Dlaczego do KSeF należy przygotowywać się już od dzisiaj?

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSEF) w branży nieruchomości to kluczowy krok dla przedsiębiorstw, które już wkrótce będą musiały dostosować się do nowych regulacji prawnych. Przygotowanie się do tego procesu wymaga zrozumienia wymagań Ministerstwa Finansów, ale także zmian organizacyjnych w zakresie obiegu faktur. Czy wiesz, kiedy uzyskać certyfikat wystawcy faktur lub dlaczego do niektórych osób fizycznych również należy wysłać e-fakturę? Wszystkiego dowiesz się z naszego poniższego wpisu.

W naszym tekście poruszymy następujące kwestie:

• Wprowadzenie do KSeF w branży nieruchomości
• Dlaczego wdrożenie KSeF wymaga przygotowania?
• Zmiana obiegu faktur w kontekście KSeF
• Jakie dodatkowe kroki zarządca nieruchomości musi podjąć przed wdrożeniem KSeF?

Wprowadzenie do KSeF w branży nieruchomości

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolska platforma Ministerstwa Finansów, która umożliwia wystawianie i odbieranie faktur wyłącznie w formie elektronicznej. Dla wielu zarządców nieruchomości nadchodzące zmiany oznaczają konieczność dostosowania się do nowego modelu fakturowania.

Jak korzystać z KSeF?

Faktury będzie można wystawiać i odbierać bezpośrednio przez Aplikację Podatnika KSeF 2.0 udostępnioną przez Ministerstwo Finansów lub za pomocą oprogramowania, które będzie zintegrowane z systemem, takiego jak program Mieszczanin.

Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?

Wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF zostało podzielone na dwa etapy: od 1 lutego 2026 r. – dla firm, których wartość sprzedaży w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł oraz od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców.

W okresie przejściowym, tj. od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 r., przewidziano wyjątek – firmy, których łączna miesięczna wartość sprzedaży dokumentowanej fakturami nie przekracza 10 000 zł, będą mogły nadal wystawiać faktury w formie papierowej lub elektronicznej.

Dowiedz się więcej: KSeF i wdrożenie e-faktury w nieruchomościach – od kiedy?

Od listopada 2025 roku możliwe będzie złożenie wniosku o certyfikat wystawcy faktury. Pozwolą one na uwierzytelnienie się w systemie i są niezbędne do wystawiania e-faktur na wypadek awarii systemu i w trybie „offline24” w okresie obligatoryjnego KSeF. Nie należy jednak czekać aż do listopada, ponieważ co najmniej kilka tygodni zarządcom zajmie przygotowanie się na KSeF w obrębie swoich własnych firm.

Co to oznacza dla zarządców nieruchomości?

Dla sporej części zarządców wprowadzenie KSeF oznacza konieczność dostosowania posiadanych systemów księgowych, ale co ważniejsze – zmian w procedurach firmy w zakresie obiegu faktur. Poniżej szczegółowo opowiadamy o najważniejszych kwestiach, do których przygotowanie zajmie sporo czasu.

Dlaczego wdrożenie KSeF wymaga przygotowania?

Pierwszym z ważnych obowiązków jest uwierzytelnienie podatnika w KSeF, by móc wystawić lub odebrać e-fakturę oraz nadać uprawnienia innym podmiotom. Uprawnienia do korzystania z KSeF mogą być nadawane elektronicznie lub papierowo za pomocą formularza ZAW-FA. Osoby fizyczne prowadzące działalność mogą logować się bezpośrednio z wykorzystaniem profilu zaufanego lub podpisu elektronicznego i nadawać uprawnienia imienne lub tworzyć tokeny. Podmioty niebędące osobami fizycznymi potrzebują kwalifikowanej pieczęci elektronicznej z NIP-em lub muszą złożyć ZAW-FA, wskazując reprezentanta, który zarządza uprawnieniami w ich imieniu.

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF to wyzwanie dla zarządców nieruchomości i ich klientów, którymi są wspólnoty mieszkaniowe. Analogicznie do biur rachunkowych, które działają w imieniu swoich kontrahentów, tak samo zarządcy będą musieli porozumieć się z zarządzanymi wspólnotami, które muszą najpierw samodzielnie wystąpić o odpowiednie uprawnienia dostępowe do KSeF.

Istotne jest jednak, aby mieć świadomość, że KSeF to nie tylko kwestia posiadania odpowiedniego programu czy dostępu do wysyłania i odbierania e-faktur. Istnieje jeszcze szereg czynności, które należy wykonać, zanim zajmiemy się przejściem na elektroniczne dokumenty.

Zmiana obiegu faktur w kontekście KSeF

Wdrożenie KSeF wiąże się także ze sporą zmianą sposobu pracy z dokumentami księgowymi. Brak papierowych faktur oznacza, że zarządcy nie będą już mieć do czynienia z obiegiem fizycznych dokumentów. W efekcie wejście obowiązkowego KSeF w życie będzie zerwaniem z wieloletnimi przyzwyczajeniami i koniecznością zmiany organizacji pracy.

