Jakie korzyści niesie ze sobą wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów?

Paweł Wójcik

Autor

Paweł Wójcik

Data

22 kwi 2024

Kategoria

Aktualności

3 min czytania

W świecie biznesu, a zwłaszcza w branży zarządzania nieruchomościami, dobrze zorganizowany obieg dokumentów jest niezbędny dla sprawnego zarządzania całą firmą. Im więcej jest dokumentów i danych, tym łatwiej stracić nad nimi kontrolę. Dlatego warto zastanowić się nad wprowadzeniem elektronicznego systemu obiegu dokumentów, który pomoże uporządkować ten proces.

Jeśli czujesz się przytłoczony ilością dokumentów i trudno Ci nad nimi zapanować, dobrym rozwiązaniem może okazać się digitalizacja procesów, czyli przejście w firmie na system elektroniczny.

W naszym artykule znajdziesz 5 zasad, które pomogą Ci przygotować się do wdrożenia oprogramowania informatycznego w Twojej firmie.

Jakie pisma mogą funkcjonować w obrębie elektronicznego obiegu dokumentów? 

Dzisiejsza technologia pozwala digitalizować praktycznie każdy rodzaj dokumentu, który tradycyjnie byłby tworzony, przetwarzany i przechowywany w formie papierowej. Są to między innymi:

  • umowy,
  • faktury,
  • różnego rodzaju protokoły (zarówno techniczne, jak również te z przeprowadzonych zebrań),
  • dokumentacja księgowa (plany gospodarcze, sprawozdania finansowe),
  • korespondencja prowadzona z mieszkańcami (pisma, usterki, wnioski) i kontrahentami (zamówienia, oferty).

A takż wiele innych. Zapanowanie nad tą masą dokumentów i spraw jest niezbędne dla  efektywnej pracy zarządcy nieruchomości.

Lawina dokumentów? Co możesz z tym zrobić?

Jednym z głównych sposobów na lepsze zarządzanie dokumentami jest wprowadzenie systemu, który umożliwia ich digitalizację, przetwarzanie i organizację. Poniżej pokażemy korzyści z wdrożenia i używania systemu do elektronicznego obiegu dokumentów:

1. Szybsze przetwarzanie i wyszukiwanie danych

Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia znacznie szybsze przetwarzanie i łatwiejsze wyszukiwanie danych. Szczególnie w porównaniu z tradycyjnym, papierowym obiegiem. Jest to bardzo istotne w pracy zdalnej lub w przypadku posiadania biur w różnych lokalizacjach.

2. Zwiększone bezpieczeństwo danych

System elektronicznego obiegu dokumentów zapewnia zwiększone bezpieczeństwo danych. Kontroluje i zarządza uprawnieniami dostępu do dokumentów. Jednocześnie chroni przed utratą lub uszkodzeniem fizycznych dokumentów.

3. Redukcja czasu przetwarzania i zatwierdzania dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów przyspiesza procesy biznesowe, takie jak zatwierdzanie faktur. To dobrze wpływa na terminowość i płynność działań.

4. Przyspieszenie procesów decyzyjnych

Elektroniczne przechowywanie dokumentów pomaga przyspieszyć i zautomatyzować podejmowanie decyzji.

5. Efektywne zarządzanie terminami

System umożliwia ustawianie przypomnień i powiadomień dotyczących ważnych terminów. To pomaga w realizacji zadań bez stresujących opóźnień.

6. Poprawa relacji z mieszkańcami

Gromadzenie historii korespondencji z mieszkańcami pozwala na budowanie pełnej wiedzy dotyczącej ich potrzeb i preferencji. Taka wiedza pomoże budować i poprawiać relację z mieszkańcami.

7. Optymalizacja wymiany informacji

Dostęp online do dokumentów pozwala mieszkańcom i innym zainteresowanym stronom na szybką wymianę informacji. Można tę funkcję wykorzystać także do tworzenia „wirtualnego biura” dostępnego 24/7.

8. Szybsze procedowanie nowych spraw

Możliwość definiowania szablonów najczęściej tworzonych dokumentów przyspiesza procedowanie nowych spraw.

Tutaj możesz zobaczyć przykład wdrożenia systemu do zarządzania nieruchomościami, które przeprowadziliśmy. Korzyści, które wymieniliśmy powyżej mogą realnie wpłynąć na funkcjonowanie twojej firmy.

Szybszy – lepszy – sprawniejszy

Wprowadzenie systemu do elektronicznego zarządzania dokumentami to nie tylko łatwiejsze zarządzanie dokumentacją. To także sposób na lepsze zarządzanie zadaniami.

Dzięki wprowadzeniu systematyczności poprawisz relacje z klientami oraz kontrahentami. A obieg elektroniczny pomoże Ci lepiej kontrolować procesy, zaoszczędzić czas pracy Twojej kadry i poprawić jakość swoich usług.

Jeśli stoisz przed podobnymi wyzwaniami i chcesz porozmawiać o swojej sytuacji, możesz skontaktować się z nami tutaj. Nasi eksperci chętnie Ci pomogą!