Finansowanie zakupu systemu do zarządzania nieruchomościami

Zakup systemu do zarządzania nieruchomościami to z pewnością wydatek, który warto przemyśleć i odpowiednio wcześnie zaplanować. Nasz wpis blogowy podpowiada, z jakich źródeł finansowania może skorzystać zarządca, który chce dokonać nowej inwestycji w rozwiązanie IT. Podpowiadamy także, w jaki sposób rozłożyć płatność na kilka etapów.

Nasz wpis odpowiada na następujące pytania:

• Jakie są opcje finansowania zakupu systemu do zarządzania nieruchomościami?
• Jak można rozłożyć w czasie płatność za system do zarządzania nieruchomościami?
• Jak się przygotować do zakupu systemu do zarządzania nieruchomościami?
• W jaki sposób optymalizować wydatki na system do zarządzania nieruchomościami?

Jakie są opcje finansowania zakupu systemu do zarządzania nieruchomościami?

Zakup systemu może być oczywiście wydatkiem poniesionym z własnego budżetu, natomiast istnieją także inne sposoby na zdobycie potrzebnych funduszy.

Warto zainteresować się między innymi dofinansowaniem z urzędów pracy. Pracodawcy prowadzący działalność gospodarczą mogą skorzystać z refundacji kosztów wyposażenia bądź doposażenia stanowiska pracy. Wnioskodawca może ubiegać się o refundację kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowisk pracy:

Kolejną z możliwości jest skorzystanie z Funduszy Europejskich, np. na Rozwój Cyfrowy. Ich celem jest wzmacnianie digitalizacji, a także rozwój gospodarki opartej na danych, które wykorzystują najnowsze technologie cyfrowe.

W indywidualnych przypadkach jesteśmy także otwarci na rozmowę o innych formach finansowania, jednak podlegają one osobnym ustaleniom.

Jak można rozłożyć w czasie płatność za system do zarządzania nieruchomościami?

Zakup programu Mieszczanin nie musi wiązać się z obowiązkiem zdecydowania się z góry na wszystkie moduły. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby najpierw skorzystać z najważniejszych i kluczowych elementów systemu, takich jak System Łatwej Obsługi Nieruchomości czy aplikacji dla mieszkańców e-kartoteka, a dopiero w kolejnych etapach dobierać następne moduły.

Poszczególne elementy, z których zbudowany jest nasz system, mają także różne opcje. Jeśli zarządca zdecyduje, że chciałby dokonać zakupu e-Mieszczanin, natomiast na ten moment nie wykorzysta w pełni opcji z planowaniem remontów, to może wybrać jedynie wariant księgowy (m.in. po to, by bezproblemowo wysyłać i odbierać faktury z KSeF).

Dowiedz się więcej: KSeF i wdrożenie e-faktury w nieruchomościach – od kiedy?

Program Mieszczanin można także bezproblemowo rozbudowywać także wraz z rozwojem firmy bądź pojawianiem się nowych potrzeb. Przykładowo, zarządcy administrujący mniejszymi zasobami być może nie będą się decydować od razu na moduł Banki – płatności masowe. Jednak z czasem – gdy zasób urośnie – ręczne księgowanie wyciągów będzie coraz bardziej żmudne i dedykowany moduł, który zautomatyzuje to zadanie, będzie potrzebny.

Zakup dodatkowego modułu to oczywiście dodatkowy koszt, jednak warto zauważyć, że zarządca zyskuje na automatyzacji pracy. Czas poświęcany do tej pory na księgowanie, można przeznaczyć na obsługę kolejnych zasobów lub wykonywanie bardziej zaawansowanych analiz.

Jak się przygotować do zakupu systemu do zarządzania nieruchomościami?

Jeśli myślisz o zakupie pierwszego programu do zarządzania nieruchomościami lub planujesz zmianę obecnie posiadanego systemu, warto zastanowić się, kiedy będzie najbardziej optymalny czas do wprowadzania zmian w Twojej firmie. Odpowiedni harmonogram pozwoli w pełni skupić się na wdrożeniu systemu i najlepiej wykorzystać etap nauki korzystania z oprogramowania.

Warto zadbać także o określenie celów, które ma spełnić wybrane oprogramowanie. Dla firmy wdrażającej oprogramowanie pomocne będzie, jeśli opowiesz o swoich potrzebach i indywidualnych preferencjach dotyczących pracy z systemem.

Przemyśl dodatkowo, którzy pracownicy będą docelowo użytkownikami programu. Ułatwieniem w podejmowaniu powyższych decyzji jest nasza prezentacja systemu na samym początku kontaktów. Pozwala ona poznać pełny obraz programu Mieszczanin, dając wgląd w funkcjonalności oraz to, jaką część pracy może on także zautomatyzować, wyręczając pracowników w ich codziennych, żmudnych zadaniach.

Jedną z możliwości lepszego zarządzania wydatkami poniesionymi na zakup licencji systemu jest zastanowienie się, ile osób jednocześnie będzie potrzebować pełnego, aktywnego dostępu do oprogramowania (tj. umożliwiającego edycję danych, wprowadzania zmian, itd.). Być może część osób na samym początku będzie pracować na tym samym urządzeniu, ale w różnych dniach lub godzinach? Istnieje także opcja skorzystania z dostępów pasywnych, tj. tylko do odczytu (np. do sprawdzania salda, generowania kartoteki, sprawdzania danych). Dostępy pasywne mają niższą cenę niż dostępy aktywne, warto więc rozważyć, jakie dokładnie będą potrzebne Twojej firmie.

Dowiedz się więcej: Jak się przygotować do wdrożenia programu dla zarządcy nieruchomości

W jaki sposób optymalizować wydatki na system do zarządzania nieruchomościami?

Jednym z kluczowych sposobów na optymalizację kosztów związanych z wdrożeniem systemu do zarządzania nieruchomościami jest przeprowadzenie przez nas analizy przedwdrożeniowej. To właśnie ten etap stanowi swoistą „kropkę nad i” w procesie decyzyjnym.

Podczas prezentacji systemu pokazujemy szeroki zakres funkcjonalności, operacji oraz zestawień, które można wykonać w programie Mieszczanin. Zarządca ma wtedy możliwość wstępnie zapoznać się z możliwościami naszego rozwiązania. Późniejsza analiza przedwdrożeniowa daje realne potwierdzenie, że obie strony dobrze się wcześniej zrozumiały: potrzeby zarządcy zostały właściwie odczytane, a zaprezentowane funkcje systemu odpowiadają jego oczekiwaniom.

Dodatkowo, w ramach tej analizy zarządca otrzymuje pełną informację o tym, co obejmuje oferowany pakiet oraz jakie dodatkowe moduły może rozważyć w przyszłości – w zależności od rozwoju jego działalności. Dzięki temu unika niepotrzebnych wydatków na początku współpracy, a jednocześnie ma świadomość, jak może system rozszerzyć w późniejszym czasie.

Taka przejrzystość i etapowe podejście do wdrożenia pozwalają zoptymalizować budżet – inwestując dokładnie w te funkcje, które są faktycznie potrzebne, bez ryzyka przepłacania za niewykorzystane możliwości.