Przykładowo, jeśli proces wystawienia faktury, jej akceptacji pod względem prawidłowości wystawienia i zamknięcia do tej pory trwał u zarządcy nieruchomości kilka dni, to KSeF wprowadzi sporą rewolucję.

Zgodnie z założeniami Ministerstwa Finansów, od dnia wystawienia faktury podatnik ma tylko jeden dzień roboczy na przekazanie jej do KSeF. e-faktura będzie uznawana za skutecznie wystawioną dopiero w dniu przyjęcia w KSeF, a konkretniej: w dniu, w którym zostanie potwierdzona jej prawidłowość faktury pod kątem struktury pliku XML w wersji schematu FA(3).

Jeśli zaistnieje opóźnienie w przekazaniu do KSeF (które nastąpi z winy podatnika, a nie z powodu np. problemów technicznych po stronie Ministerstwa), Ministerstwo otrzyma sygnał, że faktura jest przesłana do KSeF z opóźnieniem i będzie mogło to skutkować kontrolą podatnika.

Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że w 2026 roku przedsiębiorcy nie będą karani za błędy lub niedopatrzenia związane z wdrożeniem KSeF. Natomiast od 1 stycznia 2027 roku kary będą nakładane przede wszystkim w trzech przypadkach: wystawienia faktury w programie niedostosowanym do wymogów KSeF, wystawienia faktury niezgodnej ze schematem oraz przesłania faktury do KSeF z opóźnieniem. Obciążenia finansowe (kary) mogą sięgnąć nawet do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF. Z kolei jeśli na fakturze nie ma wykazanego podatku, kara ma wynieść do 18,7% całkowitej kwoty należności na fakturze.

Kolejną zmianą będzie czas na edycję faktury po jej przygotowaniu. Do tej pory częstą praktyką u podatników było wystawienie faktury i w razie zauważenia nieprawidłowości dokonywanie w niej zmian przed wysłaniem do kontrahenta. KSeF wprowadzi w tym zakresie nowość: zamknięcie faktury będzie skutkować jej natychmiastowym przekazaniem do KSeF. Wszelkie zauważone błędy będą musiały być poprawione na fakturze korygującej. Niestety, już wkrótce zniknie także możliwość wprowadzania zmian poprzez noty korygujące.

Jakie dodatkowe kroki zarządca nieruchomości musi podjąć przed wdrożeniem KSeF?

Wejście KSeFu w życie będzie się wiązać również ze zmianą sposobu myślenia o załącznikach do faktur. Będą one teraz mieć formę ustrukturalizowaną, co oznacza, że nie będzie już możliwe dodawanie do nich dowolnego typu informacji. Ministerstwo Finansów planuje udostępnić w pliku FA(3) dwa dodatkowe pola na ewentualne dodatkowe opisy. Ważne jest więc by zastanowić się, gdzie i w jakiej formie zarządca przeniesie dotychczasowe zapiski.

Dodatkowym elementem do zweryfikowania będzie także odpowiednia konfiguracja zautomatyzowanych czynności. Przykładowo, jeśli faktury były zawsze wystawiane 10. dnia miesiąca, a zamykano je dopiero 14. dnia miesiąca, to podatnik nie dotrzyma zasady wystawienia e-faktur i przekazania ich do KSeF maksymalnie w ciągu jednego dnia roboczego.

Warto także opracować wewnętrzne regulacje dotyczące postępowania w sytuacji, gdy po wysłaniu faktury i próbie jej przesłania do KSeF użytkownik otrzyma komunikat o nieprawidłowości w fakturze, co będzie skutkowało tym, że nie zostanie ona przekazana do KSeF. Zarządcy powinni zastanowić się, kto z pracowników poprawia błędy w e-fakturach, a także kto ponownie przekazuje je do wysyłki. Celem będzie sprawne działanie, które pozwoli poprawnie wysłać dokument do KSeF w ciągu maksymalnie jednego dnia roboczego od jego wystawienia.

KSeF będzie obowiązkowy dla:

Warto być jednak uważnym – jeśli osoba fizyczna w myśl Ustawy o VAT jest płatnikiem VAT, to należy jej także wystawić e-fakturę i przekazać ją do KSeF.

Istotne jest więc odpowiednio wczesne zweryfikowanie kontrahentów swojej firmy lub zdecydowanie się na wysyłanie faktur w wersji elektronicznej, zgłoszonych do KSeF, do każdego kontrahenta, z którym się współpracuje. Jeśli konsument (osoba fizyczna nie będąca płatnikiem VAT) zażąda wystawienia faktury, przedsiębiorca będzie mógł skorzystać z jednej z trzech opcji:

Ostatnim z elementów, o który warto zadbać, jest odpowiednia klasyfikacja i posiadanie pełnych danych swoich kontrahentów. Warto zadbać o to, by każdy z nich był zaklasyfikowany do odpowiedniej grupy (tj. firma / osoba fizyczna niebędąca płatnikiem VAT / osoba fizyczna będąca płatnikiem VAT), a także miał uzupełniony aktualny numer NIP.