Skuteczna komunikacja z właścicielem mieszkania to sukces każdego zarządcy nieruchomości

W zarządzaniu nieruchomościami skuteczna komunikacja z właścicielami jest równie ważna jak bieżące utrzymanie budynku. Niezrozumienie tej zasady może prowadzić do nieporozumień i niezadowolenia. Z tego artykułu dowiesz się:

Dlaczego warto sprawnie komunikować się z właścicielami?

Zarządzanie nieruchomościami to nie tylko kwestia techniczna, ale przede wszystkim umiejętność skutecznej komunikacji z właścicielami.

Zarządzanie nieruchomościami wymaga otwartej komunikacji, podobnie jak w branży hotelarskiej. Wyobraź sobie sytuację, w której hotel nie informuje gości o nowym SPA czy siłowni, żeby nie odpowiadać na pytania lub aby nie musieć organizować dodatkowych usług. Goście mogą się poczuć pominięci, zwłaszcza gdy dowiedzą się, że konkurencyjny hotel oferuje te udogodnienia. Co jeśli właściciele nieruchomości dowiedzą się, że inny zarządca oferuje lepszą obsługę i więcej informacji? Taka sytuacja może skłonić ich do zmiany zarządcy.

Edukacja właścicieli to fundament skutecznego zarządzania

Kluczem do sukcesu jest stała edukacja właścicieli. Pamiętaj, że tylko przez skuteczne docieranie do nich można rzeczywiście wpłynąć na ich decyzje. Wiedza pomoże im lepiej zrozumieć procesy zarządzania nieruchomością.

Dlaczego w ogóle warto edukować właścicieli mieszkań? Płynie z tego kilka korzyści:

• Zwiększysz zaufanie: Dbając o regularną komunikację z właścicielami budujesz zaufanie, które jest kluczowe dla długoterminowej współpracy.
• Usprawnisz współpracę: Właściciele, którzy rozumieją Twoje działania, są bardziej skłonni do współpracy, a zarazem rzadziej kwestionują podejmowane decyzje.
• Zapobiegniesz konfliktom: Edukacja minimalizuje ryzyko nieporozumień i konfliktów, które mogą wynikać z braku wiedzy lub niezrozumienia Twoich działań.

Korzystanie z nowoczesnych narzędzi do komunikacji

Zaskakujące jest to, że chociaż chociaż 97% Polaków ma smartfony (Consumer Signals, Deloitte), to większość zarządców nieruchomości wciąż używa papierowej korespondencji jako głównego sposobu komunikacji. 

Nie chodzi tylko o zastąpienie papierowych listów e-mailami, ale także o to, aby komunikacja była:

• czytelna i regularna,
• prowadzona w sposób jakiego oczekują mieszkańcy.

Strona internetowa zarządcy, masowa korespondencja mailowa, SMS-y czy aplikacja na smartfony – to tylko niektóre z narzędzi, które mogą pomóc zarządcom lepiej komunikować się z właścicielami.

Zastosowanie nowoczesnych narzędzi komunikacji to duże korzyści dla mieszkańców, ale i dla Ciebie:

• Zwiększysz efektywność: Elektroniczne narzędzia komunikacyjne pozwolą Ci na szybkie i łatwe rozsyłanie informacji, co oszczędza czas i zasoby.
• Szybko zareagujesz na problemy: Możesz szybciej reagować na zgłaszane problemy i awarie, co zwiększa satysfakcję właścicieli i mieszkańców.

Nawet szybka i krótka odpowiedź: “Dziękujemy za informację, nasi eksperci zajmą się Twoim zgłoszeniem” może uspokoić mieszkańców w potrzebie i dać Ci więcej czasu na udzielenie pomocy.

Przekazywanie treści właścicielom – więcej niż tylko opłaty i rozliczenia

Wybór odpowiedniej formy komunikacji elektronicznej to dopiero początek. Kluczowe jest również to, jakie informacje przekazujesz właścicielom nieruchomości.

