Elektroniczny obieg dokumentów w spółdzielni mieszkaniowej
Iwona Kołeczko, Zastępca Prezesa Zarządu ds. ekonomiczno-finansowych w Spółdzielni Mieszkaniowej ROW w Wodzisławiu Śląskim, opowiada o tym, jak wyglądała kiedyś praca w dziale księgowym, a także jakie nowości wdrożyła spółdzielnia w ostatnim czasie. Zdradza także, jakie przygotowania do wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów i KSeF poczyniła spółdzielnia oraz jak przygotowywała do tej zmiany swoich pracowników.
Wywiad porusza następujące kwestie:
Chcesz być na bieżąco z branżowymi ciekawostkami oraz zmianami w prawie?
Zostań subskrybentem naszego newslettera i raz w miesiącu otrzymuj ważne informacje!
Charakterystyka Spółdzielni Mieszkaniowej ROW i początek kariery Iwony Kołeczko
– Proszę opowiedzieć na początek coś o Spółdzielni, w której Pani pracuje. Jaka jest skala jej działalności?
Nasza spółdzielnia jest duża – blisko 100 pracowników zarządza łącznie 156 budynkami mieszkalnymi o łącznej powierzchni 356 tysięcy metrów kwadratowych, w których znajduje się 7250 lokali mieszkalnych i 180 usługowych.
– To naprawdę jest czym zarządzać.
Tak, dlatego zawsze podkreślam, że jeśli u nas zadziała jakieś rozwiązanie informatyczne, to zadziała wszędzie. W przypadku mniejszych firm korzystanie z systemu informatycznego jest zwykle łatwiejsze; nawet jeśli coś nie działa idealnie, zawsze można obliczyć dane ręcznie lub przy użyciu innych narzędzi. Przy ponad 7 tysiącach mieszkań nie ma takiej możliwości – bez systemu nie da się nic policzyć ani uzyskać potrzebnych informacji.
– Państwa spółdzielnia ma już ponad 100 lat! A w którym roku zaczęła Pani swoją pracę?
Pracuję w spółdzielni od 1991 roku. Całe moje zawodowe życie jestem związana właśnie z tym miejscem. Zaczynałam jako referent w dziale czynszów, a później pracowałam w różnych działach księgowych. Moi przełożeni zdecydowali, że co kilka miesięcy będę zmieniała charakter pracy, co pozwoliło mi zdobyć szerokie doświadczenie i lepiej rozumieć całość procesów. To również pomogło w dalszym awansie – dziś zajmuję stanowisko w Zarządzie.
Wdrażanie programu Mieszczanin w SM ROW
– Czy była Pani już pracownikiem SM ROW, gdy był wdrażany pierwszy moduł oprogramowania Mieszczanin?
Nie – z tego co pamiętam, spółdzielnia zakupiła system w 1990 roku. Był to moduł „Czynsze”, jeszcze w wersji DOS. Kiedy zaczynałam pracę w księgowości, korzystaliśmy z ogromnych maszyn do księgowania typu Ascota, które zajmowały całe biurko, z wielkimi dziennikami. Dopiero później wdrożyliśmy moduły finansowo-księgowe.
Dziś nie wyobrażam sobie przygotowania bilansu bez komputera. Nawet arkusz kalkulacyjny pozwala od razu zobaczyć, jak zmiana jednej cyfry wpływa na całość. Kiedyś natomiast podstawowymi narzędziami do tworzenia bilansu były… gumka i ołówek. Wpisywałyśmy dane razem z moją ówczesną przełożoną i ciągle je poprawiałyśmy, przeliczając bilans wielokrotnie ręcznie.
– Uczestniczyła Pani już we wdrażaniu kolejnych modułów naszego programu?
Tak. Byłam wtedy młoda, więc pokładano we mnie nadzieje, że szybciej przyswoję programy IT – i rzeczywiście tak było. Od samego początku świetnie współpracowało mi się z firmą Mieszczanin, co było ogromną przyjemnością. Tak naprawdę tworzyliśmy program razem: my, jako klienci, zgłaszaliśmy potrzeby, a informatycy na nie odpowiadali, rozwijając go jednocześnie z nami. Dziś nadal zgłaszam swoje pomysły na usprawnienia.
