Jak usprawnić księgowość spółdzielni mieszkaniowej?

Księgowość w spółdzielniach mieszkaniowych staje się coraz bardziej wymagająca – rosnąca liczba dokumentów, ciągłe zmiany przepisów i oczekiwania mieszkańców sprawiają, że tradycyjne metody pracy mogą zawieść. Coraz częściej kluczem do sprawnego działania staje się automatyzacja i dobrze wdrożony system finansowo-księgowy. W tym artykule pokazujemy, jak nowoczesne rozwiązania mogą odciążyć pracowników księgowości, usprawnić rozliczenia i sprawozdawczość, a także pomóc spółdzielniom uniknąć kosztownych błędów.

Nasz tekst porusza następujące aspekty:

• Wyzwania współczesnej księgowości w spółdzielniach mieszkaniowych
• Kluczowe obszary do optymalizacji procesów księgowych: rola automatyzacji
• Automatyzacja zarządzania fakturami i dokumentami księgowymi
• Szybka i bezbłędna sprawozdawczość i deklaracje
• Usprawnienie rozliczeń bankowych i płatności
• Praktyczny proces wdrożenia systemu – jak przygotować do niego pracowników księgowości?
• Szkolenia z obsługi programu księgowego – dlaczego są potrzebne?

Wyzwania współczesnej księgowości w spółdzielniach mieszkaniowych

Spółdzielnie mieszkaniowe coraz częściej mierzą się z wieloma trudnościami oraz wyzwaniami. Jedną z nich jest wprowadzanie co chwilę nowych przepisów prawnych oraz wymuszanie nowych sposobów prowadzenia ewidencji księgowej. Dobrym przykładem jest zbliżający się termin obowiązkowego KSeF. Spółdzielnie mieszkaniowe muszą wprowadzić u siebie elektroniczny obieg dokumentów. Z pewnością przyspiesza on proces wprowadzania faktur zakupowych do rejestrów VAT i na konta księgowe, a także zmniejszy liczbę ewentualnych pomyłek przy ręcznym wprowadzaniu do rejestrów. Jest to jednak zmiana, do której należy się odpowiednio wcześnie przygotować – tak, by zmienić dotychczasowe przyzwyczajenia.

Kolejnym z trendów, do którego przystosowuje się już część spółdzielni mieszkaniowych, jest przejście na pracę zdalną lub hybrydową. Wsparciem w tym procesie jest między innymi korzystanie z oprogramowania w chmurze. Jest to jednocześnie sposób na minimalizację kosztów utrzymywania infrastruktury informatycznej.

Następnym wyzwaniem jest obsługa informatyczna. Coraz częściej spółdzielnie decydują się na zewnętrzne firmy zamiast zatrudniania własnego specjalisty. Pozwala to ograniczyć koszty, jednak w praktyce może to oznaczać również dłuższy czas reakcji na usterki czy problemy techniczne. W momentach krytycznych – na przykład przy wysyłce deklaracji czy zamykaniu miesiąca – każda godzina zwłoki może powodować dodatkowy stres i ryzyko opóźnień. Wymaga to więc od księgowych lepszego planowania i zapewnienia rezerw czasowych na nieprzewidziane awarie.

Dużym problemem jest także sytuacja kadrowa. Coraz trudniej pozyskać osoby z doświadczeniem w księgowości spółdzielczej, a w wielu jednostkach pracują osoby z wieloletnim stażem, które nie zawsze są otwarte na szybkie wdrażanie nowych technologii czy rozwiązań takich jak sztuczna inteligencja. Mamy więc z jednej strony do czynienia z sytuacjami, w której wiedza nie jest przekazywana młodszemu pokoleniu, a z drugiej strony – spółdzielnie nie korzystają z nowoczesnych możliwości, które wymagają od pracowników nowych kompetencji i otwartości na innowacje. Pracownicy często przyzwyczajeni są do utrwalonych schematów pracy, np. w przypadku rozliczania kosztów czy tworzenia zestawień, które przez lata były wykonywane w ten sam sposób.

Warto jednak zapoznać się z możliwościami programu dla spółdzielni mieszkaniowych, który może realnie wpłynąć na usprawnienie codziennej pracy, ułatwia wgląd w sytuację finansową, a także pomaga podejmować odpowiednie, oparte na rzetelnych danych decyzje biznesowe. Dostępne na rynku, nowoczesne rozwiązania informatyczne takie jak program Mieszczanin, mogą znacząco usprawnić procesy księgowe spółdzielni. Poniżej pokazujemy, jakie obszary można zoptymalizować dzięki skutecznemu oprogramowaniu.

