Zarządzanie nieruchomościami
15 paź 2024
11 min czytania
Automatyzacja pracy zarządcy i jego pracowników: jak technologia wspiera człowieka
W świecie nowoczesnych rozwiązań IT lub AI często można się spotkać z obawą o to, że technologia zastąpi ludzką pracę. W rzeczywistości jednak najskuteczniejsze systemy, takie jak oprogramowanie Mieszczanin, działają według zupełnie innej filozofii: automatyzacja ma wzmacniać ludzi, a nie ich zastępować.
Poniższy tekst omawia następujące kwestie:
- Automatyzacja w programie Mieszczanin – co umożliwia?
- Ciągłość pracy i bezpieczeństwo danych
- Spójne procesy w całej organizacji
- Porządek w gąszczu informacji
- Czas na to, co naprawdę ważne: relacje i rozwój
Chcesz być na bieżąco z branżowymi ciekawostkami oraz zmianami w prawie?
Zostań subskrybentem naszego newslettera i raz w miesiącu otrzymuj ważne informacje!
Automatyzacja w programie Mieszczanin – co umożliwia?
Wykorzystanie systemu Mieszczanin w codziennej pracy zarządcy to przede wszystkim oddelegowanie najbardziej powtarzalnych zadań algorytmom. Dzięki temu zespół może skupić się na relacjach z mieszkańcami, podczas gdy technologia przejmuje kontrolę nad kluczowymi procesami:
- 1 Nowoczesna komunikacja i samoobsługa mieszkańców: system znacząco ogranicza liczbę telefonów do biura dzięki e-kartotece, gdzie mieszkańcy samodzielnie sprawdzają stan rozliczeń. Dodatkowo automatyczna wysyłka powiadomień e-mail i SMS pozwalają błyskawicznie informować całą wspólnotę o awariach czy zebraniach.
- 2 Zarządzanie e-fakturami: wygodna integracja z KSeF sprawia, że obieg faktur kosztowych staje się niemal bezobsługowy.
- 3 Sprawne podejmowanie decyzji online: organizacja głosowań nad uchwałami przestaje być logistycznym wyzwaniem. System umożliwia zbieranie głosów przez internet, automatycznie sumuje wyniki i generuje gotowe protokoły, eliminując konieczność uciążliwego obchodzenia mieszkań.
- 4 Automatyzacja księgowości i rozliczeń bankowych: program samodzielnie importuje wyciągi i paruje płatności masowe z konkretnymi lokalami. Samoczynnie nalicza też odsetki oraz generuje dokumenty sprzedaży, co niemal do zera redukuje ryzyko błędów przy ręcznym księgowaniu.
- 5 Cyfrowe utrzymanie techniczne i usterki: proces napraw odbywa się bardzo wygodnie – od zgłoszenia w e-kartotece przez mieszkańca, przez automatyczne wysłanie zlecenia do serwisanta, aż po monitoring statusu prac.
- 6 Precyzyjne rozliczanie mediów: program Mieszczanin automatycznie przelicza wysokość opłat za media na podstawie danych z dokumentów z odczytami. Wyniki są natychmiastowo księgowane w kartotekach mieszkańców, co eliminuje żmudne, ręczne wyliczenia przy każdym okresie rozliczeniowym.
Poniżej dokładnie opiszemy 4 kluczowe obszary, w których automatyzacja pracy odgrywa ogromną rolę.
Ciągłość pracy i bezpieczeństwo danych
Rotacja kadr, wdrożenie nowego pracownika lub konieczność nagłego zastępstwa to momenty krytyczne, w których ryzyko błędu gwałtownie rośnie. W takich sytuacjach automatyzacja w systemie Mieszczanin działa jak cyfrowy asystent, który prowadzi pracownika „za rękę”, dbając o standardy firmy.
Kluczowe korzyści i rozwiązania:
- centrum wiedzy w jednym miejscu: dzięki programowi Mieszczanin wszystkie dane o nieruchomościach i mieszkańcach są zgromadzone w jednej, bezpiecznej bazie. Pracownik ma natychmiastowy wgląd w historię komunikacji, zgłoszenia usterek czy faktury (zgodnie z nadanymi uprawnieniami).
