Excel w zarządzaniu nieruchomościami – na co go zamienić?
Arkusze kalkulacyjne to narzędzie wykorzystywane dość szeroko w różnych branżach, także przez zarządców nieruchomości. Oczywiście Excel ma sporo możliwości: gromadzi dane liczbowe czy tekstowe, potrafi wykonywać działania matematyczne oraz statystyczne. Jednak nie jest to rozwiązanie szyte na miarę, dlatego w naszym poniższym tekście pokażemy, na co warto zamienić arkusz kalkulacyjny i w jaki sposób możesz znacząco usprawnić swoją codzienną pracę.
W naszym tekście opowiemy o poniższych aspektach:
Ewidencja lokali i mieszkańców
Ewidencja lokali i mieszkańców to jeden z przykładów możliwego zastosowania arkusza kalkulacyjnego. Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że jest to całkiem dobre rozwiązanie i do jego realizacji nie są potrzebne zaawansowane systemy. Jednak sprawa potrafi się skomplikować, gdy obsługuje się ogromne liczby mieszkańców, których dane często się zmieniają. W toku obsługi nieruchomości zarządca musi bowiem liczyć się z tym, że niektórzy sprzedadzą swoje mieszkanie, inni wezmą ślub i staną się współwłaścicielami razem z małżonkiem, jeszcze inni przekażą swój lokal kilku osobom w spadku, a do innej nieruchomości wprowadzą się najemcy. Te liczne zmiany trzeba skrupulatnie odnotowywać, a następnie odpowiednio rozliczyć wszystkie koszty, oczywiście w oparciu o właściwe i aktualne dane. Kolejnym z wyzwań jest przekazywanie informacji mieszkańcom: drukowanie wielu zakładek z arkusza kalkulacyjnego czy wysyłanie ich w wiadomości mailowej jest bardzo żmudnym zadaniem.
Tymczasem oprogramowanie dla zarządców nieruchomości takie jak Program Mieszczanin potrafi doskonale poradzić sobie z tymi wszystkimi aspektami. System umożliwia prowadzenie przejrzystych katalogów ze spisami miejscowości, znajdujących się w nich budynków, poszczególnych lokali ze wskazaniem na ich typy, przypisywanie im cech, zasad różnicowania stawek opłat, a także nazwisk właścicieli, lokatorów bądź najemców, wraz z ich umowami oraz danymi kontaktowymi. Oprogramowanie jest tak skonfigurowane, by we właściwym schemacie poprowadzić użytkownika przez proces wprowadzania informacji oraz waliduje je, ograniczając szansę na popełnienie błędu. Dodatkową zaletą jest fakt, że raz uzupełnione dane będą dostępne we wszystkich posiadanych modułach systemu, co pozwala nie przepisywać ich po kilka razy i zaoszczędzić czas.
Ostatnim z ważnych aspektów jest ułatwienie w przygotowywaniu korespondencji do mieszkańców. Nasz program umożliwia stworzenie grup odbiorców (tj. dla poszczególnych wspólnot, zasobów i współwłasności, które są ewidencjonowane i zarządzane w systemie), a następnie przypisanie do nich różnych reguł. W efekcie użytkownik systemu może łatwo wysyłać spersonalizowane komunikaty do wybranych grup mieszkańców. Następnie oprogramowanie pozwala wydrukować scalone i wygodnie posortowane pisma, wysłać je e-mailem, poprzez portal bądź aplikację e-kartoteka.
Dowiedz się więcej: Personalizacja wydruków w programie Mieszczanin
Rozliczenia mediów
Kolejnym z zastosowań Excela, z którym spotykamy się w czasie rozmów z potencjalnymi klientami, jest rozliczanie mediów. Czasami są to dość proste arkusze kalkulacyjne, zawierające np. poprzedni oraz bieżący odczyt z wodomierzy. Dopóki w danym lokalu jest jeden mieszkaniec, wtedy zadanie jest proste. Co jednak zrobić wtedy, gdy najemcy danego lokalu w ciągu jednego roku zmienią się trzy razy, część zmian przypadnie na przełom miesięcy, w międzyczasie zmieniała się wysokość zaliczki, a dodatkowo obliczenia trzeba zmieniać w zależności od poziomu zużycia według odczytu z licznika? Wtedy całość się znacznie komplikuje, a prawidłowe obliczenie wszystkich elementów wymaga sporej wiedzy z zakresu obsługi Excela.
Dużo prościej realizacja wszystkich tych elementów przebiega w programie do zarządzania nieruchomościami. Zazwyczaj jest to tylko kwestia wprowadzenia podstawowych danych, czyli bieżących cen, odczytów z liczników oraz danych mieszkańców lub najemców. Zakładając, że program jest prawidłowo skonfigurowany, rozliczenie, zaksięgowanie oraz generowanie zawiadomienia trwa maksymalnie kilkanaście minut.
