Jak się przygotować do wdrożenia programu dla zarządcy nieruchomości?

Wdrożenie programu dla zarządcy nieruchomości jest dużym i złożonym procesem, który wymaga odpowiedniego zaangażowania przyszłych użytkowników: zarówno pracowników niższego szczebla, jak również kadry zarządzającej. Zadowolenie z zaimplementowanego systemu zależy między innymi od tego, jak przebiegną przygotowania do wdrożenia. W naszym wpisie podpowiadamy, jakie kroki warto podjąć, by implementacja wspierała efektywne zarządzanie.

W naszym wpisie odpowiadamy na następujące pytania:

• Jakie kroki zarządca nieruchomości powinien podjąć przed wdrożeniem oprogramowania?
• Kim jest koordynator zespołu wdrożeniowego po stronie zarządcy?
• Jak wybrać dobrego dostawcę programu dla zarządcy nieruchomości?
• Ile trwa wdrożenie programu dla zarządcy nieruchomości?
• Co może być przyczyną opóźnień we wdrażaniu programu dla zarządcy nieruchomości?
• Jakie dodatkowe opłaty mogą być związane z wdrożeniem programu dla zarządcy nieruchomości?
• Dlaczego warto korzystać ze wsparcia powdrożeniowego?

Jakie kroki zarządca nieruchomości powinien podjąć przed wdrożeniem oprogramowania?

Pierwszym krokiem, który warto podjąć przed przygotowaniem do wdrożenia nowego programu (nazywanego także implementacją systemu) jest przeprowadzenie analizy aktualnej sytuacji. Warto zastanowić się, jakie procesy biznesowe są aktualnie realizowane w Twoim przedsiębiorstwie, jakie są jego mocne oraz słabe strony, a także zidentyfikować problemy i braki w wykorzystywanych obecnie narzędziach informatycznych. Taka analiza pozwoli określić również obecne potrzeby i cele, jakie powinny być osiągnięte za pomocą kolejnego systemu (lub pierwszego, jeśli wcześniej nie korzystałeś z żadnej aplikacji).

Kolejnym krokiem jest wybór odpowiedniego oprogramowania do zarządzania nieruchomościami. Należy starannie przeprowadzić rozpoznanie dostępnych rozwiązań. Bardzo istotnym elementem jest doświadczenie i wiedza firm specjalizujących się we wdrożeniach oprogramowania wspomagającego zarządzanie nieruchomościami. Należy także dopytać o wszystkie ważne kwestie takie jak:

Przeczytaj także: Personalizacja wydruków w Programie Mieszczanin

Przed rozpoczęciem prac wdrożeniowych należy dodatkowo jasno określić cele, jakie zarządca chce osiągnąć w trakcie implementacji. Pozwoli to efektywniej zrealizować proces wdrożenia, skupić wysiłki w odpowiednich miejscach oraz ułatwi późniejsze monitorowanie postępów.

Kim jest koordynator zespołu wdrożeniowego po stronie zarządcy?

Ważnym elementem, szczególnie w przypadku rozbudowanych, dużych wdrożeń, jest utworzenie po stronie zarządcy zespołu wdrożeniowego. Na jego czele powinien znajdować się koordynator. Osobie tej należy zapewnić odpowiednie zasoby, narzędzia oraz uprawnienia, aby mógł efektywnie realizować swoje zadania i podejmować decyzje w projekcie, jakim jest wdrożenie. Koordynator jest kluczową postacią w całym procesie i powinien charakteryzować się takimi cechami jak:

Jak wybrać dobrego dostawcę programu dla zarządcy nieruchomości?

Transparentność dostawcy programu dla zarządcy nieruchomości to podstawa udanej współpracy w procesie wdrożenia oprogramowania. Zwykle jest to bowiem proces złożony, czasochłonny i wiąże się często z dużymi kosztami. Ważne, aby dostawca budził zaufanie zarządcy, a współpraca przebiegała w partnerskich relacjach.

Jednym z ważniejszych czynników transparentności jest jasna i szczegółowa oferta wdrożeniowa przygotowana przez dostawcę. Powinna ona zawierać pełen zakres funkcjonalności, kosztów oraz szczegółowy harmonogram działań.

Zgodnie z zapisami z oferty i późniejszej umowy, dostawca powinien czuwać nad udaną realizacją całego procesu wdrożenia, począwszy od analizy potrzeb, poprzez konfigurację, szkolenia i monitoring postępów, aż po zakończenie projektu. Istotne jest, aby dostawca na bieżąco informował o ewentualnych zagrożeniach, ryzykach, ograniczeniach czy potencjalnych problemach, ale jednocześnie służył wsparciem merytorycznym i technicznym. Dostawcy tacy jak firma Mieszczanin, posiadający wieloletnie doświadczenie w pracy z zarządcami, mogą zasugerować odpowiednie rozwiązania oraz skutecznie wesprzeć zarządców w optymalizacji procesów.