Dzięki szerokiemu doświadczeniu zdobytemu w SM ROW oraz globalnemu spojrzeniu na procesy rozumiem, czym się zajmują różne działy i jaką mają specyfikę pracy. To bardzo pomagało przy wdrażaniu kolejnych modułów w spółdzielni. Większość z nich potrafię obsłużyć samodzielnie, co ułatwia mi pracę jako przełożonemu i wspiera wdrożenie kolejnych rozwiązań, takich jak ostatnio e-Mieszczanin.
Wdrożenie elektronicznego obiegu faktur w SM ROW
– Jaki był cel wdrożenia e-Mieszczanina? Co państwo chcieli osiągnąć?
Głównym celem wdrożenia e-Mieszczanina było wprowadzenie nowoczesnych, elektronicznych rozwiązań, które usprawnią pracę spółdzielni. Podczas szkolenia w firmie Mieszczanin poznałam doświadczenia innej spółdzielni, która dzięki systemowi mogła przejść na pracę w 100% w formie elektronicznej. Ten pomysł bardzo mi się spodobał, bo jestem otwarta na innowacje i chciałam, aby podobne narzędzia ułatwiły także naszą działalność.
Dodatkowo wdrożenie systemu pozwoliło nam przygotować się na przyszłe wymagania prawne. Choć Ministerstwo Finansów przesunęło termin wprowadzenia KSeF, wiedzieliśmy, że ostatecznie system wejdzie w życie. Chcieliśmy więc być gotowi odpowiednio wcześniej, aby usprawnić procesy księgowe w spółdzielni i zapobiec niepotrzebnej nerwówce.
– Czy już od początku wszyscy pracownicy byli nastawieni tak samo entuzjastycznie, jak Pani?
Nie ukrywam, że był pewien opór przed nowościami. Ale pracownice księgowości mi ufają. Zdecydowaliśmy się więc wprowadzić e-Mieszczanina, a z czasem wszyscy zaczęli dostrzegać zalety.
– Czy może się Pani podzielić wskazówkami, jak przekonywać pracowników do takiej zmiany?
Zacznę od wytłumaczenia, jak wyglądało wdrożenie wcześniejszego modułu – Technicznej Obsługi Nieruchomości (TON).
Moduł TON wprowadziliśmy bodajże trzy lata temu, a ja osobiście nadzorowałam jego wdrożenie – mimo że jako księgowa nie zajmuję się bezpośrednio działem technicznym. Najpierw na spotkaniach wspólnie ustaliliśmy, że będziemy korzystać z modułu, uzupełniając w nim wszystkie niezbędne informacje. Ważne było, aby pracownicy byli świadomi nadchodzących zmian i zobowiązali się rzetelnie dokumentować realizację obowiązków w systemie. Na początku obawiałam się, jak osoby przyzwyczajone do pracy na pojedynczych dokumentach poradzą sobie ze wspólnym narzędziem, w którym każda zmiana pociąga odpowiedzialność i może wpływać na pracę innych.
Dziś pracownicy działu technicznego z powodzeniem korzystają z modułu na co dzień. Uniknęliśmy sytuacji, w której wdrożenie kończy się tylko na etapie instalacji, a system nie jest używany. TON został zaimplementowany z sukcesem.
Dzięki temu doświadczeniu dużo mniej obawiałam się późniejszej pracy z elektronicznym obiegiem faktur – wiedziałam, że odpowiednie przygotowanie i jasne zobowiązania pracowników pozwalają skutecznie wprowadzać zmiany w organizacji.
– Jak wyglądał obieg faktur przed wdrożeniem e-Mieszczanina?
