Jak usprawnić głosowanie uchwał we wspólnocie mieszkaniowej?

Głosowanie nad uchwałami to obowiązek każdej wspólnoty mieszkaniowej, ale w praktyce bywa procesem czasochłonnym i trudnym do przeprowadzenia. Niska frekwencja na zebraniach, brak świadomości właścicieli czy przeciągające się indywidualne zbieranie głosów sprawiają, że wiele decyzji odkładanych jest miesiącami. Tymczasem sprawny proces głosowania ma kluczowe znaczenie dla funkcjonowania wspólnoty. W tym wpisie pokazujemy sprawdzone metody, które pomagają zarządcom zwiększyć liczbę oddanych głosów i usprawnić cały proces.

Z naszego tekstu dowiesz się:

• Czym są uchwały wspólnoty mieszkaniowej?
• Dlaczego zbieranie głosów na uchwały bywa trudne?
• Jak zachęcić do głosowania uchwał we wspólnocie mieszkaniowej?
• Jak program Mieszczanin wspiera głosowanie uchwał?

Czym są uchwały wspólnoty mieszkaniowej?

Uchwały wspólnoty mieszkaniowej to dokument potwierdzający decyzję podjętą przez właścicieli lokali. W odróżnieniu od spółdzielni mieszkaniowych, gdzie każdy członek dysponuje jednym głosem, w przypadku wspólnot mieszkaniowych liczy się w większości przypadków (poza nielicznymi wyjątkami) wielkość udziałów.

Głosowanie uchwały rozpoczyna się na zebraniu, a później może być kontynuowane już poza nim (np. poprzez osobiste zbieranie głosów, listowne lub elektroniczne). Aby przegłosować konkretną uchwałę, wspólnota musi zebrać głosy właścicieli posiadających ponad 50% udziałów w danej wspólnocie.

Obowiązkowo każda wspólnota musi rocznie przegłosować co najmniej 3 uchwały (tzn. przyjęcie lub odrzucenie sprawozdania finansowego za rok, który minął, udzielenie lub nieudzielenie absolutorium dla zarządu wspólnoty, przyjęcie lub odrzucenie planu gospodarczego na rok bieżący). Dodatkowo uchwały muszą być podejmowane w przypadkach, gdy rozważane są istotne sprawy, przekraczające kompetencje zwykłego zarządu (dotyczące np. sprzedaży części wspólnej). Wspólnota może także zadecydować tą drogą o dodatkowej, bieżącej kwestii, np. woli zbudowania placu zabaw dla dzieci.

Dlaczego zbieranie głosów na uchwały bywa trudne?

Pierwsza trudność ze zbieraniem głosów na uchwały wynika z liczby właścicieli lokali mieszkalnych czy usługowych – im większa wspólnota, tym więcej osób musi podjąć decyzję i przekazać ją zarządcy. Przy udziałach liczonych w tysiącach, głosowanie może często się przeciągać lub nawet pozostawać nierozstrzygnięte. W efekcie wspólnocie grozi paraliż decyzyjny w istotnych kwestiach, takich jak np. remont dachu. Zarządcy pozostaje jeszcze opcja rozstrzygnięcia przez sąd, jednak w praktyce jest to również trudna droga.

Kolejna trudność wynika z samej organizacji zebrań. Często są one długie, mało angażujące lub wręcz przeciwnie – skupiają się na sprawach kontrowersyjnych, które budzą emocje, a nie na tych, które są kluczowe. Właściciele nie zawsze mają też wcześniejszy dostęp do treści uchwał ani jasnego wyjaśnienia, co dokładnie oznacza dany projekt i jakie konsekwencje niesie jego odrzucenie. Brak wiedzy oraz poczucia realnego wpływu sprawiają, że wielu właścicieli rezygnuje z aktywnego udziału w głosowaniu.

Nie można też pominąć czynnika ludzkiego – z natury jesteśmy skłonni odkładać decyzje i obowiązki. W efekcie część właścicieli głosuje bardzo późno, a niektórzy wcale. Z niskim zaangażowaniem w życie wspólnoty mieszkaniowej trzeba się liczyć chociażby w przypadku tych właścicieli, którzy wynajmują posiadane mieszkanie. To z kolei znacząco wydłuża proces podejmowania decyzji we wspólnocie. Dodatkowo wśród części lokatorów brak motywacji wynika z niskiego poziomu świadomości oraz wiedzy dotyczącej tego, jakie są ich prawa oraz obowiązki.

Jak zachęcić do głosowania uchwał we wspólnocie mieszkaniowej?

Na podstawie rozmów z zarządcami z całej Polski mogę wskazać na kilka sprawdzonych metod, które skutecznie zwiększają liczbę oddanych głosów. Oto najważniejsze z nich:

Zamiast ograniczać się do samego zaproszenia i porządku obrad, warto przesłać właścicielom projekty uchwał wraz z komentarzem, dlaczego są istotne i jakie konsekwencje przyniesie brak ich przyjęcia. Ułatwia to zrozumienie i podejmowanie świadomych decyzji.

Kolejnym pomysłem na dobre zebranie będzie przygotowanie zwięzłej agendy, a także umieszczenie najważniejszych uchwał na początku obrad – tak, by przyciągnąć uwagę właścicieli, a także mieć pewność, że kluczowe decyzje zostaną podjęte.

