Elektroniczny obieg dokumentów – czym jest?

Elektroniczny obieg dokumentów to skuteczne narzędzie ułatwiające wykonywanie codziennych obowiązków. Czym jest elektroniczny obieg dokumentów? To innowacyjny sposób na organizację i zarządzanie dokumentami, który pozwala na ich szybkie przetwarzanie oraz archiwizowanie w formie cyfrowej. W naszym wpisie pokażemy, jak dobrze dobrany system IT wspiera elektroniczny obieg dokumentów. Dzięki zaawansowanym narzędziom informatycznym, przedsiębiorcy i ich pracownicy mogą uporządkować obieg, co przekłada się na oszczędność czasu i redukcję kosztów. W artykule omówimy także zarządzanie obiegiem faktur oraz umów w elektronicznym systemie.

W naszym wpisie odpowiadamy na następujące pytania:

• Co to jest elektroniczny obieg dokumentów?
• Jak działa elektroniczny obieg dokumentów w firmie?
• Jakie są różnice między tradycyjnym a elektronicznym obiegiem dokumentów?
• Jakie są korzyści z wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów?
• Jak system IT wspiera elektroniczny obieg dokumentów?
• Jak przebiega wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie?
• Zarządzanie dokumentacją w przedsiębiorstwie
• Obieg faktur w elektronicznym systemie

Co to jest elektroniczny obieg dokumentów?

Elektroniczny obieg dokumentów (w skrócie: EOD) to zaawansowane rozwiązanie dla firm, pozwalające digitalizować, automatyzować i centralizować zarządzanie dokumentacją. EOD zmienia sposób, w jaki przedsiębiorstwa pracują z dokumentami, przechodząc z wersji papierowej na elektroniczną.

Przykładowymi dokumentami, które mogą krążyć w cyfrowym obiegu firmy, są: faktury, umowy czy dokumenty pracownicze (np. wnioski urlopowe). Przedsiębiorstwa zarządzające nieruchomościami mogą także pracować nad elektronicznymi wersjami dokumentów takich jak rozliczenia z mieszkańcami.

Jak działa elektroniczny obieg dokumentów w firmie?

Aby zrozumieć, czym charakteryzuje się elektroniczny obieg dokumentów, warto zastanowić się nad przebiegiem tradycyjnego procesu postępowania. Zazwyczaj korzystanie z papierowych dokumentów wiąże się przede wszystkim z obawą o to, czy nie zostaną one zniszczone lub zagubione w trakcie przekazywania od osoby do osoby. Częstym problemem jest także brak ogólnodostępnej wiedzy, u kogo znajduje się aktualnie konkretny dokument lub kto powinien go przejąć w następnej kolejności.

Tymczasem łańcuch osób odpowiedzialnych za przeprocesowanie dokumentu potrafi być w niektórych firmach naprawdę długi, rozpoczynając od sekretariatu, aż po kierowników, zarząd czy pracowników księgowości. Zdarzają się również sytuacje, w których dokumentacja musi trafić do zewnętrznych podwykonawców (np. biuro rachunkowe lub techniczna obsługa nieruchomości), a następnie wrócić do właściciela.

Dla odmiany elektroniczny obieg dokumentów pozwala na cyfryzację każdego z etapów przetwarzania plików: od rejestracji, aż po ich archiwizację. Jednocześnie pozwala na usprawnienie codziennej pracy, a także ułatwienie komunikacji pomiędzy pracownikami firmy oraz zewnętrznymi przedsiębiorstwami, urzędami lub mieszkańcami zarządzanej nieruchomości.

Jakie są różnice między tradycyjnym a elektronicznym obiegiem dokumentów?

Pomiędzy tradycyjnym obiegiem dokumentów a EOD da się wskazać kilka różnic. Pierwsza z nich to brak istnienia papierowego dziennika korespondencyjnego, pieczątek, stempli i znaczków w przypadku korzystania z elektronicznego systemu obiegu dokumentów. Dla niektórych osób może to być ważny czynnik, jednak warto dać EOD szansę.

