Zarządzanie nieruchomościami
26 wrz. 2024
10 min czytania
Formy wprowadzania elektronicznej kartoteki we wspólnocie mieszkaniowej
Cyfryzacja procesów zarządczych we wspólnotach mieszkaniowych stała się rynkowym standardem. Wprowadzenie elektronicznej kartoteki (systemu służącego do ewidencji rozliczeń i komunikacji) nie jest jednak wyłącznie operacją techniczną, ale także czynnością prawną. Sposób jej wdrożenia zależy od przyjętego modelu finansowania oraz struktury zarządzania nieruchomością. Poniższy wpis przedstawia dostępne ścieżki prawne wdrożenia takiego rozwiązania, uwzględniając obowiązki wynikające z Ustawy o własności lokali (UWL) oraz przepisów o ochronie danych osobowych (RODO).
Ten tekst porusza następujące aspekty:
- Modele finansowania a podstawa prawna wdrożenia
- Bezpieczeństwo danych osobowych (RODO)
- Lokalizacja danych i modele wdrożenia elektronicznej kartoteki
- Rola transparentności i komunikacji
Chcesz być na bieżąco z branżowymi ciekawostkami oraz zmianami w prawie?
Zostań subskrybentem naszego newslettera i raz w miesiącu otrzymuj ważne informacje!
Modele finansowania a podstawa prawna wdrożenia
Wybór modelu finansowania determinuje, czy do wprowadzenia elektronicznej kartoteki wystarczy decyzja zarządu lub zarządcy, czy konieczna jest uchwała właścicieli lokali. Z perspektywy prawnej wyróżniamy trzy główne podejścia:
| Model | Charakterystyka prawna | Wymagana forma czynności |
| Koszt własny zarządcy | System jest traktowany jako narzędzie pracy zarządcy, ujęte w ramach jego wynagrodzenia (art. 18 lub art. 20 UWL). | Zapis w umowie o zarządzanie / decyzja zarządcy. |
| Koszt zarządu nieruchomością wspólną | System jest finansowany bezpośrednio z zaliczek właścicieli jako wydatek na utrzymanie nieruchomości (art. 14 UWL). | Uchwała właścicieli lokali (art. 22 ust. 2 UWL). |
| Odrębna usługa informatyczna | Wspólnota zawiera bezpośrednią umowę z dostawcą oprogramowania, finansując ją jako osobny punkt w planie gospodarczym. | Uchwała właścicieli lokali zatwierdzająca plan gospodarczy. |
Zgodnie z art. 22 ust. 3 pkt 10 UWL, określenie zakresu i sposobu prowadzenia przez zarząd lub zarządcę ewidencji pozaksięgowej kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów jest czynnością przekraczającą zakres zwykłego zarządu. Dlatego każda zmiana formy prowadzenia tych zapisów na elektroniczną powinna zostać precyzyjnie uregulowana formalnie.
Dowiedz się więcej: Skuteczne zawiadamianie członków wspólnoty mieszkaniowej oraz 4 największe pułapki prawne dla zarządcy wspólnot mieszkaniowych – przykłady i porady, jak ich uniknąć
Bezpieczeństwo danych osobowych (RODO)
Wprowadzenie elektronicznej kartoteki wiąże się z procesowaniem danych osobowych (imiona, nazwiska, adresy, stany zadłużenia) w środowisku cyfrowym. Z punktu widzenia prawnego kluczowe są dwa aspekty:
- 1 Umowa powierzenia przetwarzania danych: zgodnie z art. 28 RODO, administrator (Wspólnota Mieszkaniowa) musi zawrzeć z podmiotem zarządzającym WM (zarządcą), a zarządca musi zawrzeć umowę z podmiotem przetwarzającym (dostawcą systemu) pisemną umowę. Jest to niezbędny element zapewniający legalność przetwarzania danych w chmurze lub na zewnętrznych serwerach.