Obecnie wielu z nich otrzymuje od zarządców jedynie podstawowe zawiadomienia – najczęściej dotyczące zmian w opłatach, roczne sprawozdania czy rozliczenia mediów. Z reguły tylko raz w roku są zapraszani na zebrania, na których mogliby dowiedzieć się więcej o zarządzaniu i planach dotyczących ich nieruchomości. Taka sytuacja nie powinna być normą. Właściciele powinni być regularnie informowani, ale nie tylko o ich zobowiązaniach finansowych. Dobrze wspominać w komunikacji o wartości pracy zarządcy, która zapewnia łatwe i bezproblemowe użytkowanie nieruchomości. Warto żebyś podkreślił też nienachalnie to, że dobry kontakt i budowanie relacji jest dla Ciebie ważne.

To wszystko przełoży się na zadowolenie właścicieli, a Tobie jako zarządcy ułatwi codzienną pracę. Jeśli zadbasz o jakość i formę przekazywanych treści, skorzystasz również na tym, że:

• Zbudujesz wizerunek profesjonalisty: Regularnie i rzetelnie informując o wszystkich sprawach związanych z zarządzaniem nieruchomością, wzmocnisz postrzeganie siebie jako profesjonalisty w swojej dziedzinie.
• Zwiększysz lojalność klientów: Właściciele, którzy czują, że są traktowani transparentnie i otrzymują wszystkie niezbędne informacje, są bardziej lojalni wobec swojego zarządcy.

Dlaczego warto inwestować w elektroniczną komunikację?

Przeniesienie komunikacji do świata cyfrowego nie musi oznaczać dodatkowych kosztów.

Wręcz przeciwnie, możesz obniżyć koszty związane z drukiem i dystrybucją tradycyjnej korespondencji. Możesz również skuteczniej docierać do właścicieli – powiadomienie w aplikacji mieszkańcy odbiorą zdecydowanie szybciej niż list, który czasami leży w skrzynce kilka dni czy nawet tygodni, zanim ktoś go otworzy.

Poza zmniejszeniem kosztów, zyskasz także na tym, że:

• Zwiększysz zasięg: Elektroniczna komunikacja umożliwia dotarcie do wszystkich właścicieli, niezależnie od tego, gdzie fizycznie się znajdują.
• Zmniejszysz ryzyko popełnienia błędu: Cyfrowe narzędzia minimalizują ryzyko błędów, które mogą pojawić się w tradycyjnej papierowej komunikacji.

Poza komunikacją warto w formie elektronicznej prowadzić także dokumentację. Jeśli chcesz zobaczyć, co możesz zyskać dzięki wprowadzeniu oprogramowania Mieszczanin, sprawdź nasze case studies. Zobacz jak sprawnie po wdrożeniu systemu pracują zarządcy nieruchomości, wspomagani przez nasze oprogramowanie!

Podsumowanie

Niezależnie od formy ważne jest, abyś dostarczał treści, które są zrozumiałe oraz by mieszkańcy otrzymywali je regularnie. Docenią, że nie kontaktujesz się z nimi tylko wtedy, gdy musisz przekazać złe wieści lub informacje o opłatach. Jako współczesny zarządca nieruchomości musisz pamiętać, że Twoja praca to nie tylko dbanie o techniczne aspekty budynku, ale przede wszystkim budowanie dobrych relacji z właścicielami. Skuteczna i nowoczesna komunikacja to podstawa. Pozwala nie tylko przekazywać informacje, ale i edukować właścicieli, zwiększając ich zaufanie i zadowolenie z zarządzania.

Jeśli chciałbyś ułatwić sobie pracę i chcesz porozmawiać o swojej sytuacji, możesz skontaktować się z nami. Nasi eksperci chętnie Ci pomogą i dobiorą odpowiednie rozwiązanie dla Ciebie!