Elektroniczny obieg dokumentów – czym jest?

Elektroniczny obieg dokumentów to skuteczne narzędzie ułatwiające wykonywanie codziennych obowiązków. Czym jest elektroniczny obieg dokumentów? To innowacyjny sposób na organizację i zarządzanie dokumentami, który pozwala na ich szybkie przetwarzanie oraz archiwizowanie w formie cyfrowej. W naszym wpisie pokażemy, jak dobrze dobrany system IT wspiera elektroniczny obieg dokumentów. Dzięki zaawansowanym narzędziom informatycznym, przedsiębiorcy i ich pracownicy mogą uporządkować obieg, co przekłada się na oszczędność czasu i redukcję kosztów. W artykule omówimy także zarządzanie obiegiem faktur oraz umów w elektronicznym systemie.

W naszym wpisie odpowiadamy na następujące pytania:

• Co to jest elektroniczny obieg dokumentów?
• Jak działa elektroniczny obieg dokumentów w firmie?
• Jakie są różnice między tradycyjnym a elektronicznym obiegiem dokumentów?
• Jakie są korzyści z wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów?
• Jak system IT wspiera elektroniczny obieg dokumentów?
• Wybór architektury systemu: chmura czy infrastruktura własna?
• Nowoczesne funkcje wspierające elastyczność i pracę zdalną
• Zapewnienie bezpieczeństwa i zgodności z RODO
• Jak przebiega wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie?
• Szczegółowy harmonogram i etapy wdrożenia systemu EOD?
• Zarządzanie dokumentacją w przedsiębiorstwie
• Obieg faktur w elektronicznym systemie
• Wymogi dla sektora publicznego i integracja z KSeF

Co to jest elektroniczny obieg dokumentów?

Elektroniczny obieg dokumentów (w skrócie: EOD) to zaawansowane rozwiązanie dla firm, pozwalające digitalizować, automatyzować i centralizować zarządzanie dokumentacją. EOD zmienia sposób, w jaki przedsiębiorstwa pracują z dokumentami, przechodząc z wersji papierowej na elektroniczną.

Przykładowymi dokumentami, które mogą krążyć w cyfrowym obiegu firmy, są: faktury, umowy czy dokumenty pracownicze (np. wnioski urlopowe). Przedsiębiorstwa zarządzające nieruchomościami mogą także pracować nad elektronicznymi wersjami dokumentów takich jak rozliczenia z mieszkańcami.

Warto podkreślić, że wdrożenie EOD to nie tylko zmiana technologiczna, ale istotny element szerszej strategii, jaką jest transformacja cyfrowa organizacji. Elektroniczny obieg dokumentów staje się fundamentem podejścia opartego na danych, w którym decyzje biznesowe są wspierane przez uporządkowane informacje, mierzalne procesy i automatyzacja procesów. W tym kontekście EOD ściśle łączy się z koncepcjami takimi jak BPM (Business Process Management), umożliwiającymi świadome projektowanie, monitorowanie i optymalizację procesów biznesowych.

Systemy EOD wspierają również budowanie nowoczesnej kultury organizacyjnej, w której standardem jest praca na wspólnych, aktualnych danych, a powtarzalne czynności są eliminowane na rzecz automatyzacji. Jednocześnie rozwiązania te wpisują się w szerszą kategorię Enterprise Content Management (ECM), obejmującą kompleksowe zarządzanie treścią i dokumentami w całej organizacji.

Przejście na elektroniczny obieg dokumentów to także realny krok w stronę modelu „biuro bez papieru”, który przekłada się nie tylko na większą efektywność operacyjną, ale również na ograniczenie kosztów, lepszą kontrolę nad dokumentacją i pozytywny wpływ na środowisko.

Jak działa elektroniczny obieg dokumentów w firmie?

