Zarządzanie nieruchomościami w 2025 roku – trendy, nowości i dobre praktyki

Jak technologia zmienia zarządzanie nieruchomościami w 2025 roku? Czy automatyzacja i sztuczna inteligencja naprawdę potrafią wyręczyć zarządcę? Jakie funkcje nowoczesnego oprogramowania realnie usprawniają codzienną pracę i komunikację z mieszkańcami? W dobie cyfrowej rewolucji, zarządzanie nieruchomościami wkracza na zupełnie nowy poziom. Automatyzacja procesów i integracja z AI to tylko początek zmian. W tym wpisie przyglądamy się, jak narzędzia informatyczne wpływają na jakość obsługi, eliminują błędy i… oszczędzają czas. Gotowi na przyszłość zarządzania nieruchomościami?

W naszym wpisie poruszamy poniższe aspekty:

• Trendy na rok 2025
• Sztuczna inteligencja w systemie do zarządzania nieruchomościami
• Automatyzacja w programie do zarządzania nieruchomościami
• Komunikacja online dla zarządzających nieruchomościami i mieszkańców
• Obsługa współpracy z zewnętrznymi firmami w oprogramowaniu dla nieruchomości

Trendy na rok 2025

Początek roku zwykle kojarzy nam się z licznymi ogłoszeniami nowych trendów na najbliższych 12 miesięcy. Jednym z miejsc, które prowadzi dogłębne i wielowymiarowe badania, dążące do określenia najważniejszych kierunków rozwoju na przyszłość, jest infuture.institute. Na swojej witrynie instytut i w tym roku opublikował autorskie narzędzie nazywane Mapą trendów. Poniżej wskazujemy kilka z obszarów, które mogą być kluczowe dla zarządców nieruchomości:

niewątpliwie ważnym trendem, w praktycznie wszystkich aspektach naszego życia, jest obecnie korzystanie ze sztucznej inteligencji. Na co jednak zwracają uwagę autorzy Mapy, to kwestia etyczności AI (ang. Artificial Intelligence) – czyli takiego wykorzystywania sztucznej inteligencji, które wiąże się z przejrzystością, zgodnością z prawdą oraz z respektowaniem praw człowieka. Potrzebne są nam regulacje, które będą trzymać AI w ryzach etyki. Zarządcy nieruchomości również będą się spotykać z elementami sztucznej inteligencji w swojej pracy; ważne jest jednak, by korzystać z takich jej źródeł, które będą w pełni kontrolowalne i klarowne.

kolejnym aspektem jest wykorzystywanie technologii do realizowania zadań w pracy. Autorzy Mapy nazwali to zjawisko Robowspółpracownikami. Oznacza to, że technologia staje się kolejnym “kolegą z zespołu” w pracy i potrafi zastąpić człowieka w powtarzalnych czynnościach. Oczywiście jest to także możliwe w branży zarządzania nieruchomościami dzięki nowoczesnym systemom IT.

kolejny z trendów odnosi się do pokolenia Z, które urodziło się w latach 1995-2012 i jest wychowane w czasach pełnej dostępności do świata cyfrowego. W Polsce stanowi ono aż 20% populacji. Planując działania swojego przedsiębiorstwa zarządzającego nieruchomościami należy więc wziąć pod uwagę fakt, że wielu użytkowników Twoich usług czy produktów będą stanowić osoby właśnie z pokolenia Z.

wydłuża się średnia długość życia człowieka, co rodzi wiele wyzwań. Społeczeństwa rozwinięte widzą potrzebę dostosowywania się do zmian demograficznych w starzejących się społeczeństwach, chociażby w zakresie dostępności usług dla osób, które nie mogą już wychodzić z domu. Jednym z rozwiązań na włączenie tej grupy w lokalną społeczność może być wykorzystanie technologii. Zdalne zebrania wspólnoty mieszkaniowej czy aplikacja do głosowania na uchwały to przykłady, jak w prosty sposób można zwiększyć udział osób starszych w życiu zarządzanej nieruchomości.

przez twórców Mapy trendów określone słowem hiperlokalność, co oznacza stawianie przez obywateli na lokalnych dostawców, bycie w przestrzeniach, które są bliskie – np. na targu, który jest okolicy lub w parku obok domu. Ten sam trend może być obecny, gdy myślimy o mieszkańcach wybranej nieruchomości. Przykładem może być integracja mieszkańców na zorganizowanym przez siebie pikniku.

Sztuczna inteligencja w systemie do zarządzania nieruchomościami

Pierwszym z powyższych zagadnień, które omówimy, będzie AI. Sztuczna inteligencja wzbudza, póki co, wręcz skrajne emocje: niektórzy cieszą się z tego, że zrewolucjonizowała nasze życie i jest ogromnym wsparciem, natomiast inni obawiają się o swoją pracę, a także o bezpieczeństwo czy rzetelność informacji.

