Skuteczne zawiadamianie członków wspólnoty mieszkaniowej

Prawidłowa komunikacja z członkami wspólnoty mieszkaniowej to jeden z kluczowych obowiązków zarządu lub zarządcy nieruchomości. Od skutecznego zawiadamiania zależy nie tylko sprawny przebieg zebrań czy podejmowanie uchwał, ale również bezpieczeństwo prawne całej wspólnoty. Błędy formalne w tym zakresie mogą prowadzić do podważenia uchwał, sporów sądowych, a w skrajnych przypadkach – do odpowiedzialności zarządcy.

 
Nasz artykuł porusza następujące kwestie:

• Skuteczne zawiadamianie o zebraniu wspólnoty
• Zdalne zebranie wspólnoty mieszkaniowej
• Elektroniczne oddawanie głosów na uchwały
• Jak poinformować o podjętej uchwale?
• Przekazywanie innych informacji właścicielom
• Oświadczenie ze zgodą na przekazywanie informacji drogą elektroniczną

Skuteczne zawiadamianie o zebraniu wspólnoty

Zgodnie z ustawą o własności lokali z dnia 24 czerwca 1994 r., zarząd lub zarządca nieruchomości ma obowiązek zwołać zebranie wspólnoty mieszkaniowej co najmniej raz w roku, nie później niż do końca pierwszego kwartału.

Zasady zawiadamiania o zebraniu zostały określone w art. 32 ustawy o własności lokali. Przepis ten wskazuje, że każdy właściciel lokalu powinien zostać zawiadomiony na piśmie, co najmniej na tydzień przed planowanym terminem zebrania. Zawiadomienie musi zawierać dzień, godzinę, miejsce zebrania oraz porządek obrad, a w przypadku planowanych zmian we wzajemnych prawach i obowiązkach właścicieli – również treść tych zmian.

W praktyce określenie „na piśmie” bywa najczęściej rozumiane jako tradycyjna forma papierowa. Warto jednak podkreślić, że przepisy nie ograniczają tej formy wyłącznie do dokumentu doręczanego w sposób klasyczny. Kluczowe znaczenie ma bowiem nie sam nośnik informacji, lecz możliwość skutecznego zapoznania się właściciela z jej treścią. Oznacza to, że forma pisemna może zostać zrealizowana również w postaci elektronicznej – pod warunkiem spełnienia określonych wymogów formalnych.

Zawiadomienie o zebraniu nie jest bowiem czynnością czysto techniczną, lecz istotnym elementem całej procedury decyzyjnej we wspólnocie. Braki w treści zawiadomienia lub jego nieprawidłowe doręczenie mogą skutkować zarzutem pozbawienia właściciela prawa do udziału w zebraniu, a w konsekwencji – podważeniem ważności podjętych uchwał. Z tego względu każda forma komunikacji, w tym elektroniczna, powinna być stosowana w sposób uporządkowany i oparty na wyraźnych zasadach.

W praktyce oznacza to konieczność wcześniejszego podjęcia przez wspólnotę uchwały dopuszczającej komunikację elektroniczną oraz zebrania od właścicieli lokali indywidualnych oświadczeń, w których wskażą oni adres e-mail lub aplikację e-kartoteka jako właściwy sposób doręczania zawiadomień i innej korespondencji. Dopiero spełnienie tych warunków pozwala bezpiecznie stosować elektroniczne formy zawiadamiania, bez ryzyka naruszenia praw właścicieli.

Szczególną ostrożność należy jednak zachować w przypadku współwłasności lokalu. Choć w praktyce bywa, że zawiadomienie kierowane jest do jednego ze współwłaścicieli, orzecznictwo sądowe pokazuje, że takie działanie może zostać uznane za naruszenie prawa drugiego współwłaściciela do udziału w zebraniu. Dlatego, działając w interesie wspólnoty i dla własnego bezpieczeństwa, rekomendowane jest zawiadamianie wszystkich współwłaścicieli lokalu.