Informatyczne systemy elektronicznego obiegu dokumentów również posiadają elektroniczny dziennik korespondencji przychodzącej i wychodzącej, mogą zawierać potwierdzenia dotyczące nadawcy korespondencji, a także cyfrowe podpisy. W efekcie możemy więc mówić o takim samym, jeśli nie wyższym poziomie bezpieczeństwa w przypadku korzystania z EOD.

Widok dostępnych dzienników korespondencji w module e-Mieszczanin

Elektroniczny program do obiegu dokumentów wyróżnia także szeroki zakres funkcjonalności. Jeśli posiadamy EOD, dokumenty są nie tylko rejestrowane i przechowywane, ale także przypisywane do poszczególnych osób i płynnie przekazywane od jednego uczestnika procesu do drugiego, w zaplanowanej przez firmę kolejności. Nie ma więc zagrożenia występującego w tradycyjnym obiegu polegającego na tym, że pracownicy będą przekazywać dokument w wybrany przez siebie, chaotyczny sposób.

EOD pozwala także wygodnie archiwizować dokumenty, a potem szukać ich według różnych kryteriów. Oprogramowanie przyspiesza ten proces i eliminuje konieczność wertowania sporej liczby papierowych dokumentów.

Nie należy także zapominać o tym, że użytkownicy systemów informatycznych do elektronicznego obiegu dokumentów mają bieżący, swobodny wgląd w to, na jakim etapie procesu plik jest obecnie. To zdecydowana przewaga pracowania na wersji elektronicznej zamiast w tradycyjnym obiegu, który zupełnie nie posiada takiej możliwości.

Jakie są korzyści z wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów?

Elektroniczny system zarządzania dokumentami przede wszystkim skraca czas potrzebny na przetwarzanie, przekazywanie i zatwierdzanie dokumentów. EOD pozytywnie wpływa na zwiększenie ogólnej wydajności przedsiębiorstwa. Skutkuje to szybszym podejmowaniem decyzji i płynniejszymi procesami biznesowymi w całej firmie.

Na skrócenie czasu potrzebnego na realizację zadań wpływa także ich automatyzacja. Pozwala ona unikać wykonywania powtarzalnych zadań, dzięki czemu pracownicy mogą się skupić na strategicznych operacjach. W efekcie zwiększa się produktywność firmy, a także minimalizowana jest szansa na popełnienie pomyłek przy żmudnych zadaniach.

Przejście na elektroniczny proces obiegu dokumentów obniża także wydatki związane z drukowaniem dokumentów, ich fizycznym przechowywaniem oraz wysyłką. Ograniczając zużycie papieru i ręczne procesy, EOD pomaga obniżyć koszty operacyjne i zwiększyć rentowność.

Kolejną z istotnych zalet elektronicznego obiegu dokumentów jest usprawnienie komunikacji i wymiany informacji między zespołami, działami, a nawet różnymi lokalizacjami. Każdy z pracowników może pracować nad tym samym dokumentem w taki sposób, by ostatecznie posiadać jeden spójny plik.

Dowiedz się więcej: Jakie korzyści niesie ze sobą wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów?

Jak system IT wspiera elektroniczny obieg dokumentów?

Wdrożenie skutecznego i nowoczesnego oprogramowania informatycznego (takiego jak np. program Mieszczanin) zapewnia między innymi:

Jak przebiega wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie?

Wdrożenie systemu do elektronicznego obiegu dokumentów należy rozpocząć od analizy przedwdrożeniowej, która pozwala zidentyfikować między innymi: rodzaje dokumentów, zakres uprawnień poszczególnych osób do dokumentów w wersji elektronicznej, a także dotychczasowy i pożądany obieg.

