Jak przekonać pracowników do wprowadzenia lub zmiany programu do zarządzania nieruchomościami?

Wiesz, że nowoczesne narzędzia IT mogą realnie usprawnić zarządzanie nieruchomościami, ale boisz się, jak pracownicy zareagują na zmiany? Nic dziwnego, każda nowość wywołuje pytania i emocje. Jednak to właśnie od sposobu, w jaki poprowadzisz ten proces, zależy, czy zespół przyjmie nowy system z entuzjazmem i zacznie korzystać z jego potencjału na co dzień. W tym wpisie znajdziesz praktyczne, sprawdzone porady, jak krok po kroku przekonać pracowników do nowego programu do zarządzania nieruchomościami.

Nasz wpis zachęca do podjęcia następujących działań:

• Wytłumacz, co jest głównym celem wprowadzenia nowego lub zmiany programu na inny
• Zaangażuj pracowników na wczesnym etapie zmiany i wybierz jej liderów
• Pokaż pracownikom, jak ich praca zmieni się na lepsze
• Udostępnij harmonogram prac i wytłumacz ważne etapy
• Pokaż sukcesy, które można osiągnąć natychmiastowo dzięki programowi
• Pozwól na udział w szkoleniach oraz uczenie się od pracowników, którzy potrafią obsługiwać program
• Aktywnie używaj systemu i dawaj dobry przykład
• Pozwól zadawać pytania oraz dawaj przestrzeń na wątpliwości

Wytłumacz, co jest głównym celem wprowadzenia nowego lub zmiany programu na inny

Pierwszy krok to jasne przedstawienie celu. Zamiast koncentrować się na samym fakcie wymiany programu, pokaż pracownikom, dlaczego ta zmiana jest potrzebna.

Możesz odwołać się do konkretnych celów firmy, przykładowo:

Podaj przykłady, które są dla zespołu namacalne i zrozumiałe. Jeśli oszczędności wynikające z automatyzacji zostaną przeznaczone na nowe etaty, podwyżki lub wyposażenie biura – powiedz o tym jasno. Jeśli szybsze przetwarzanie danych np. W systemie takim jak program Mieszczanin pozwoli Wam obsłużyć więcej nieruchomości bez zwiększania liczby godzin pracy, to również warto to podkreślić.

Im bardziej konkretny obraz przedstawisz, tym łatwiej będzie pracownikom zrozumieć sens zmiany. Będą się oni także czuć jej ważną częścią.

Zaangażuj pracowników na wczesnym etapie zmiany i wybierz jej liderów

Pracownicy dużo chętniej przyjmują zmiany, w których mają możliwość uczestniczyć, choć w jakiejś części. Dlatego zaproś ich do rozmowy już na samym początku. Zapytaj: co dzisiaj jest dla nich najbardziej uciążliwe, jakie funkcje powinien mieć odpowiedni do ich potrzeb program do zarządzania nieruchomościami, co chcieliby robić szybciej, prościej albo automatycznie. Takie informacje pozwolą Ci nie tylko lepiej dobrać system, ale też pokażą zespołowi, że ich głos ma realne znaczenie.

W tym etapie warto dodatkowo wybrać liderów zmiany, na przykład:

Liderzy będą później łącznikiem między firmą wdrożeniową a resztą pracowników, dzięki czemu cały proces przebiegnie spokojniej i z większą akceptacją całego zespołu.

Pokaż pracownikom, jak ich praca zmieni się na lepsze

To jeden z istotnych etapów. Pracownicy muszą zobaczyć korzyści dla siebie, nie tylko dla firmy. Dlatego mów konkretnie i odwołuj się do codziennych zadań danego zespołu:

Udostępnij harmonogram prac i wytłumacz ważne etapy

Niepewność jest jednym z największych źródeł stresu przy zmianach. Dlatego przygotuj i przedstaw zespołowi przejrzysty harmonogram. Rzetelny dostawca programu do zarządzania nieruchomościami powinien udostępnić Ci go na etapie ustalania szczegółów współpracy.