Aby zrozumieć, czym charakteryzuje się elektroniczny obieg dokumentów, warto zastanowić się nad przebiegiem tradycyjnego procesu postępowania. Zazwyczaj korzystanie z papierowych dokumentów wiąże się przede wszystkim z obawą o to, czy nie zostaną one zniszczone lub zagubione w trakcie przekazywania od osoby do osoby. Częstym problemem jest także brak ogólnodostępnej wiedzy, u kogo znajduje się aktualnie konkretny dokument lub kto powinien go przejąć w następnej kolejności.

Tymczasem łańcuch osób odpowiedzialnych za przeprocesowanie dokumentu potrafi być w niektórych firmach naprawdę długi, rozpoczynając od sekretariatu, aż po kierowników, zarząd czy pracowników księgowości. Zdarzają się również sytuacje, w których dokumentacja musi trafić do zewnętrznych podwykonawców (np. biuro rachunkowe lub techniczna obsługa nieruchomości), a następnie wrócić do właściciela.

Dla odmiany elektroniczny obieg dokumentów pozwala na cyfryzację każdego z etapów przetwarzania plików: od rejestracji, aż po ich archiwizację. Jednocześnie pozwala na usprawnienie codziennej pracy, a także ułatwienie komunikacji pomiędzy pracownikami firmy oraz zewnętrznymi przedsiębiorstwami, urzędami lub mieszkańcami zarządzanej nieruchomości.

Jakie są różnice między tradycyjnym a elektronicznym obiegiem dokumentów?

Pomiędzy tradycyjnym obiegiem dokumentów a EOD da się wskazać kilka różnic. Pierwsza z nich to brak istnienia papierowego dziennika korespondencyjnego, pieczątek, stempli i znaczków w przypadku korzystania z elektronicznego systemu obiegu dokumentów. Dla niektórych osób może to być ważny czynnik, jednak warto dać EOD szansę.

Informatyczne systemy elektronicznego obiegu dokumentów również posiadają elektroniczny dziennik korespondencji przychodzącej i wychodzącej, mogą zawierać potwierdzenia dotyczące nadawcy korespondencji, a także cyfrowe podpisy. W efekcie możemy więc mówić o takim samym, jeśli nie wyższym poziomie bezpieczeństwa w przypadku korzystania z EOD.

Widok dostępnych dzienników korespondencji w module e-Mieszczanin

Elektroniczny program do obiegu dokumentów wyróżnia także szeroki zakres funkcjonalności. Jeśli posiadamy EOD, dokumenty są nie tylko rejestrowane i przechowywane, ale także przypisywane do poszczególnych osób i płynnie przekazywane od jednego uczestnika procesu do drugiego, w zaplanowanej przez firmę kolejności. Nie ma więc zagrożenia występującego w tradycyjnym obiegu polegającego na tym, że pracownicy będą przekazywać dokument w wybrany przez siebie, chaotyczny sposób.

EOD pozwala także wygodnie archiwizować dokumenty, a potem szukać ich według różnych kryteriów. Oprogramowanie przyspiesza ten proces i eliminuje konieczność wertowania sporej liczby papierowych dokumentów.

Nie należy także zapominać o tym, że użytkownicy systemów informatycznych do elektronicznego obiegu dokumentów mają bieżący, swobodny wgląd w to, na jakim etapie procesu plik jest obecnie. To zdecydowana przewaga pracowania na wersji elektronicznej zamiast w tradycyjnym obiegu, który zupełnie nie posiada takiej możliwości.

Jakie są korzyści z wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów?

Elektroniczny system zarządzania dokumentami przede wszystkim skraca czas potrzebny na przetwarzanie, przekazywanie i zatwierdzanie dokumentów. EOD pozytywnie wpływa na zwiększenie ogólnej wydajności przedsiębiorstwa. Skutkuje to szybszym podejmowaniem decyzji i płynniejszymi procesami biznesowymi w całej firmie.