Istotnym krokiem jest zaplanowanie ewentualnych zmian w tym, jak proces przebiegał do tej pory i dostosowanie sposobu działania oprogramowania do nowych wytycznych. Celem jest zoptymalizowanie go w taki sposób, by usprawnić komunikację oraz przyspieszyć realizację zadań. Warto zorganizować w firmie burzę mózgów, która zaangażuje kluczowych pracowników – ich wskazówki mogą okazać się bardzo cenne w projektowaniu nowej ścieżki.

Następnie realizowane są wdrożenie i konfiguracja oprogramowania. Cały proces kończy się szkoleniem z elektronicznego obiegu dokumentacji. Ważne jest, by pracownicy rozumieli, czemu wprowadzane są zmiany, jak mogą one usprawnić ich pracę, a także jak wykorzystywać 100% możliwości wdrożonego oprogramowania.

Zarządzanie dokumentacją w przedsiębiorstwie

Jakie dokumenty można przetwarzać w systemie EOD?

W systemie do elektronicznego zarządzania obiegiem dokumentów można pracować między innymi z:

Jakie są zalety automatyzacji obiegu dokumentów?

System klasy workflow do elektronicznego obiegu dokumentów pozwala także automatyzować pracę. To ogromna zaleta, ponieważ pozwala zaoszczędzić czas – zwłaszcza tym zarządcom i ich pracownikom, którzy obsługują bardzo dużą liczbę mieszkańców. Automatyzacja może polegać między innymi na:

Przykładowo obieg dla umów może zawierać takie kroki jak: wpłynięcie do sekretariatu, sprawdzenie merytoryczne, sprawdzenie pod kątem prawnym, akceptacja i przekazanie umowy do podpisu zarządu; ustalenie określonej ścieżki obiegu jest sporym ułatwieniem dla pracowników, którzy nie muszą się zastanawiać, komu mają przekazać dokument na następnym etapie, a także jaki krok podjąć w następnej kolejności,

Przykładowo dla dwóch różnych wspólnot można stworzyć dwa różne obiegi dokumentów, z różnymi osobami odpowiedzialnymi za realizację zadań, itd.

Po otrzymaniu wiadomości e-mailowej zawierającej fakturę, można od razu tę fakturę wysłać do OCR, bez konieczności zapisywania na dysku załącznika z fakturą i przesyłania go z dysku do OCR.

Obieg faktur w elektronicznym systemie

Jak wygląda obieg faktur kosztowych w systemie EOD?

Elektroniczny obieg faktur kosztowych to spore ułatwienie w codziennej pracy. Pozwala on dbać m.in. o terminowość zapłat faktur. Posiadając program do EOD, możemy bez trudu przeanalizować, czy wszystkie faktury, które otrzymaliśmy, są zapłacone w terminie, a jeśli nie – to na jakim etapie dana faktura się obecnie znajduje. Ponadto możemy analizować i optymalizować czas przekazywania faktur w firmie, żeby przeciwdziałać opóźnieniom w płatnościach.

Obieg faktur kosztowych w nowoczesnym oprogramowaniu klasy EOD może być dostosowany do indywidualnych potrzeb firmy. Moduł e-Mieszczanin umożliwia uprawnionym użytkownikom stworzenie schematu obiegu, pozwalającego zdefiniować m.in.:

Każdy z kroków może posiadać swój opis oraz realizatorów

Widok przykładowego dokumentu zakupu w module e-Mieszczanin

W zależności od tego, jak został skonstruowany obieg dokumentów w danej firmie, obieg faktur czy innych dokumentów kosztowych podzielony jest zwykle na kilka kroków. Może to być np.: wpłynięcie faktury, jej akceptacja przez wyznaczonych kierowników działów, weryfikacja przez główną księgową, zatwierdzenie płatności przez zarząd oraz przekazanie do płatności. Następnie faktura jest opłacana przez pracownika działu księgowości i może się zakończyć statusem “zaksięgowana”.