (lub osoba działająca w ich imieniu), osoba upoważniona przez właściciela/zarządcę do prowadzenia książki, a także osoba przeprowadzająca kontrolę.

Od kiedy obowiązuje c-KOB?

Do końca grudnia 2022 roku książki budowlane były wyłącznie papierowe. Od 1 stycznia 2023 roku można prowadzić książkę w postaci elektronicznej w systemie c-KOB. Od 1 stycznia 2024 roku każdy nowy obiekt budowlany oddawany do użytkowania (z drobnymi wyjątkami) musi mieć założoną elektroniczną książkę obiektu budowlanego Do 31 grudnia 2026 roku właściciele lub zarządcy wszystkich budynków, budowli oraz obiektów małej architektury będą zobowiązani do założenia książki obiektu budowlanego w systemie c-KOB.

Jakie informacje znajdują się w książce obiektu budowlanego?

W książce obiektu budowlanego zamieszcza się podstawowe informacje dotyczące rodzaju i funkcji obiektu, plan sytuacyjny, dane właściciela lub zarządcy obiektu bądź osób działających w ich imieniu, a także dane osoby fizycznej upoważnionej do prowadzenia książki. Ponadto dokument zawiera szczegółowe informacje o przeprowadzonych kontrolach, ekspertyzach i opiniach technicznych, przeglądach technicznych, konserwacjach i naprawach urządzeń przeciwpożarowych, robotach budowlanych wykonywanych po oddaniu obiektu do użytkowania, a także o zaistniałych katastrofach budowlanych oraz decyzjach, postanowieniach, zaświadczeniach i innych dokumentach wydanych przez organy administracji publicznej.

Obowiązki prawne wspólnoty mieszkaniowej, spółdzielni i SIM w zakresie obsługi technicznej

Artykuł 61 Prawa budowlanego określa obowiązki właściciela lub zarządcy w zakresie utrzymywaniu i użytkowania obiektu budowlanego. Aby utrzymywać i użytkować obiekt w bezpieczny sposób, należy stale monitorować jego stan techniczny i przeprowadzać cykliczne przeglądy (szczególnie tych elementów budynku, które są narażone na silną ekspozycję na działalność człowieka oraz siły natury, takie jak wiatr, opady, wstrząsy). Przykładowo, dla budynków poniżej 2000m2 przynajmniej raz w roku należy dokonać przeglądu instalacji gazowej, natomiast minimum raz na 5 lat – przeglądu budowlanego i przeglądu instalacji elektrycznej.

Jak Mieszczanin wspiera obsługę techniczną wspólnot mieszkaniowych, spółdzielni i SIM?

Program Mieszczanin umożliwia kompleksowe prowadzenie pełnej obsługi technicznej wspólnot mieszkaniowych, spółdzielni mieszkaniowych, SIM oraz innych form prawnych nieruchomości wielorodzinnych.

Ogromną zaletą jest opcja stworzenia w systemie Mieszczanin całościowej ewidencji wszystkich urządzeń i instalacji, wraz z ich dokumentacją, w podziale na konkretne, pojedyncze budynki. Współcześni zarządcy spotykają się w swojej pracy z coraz większą liczbą elementów i urządzeń, które podlegają konserwacji i bieżącym naprawom, takimi jak klimatyzatory, fotowoltaika czy pompy ciepła. Sprawny system IT pomaga w przeprowadzaniu inwentaryzacji oraz monitorowaniu stanu technicznego posiadanych zasobów.

Kolejnym z argumentów przemawiających za tym, że warto wykorzystywać program Mieszczanin w pracy działu technicznego, jest możliwość zdalnego uzupełniania informacji z poziomu telefonu komórkowego bądź tabletu. Pracownicy techniczni nie muszą już wracać do biura, by dodać zdjęcie czy wpis; mogą to zrobić będąc bezpośrednio w danej nieruchomości.

Ze względu na fakt, iż wydawca aplikacji c-KOB nie udostępnił publicznie swojego API, program Mieszczanin nie może być bezpośrednio z nią zintegrowany. Jednak informacje gromadzone w czytelny i przystępny sposób w module e-Mieszczanin mogą być wykorzystywane do uzupełniania danych w c-KOB, zarówno poprzez wpisy tekstowe, jak i załączniki umieszczane na tablicach.

Dodatkowo, do c-KOB trafiają jedynie oficjalne dane przeznaczone do wglądu organów nadzoru budowlanego, innych organów lub służb uprawnionych do kontroli przestrzegania przepisów w zakresie utrzymania obiektów budowlanych / do prowadzenia działań ratowniczych. Tymczasem informacje zbieranie w e-Mieszczaninie są przeznaczone do prowadzenia wewnętrznych działań w firmie, nie są nadzorowane przez żaden zewnętrzny podmiot i mogą one być gromadzone w sposób, który jest dopasowany do specyfiki organizacji pracy w danym miejscu. Dane w programie Mieszczanin mogą być o wiele bardziej precyzyjne, uwzględniać obieg zadań w konkretnym budynku wraz z przypisaniem wybranych pracowników, umożliwiać ich bieżącą komunikację oraz tworzyć różnego rodzaju raporty czy zestawienia.