Dodatkowo możesz zaproponować właścicielom formę konsultacji przed zebraniem – tak, aby kluczowe kwestie były wyjaśnione odpowiednio wcześnie, a samo zebranie mogło przebiegać sprawniej i w większym stopniu koncentrować się na podejmowaniu decyzji.

Dobrze dobrany termin i miejsce zebrania również mogą skutkować większą frekwencją, a w efekcie także skuteczniejszym zbieraniem głosów. Możesz np. przeprowadzić ankietę wśród właścicieli z kilkoma propozycjami godzin, a także zaproponować możliwość udziału online – np. dla osób przebywających poza granicami kraju.

Warto także pamiętać o tym, że każdy właściciel może wyznaczyć swojego pełnomocnika, jeśli nie może uczestniczyć w zebraniu wspólnoty. Dużym ułatwieniem jest udostępnienie gotowego wzoru pełnomocnictwa razem z innymi dokumentami przed zebraniem – zwiększa to szanse, że w razie nieobecności właściciela, na zebraniu pojawi się jego pełnomocnik i odda głos.

Zamiast krążących kart do głosowania możesz stosować imienne karty zawierające wszystkie uchwały lub wdrożyć elektroniczne systemy głosowania podczas zebrania, które pozwalają błyskawicznie policzyć wyniki z uwzględnieniem udziałów. 

Warto testować różne rozwiązania – od wrzucania kart do skrzynek, przez kontakt e-mailowy, po aplikacje mobilne. Analiza skuteczności różnych metod lub ich kombinacji pozwala wybrać najlepszy sposób, sprawdzający się w danej wspólnocie. W efekcie otrzymasz unikalny klucz do zdobywania najwyższej liczby oddanych głosów, jednocześnie ograniczając czasochłonność całego procesu.

Nie każda metoda sprawdzi się w każdej wspólnocie. Przykładowo, jeśli większość właścicieli wynajmuje swoje lokale i rzadko pojawia się na miejscu, to roznoszenie papierowych kart do głosowania może być mało efektywne – w praktyce dotrze tylko do nielicznych. W takim przypadku znacznie lepiej sprawdzą się kanały elektroniczne, które umożliwiają dotarcie do właścicieli niezależnie od ich miejsca zamieszkania.

Z drugiej strony, jeżeli w danej wspólnocie jest niewielka grupa aktywnych właścicieli, którzy mieszkają na miejscu i często reagują na kontakt bezpośredni, to nawet wrzucenie kart do skrzynek może przynieść szybki efekt. Kluczem jest zatem elastyczność i dopasowanie metody zbierania głosów do realnych zwyczajów oraz dostępności właścicieli.

Proces zbierania głosów nie powinien spoczywać wyłącznie na zarządcy. Włączenie zarządu wspólnoty znacząco zwiększa skuteczność – właściciele często szybciej reagują na prośbę swoich sąsiadów niż na kolejną wiadomość od zarządcy.

Im lepiej właściciele rozumieją zasady funkcjonowania wspólnoty i swoje obowiązki, tym chętniej angażują się w proces głosowania. Dlatego warto prowadzić systematyczną komunikację edukacyjną: krótkie materiały wyjaśniające (np. newsletter, SMSy) mogą rozwiewać wątpliwości i budować świadomość konsekwencji podejmowanych decyzji – np. tych dotyczących dobrego stanu technicznego budynku. Właściciele, którzy wiedzą, dlaczego ich głos ma realne znaczenie, rzadziej odkładają oddanie głosu na później.

Ważna jest też komunikacja dotycząca tego, co zostało przegłosowane. Transparentne informowanie o dalszych losach uchwał i pokazywanie, że głos mieszkańców realnie przekłada się na pozytywne zmiany, to najlepsza motywacja do dalszego aktywnego udziału w życiu wspólnoty.

Takie działania edukacyjne wymagają oczywiście nakładu pracy ze strony zarządcy, ale skutkują później efektywnymi głosowaniami.

Warto także pamiętać, że nie mniej ważne niż kwestie formalne są dobre relacje pomiędzy zarządcą a mieszkańcami. Otwarta postawa, nieformalne rozmowy, szybkie reagowanie na zgłoszenia i życzliwy ton komunikacji sprawiają, że właściciele zaczynają postrzegać zarządcę jako partnera.

Zaufanie przekłada się bezpośrednio na aktywność we wspólnocie – właściciele chętniej się angażują, biorą udział w zebraniach i oddają głosy. Atmosfera współpracy i dialogu sprawia, że nawet trudne tematy stają się łatwiejsze do przedyskutowania, a proces podejmowania uchwał przebiega sprawniej.

Jak program Mieszczanin wspiera głosowanie uchwał?

Zgodnie z tym, o czym wspominałem w poprzednich akapitach, cyfrowe narzędzia zyskują coraz większe znaczenie w procesie przegłosowywania uchwał wspólnot mieszkaniowych. Program Mieszczanin oferuje rozwiązania, które wspierają zarówno sam proces głosowania, jak i komunikację z właścicielami.

Najważniejsze funkcje naszego systemu pozwalają na:

Dzięki takim rozwiązaniom nie musisz poświęcać tygodni czy miesięcy na indywidualne zbieranie podpisów. Proces staje się szybszy, bardziej transparentny i mniej obciążający zarówno dla Ciebie, jak i właścicieli lokali.