W firmie Mieszczanin zgadzamy się z trendem, o którym wspominaliśmy w pierwszej części tekstu – uważamy, że implementacja nowych technologii jest istotna, ale w taki sposób, by były one zgodne z zasadami etyki i nie decydowały za człowieka. Rozumiemy, że człowiek zawsze będzie potrzebny po to, by sprawować kontrolę nad zasobami. Jednocześnie uważamy, że wprowadzenie AI może realnie usprawnić pracę zarządców oraz ich współpracowników. Obecnie stosowane mechanizmy sztucznej inteligencji mogą być bezpieczne oraz efektywnie realizować wyznaczone jej zadania.

W programie dla spółdzielni mieszkaniowych oraz programie dla wspólnot mieszkaniowych zamierzamy stopniowo wdrażać nowości związane z AI w tych obszarach, w których mogą one realnie ułatwić wykonywanie pracy lub przyspieszyć realizację zadań. Jednak system nie będzie niczego narzucać – zawsze będziesz mieć wpływ na ostateczną decyzję oraz sposób przebiegu konkretnego procesu.

O tym, jakie konkretnie nowości planujemy wdrażać w nasze oprogramowanie dla zarządców nieruchomości, będziemy na bieżąco informować w kolejnych wpisach na blogu.

Automatyzacja w programie do zarządzania nieruchomościami

Automatyzacja to takie zastosowanie oprogramowania informatycznego, które pozwala wykonać zadanie przez system, zamiast człowieka. Jest to doskonały sposób na zrealizowanie tych obowiązków, które są powtarzalne i często – żmudne. Tak jak pisaliśmy powyżej, jest to zgodne z trendami i coraz częściej wykorzystywane obecnie rozwiązanie. Automatyzacja sama w sobie nie jest niczym nowym i towarzyszy nam od lat, natomiast postęp technologiczny oraz łatwy dostęp do szybkich rozwiązań pozwala cieszyć się coraz to lepszymi sposobami na przyspieszenie pracy w ten sposób.

System Mieszczanin także oferuje swoim użytkownikom różne formy automatyzacji. Warto jednak podkreślić, że traktujemy automatyzację jako możliwość eliminacji powtarzalności, ale decyzyjność pozostawiamy nadal w rękach człowieka.

Automatyzacja procesów w programie do zarządzenia nieruchomościami jest przygotowana w taki sposób, by na każdym jej etapie możliwe było sprawdzenie wykonanych działań. Cały proces jest niezwykle przejrzysty.

Przykładowo, zautomatyzowanym elementem jest korespondencja seryjna do mieszkańców. Zależało nam na tym, aby była ona łatwiejsza szczególnie dla tych zarządców, którzy mają tysiące mieszkańców pod swoją opieką. Program Mieszczanin umożliwia między innymi:

Nasz program jest także elastyczny: jeśli wolisz tym osobom przekazać mimo wszystko również drukowaną dokumentację, jest to oczywiście możliwe. Dodatkowo informacje mogą być także dostępne dla mieszkańców w e-kartotece. Co ważne, jest to narzędzie posiadające wysoki stopień zabezpieczenia, jeśli chodzi o przechowywane tam dane.

Kolejnym z przykładów jest automatyzacja pracy związanej z wprowadzaniem informacji z faktur. Moduł e-Mieszczanin powiązaliśmy z narzędziem OCR (ang. Optical Character Recognition, tj. optyczne rozpoznawanie znaków). Pozwala ono rozpoznać tekst na zeskanowanym dokumencie lub zdjęciu, a następnie wprowadza dane do systemu. Mogą to być między innymi dane kontrahenta, kwoty i stawki VAT czy data wystawienia faktury.

Gdy OCR przetworzy informacje, możesz wygodnie porównać je z oryginałem faktury, ponieważ dane są wyświetlane na jednym ekranie, zaraz obok siebie. Jeśli tego potrzebujesz, możesz wygodnie edytować wprowadzone informacje. Z chwilą przekazania faktury do elektronicznego obiegu dokumentów, może ona trafiać do poszczególnych osób decyzyjnych, a także – dzięki modułowi e-kartoteka – w razie potrzeby może być skierowana do akceptacji zarządu wspólnoty mieszkaniowej. Zaakceptowana faktura trafia ostatecznie do zaksięgowania.

Na każdym etapie możesz uzyskać przejrzystą listę faktur, na której zweryfikujesz, gdzie zbliża się termin płatności albo czy jakiś dokument utknął na którymś z etapów i należy przypomnieć danej osobie o tym, aby go zatwierdziła. System księgowy tworzy następnie paczkę przelewów, zgodnie z informacjami z wybranych przez pracownika księgowości lub zarządcę, faktur. Po wczytaniu do bankowości elektronicznej Twojego banku lub tego, w którym konto mają wspólnoty, przelewy uzupełniane są automatycznie. Ostatni krok to zatwierdzenie przelewów do wykonania.