Checklista: jak przygotować zawiadomienie o zebraniu we wspólnocie mieszkaniowej?

Zanim wyślesz informację do właścicieli, sprawdź, czy Twoje zawiadomienie spełnia wymogi art. 32 ustawy o własności lokali:

Zdalne zebranie wspólnoty mieszkaniowej

Gdy wspólnota podjęła uchwałę dopuszczającą komunikację elektroniczną i zebrała od właścicieli odpowiednie oświadczenia, zebrania mogą być prowadzone także w formie zdalnej. Umożliwia to nie tylko wygodę dla członków wspólnoty, ale też zachowanie pełnej formalnej zgodności z przepisami prawa.

Podkreślając dopuszczalność zdalnych zebrań, warto wskazać orzecznictwo. Sąd Okręgowy w Olsztynie w wyroku z dnia 23 marca 2022 r. (sygn. akt I C 166/21) potwierdził, że zebranie wspólnoty mieszkaniowej może przybrać formę „odmiejscowioną”, co oznacza, że uczestnicy nie muszą fizycznie znajdować się w jednym miejscu, aby ich udział był skuteczny prawnie. To potwierdza, że zdalna forma zebrania jest w pełni dopuszczalna, jeśli spełnione są wymogi formalne i zapewniona jest możliwość skutecznego uczestnictwa wszystkich członków wspólnoty.

Do przeprowadzenia zdalnego zebrania warto wykorzystać system gwarantujący stabilne połączenie oraz możliwość udostępnienia dokumentów przed rozpoczęciem spotkania. Dzięki temu uczestnicy mogą zapoznać się wcześniej z materiałami, a dyskusja przebiega w sposób przejrzysty i uporządkowany. Taką funkcjonalność oferują nowoczesne systemy do zarządzania wspólnotami mieszkaniowymi, w tym m.in. program Mieszczanin.

Elektroniczne oddawanie głosów na uchwały

Ustawa o własności lokali w art. 23 przewiduje różne tryby podejmowania uchwał: na zebraniu, w drodze indywidualnego zbierania głosów przez zarząd lub w trybie mieszanym – częściowo na zebraniu, częściowo poza nim.

Przepisy nie wykluczają wykorzystania formy elektronicznej. Ustawa odsyła w zakresie nieuregulowanym do przepisów Kodeksu cywilnego, który w art. 60 wskazuje, że oświadczenie woli może być wyrażone przez każde zachowanie ujawniające wolę w sposób dostateczny, w tym również w postaci elektronicznej.

W praktyce oznacza to, że po spełnieniu określonych warunków możliwe jest oddawanie głosów drogą elektroniczną – za pośrednictwem poczty e-mail czy dedykowanej aplikacji, udostępnionej właścicielom przez zarządcę. Kluczowe znaczenie ma możliwość jednoznacznej identyfikacji osoby oddającej głos.

Dobrą praktyką jest zebranie od właścicieli oświadczeń, w których wskazują oni adres e-mail służący do komunikacji ze wspólnotą i z którego będą oddawali głosy. Takie oświadczenie pozwala przyjąć domniemanie, że głos oddany z określonego adresu pochodzi od uprawnionego właściciela. Komunikacja mailowa może jednak mieć pewne niedogodności, np. Twoja wiadomość może trafić do SPAMu, a oddane przez właścicieli głosy trzeba zliczać samemu.

Warunkiem ich bezpiecznego stosowania jest jednak intuicyjność oraz zapewnienie właścicielom jasnej instrukcji obsługi. W przeciwnym razie może pojawić się zarzut pozbawienia członka wspólnoty możliwości oddania głosu, co rodzi ryzyko zakwestionowania uchwały.