- Niezależność od wiedzy, którą miała tylko jedna osoba: dzięki programowi informacje nie giną w skrzynkach mailowych czy notatkach poszczególnych osób. Nawet jeśli kluczowy pracownik jest nieobecny, system zapewnia pełną przejrzystość procesów – dostęp do danych jest niezależny od tego, czy poprzednik zdążył przekazać swoją wiedzę.
- Mniej błędów na starcie: nowa osoba, ucząc się obsługi nieruchomości, korzysta z gotowych schematów i algorytmów. System pilnuje kluczowych terminów i procedur, co pozwala uniknąć kosztownych pomyłek w okresie wdrożeniowym.
Pełne wykorzystanie systemu Mieszczanin to nie tylko wygoda, to przede wszystkim polisa ubezpieczeniowa dla Twoich danych. Każda wiadomość od mieszkańca czy zgłoszona awaria zostaje w systemie na stałe.
Spójne procesy w całej organizacji
W większych biurach lub firmach wielooddziałowych jednym ze sporych wyzwań bywa utrzymanie jednolitego standardu obsługi. Bywa, że każda osoba chce realizować zadania według własnego uznania, co prowadzi do chaosu.
Automatyzacja wymusza ten sam, sprawdzony sposób realizacji konkretnych zadań (np. procesu windykacyjnego) w skali całej firmy. W ten sposób zapewniona jest wyższa przewidywalność: zarządca ma pewność, że każda nieruchomość jest obsługiwana w oparciu o przewidywalne, wysokie standardy techniczne czy prawne.
Porządek w gąszczu informacji
Zarządzanie nieruchomościami to praca na ogromnych zbiorach danych: faktury, odczyty liczników, uchwały, zgłoszenia usterek. Próba ręcznego opanowania tego chaosu jest prawdziwym wyzwaniem.
Program Mieszczanin wspiera zarządcę w następujący sposób:
- potrafi błyskawicznie przetworzyć tysiące rekordów, generując przejrzyste raporty dla zarządu czy mieszkańców,
- wszystkie informacje są zgromadzone w jednym miejscu, co skraca czas wyszukiwania potrzebnego dokumentu z kilku lub nawet kilkunastu minut do kilku sekund.
Czas na to, co naprawdę ważne: relacje i rozwój
Zamiast eliminować czynnik ludzki, współczesne rozwiązania zdejmują z barków zarządców i administratorów ciężar powtarzalnych, żmudnych czynności. Dzięki temu zespół może skupić się na tym, co w tej branży najważniejsze – na budowaniu relacji i jakościowym zarządzaniu.
Przykładowo, jeśli księgowa spędza 80% czasu na żmudnym wykonywaniu powtarzalnych obowiązków, nie ma czasu na przykład na analizę nowych przepisów podatkowych.
Przeczytaj także: Jak usprawnić księgowość spółdzielni mieszkaniowej oraz Program księgowy dla wspólnot mieszkaniowych
Tymczasem program Mieszczanin wspiera:
- 1 budowanie relacji: dzięki automatyzacji administrator ma czas, by wyjść zza biurka, spotkać się z mieszkańcami i realnie wysłuchać ich potrzeb.
- 2 Kreatywność i ulepszenia: wolne zasoby czasowe pozwalają zespołowi na wymyślanie innowacji, np. optymalizację kosztów energii we wspólnotach czy planowanie nowoczesnych rewitalizacji.
- 3 Zdobywanie wiedzy: zamiast mechanicznej pracy, pracownicy mogą podnosić swoje kwalifikacje, co czyni firmę zarządzającą bardziej profesjonalną i konkurencyjną na rynku.
Jesteś zainteresowany programem Mieszczanin i zautomatyzowaniem części żmudnych zadań zarządcy nieruchomości? Skontaktuj się z nami, żebyśmy mogli przedstawić Ci nasze usługi i rozwiązania!