Przed wdrożeniem systemu e-Mieszczanin obieg faktur w naszej organizacji odbywał się w tradycyjnej, papierowej formie. Kontrahenci dostarczali faktury osobiście do działu księgowości, gdzie ich poprawność – m.in. adres, stawki VAT czy dane kontrahenta – weryfikowała wyznaczona osoba, pełniąca funkcję swoistej „kancelarii faktur”. Dokumenty krążyły następnie pomiędzy kolejnymi pracownikami a kancelarią.
Do każdej faktury dołączany był załącznik z potwierdzeniem merytorycznym – kierownik wskazywał, na podstawie jakiej umowy lub zlecenia powstały koszty oraz jakiej nieruchomości dotyczyły. Pracownicy nie musieli znać szczegółów księgowych – wystarczyło, że określali miejsce powstania kosztów, a księgowość przypisywała je do odpowiednich kont.
Cały proces kończył się zatwierdzeniem dokumentu przez dwóch członków zarządu, co umożliwiało realizację przelewu. Ze względu na cztery siedziby administracyjne w różnych miastach, transport papierowych faktur między jednostkami wydłużał cały obieg – często nawet o tydzień.
– A co zmienił e-Mieszczanin?
Cała komunikacja odbywa się elektronicznie, więc nie ma już potrzeby przekazywania dokumentów fizycznie między działami czy siedzibami. Ułatwiło to pracę zwłaszcza kierownikom z innych miast, którzy wcześniej musieli przyjeżdżać po papierowe faktury. Teraz mogą wszystko zatwierdzić zdalnie, w kilka minut.
Dzięki wdrożeniu e-Mieszczanina proces obiegu faktur stał się nie tylko szybszy, ale też znacznie bardziej przejrzysty i uporządkowany. Dla organizacji takiej jak nasza, mającej kilka oddziałów i wielu uczestników procesu, e-Mieszczanin to ogromne wsparcie.
Co ważne, zmieniły się też nawyki pracowników – część osób włącza e-Mieszczanina rano, zaraz po przyjściu do pracy, podpisuje dokumenty i przesyła je dalej, inni robią to po południu, przed końcem dnia. Mam taką wiedzę, ponieważ system dokładnie pokazuje mi, o której godzinie spływają do mnie faktury. Cały obieg dokumentów stał się bardziej uporządkowany, a praca – znacznie sprawniejsza i mniej obciążona formalnościami.
Przygotowanie spółdzielni do wdrożenia elektronicznego obiegu faktur
– A jak przygotować spółdzielnię na wdrożenie elektronicznego obiegu faktur?
Dla mnie najważniejsze jest, aby przed wdrożeniem systemu obieg faktur był już uporządkowany. W naszej spółdzielni mieliśmy to dokładnie przygotowane – proces, który wcześniej odbywał się ręcznie, przenieśliśmy niemal 1:1 do systemu. Dzięki temu wdrożenie e-Mieszczanina było znacznie prostsze.
Dodatkowo, doświadczenie, które zdobyłam jako biegły sądowy z zakresu księgowości, pozwala mi patrzeć na dokumenty w sposób bardzo analityczny. Biegły przygotowuje opinię na podstawie dokumentów, bez możliwości wyjaśnień od osób trzecich – dokument musi być napisany jasno i jednoznacznie. Podobnie w naszej spółdzielni – dokumenty powinny być kompletne i zrozumiałe, tak aby osoba je czytająca zrozumiała jednoznacznie.
Jasno zdefiniowane oczekiwania przełożonych, a następnie ich przestrzeganie przez pracowników, znacznie ułatwiają wdrożenie systemu i jego sprawne funkcjonowanie.
Dodatkowo warto zapewnić wygodne narzędzia pracy. Nasze księgowe mają dwa monitory – na jednym przeglądają dokumenty, na drugim wprowadzają dane do systemu – co minimalizuje ryzyko pomyłek.
– Jak dobrze zaprojektować takie uporządkowanie obiegu faktur?