Warto więc postawić na rozwiązania takie jak e-kartoteka Mieszczanin, która jest łatwa w użytkowaniu, nieustannie rozwijana, aby spełniać oczekiwania użytkowników, oferuje materiały wyjaśniające zasady obsługi oraz zapewnia bieżące wsparcie dla mieszkańców w zakresie ogólnego działania aplikacji. Dodatkowymi zaletami są: automatyczne zliczanie oddanych przez właścicieli głosów, a także wysoki poziom bezpieczeństwa związany z tym, że logowanie się do aplikacji wymaga podania hasła.

Podsumowując, przy prawidłowo złożonym oświadczeniu i zapewnieniu właścicielowi realnej możliwości zapoznania się z treścią informacji, nie ma podstaw do uznania takiego doręczenia za nieskuteczne.

Jak poinformować o podjętej uchwale?

Art. 23 ust. 3 ustawy o własności lokali wskazuje, że o treści uchwały podjętej z udziałem głosów zebranych indywidualnie każdy właściciel powinien zostać powiadomiony na piśmie.

Pojęcie „na piśmie”, jak już wspominaliśmy wcześniej, bywa mylnie utożsamiane wyłącznie z tradycyjną formą papierową. Tymczasem, przy uwzględnieniu przepisów Kodeksu cywilnego oraz praktyki, należy uznać, że forma elektroniczna również może spełniać ten wymóg – pod warunkiem, że pozwala na zapoznanie się z treścią uchwały i jej jednoznaczną identyfikację.

Obowiązek poinformowania dotyczy w szczególności sytuacji, gdy uchwała była podejmowana w trybie indywidualnego zbierania głosów lub w trybie mieszanym. Dla bezpieczeństwa prawnego wspólnoty warto jednak stosować zasadę pełnej transparentności i informować wszystkich właścicieli o treści podjętych uchwał, niezależnie od trybu głosowania.

Dobrym rozwiązaniem jest prowadzenie rejestru uchwał oraz udostępnianie ich treści właścicielom, na przykład przez bezpieczną przestrzeń w aplikacji do obsługi wspólnoty. Takie działanie minimalizuje ryzyko sporów wynikających z nieporozumień, problemów technicznych czy zarzutów braku dostępu do informacji. Jednocześnie pozwala to przekazać treść uchwały w sposób, który gwarantuje do niej dostęp jedynie osobom uprawnionym.

Przekazywanie innych informacji właścicielom

Jeżeli właściciel lokalu wyraził zgodę na kontakt drogą elektroniczną, zarząd lub zarządca może tą samą drogą przekazywać mu również inne informacje związane z funkcjonowaniem wspólnoty. Dotyczy to m.in. zawiadomień organizacyjnych, informacji eksploatacyjnych czy innych, bieżących komunikatów.

Komunikacja elektroniczna pozwala znacząco usprawnić obieg informacji, obniżyć koszty oraz zwiększyć dostępność danych dla właścicieli. Warunkiem jej skuteczności pozostaje jednak uprzednie uzyskanie wyraźnej zgody członka wspólnoty.

Porównanie tradycyjnej i elektronicznej komunikacji we wspólnocie mieszkaniowej

Oświadczenie ze zgodą na przekazywanie informacji drogą elektroniczną

Przepisy nie narzucają jednego, sztywnego wzoru oświadczenia o zgodzie na komunikację elektroniczną. W praktyce wystarczające jest proste oświadczenie, w którym właściciel wskazuje adres e-mail jako właściwy do doręczeń zawiadomień i korespondencji lub kontakt poprzez aplikację oraz potwierdza rezygnację z tradycyjnej formy papierowej.

Należy jednak pamiętać, że przetwarzanie danych osobowych w tym zakresie musi odbywać się zgodnie z przepisami RODO. Oświadczenie powinno być powiązane z obowiązującą w danej wspólnocie polityką ochrony danych oraz zawierać niezbędne klauzule informacyjne.

Prawidłowo zebrane i przechowywane oświadczenia stanowią solidną podstawę do prowadzenia sprawnej, nowoczesnej i bezpiecznej komunikacji z właścicielami lokali, jednocześnie chroniąc zarząd lub zarządcę przed zarzutami naruszenia obowiązków formalnych.