Na skrócenie czasu potrzebnego na realizację zadań wpływa także ich automatyzacja. Pozwala ona unikać wykonywania powtarzalnych zadań, dzięki czemu pracownicy mogą się skupić na strategicznych operacjach. W efekcie zwiększa się produktywność firmy, a także minimalizowana jest szansa na popełnienie pomyłek przy żmudnych zadaniach. Zauważalna jest także korzyść w postaci zwiększenia transparentności procesów: każdy uprawniony do dokumentu pracownik wie, na jakim etapie się on znajduje dokładnie.

Bardzo istotną w obecnych czasach zaletą jest umożliwienie efektywnej pracy zdalnej dzięki EOD działającemu w chmurze lub w wersji przeglądarkowej. Praca zdalna to obecnie w wielu firmach standard, a dokumenty funkcjonujące w elektronicznym obiegu zapewniają nieprzerwaną możliwość wykonywania swoich zadań.

Przejście na elektroniczny proces obiegu dokumentów obniża także wydatki związane z drukowaniem dokumentów, ich fizycznym przechowywaniem oraz wysyłką. Ograniczając zużycie papieru i ręczne procesy, EOD pomaga obniżyć koszty operacyjne i zwiększyć rentowność.

Kolejną z istotnych zalet elektronicznego obiegu dokumentów jest usprawnienie komunikacji i wymiany informacji między zespołami, działami, a nawet różnymi lokalizacjami. Każdy z pracowników może pracować nad tym samym dokumentem w taki sposób, by ostatecznie posiadać jeden spójny plik.

Co równie istotne, elektroniczne zarządzanie dokumentacją (EZD) zapewnia bezpieczeństwo danych, szczególnie w kontekście realizowania założeń dotyczących RODO. Łatwiejsza jest także audytowalność procesów, ponieważ są one ułożone w sposób niezwykle przejrzysty.

Dowiedz się więcej: Jakie korzyści niesie ze sobą wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów?

Warto pamiętać, że na rynku dostępne są zarówno płatne, jak i darmowe rozwiązania do cyfrowego przepływu pracy. Programy darmowe, w tym te z bezpłatnymi planami dla małych firm, mogą w zupełności wystarczyć do obsługi podstawowych procesów w niewielkich zespołach. Natomiast średnie i większe przedsiębiorstwa powinny od początku postawić na bezpieczny, sprawdzony i profesjonalny system do zarządzania dokumentami, który jest stabilny i długo obecny na rynku, gwarantując ciągłość działania i skalowalność.

Wdrożenie płatnego systemu EOD warto traktować jako okazję do przeprowadzenia analizy procesów wraz z zewnętrznym ekspertem, co pozwala zoptymalizować dotychczasowy sposób działania firmy i wprowadzić usprawnienia, które mogą przynieść długofalowe korzyści. Z drugiej strony, każda implementacja ma też swoje wyzwania. Należy przygotować się na początkowy koszt wdrożenia, a także na to, że zmienią się kultura organizacyjna i przyzwyczajenia pracowników. Jednak świadome zaplanowanie tych aspektów pozwala mądrze przejść przez cały proces i w pełni wykorzystać potencjał elektronicznego obiegu dokumentów.

Przeczytaj, jak nasz klient zyskał na implementacji elektronicznego obiegu dokumentów: Wdrożenie modułu e-Mieszczanin w SM ROW w Wodzisławiu Śląskim

Jak system IT wspiera elektroniczny obieg dokumentów?

Nowoczesne narzędzia wspierające elektroniczny obieg dokumentów nie ograniczają się wyłącznie do podstawowych funkcji rejestracji i przekazywania plików. System klasy DMS (Document Management System), czyli zaawansowane oprogramowanie do zarządzania dokumentami, to spójna platforma do zarządzania całością dokumentacji w przedsiębiorstwie. Jej kluczowym elementem jest repozytorium cyfrowe – scentralizowane, bezpieczne archiwum, w którym wszystkie dokumenty są przechowywane, indeksowane i udostępniane. Repozytorium cyfrowe zapewnia także mechanizmy wyszukiwania, filtrowania i raportowania, co znacznie przyspiesza dostęp do informacji.