Najważniejsze jest, aby dokładnie przemyśleć, jaki tok postępowania z dokumentami chcemy przyjąć i w jakiej kolejności poszczególne osoby będą nad nim pracować. Tak jak wspominałam wcześniej, zaczęliśmy od bardzo prostego podziału: pierwszy etap oznaczał, że faktura wpłynęła i jest zarejestrowana. Kolejny krok to weryfikacja formalno-rachunkowa – sprawdzenie poprawności wyliczeń i załączników. Następnie dokument trafiał do odpowiedniego pionu, np. eksploatacji czy administracji, gdzie potwierdzano merytoryczne wykonanie usługi.
Kolejnym etapem było stanowisko kosztów – dopisanie miejsca powstania kosztu. Później kierownik jednostki potwierdzał wykonanie usługi z punktu widzenia merytorycznego, biorąc na siebie odpowiedzialność, że praca została wykonana terminowo i zgodnie ze standardami. Dopiero po tych wszystkich krokach faktura trafiała do członków zarządu, którzy ją zatwierdzali, co pozwala na ujęcie takiej faktury w księgach rachunkowych oraz dokonać płatności.
Takie uporządkowanie wymaga dyscypliny, zwłaszcza w dużej firmie, gdzie pracuje wiele osób. Bez jasno określonego obiegu dokumentów, każdy będzie czegoś szukał, a proces się opóźniał. Przy dobrze zaprojektowanym obiegu faktury płynnie przepływają przez wszystkie etapy, a praca staje się sprawna i przewidywalna.
– Mówi się, że wdrożenie nowego modułu potrafi na początku spowolnić pracę. Jak było w Państwa przypadku?
Bezpośrednio po wdrożeniu e-Mieszczanina sporo czasu spędzałam na czytaniu opisów, które pracownicy dodawali na poszczególnych etapach obiegu faktur. Było to konieczne, aby upewnić się, że proces przebiega zgodnie z ustalonymi zasadami, bez używania skrótów, czy uproszczeń.
Z czasem jednak pracownicy nauczyli się obsługi modułu i zaczęli korzystać z różnych udogodnień oferowanych przez system. Dziś e-Mieszczanin funkcjonuje w naszej spółdzielni bardzo sprawnie i uważam, że wdrożenie można uznać za sukces.
– Czy wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów wiązało się z koniecznością redukcji etatu osoby, która wcześniej prowadziła tę „kancelarię faktur”?
Absolutnie nie. Obecnie ta osoba skanuje faktury, kontroluje poprawność odczytu danych przez OCR oraz uzupełnia ewentualne braki. Sprawdza, czy każda pozycja została prawidłowo zarejestrowana.
Dodatkowo zajmuje się podatkiem VAT. Miesięcznie obsługuje od około 850 do ponad 1000 faktur zakupowych. Czas zaoszczędzony na ręcznym wprowadzaniu faktur do systemu może pozwolić na weryfikację zmian w przepisach czy pracę koncepcyjną związaną z ułożeniem procesów.
Jako ciekawostkę mogę dodać, że pewnego roku, przy różnych cenach energii elektrycznej, mieliśmy prawie 500 faktur za energię co dwa miesiące. Wystąpiły różnice w stosowanych cenach, więc złożyliśmy reklamację do dostawcy. Po uwzględnieniu reklamacji otrzymaliśmy 1200 korekt. To pokazuje, jak wiele procesów i dokumentów obsługujemy w spółdzielni i jak system musi sprostać dużym obciążeniom.
– Czy firmy pracujące do tej pory na papierowej dokumentacji mają się czego obawiać po przejściu na elektroniczny obieg dokumentów? Część z nich mówi wprost, że nie chce rezygnować z fizycznych nośników.
Nie, naprawdę nie ma się czego obawiać. My również zaczynaliśmy od tradycyjnego, papierowego obiegu, dlatego projektując zasady pracy w e-Mieszczaninie, oparliśmy je właśnie na tym dotychczasowym systemie.
Każda osoba, która zatwierdza kolejny etap, bierze za to odpowiedzialność. Przy każdym wpisie w systemie widnieje godzina oraz imię i nazwisko osoby, która zatwierdziła dokument. Jeśli ktoś potwierdza fakturę pod względem merytorycznym, to znaczy, że sprawdził, czy usługa została wykonana prawidłowo i terminowo, i że nie ma do niej zastrzeżeń – czyli daje mi jako księgowej sygnał, że mogę ją zapłacić. Każdy loguje się do systemu imieniem i nazwiskiem, więc jego kliknięcie w przycisk zatwierdzający dokument traktujemy jak podpis.