Co równie istotne, dane gromadzone w programie Mieszczanin są bezpiecznie przechowywane na naszych serwerach, stanowiąc jednocześnie cenną kopię zapasową. Są także elastycznym wsparciem w przypadku urlopów czy innych powodów nieobecności pracownika technicznego – pełna i łatwa do odszukania informacja jest dostępna z każdego miejsca z dostępem do internetu, o dowolnej porze.

Kluczowe przeglądy techniczne w budynkach wspólnot mieszkaniowych, spółdzielni i SIM

Tak jak wspominaliśmy wcześniej, c-KOB będzie gromadzić informacje dotyczące obowiązkowych przeglądów wymaganych prawem. Jednak część urządzeń podlega okresowym kontrolom np. w ramach gwarancji i równie istotne jest, by zarządca pilnował ich terminów. W związku z tym pomocne będzie wsparcie oferowane przez techniczny moduł programu Mieszczanin, który umożliwia dodanie dowolnego typu nadzorowanego urządzenia oraz przypomina o każdym istotnym terminie przeglądu.

Dodatkowo program Mieszczanin umożliwia przypisanie listy kontrolnej do danego przeglądu. Użytkownik może elastycznie definiować kolejne kroki wskazujące na czynności, które należy wykonać i elementy, które wymagają kontroli. Pozwala to wprowadzić powtarzalną, wysoką jakość pracy oraz zdobycie pewności, że każde urządzenie zostało odpowiednio sprawdzone. Każdy kolejny przegląd i uzupełnianie informacji budują niezwykle pożyteczne źródło wiedzy technicznej.

Następną ciekawą funkcjonalnością jest możliwość wysłania korespondencji mailowej dotyczącej przeglądu. Mailing do mieszkańców można wysłać bezpośrednio z systemu, co pozwala np. poinformować o tym, że w danym dniu odbędzie się przegląd instalacji gazowej i konieczne jest wpuszczanie kontrolerów do swoich mieszkań.

Istotne jest także by wspomnieć o możliwości dynamicznego przekazywania sobie zadań pomiędzy pracownikami. Jeśli przypisany do danych kroków pracownik zakończy swoje działania, może on bezproblemowo przekazać zadanie kolejnej osobie, która przejmuje pracę nad innym obszarem.

Przeglądy kończą się przygotowaniem protokołu. Może on zawierać listy kontrolne, wnioski oraz – zdefiniowane indywidualnie, w odniesieniu do potrzeb – zalecenia. Kategoryzacja zaleceń może obejmować szerszy zakres niż tylko te, które są wymagane przez prawo. Dodatkowo użytkownicy mogą sortować je względem priorytetów.

Zalecenia po przeglądzie mogą także w naturalny sposób stać się zgłoszeniami usterki, które będą naprawiane albo przez pracowników, albo zostaną przekazane firmie zewnętrznej, która ma dostęp do wyodrębnionych funkcji oprogramowania, w zakresie umożliwiającym realizację zleconych zadań. Realizowane prace będą w związku z tym również ewidencjonowane w systemie, co pozwala gromadzić szeroki wachlarz informacji technicznych w jednym miejscu. Co ważne, dzięki komunikacji e-kartoteki z e-Mieszczaninem, także mieszkańcy mogą zgłaszać awarie, włącznie z dodawaniem zdjęć bezpośrednio z telefonu komórkowego.

Remonty we wspólnocie mieszkaniowej i spółdzielni mieszkaniowej

Program dla spółdzielni mieszkaniowych oraz program dla wspólnot mieszkaniowych umożliwiają także wprowadzenie projektowego podejścia do remontów lub modernizacji – od zgłoszenia potrzeb remontowych, poprzez gromadzenie ofert podwykonawców, aż po zarządzanie fakturami czy raportowanie prac.

Podobnie jak w przypadku przeglądów, także remonty są przypisywane do konkretnych budynków, co wprowadza porządek oraz przejrzystość. Dodatkowo system umożliwia przypisanie konkretnych wykonawców zadań, co pozwala zarządcy czytelnie delegować prace oraz kontrolować osiągane postępy.

Remontom można przypisywać statusy (np. zaplanowany lub zakończony) i sortować wszystkie działania według ich stanu realizacji, co umożliwia szybki dostęp zarówno do bieżących zadań, jak i archiwum.