W sercu obsługi procesów biznesowych działa mechanizm workflow, który umożliwia modelowanie i automatyzację kolejnych kroków obiegu dokumentów. Dzięki workflow administrator może definiować reguły logiczne, ścieżki akceptacji, role uczestników oraz automatyczne powiadomienia. Taki mechanizm pozwala zminimalizować ręczne czynności i błędy ludzkie, a także zapewnia pełną widoczność postępu zadań w czasie rzeczywistym.

W kontekście najnowszych rozwiązań dużą rolę zaczyna odgrywać sztuczna inteligencja (AI) i uczenie maszynowe. Współczesne systemy klasy DMS wykorzystują AI do automatycznej klasyfikacji dokumentów na podstawie ich treści, kontekstu i metadanych. Algorytmy uczące się analizują przychodzące pliki, rozpoznają ich strukturę, pobierają kluczowe dane (np. daty, numery faktur, kontrahentów) i automatycznie przypisują odpowiednie etykiety lub procesy workflow. To znacznie redukuje czas potrzebny na ręczne tagowanie i sortowanie dokumentów oraz podnosi jakość danych.

Ponadto, zaawansowane systemy implementują wersjonowanie, co oznacza, że każda edycja dokumentu jest zapisywana jako nowa wersja, a poprzednie są archiwizowane i możliwe do odtworzenia. Dzięki temu użytkownicy mogą śledzić historię zmian, przywracać wcześniejsze stany plików oraz analizować procesy decyzyjne na przestrzeni czasu, co zwiększa bezpieczeństwo i audytowalność obiegu dokumentów.

Wdrożenie skutecznego i nowoczesnego oprogramowania informatycznego (takiego jak np. program Mieszczanin) zapewnia między innymi:

Wybór architektury systemu: chmura czy infrastruktura własna?

 
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów wiąże się z decyzją dotyczącą architektury systemu. Do wyboru są głównie dwa modele: chmura SaaS (ang. Software as a Service) oraz serwer lokalny (on-premise). Każde rozwiązanie ma swoje zalety i ograniczenia, które warto rozważyć przed implementacją.

System w chmurze SaaS charakteryzuje się niskimi kosztami początkowymi, łatwą dostępnością z dowolnego miejsca i możliwością pracy zdalnej oraz automatycznymi aktualizacjami, dzięki czemu firma nie musi inwestować w utrzymanie własnej infrastruktury. Z drugiej strony, konieczne jest zaufanie dostawcy w kwestii bezpieczeństwa danych i ciągłości działania – dlatego właśnie warto stawiać na firmy istniejące długo na rynku, takie jak firma Mieszczanin.

Rozwiązanie na serwerze lokalnym daje pełną kontrolę nad środowiskiem i pozwala precyzyjnie dostosować zabezpieczenia do indywidualnych wymagań, co może być szczególnie istotne przy obsłudze wrażliwych danych oraz przy dotychczasowych przyzwyczajeniach użytkowników. Wymaga jednak zwykle większych nakładów na infrastrukturę, administrację i utrzymanie oprogramowania.

Niezależnie od wybranego modelu, ważne jest, aby system był skalowalny, umożliwiając rozwój wraz z firmą i rosnącą liczbą dokumentów czy użytkowników. Szukając odpowiedniego rozwiązania na rynku, dopytaj dostawców o te kwestie, by mieć jasność, jak będzie wyglądać przyszłości Twojej firmy w tym zakresie.