Posiadamy także naszą wewnętrzną instrukcję obiegu dokumentów, w której przyjęliśmy, że faktura może pozostawać u jednej osoby maksymalnie trzy dni. Dzięki temu utrzymujemy dyscyplinę, szczególnie przy zamknięciach miesiąca, które u nas odbywają się regularnie do 20. dnia każdego miesiąca. Jeśli widzę, że jakaś faktura się zatrzymała, mogę od razu zadzwonić, poprosić o zatwierdzenie – i często w ciągu godziny dokument wraca do obiegu. Mamy też wypracowaną kulturę pracy z dokumentami – nikt nikomu nie „podbiera” faktur. Zgłosiłam jednak wniosek, żeby system blokował możliwość przejęcia dokumentu, zanim zostanie oficjalnie przekazany dalej, i wiem, że już nad tym pracujecie.
Ogromną zaletą e-Mieszczanina jest też to, że dzięki niemu udało nam się w pełni zautomatyzować przelewy w systemie finansowo-księgowym.
Teraz przelew do banku generuje się dopiero wtedy, gdy faktura zostanie zatwierdzona przez wszystkich wymaganych uczestników – w tym dwóch członków zarządu, tak jak wcześniej w papierowym obiegu. Dzięki temu księgowe mają niemal gotowe zestawienia przelewów, a system pilnuje terminów płatności. Wystarczy więc, że pracownicy poświęcą chwilę uwagi na początku procesu, żeby dane były poprawne, a później wszystko dzieje się niemal automatycznie. To ogromne ułatwienie i dowód na to, że rozwój potrafi „sam się napędzać” – jedno usprawnienie pociąga za sobą kolejne. Zawsze powtarzam: skoro można sobie ułatwić pracę, to dlaczego z tego nie skorzystać?
– Czy macie Państwo jakieś dalsze plany związane z zastosowaniem e-Mieszczanina?
Zaletą e-Mieszczanina jest przede wszystkim lepsza komunikacja, dlatego planujemy wprowadzić również elektroniczny obieg pism. Z punktu widzenia przełożonego pozwoli to łatwo śledzić, gdzie znajdują się poszczególne dokumenty, czy na korespondencję odpowiedziano na czas, czy może gdzieś „przeleżała”. To ogromne ułatwienie w codziennym nadzorze pracy.
Drugim istotnym udogodnieniem, które już teraz zauważyliśmy, jest możliwość wglądu w całą historię korespondencji z mieszkańcem. Dzięki temu podczas rozmowy z mieszkańcem mamy pełen obraz sytuacji – wiemy, jakie informacje były przekazywane, jakie działania zostały podjęte i gdzie ewentualnie szukać dokumentów czy wcześniejszych ustaleń. To pozwala prowadzić rozmowę z przewagą merytoryczną, a nie reagować ad hoc na informacje podawane przez mieszkańca. W efekcie łatwiej dochodzić do porozumienia, bo grunt pod dyskusję jest bardziej stabilny, a argumenty można przedstawić w sposób uporządkowany.
W najbliższej przyszłości chcemy więc rozwijać e-Mieszczanina w tym kierunku – nie tylko dla faktur, ale też dla całej korespondencji, tak aby wszystkie procesy w spółdzielni były transparentne, szybkie i łatwe do monitorowania.
KSeF w spółdzielni mieszkaniowej
– KSeF oficjalnie zacznie obowiązywać od przyszłego roku. Dlaczego zdecydowaliście się Państwo przygotowywać do niego już teraz?
To była moja inicjatywa. Tłumaczyłam zespołowi księgowemu, że lepiej wdrożyć program odpowiednio wcześniej, przygotowując się do KSeF w swoim tempie, zamiast działać pod presją Urzędu Skarbowego. Gdy e-faktury zaczną formalnie obowiązywać, nie będzie to dla nas zaskoczenie.