Plan powinien uwzględniać:

Jeśli tylko jest to możliwe, zadbaj, aby harmonogram nie kolidował z najintensywniejszymi okresami w roku – np. rozliczeniami końcoworocznymi czy zebraniami. Jednocześnie uspokój pracowników, dając im czas na przyzwyczajenie się do nowego oprogramowania.

Zwróć także uwagę na to, aby – w miarę możliwości – skrócić czas równoczesnej pracy na dwóch systemach, jeśli wcześniej korzystaliście z innego rozwiązania IT. Poprzedni program może być źródłem cennych informacji w przypadku nieścisłości danych w nowym systemie, jednak nie warto zbyt długo pracować w ten sposób. Zachęcamy, by jak najszybciej przestawić się na użytkowanie nowego oprogramowania i traktować je jako jedyne obowiązujące, aby niepotrzebnie nie wprowadzać informacji w dwa miejsca oraz ujednolicić procesy.

Pokaż sukcesy, które można osiągnąć natychmiastowo dzięki programowi

Zmiana jest dużo łatwiejsza, gdy widać jej efekt bardzo szybko. Dlatego warto wskazać zespołowi natychmiastowe korzyści:

Takie „szybkie zwycięstwa” bardzo skutecznie przekonują sceptyków, bo korzyści stają się widoczne i odczuwalne dosłownie od pierwszego tygodnia pracy z wykorzystaniem nowego programu.

Pozwól na udział w szkoleniach oraz uczenie się od pracowników, którzy potrafią obsługiwać program

Żaden system nie będzie wykorzystywany efektywnie, jeśli pracownicy nie czują się w nim swobodnie. Dlatego szkolenia są jednym z filarów udanego wdrożenia.

Zaplanuj je w taki sposób, aby były dopasowane do zakresu obowiązków poszczególnych działów, dawały możliwość nauki poprzez praktykę (najlepiej, by były one choć częściowo realizowane na prawdziwych danych firmy), odbywały się w spokojnym dla zespołu okresie, a także nikt nie miał poczucia, że musi „od razu wszystko umieć”.

Warto też wspierać wewnątrzfirmową naukę. Osoby, które szybciej opanują obsługę systemu, mogą pomagać innym. To buduje poczucie współpracy i zmniejsza stres.

Aktywnie używaj systemu i dawaj dobry przykład

Pracownicy z dużą uwagą obserwują to, jak reagujesz na zmiany jako prezes lub właściciel firmy. Jeśli korzystasz z nowego programu, znasz jego funkcje i sam realizujesz w nim część działań, dajesz zespołowi jasny sygnał: „To ważne dla firmy i warto z tego rozwiązania korzystać na co dzień”. Twoje osobiste zaangażowanie jest jednym z najsilniejszych czynników wpływających na postawę pracowników.

Sukces wdrożeniowy zależy także od proaktywnego podejścia innych osób decyzyjnych – np. kierowników działów. Dobrze jest, jeśli znają oni system oraz cele wdrożenia, potrafią odpowiadać na pytania pracowników w taki sposób, by łączyć wiedzę o rozwiązaniu IT z doświadczeniem dotyczącym realiów pracy w konkretnym miejscu, moderują rozmowy dotyczące programu, a także usprawniają proces jego konfiguracji i sprawnie odpowiadają na pytania wdrożeniowca. Pracownicy mają wtedy większy komfort, bo mogą oprzeć się o rzetelne informacje, a system działa zgodnie z oczekiwaniami i pozwala płynnie wykonywać codzienne obowiązki.

Pozwól zadawać pytania oraz dawaj przestrzeń na wątpliwości

Nawet najlepiej prowadzona zmiana budzi pytania i wątpliwości, co jest naturalnym dowodem, że pracownicy chcą zrozumieć, jak działa nowe rozwiązanie.

Ważne jest, aby stworzyć atmosferę, w której każdy może swobodnie wyrazić, czego nie rozumie, co go niepokoi, jakiej funkcji brakuje mu w systemie oraz czego potrzebuje, aby pracować pewniej. Im wcześniej ujawnione zostaną trudności, tym łatwiej można je rozwiązać, zanim urosną do rangi poważnego problemu.