Nowoczesne funkcje wspierające elastyczność i pracę zdalną

Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) jest dziś kluczowym narzędziem umożliwiającym efektywną pracę zdalną, dając pracownikom dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca i o dowolnej porze. Dzięki temu np. zarządcy nieruchomości mogą sprawnie zarządzać fakturami, umowami czy rozliczeniami z mieszkańcami, niezależnie od lokalizacji biura. Tak samo ich pracownicy techniczni, często przebywający w terenie.

Nowoczesne systemy EOD oferują szereg funkcji wspierających elastyczność pracy. Aplikacje mobilne lub wersje przeglądarkowe pozwalają przeglądać, zatwierdzać i przekazywać dokumenty bezpośrednio z telefonu lub tabletu, a platforma low-code umożliwia samodzielne modelowanie procesów i tworzenie dedykowanych ścieżek obiegu dokumentów bez konieczności angażowania działu IT. Dodatkowo, wykorzystanie sztucznej inteligencji (AI) pozwala automatycznie kategoryzować dokumenty, wyciągać z nich kluczowe informacje i przypisywać je do odpowiednich procesów.

Efektywne wyszukiwanie informacji w cyfrowym repozytorium wspiera zastosowanie metadanych i wyszukiwanie pełnotekstowe, co pozwala błyskawicznie odnaleźć potrzebne dokumenty, nawet w dużych zbiorach danych. Takie funkcje nie tylko zwiększają komfort pracy, ale również znacząco skracają czas realizacji codziennych zadań w zarządzaniu nieruchomościami.

Zapewnienie bezpieczeństwa i zgodności z RODO

 
Wdrażając elektroniczny obieg dokumentów (EOD), niezwykle istotne jest zapewnienie pełnej zgodności z przepisami RODO, zwłaszcza gdy system przetwarza dokumenty zawierające dane osobowe, takie jak umowy, oddane głosy na uchwały, dokumenty HR czy wnioski pracownicze. Nowoczesne rozwiązania EOD stawiają kwestie takie jak ochrona danych osobowych na pierwszym miejscu.

Kluczowe mechanizmy obejmują szyfrowanie danych, które zabezpiecza dokumenty podczas przesyłania i przechowywania, oraz kontrola dostępu oparta na rolach, dzięki której użytkownicy widzą tylko te informacje, do których mają uprawnienia. Systemy EOD wspierają również kwestie takie jak wersjonowanie, umożliwiając śledzenie historii zmian i przywracanie wcześniejszych wersji dokumentów, a także prawidłowa retencja danych, zgodnie z wymaganiami prawnymi.

Dodatkowym elementem podnoszącym bezpieczeństwo i wiarygodność dokumentów jest wykorzystanie narzędzi takich jak podpis elektroniczny, który gwarantuje integralność i autentyczność dokumentów, a tym samym pozwala spełnić wymogi formalne i audytowe obowiązujące w firmach oraz instytucjach publicznych.

Jak przebiega wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie?

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów to znacznie więcej niż instalacja nowego systemu IT. To proces organizacyjny, który wymaga zarówno odpowiedniej technologii, jak i zaangażowania zespołu po stronie firmy. Kluczowe znaczenie ma tu analiza procesów, czyli zrozumienie, jak dokumenty faktycznie funkcjonują w organizacji – kto je tworzy, kto akceptuje i gdzie najczęściej pojawiają się wąskie gardła.

Dlatego wdrożenie systemu do elektronicznego obiegu dokumentów należy rozpocząć od analizy przedwdrożeniowej, która pozwala zidentyfikować m.in. rodzaje dokumentów, zakres uprawnień poszczególnych osób do dokumentów w wersji elektronicznej, a także dotychczasowy i docelowy sposób ich obiegu. Doświadczony partner wdrożeniowy przeanalizuje Twoje przedsiębiorstwo krok po kroku, a także pomoże przełożyć realne potrzeby biznesowe na rozwiązania systemowe.