Automatyzacja elektronicznego obiegu faktur oznacza więc prawdziwą wygodę oraz bezpieczeństwo. Eliminuje ona konieczność przekazywania papierowego dokumentu od pracownika do pracownika, a także ryzyko ewentualnego zniszczenia lub zaginięcia. Przyspiesza powtarzalne zadania, zostawiając Ci więcej czasu na skupienie się na innych, ważniejszych obowiązkach.

Komunikacja online dla zarządzających nieruchomościami i mieszkańców

Nasze życie jest coraz mocniej związane z technologią, także w zakresie zarządzania nieruchomościami oraz realizacją zadań przez ich mieszkańców. Jesteśmy coraz bardziej przyzwyczajeni do tego, że wiele spraw możemy już zrealizować online, często bez wychodzenia z domu.

Popularyzacja technologii wiąże się zarówno z tym, że pokolenie Z to liczne grono klientów zarządców, jak i z faktem, że starzejące się społeczeństwo również coraz częściej korzysta z komunikacji cyfrowej. Kolejnym z czynników wpływających na przejście w świat online była pandemia. Liczne grono osób zaczęło wtedy pracować zdalnie, z czego korzysta się do dziś. Coraz częściej pracownikami zarządców nieruchomości będą osoby z pokolenia Z, przyzwyczajeni do pracy zza monitora komputera.

Więcej szczegółów przeczytasz w naszym wpisie: Przyszłość zarządzania nieruchomościami: czego potrzebują Gen Z i Milenialsi

W odpowiedzi na ten trend, oprogramowanie Mieszczanin umożliwia pracę zdalną zarządców nieruchomości. Moduł e-Mieszczanin pozwala między innymi na:

Oczywiście pomyśleliśmy także o usprawnieniach dla mieszkańców. Nasza aplikacja e-kartoteka jest dostępna do pobrania z dwóch popularnych sklepów, tj. Google Play (system Android) oraz App Store (system iOS). Umożliwia ona dokonanie zapłaty poprzez szybkie płatności internetowe, dostęp do ważnych dokumentów i rozliczeń, czy zagłosowanie w uchwałach.

Moduł ten jest świetnym rozwiązaniem dla osób, które nie chcą często pojawiać się w biurze zarządcy nieruchomości osobiście lub nie mogą tego zrobić. Niezależnie od tego, w jakiej strefie czasowej oraz w jakim miejscu przebywa mieszkaniec, dzięki aplikacji możliwe jest rozliczanie płatności. Użytkownicy e-kartoteki logują się do aplikacji między innymi z krajów takich jak USA, Niemcy, Wielka Brytania, Brazylia, Meksyk, Kenia czy Nowa Zelandia.

Na koniec warto wspomnieć także o tym, że e-kartoteka może wspierać trend budowania społeczności przez mieszkańców, czyli wspomnianą na początku hiperlokalność. Na ten moment jest to tendencja zauważalna raczej w większych miastach, natomiast być może rozprzestrzeni się ona także szerzej już wkrótce. e-kartoteka umożliwia między innymi prowadzenie tablic ogłoszeń oraz grup dyskusyjnych, na których mieszkańcy mogą np. umawiać się na realizację wspólnych inicjatyw, takich jak wyprzedaże garażowe czy integracyjny piknik pod blokiem.

Warto umożliwiać mieszkańcom podejmowanie tego typu działań, ponieważ budują one relacje. Z kolei im więcej poczucia odpowiedzialności za wspólnie zamieszkiwaną nieruchomość, tym lepiej się mieszka mieszkańcom i lepiej pracuje ich zarządcom.

Obsługa współpracy z zewnętrznymi firmami w oprogramowaniu dla nieruchomości

Komunikacja online przenosi się także na wymianę informacji pomiędzy firmami. W gronie naszych klientów obserwujemy, że coraz większa liczba zarządców decyduje się na korzystanie z usług zewnętrznych firm do sprawowania opieki technicznej nad nieruchomościami.

Postanowiliśmy odpowiedzieć na to zapotrzebowanie branży i umożliwić sprawną wymianę informacji online pomiędzy mieszkańcami, zarządcami nieruchomości oraz zewnętrznymi podwykonawcami.

Mieszkańcy mogą wygodnie i szybko zgłosić usterkę nawet przez telefon komórkowy, włącznie ze zdjęciem obrazującym efekt awarii czy problemu. Z kolei e-Mieszczanin umożliwia wgląd zarządcy w rejestr usterek zgłoszonych przez mieszkańców w e-kartotece, a także przekazywanie ich zewnętrznej firmie. Cały proces jest więc usprawniony i pozwala na ekspresowe reagowanie na zgłoszenia.

 
Dowiedz się więcej o naszych rozwiązaniach, które dotrzymują kroku trendom na 2025 rok! Wypełnij formularz kontaktowy i uzyskaj atrakcyjną ofertę na nowoczesne oprogramowanie do zarządzania nieruchomościami.