Kluczowe obszary do optymalizacji procesów księgowych: rola automatyzacji

Automatyzacja staje się obecnie jednym z istotnych kierunków rozwoju w księgowości spółdzielni mieszkaniowych i często jest jednym z oczekiwań stawianych przez klientów przed systemem IT. W dużej mierze wynika to z braków kadrowych, o których wspominaliśmy powyżej – coraz trudniej znaleźć doświadczonych, a jednocześnie otwartych na zmiany księgowych, a ci, którzy już pracują w spółdzielniach, muszą zmagać się z ciągłymi zmianami w przepisach. Nowe rozporządzenia i ustawy z zakresu rachunkowości i podatków pojawiają się regularnie, co powoduje konieczność stałego dokształcania się i aktualizowania wiedzy. W efekcie księgowość staje się zawodem coraz bardziej wymagającym, a dobrze zaprojektowane narzędzia automatyzujące procesy mogą znacząco odciążyć pracowników i ograniczyć ryzyko błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych.

W praktyce oznacza to potrzebę wdrażania systemów, które nie tylko rejestrują dane, ale także potrafią je przetwarzać i automatycznie wykonywać powtarzalne zadania, np. generować odpowiednie zapisy księgowe. Przykładem jest choćby proces tworzenia not księgowych dotyczących amortyzacji środków trwałych. W tradycyjnym modelu pracownik musiałby co miesiąc obliczać umorzenia, przygotowywać dokumenty i ręcznie wprowadzać je do systemu. Dzięki integracji modułów w oprogramowaniu Mieszczanin zadanie to można zautomatyzować – program samodzielnie wylicza wartości i przekazuje je do ksiąg, co nie tylko skraca czas pracy, ale także eliminuje szanse na pomyłki.

Podobne wyzwania dotyczą ewidencji majątku spółdzielni i wkładów mieszkaniowych. W momencie wyodrębnienia lokalu, wartość księgowa lokalu tj. wartość początkowa i umorzenie oraz wkłady podlega zdjęciu z ewidencji księgowej w ciężar funduszy finansujących te lokale, lub innych rozrachunków finansujących te lokale. Bez automatyzacji proces ten wymaga ponownego wyszukiwania danych, ręcznego przeliczania i tworzenia not księgowych, co jest czasochłonne i podatne na błędy. Dzięki powiązaniu naszego modułu Środki Trwałe z modułem Nieruchomości – Członkowie – Wkłady, system może sam wykryć zmianę własności, znieść lokal z majątku spółdzielni mieszkaniowej i automatycznie przesłać odpowiednie noty: zarówno do modułu członkowskiego, jak i finansowo-księgowego na koniec miesiąca.

Takie przykłady pokazują, że automatyzacja nie jest już jedynie udogodnieniem, ale staje się koniecznością. Umożliwia sprawniejsze zarządzanie skomplikowanymi procesami, pozwala lepiej kontrolować zgodność danych oraz odciąża pracowników, którzy mogą wówczas skupić się na analizie i podejmowaniu decyzji, zamiast na wykonywaniu powtarzalnych czynności.

Automatyzacja zarządzania fakturami i dokumentami księgowymi

Kolejnym z kluczowych obszarów, w których automatyzacja przynosi realne korzyści, jest obsługa faktur i dokumentów księgowych. W spółdzielniach mieszkaniowych zwykle ewidencjonuje się ich ogromną liczbę – zarówno po stronie sprzedaży, jak i zakupu. Tradycyjne wprowadzanie faktur ręcznie do systemu finansowo-księgowego zajmuje sporo czasu i wiąże się z ryzykiem błędów, dlatego coraz większego znaczenia nabierają rozwiązania, które pozwalają na bezpośrednią integrację. W naszym programie faktura sprzedażowa wystawiona w module Fakturowanie sprzedaży od razu pojawia się zarówno w rejestrze VAT, jak i na kontach księgowych. Pozwala to całkowicie wyeliminować konieczność powielania ręcznej pracy i znacząco usprawnia proces rozliczeń.