Istotnym etapem jest również zaplanowanie ewentualnych zmian w przebiegu procesów i dostosowanie sposobu działania oprogramowania do nowych wytycznych. Celem nie jest proste odwzorowanie dotychczasowych schematów, lecz ich optymalizacja – tak, aby usprawnić komunikację i przyspieszyć realizację zadań. W praktyce dobrze sprawdza się organizacja burzy mózgów z udziałem kluczowych pracowników, których doświadczenie może okazać się nieocenione przy projektowaniu nowej ścieżki obiegu dokumentów.

Kolejnym etapem jest wdrożenie i konfiguracja oprogramowania, a także migracja danych z dotychczasowych systemów lub archiwów. Ważnym elementem tego procesu jest testowanie systemu przed jego uruchomieniem produkcyjnym. Pozwala ono zweryfikować poprawność konfiguracji, działanie procesów oraz komfort pracy użytkowników.

Całość procesu zamykają szkolenia pracowników, które pomagają zrozumieć sens wprowadzanych zmian i nauczyć się efektywnego korzystania z możliwości systemu. Równie ważne jest zaplanowane wsparcie powdrożeniowe, zapewniające ciągłość działania, bieżące aktualizacje oraz pomoc w razie pojawienia się nowych potrzeb lub zmian organizacyjnych. Takie podejście stanowi naturalne wprowadzenie do szczegółowego harmonogramu i etapów wdrożenia systemu.

Podsumowując, najważniejsze etapy implementacji systemu EOD to:

Szczegółowy harmonogram i etapy wdrożenia systemu EOD

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów to zaplanowany proces, który zazwyczaj trwa od 4 do 12 miesięcy, w zależności od skali organizacji, liczby dokumentów oraz stopnia złożoności procesów. Całość rozpoczyna się od wewnętrznej analizy potrzeb biznesowych, której celem jest określenie wymagań funkcjonalnych oraz zaprojektowanie docelowej ścieżki obiegu dokumentów w organizacji.

Kolejnym krokiem jest wybór odpowiedniego rozwiązania. Równie istotny jest właściwy partner wdrożeniowy, który będzie odpowiedzialny za konfigurację systemu i wsparcie merytoryczne. Następnie realizowana jest digitalizacja dokumentów oraz migracja danych z dotychczasowych repozytoriów, co pozwala zachować ciągłość informacji i historii operacji.

System workflow w fazie konfiguracji podlega parametryzacji, tj. określane są reguły, role i automatyzacje odpowiadające za przebieg procesów. Program jest często integrowany z innymi narzędziami wykorzystywanymi w firmie, takimi jak moduły finansowo-księgowe czy system klasy ERP. Kolejnym etapem jest testowanie, które pozwala zweryfikować poprawność działania procesów, bezpieczeństwo danych oraz kompletność konfiguracji.

Równolegle prowadzone są szkolenia pracowników, przygotowujące użytkowników do codziennej pracy z nowym rozwiązaniem. Po uruchomieniu systemu kluczowe znaczenie ma wsparcie powdrożeniowe, obejmujące bieżącą pomoc techniczną, optymalizację procesów oraz rozwój systemu wraz z organizacją.

Efektem końcowym wdrożenia powinna być audytowalność wszystkich operacji wykonywanych na dokumentach. System powinien automatycznie rejestrować ślad audytowy, obejmujący m.in. informacje o użytkownikach, czasie modyfikacji, zmianach statusów oraz decyzjach podejmowanych w ramach procesów. Dzięki temu elektroniczny obieg dokumentów spełnia nie tylko wymagania operacyjne, ale także formalne i kontrolne.

Zarządzanie dokumentacją w przedsiębiorstwie

Jakie dokumenty można przetwarzać w systemie EOD?

W systemie do elektronicznego zarządzania obiegiem dokumentów można pracować między innymi z:

Jakie są zalety automatyzacji obiegu dokumentów?