Należy zwrócić także szczególną uwagę na tzw. „czerwone flagi” w rozmowach z dostawcą oprogramowania. Przeoczenie czerwonej flagi na początku może generować dodatkowe koszty i znacznie wydłużyć czas wdrożenia. Przykładem takich właśnie oznak, które powinny zapalić czerwoną lampkę podczas rozmów z potencjalnym dostawcą, będą:

Ile trwa wdrożenie programu dla zarządcy nieruchomości?

Czas trwania wdrożenia to zwykle kilka miesięcy, podczas których działania implementacyjne są dopasowane do schematu pracy zarządcy nieruchomości i realizowanych przez niego różnych procesów biznesowych w danym czasie.

Dobrym przykładem są szkolenia dla użytkowników wdrożonego oprogramowania. Staramy się dostosowywać termin ich prowadzenia do działań klientów. Przykładowo: szkolenia z rozliczenia mediów proponujemy w czasie, gdy trwa okres rozliczeniowy w danej firmie, a szkolenia ze sporządzania sprawozdań lub realizacji zebrań prowadzimy w momencie, gdy mają one miejsce.

Co może być przyczyną opóźnień we wdrażaniu programu dla zarządcy nieruchomości?

Jedną z najczęstszych przyczyn opóźnienia w procesie wdrożenia jest niedostępność lub brak zaangażowania zespołu wdrożeniowego po stronie zarządcy nieruchomości. Brak koordynatora oraz nieprzygotowanie użytkowników mogą skutecznie opóźniać wdrożenie.

Innym, istotnym czynnikiem opóźnienia może być także proces migracji danych. Dane niekompletne, niespójne, w złych formatach oraz pochodzące z wielu źródeł, mogą przyczynić się do wielu późniejszych wyzwań.

Przeczytaj także: 5 najczęstszych błędów w przygotowaniu do wdrożenia

Jakie dodatkowe opłaty mogą być związane z wdrożeniem programu dla zarządcy nieruchomości?

Poza podstawowym kosztem zakupu oprogramowania, wdrożenie programu do zarządzania nieruchomościami może wiązać się dodatkowymi opłatami. Jedną z nich jest abonament dotyczący wsparcia powdrożeniowego, który obejmuje m.in. pomoc techniczną czy konsultacje.

Opłaty wiążą się także z dostępem do aktualizacji, niezbędnych do zachowania zgodności oprogramowania z nowymi przepisami lub usprawnienia działania systemu.

Kolejnym elementem są koszty obsługi technicznej, które mogą obejmować między innymi regularne wykonywanie kopii zapasowych danych, zapewniających bezpieczeństwo informacji.

Dodatkowe wydatki mogą również pojawić się w przypadku zakupu kolejnych modułów, które na etapie początkowego planowania wdrożenia nie były potrzebne, a wraz z rozwojem firmy – okazały się konieczne.

Wreszcie, jeżeli zarządca potrzebuje indywidualnych rozwiązań lub np. dodatkowej, niestandardowej personalizacji wydruków i zestawień, także musi się liczyć z dodatkową inwestycją.

Dlaczego warto korzystać ze wsparcia powdrożeniowego?

Wsparcie powdrożeniowe to istotny element, o który warto zadbać, jeśli zależy nam na stabilnym i długofalowym rozwoju firmy zarządzającej nieruchomościami. Dostawca systemu, który zapewnia opiekę także po wdrożeniu, daje użytkownikowi poczucie bezpieczeństwa oraz pewność, że nie zostanie sam w obliczu ewentualnych problemów technicznych czy zmian w przepisach. Korzystanie ze wsparcia powdrożeniowego to inwestycja w jakość i rozwój Twojej firmy.

Wsparcie świadczone przez firmę Mieszczanin nie kończy się wraz z podpisaniem protokołu odbioru – pozostajemy do dyspozycji także po implementacji, oferując bieżącą pomoc, aktualizacje oraz doradztwo.

Nasi klienci mają do dyspozycji intuicyjny system zgłoszeń, który umożliwia szybki kontakt i efektywne rozwiązywanie problemów. Oprócz tego organizujemy szkolenia dla pracowników naszych klientów, co pozwala wykorzystywać potencjał programu Mieszczanin w 100%. Wiedzą dzielimy się również na naszym blogu, gdzie łączymy tematykę IT z praktyką zawodową zarządców.

Dodatkowo każdy klient ma dostęp do wygodnej Strefy Klienta, w której znajdzie wszystkie swoje dokumenty i rozliczenia, co ułatwia codzienną współpracę.