W przypadku odczytów radiowych, zebrane wyniki są importowane po numerze licznika do systemu, co jeszcze bardziej przyspiesza realizację zadań. Dodatkowym ułatwieniem przy wychwytywaniu ewentualnych anomalii jest czytelne zestawienie generowane przez program. Dane są automatycznie walidowane, dzięki czemu na czerwono zaznaczone są te lokale, w których nie wykazano żadnego zużycia. To bardzo przydatna funkcja, pomagająca w szybkiej ocenie prawidłowości zebranych wyników. Jeśli dane są poprawne, system mnoży poziom zużycia przez cenę np. za 1m³ wody i porównuje je z wysokością pobranych zaliczek. W krótkim czasie zarządca może w ten sposób przygotować rozliczenia, wysłać powiadomienia oraz zaksięgować wyniki.
Aktualizacja stawek
Zarządcy nieruchomości wykorzystujący arkusze kalkulacyjne do prowadzenia rozliczeń mają dużo prostsze zadanie, gdy wykonują w nich proste obliczenia. Wyzwaniem może być wykonywanie zaawansowanych obliczeń, uwarunkowanych wieloma czynnikami, np. aktualizacją stawek VAT. Niestety łatwo jest się wtedy samemu pomylić, a także nie zauważyć, gdy np. Excel zamieni liczbę na tekst, zepsuje się formuła lub zostanie wybrany nie ten zakres komórek, który powinien być wskazany. Część osób przekleja ręcznie informacje do wielu zakładek, co wiąże się z ogromnym ryzykiem przeoczenia czegoś lub dodania zbyt wiele razy w jedno miejsce.
Tymczasem dedykowane zarządcom nieruchomości oprogramowanie (np. takie jak System Łatwej Obsługi Nieruchomości) zostało przygotowane w taki sposób, by przez cały proces przeprowadzić użytkownika zgodnie z określonym schematem. Użytkownik uzupełnia po kolei poszczególne informacje, a później system automatycznie dokonuje zmian dla wszystkich wskazanych wcześniej lokali.
Wystarczy więc przy zmianach stawek za media lub zmianie stawki VAT, nową wartość wprowadzić tylko w jednym miejscu w systemie, zamiast w setkach arkuszy i zakładek w arkuszu kalkulacyjnym. Jeśli zarządca administruje np. 1000 lokalami, to wdrożenie odpowiedniego rozwiązania informatycznego pozwoli mu zaoszczędzić czas przeznaczany wcześniej na aż 999 kliknięć!
Równie wygodnie przebiega generowanie zestawień w profesjonalnym programie dla zarządców. Mogą one być filtrowane po typie lokali, powierzchni czy liczbie mieszkańców, a następnie szybko wyświetlane – tak, byś mógł podejmować jak najlepsze decyzje biznesowe na ich podstawie.
Księgowanie
Kolejną sytuacją, w której spotykamy się z użyciem Excela, jest przygotowywanie informacji o opłatach dla każdego lokalu i przekazywanie informacji do działu księgowości, by ta z kolei odnotowała je na kontach. W efekcie powstać może nawet kilka tysięcy pozycji księgowych.
Jeśli zaś posiadamy nowoczesne oprogramowanie dla zarządcy nieruchomości, wyliczone opłaty są księgowane automatycznie. Przy wykorzystaniu modułu Banki – płatności masowe, rozpoznane płatności są następnie także automatycznie księgowane do modułów finansowych.
Dodatkową zaletą jest także kwestia dostępu do operacji finansowych. W przypadku korzystania z programu dedykowanego branży mieszkaniowej, zarządca może przypisać konkretnym pracownikom dokładne uprawnienia do każdej operacji. Pozwala to uniknąć poważnych konsekwencji, jakie mogą mieć miejsce np. po niezaplanowanym zamknięciu miesiąca, usunięciu ważnych operacji czy elementów z danego katalogu przez niewłaściwą osobę.
Bezpieczeństwo przechowywania danych
Praca z wykorzystaniem arkuszy kalkulacyjnych może się wiązać także z wieloma problemami pod względem bezpieczeństwa, zarówno na poziomie ich przechowywania, jak i zgodności z przepisami prawa takimi jak RODO. Jeśli kilka osób edytuje ten sam plik, mogą przez przypadek nadpisać zmiany lub usunąć całkowicie dokument.
Różnica pomiędzy korzystaniem z Excela a programu dla zarządcy jest w tym zakresie ogromna. Dostępy do plików lub operacji, jak już wspominaliśmy wcześniej, warunkowane są otrzymaniem odpowiedniego poziomu uprawnień.
Pliki w Programie Mieszczanin są wersjonowane, dzięki czemu każdy z uczestników danego procesu widzi, jakie zmiany były dokonywane – oraz przez kogo – w kolejnych wariantach. Moduł Centrala może wymusić także spełnienie konkretnych wytycznych przez hasło każdego z użytkowników, co podnosi poziom bezpieczeństwa.
Oprogramowanie umożliwia również stworzenie harmonogramu, zgodnie z którym zapisywana będzie kopia bezpieczeństwa bazy danych, w wyznaczonym wcześniej miejscu.
Wszystkie te elementy pozwalają nie tylko odpowiednio zadbać o dane klientów zarządcy, ale także gromadzić cały zasób wiedzy o firmie w jednym, centralnym miejscu, co znacząco ułatwia zarządzanie nią oraz wykonywanie obowiązków służbowych.
Jesteś zainteresowany przejściem z arkuszy kalkulacyjnych na efektywny program do zarządzania nieruchomościami? Wypełnij formularz kontaktowy i dowiedz się więcej o naszej ofercie!