System klasy workflow do elektronicznego obiegu dokumentów pozwala także automatyzować pracę. To ogromna zaleta, ponieważ pozwala zaoszczędzić czas – zwłaszcza tym zarządcom i ich pracownikom, którzy obsługują bardzo dużą liczbę mieszkańców. Automatyzacja może polegać między innymi na:

Przykładowo obieg dla umów może zawierać takie kroki jak: wpłynięcie do sekretariatu, sprawdzenie merytoryczne, sprawdzenie pod kątem prawnym, akceptacja i przekazanie umowy do podpisu zarządu; ustalenie określonej ścieżki obiegu jest sporym ułatwieniem dla pracowników, którzy nie muszą się zastanawiać, komu mają przekazać dokument na następnym etapie, a także jaki krok podjąć w następnej kolejności,

Przykładowo dla dwóch różnych wspólnot można stworzyć dwa różne obiegi dokumentów, z różnymi osobami odpowiedzialnymi za realizację zadań, itd.

Po otrzymaniu wiadomości e-mailowej zawierającej fakturę, można od razu tę fakturę wysłać do OCR, bez konieczności zapisywania na dysku załącznika z fakturą i przesyłania go z dysku do OCR.

Obieg faktur w elektronicznym systemie

Obieg faktur w elektronicznym systemie powinien być zaprojektowany w taki sposób, aby spełniał nie tylko potrzeby organizacyjne firmy, ale również aktualne wymogi prawne, np. takie jak Krajowy System e-Faktur (KSeF), który wprowadza jednolity standard wystawiania i odbioru faktur ustrukturyzowanych. Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia uporządkowanie całego procesu – od przyjęcia faktury, przez etapy takie jak weryfikacja i dekretacja, aż po zatwierdzenie do księgowania.

Istotnym elementem takiego rozwiązania jest także integracja systemów. Jeśli firma wykorzystuje (zależnie od branży i potrzeb) np. systemy ERP, systemy CRM, platformy e-commerce czy systemy finansowo-księgowe, warto połączyć je z narzędziem wykorzystywanym do elektronicznego obiegu dokumentów oraz zewnętrznymi usługami czy bramkami Ministerstwa Finansów. Dzięki temu zapewniamy firmie automatyczny przepływ danych, spójność informacji, a także unikamy redundancji.

Co warte podkreślenia, program Mieszczanin to rozwiązanie zintegrowane już w swoim założeniu. Oznacza to, że wszystkie moduły programu dla zarządców nieruchomości bezproblemowo wymieniają ze sobą dane tak, by użytkownik nie musiał ich przepisywać. Dodatkowo łączą się one z rozwiązaniami ministerialnymi, co znacząco ułatwia i przyspiesza pracę, a zarządcy i ich pracownicy są wspierani kompleksowo.

Przykładowo: zatwierdzone i poprawnie zadekretowane faktury mogą być automatycznie przekazywane do księgowości i księgowane, bez konieczności ręcznego wprowadzania danych. Takie podejście nie tylko optymalizuje czas wykonywania zadań, ale także ogranicza ryzyko błędów i zapewnia spójność danych w całej organizacji.

Jak wygląda obieg faktur kosztowych w systemie EOD?

Elektroniczny obieg faktur kosztowych to spore ułatwienie w codziennej pracy. Pozwala on dbać m.in. o terminowość zapłat faktur. Posiadając program do EOD, możemy bez trudu przeanalizować, czy wszystkie faktury, które otrzymaliśmy, są zapłacone w terminie, a jeśli nie – to na jakim etapie dana faktura się obecnie znajduje. Ponadto możemy analizować i optymalizować czas przekazywania faktur w firmie, żeby przeciwdziałać opóźnieniom w płatnościach.