- 2 Podstawa przetwarzania: wykorzystanie elektronicznej kartoteki znajduje oparcie w art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnienie obowiązku prawnego) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora w zakresie sprawnej komunikacji z właścicielami).
Przeczytaj także: RODO dla zarządców nieruchomości – jak spełnić wymogi przepisów o ochronie danych osobowych? oraz Jakie funkcjonalności powinna mieć aplikacja do zarządzania nieruchomościami?
Lokalizacja danych i modele wdrożenia elektronicznej kartoteki
Decyzja o wyborze dostawcy elektronicznej kartoteki wiąże się z koniecznością określenia miejsca przechowywania danych osobowych mieszkańców. Z punktu widzenia RODO (Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych), administrator danych (Wspólnota) i zarządca mają do wyboru dwie główne drogi, z których każda nakłada na niego inne obowiązki formalne.
- Przetwarzanie danych wewnątrz Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG)
Wybór dostawcy, który przechowuje dane na serwerach w Polsce lub innym kraju UE/EOG, opiera się na zasadzie swobodnego przepływu danych.
- Stan prawny: przyjmuje się, że kraje te zapewniają stopień ochrony danych tożsamy z polskimi przepisami.
- Wymagane procedury: kluczowym obowiązkiem jest zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (zgodnie z art. 28 RODO) oraz weryfikacja, czy podmiot ten stosuje odpowiednie zabezpieczenia techniczne.
- Charakterystyka: jest to ścieżka o standardowym poziomie złożoności formalnej, nie wymagająca dodatkowych mechanizmów transferowych.
- Przetwarzanie danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (państwa trzecie)
Wspólnota może zdecydować się na system, którego infrastruktura znajduje się poza EOG (np. w USA lub innych krajach trzecich). Wiąże się to z uruchomieniem procedur transferowych przewidzianych w Rozdziale V RODO.
- Stan prawny: transfer danych do państwa trzeciego jest dopuszczalny, o ile zapewniony zostanie odpowiedni stopień ochrony tych danych.
- Wymagane procedury: administrator musi upewnić się, że spełniony jest jeden z warunków:
- Komisja Europejska wydała decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony w danym kraju (np. Data Privacy Framework dla certyfikowanych podmiotów z USA).
- Zastosowano Standardowe Klauzule Umowne (SKU) przyjęte przez Komisję Europejską.
- Przeprowadzono analizę ryzyka (TIA – Transfer Impact Assessment), sprawdzającą, czy prawo państwa trzeciego nie narusza standardów ochrony danych.
- Charakterystyka: ścieżka ta wymaga od zarządu/zarządcy przeprowadzenia rozszerzonej analizy prawnej przed wdrożeniem.
Rola transparentności i komunikacji
Zarządca, decydując się na elektroniczną kartotekę, wypełnia obowiązki informacyjne wynikające z przepisów. Transparentność w tym procesie buduje zaufanie i minimalizuje ryzyko sporów. Prawidłowy komunikat do właścicieli powinien obejmować:
- 1 cel wdrożenia systemu (np. realizacja prawa właściciela do kontroli działalności zarządu zgodnie z art. 29 ust. 3 UWL),
- 2 zakres danych dostępnych dla użytkowników,
- 3 potwierdzenie, że elektroniczna kartoteka służy wyłącznie celom statutowym wspólnoty.
Szukasz elektronicznej kartoteki, która spełni Twoje oczekiwania pod kątem skuteczności i bezpieczeństwa?
Skontaktuj się z nami, aby otrzymać ofertę!
Małgorzata Repelewicz
Radca prawny, właścicielka kancelarii specjalizującej się w prawie budowlanym i obsłudze nieruchomości
Ekspertka z zakresu obsługi wspólnot mieszkaniowych oraz prawa budowlanego. Doradza także w zakresie sporów w przypadku realizacji inwestycji. Ma wieloletnie doświadczenie zawodowe, które przekłada na skuteczne doradzanie swoim klientom, między innymi zarządcom wspólnot mieszkaniowych.