Nie chciałam sytuacji, w której KSeF zostaje wprowadzony, a my dopiero zaczynamy zmieniać organizację pracy, przyzwyczajać pracowników do nowych procedur i uczyć ich, jak odczytywać faktury ze zintegrowanego systemu. Wczesne przygotowanie pozwala na spokojne, stopniowe wdrożenie i minimalizuje ryzyko błędów.
– Co Pani myśli o KSeFie? Czy widzi Pani więcej zalet wprowadzenia e-faktur, czy wad?
Skoro taki obowiązek zostaje wprowadzony, będziemy go realizować. Naszą rolą jest przestrzeganie przepisów prawa, nie dyskutowanie z nimi. Nie zawsze zgadzam się ze wszystkimi zmianami, ale to nie jest dla mnie najważniejsze. Chciałam jedynie, aby wdrożenie KSeF przebiegło jak najmniej uciążliwie. Oczywiście spodziewam się okresu przejściowego i tego, że pewne rzeczy mogą początkowo nie działać idealnie.
Działy księgowości są już przyzwyczajone do wprowadzania nowych rozwiązań – JPK też nie było łatwe, a KSeF powinien być w praktyce prostszy. Program Mieszczanin będzie automatycznie zaczytywać e-faktury, więc dla nas największa zmiana polega jedynie na tym, że pani z „kancelarii faktur”, zamiast je skanować, będzie pobierać dokumenty bezpośrednio z systemu KSeF.
– Od kiedy planują Państwo rozpocząć pracę z e-fakturami?
Planujemy rozpocząć korzystanie z KSeF już w lutym 2026 roku, gdy otrzymamy pierwsze faktury za prąd. To nam znacznie ułatwi pracę, ponieważ – tak jak wspominałam – obecnie mamy około 500 faktur energetycznych, które przychodzą w formie papierowej i wszystkie musimy skanować. Dzięki KSeF nie będziemy musieli tego robić ręcznie.
– Czy łatwiej było być pracownikiem księgowości kiedyś, gdy zmian w prawie było mniej, ale też były mniejsze możliwości technologiczne? Czy teraz, gdy zmian w przepisach jest sporo, ale systemy informatyczne mogą mocniej wspierać księgowych?
Zdecydowanie łatwiej jest teraz. Kiedyś każda pomyłka oznaczała długie szukanie źródła błędu.
Dziś technologie znacząco odciążają pracę księgowych. Wszystko można wykonać dużo szybciej, np. dzięki dobrze przygotowanemu planowi kont w systemie finansowo-księgowym i automatycznym zestawieniom. Jeśli formuły są poprawnie wpisane, program sam liczy wyniki, a następnie wspiera prawidłowe zaksięgowanie dokumentów.
Ostatnie nowości w przepisach były liczne i zawiłe, ale mieliśmy czas, żeby się z nimi oswoić – organy skarbowe nie wchodziły od razu z kontrolami, dzięki czemu mogliśmy się uczyć i wdrażać nowości stopniowo. Kiedyś zmian było mniej, ale sankcje były natychmiastowe – albo ktoś umiał pracować poprawnie, albo popełnił błąd i spotykał się z karą.
Życie byłoby nudne, gdyby nic się nie działo. Teraz przed nami nowe wyzwania, takie jak wprowadzenie KSEF czy JPK CIT w przyszłym roku. Nasza spółdzielnia ma swoją specyfikę, ale wierzę, że dzięki wsparciu systemów informatycznych poradzimy sobie sprawnie i bez większych problemów.
– Trzymam kciuki za Państwa. Myślę, że z tym poziomem zaangażowania na pewno będzie dobrze. Bardzo dziękuję za rozmowę!
Szukasz sprawdzonego programu dla spółdzielni mieszkaniowej do elektronicznego obiegu dokumentów? Wypełnij krótki formularz kontaktowy! Przygotujemy dla Ciebie atrakcyjną ofertę.