Obieg faktur kosztowych w nowoczesnym oprogramowaniu klasy EOD może być dostosowany do indywidualnych potrzeb firmy. Moduł e-Mieszczanin umożliwia uprawnionym użytkownikom stworzenie schematu obiegu, pozwalającego zdefiniować m.in.:

Każdy z kroków może posiadać swój opis oraz realizatorów

Widok przykładowego dokumentu w module e-Mieszczanin

W zależności od tego, jak został skonstruowany obieg dokumentów w danej firmie, obieg faktur czy innych dokumentów kosztowych podzielony jest zwykle na kilka kroków. Może to być np.: wpłynięcie faktury, jej akceptacja przez wyznaczonych kierowników działów, weryfikacja przez główną księgową, zatwierdzenie płatności przez zarząd oraz przekazanie do płatności. Następnie faktura jest opłacana przez pracownika działu księgowości i może się zakończyć statusem “zaksięgowana”.

Wymogi dla sektora publicznego i integracja z KSeF

Temat cyfryzacji dokumentów i elektroniczne zarządzanie dokumentacją (EZD) są obecnie „na fali” – coraz więcej firm oraz instytucji dostrzega korzyści płynące z automatyzacji procesów i przejścia na biuro bez papieru. Również administracja publiczna w Polsce aktywnie dostosowuje się do nowoczesnych wymagań, co warto obserwować w kontekście przedsiębiorstw, zwłaszcza w obszarze obiegu faktur i komunikacji z urzędami poprzez Krajowy System e-Faktur (KSeF) i e-Doręczenia.

Integracja z KSeF pozwoli firmom i instytucjom publicznym na automatyczne przesyłanie, odbiór i weryfikację faktur w jednolitym formacie, który staje się standardem w obrocie gospodarczym. Nowym elementem cyfryzacji administracji są również e-Doręczenia, czyli system elektronicznej komunikacji z urzędami, który może być w pełni zintegrowany z systemem EOD. Dzięki temu dokumenty wpływające do organizacji trafiają od razu do elektronicznego obiegu, co zwiększa efektywność, skraca czas obsługi i ułatwia zachowanie zgodności z obowiązującymi przepisami.

Warto wspomnieć także, że od 2026 roku wdrożenie EOD stanie się obowiązkowe dla administracji publicznej poprzez system EZD RP, co oznacza, że wszystkie jednostki będą musiały prowadzić dokumentację elektroniczną, zapewniając pełną ścieżkę audytową i standaryzację procesów.

Słowniczek najważniejszych pojęć:

EOD (Elektroniczny Obieg Dokumentów) – system umożliwiający digitalizację, automatyzację i centralizację obiegu dokumentów w firmie.
Przykład: pracownik zarządcy nieruchomości może przekazywać faktury od dostawców mediów i remontów do akceptacji online, zamiast ręcznie przesyłać papierowe dokumenty między działami.

DMS (Document Management System) – klasa systemu do zarządzania dokumentami. Jest to oprogramowanie integrujące przechowywanie, wersjonowanie, wyszukiwanie i kontrolę dostępu.
Przykład: umowy najmu przechowywane w DMS są automatycznie wersjonowane, dzięki czemu można łatwo sprawdzić historię zmian i zachować spójność dokumentów.

EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją) – termin używany często w administracji publicznej dot. cyfryzacji dokumentów i ich obiegu, np. w system EZD RP.

BPM (Business Process Management) – metodologia i narzędzia do projektowania, monitorowania i optymalizacji procesów biznesowych.

OCR (Optical Character Recognition) – technologia rozpoznawania tekstu w dokumentach papierowych lub PDF i przekształcania go w edytowalną postać elektroniczną.
Przykład: faktury papierowe od dostawców mediów mogą być zeskanowane i automatycznie wprowadzone do systemu EOD bez ręcznego przepisywania danych.

Workflow – modelowanie i automatyzacja kolejnych kroków w procesie biznesowym lub obiegu dokumentów, z definicją ról, reguł akceptacji i powiadomień.
Przykład: workflow w EOD pozwala, aby wniosek urlopowy pracownika był automatycznie kierowany do przełożonego, a następnie do działu kadr po zatwierdzeniu.