Jeszcze większe wyzwania wiążą się z obsługą faktur zakupowych, zwłaszcza w kontekście rozliczania kosztów. Spółdzielnie muszą bowiem stosować różne klucze podziału, które określają, do jakich nieruchomości czy miejsc należy przypisać konkretne wydatki. Przykładem mogą być koszty pośrednie pracy konserwatorów – zanim zamknie się miesiąc, trzeba je rozksięgować na koszty bezpośrednie. Wprowadzanie takich danych ręcznie nie tylko jest żmudne, ale też narażone na pomyłki rachunkowe. Automatyzacja tego procesu, poprzez przygotowanie schematów księgowych i zastosowanie odpowiednich kluczy podziału, pozwala nie tylko przyspieszyć rozliczenia, ale również zapewnia większą przejrzystość i powtarzalność wyników.

Szybka i bezbłędna sprawozdawczość i deklaracje

Spółdzielnie mieszkaniowe oczekują, że proces przygotowania deklaracji i sprawozdań będzie szybki, prosty i pozbawiony błędów. W przypadku plików JPK V7 kluczowe jest, aby program automatycznie zebrał dane z ewidencji, sprawdził poprawność formalną struktury pliku XML, podpisał deklarację i przesłał ją bezpośrednio na bramki Ministerstwa Finansów. Ważne jest również automatyczne potwierdzenie, że plik został poprawnie przetworzony i zaakceptowany przez MF. Takie funkcjonalności, dostępne w naszym module finansowo-księgowym, odciążają pracowników księgowości i minimalizują ryzyko pomyłek.

Podobne rozwiązania sprawdzają się przy sporządzaniu e-sprawozdań, takich jak bilans, rachunek zysków i strat czy zestawienia zmian w kapitałach. Jeśli plan kont został właściwie skonfigurowany, system Mieszczanin sam pobiera dane z zapisów księgowych, agreguje je i tworzy poszczególne elementy sprawozdania. Nie ma już konieczności ręcznego sumowania sald ani sprawdzania, z których kont pochodzą poszczególne wartości. Jeśli plan kont się nie zmienia, to rozwiązanie pozwala oszczędzać czas każdego roku i daje pewność, że dane są spójne i kompletne.

Równie istotne jest przygotowanie wyników finansowych na koniec roku. Mechanizmy automatycznych przeksięgowań umożliwiają, aby wartości były przypisywane do kont wyniku finansowego (kont 860) w sposób w pełni zautomatyzowany. Dzięki temu końcowy wynik finansowy odzwierciedla rzeczywisty stan ksiąg bez ręcznego wprowadzania zmian, co znacząco redukuje ryzyko błędów i przyspiesza zamknięcie roku.

Nowoczesne systemy księgowe umożliwiają także tworzenie zaawansowanych analiz dla zarządu, rady nadzorczej czy walnego zgromadzenia członków. Raporty mogą prezentować m.in. wykresy, źródła wartości oraz dokumenty księgowe, które składają się na poszczególne pozycje sprawozdawcze. Dzięki temu wszystkie dane są transparentne, a ich interpretacja staje się znacznie łatwiejsza. Integracja modułu finansowo-księgowego z modułem Nieruchomości – Członkowie – Wkłady pozwala dodatkowo na przygotowanie analiz kosztów i przychodów przypisanych do konkretnych nieruchomości, co jest wymogiem ustawowym dla spółdzielni mieszkaniowych.

Usprawnienie rozliczeń bankowych i płatności

W spółdzielniach mieszkaniowych obsługa płatności za lokale i faktury zakupowe jest zadaniem czasochłonnym i podatnym na błędy, zwłaszcza przy tysiącach mieszkańców.

Tradycyjne, ręczne rejestrowanie wpłat i przelewów wymaga dużego nakładu pracy, dlatego wprowadziliśmy do swojej oferty rozwiązania, dzięki którym wpłaty mieszkańców trafiają automatycznie na odpowiednie konta w ewidencji, a oprogramowanie Mieszczanin księguje je bez potrzeby ręcznego wprowadzania danych (nastąpi zaksięgowanie wszystkich pozycji płatności masowych zsumowanych syntetycznie).

Analogicznie można zautomatyzować płatności spółdzielni za faktury zakupowe lub odsetki od lokat, oszczędności czy prowizje za prowadzenie rachunków bankowych – system rozpoznaje, na jakie konto księgowe ma przypisać daną transakcję z wyciągu bankowego. Automatyzacja pozwala również na lepsze planowanie płatności. Program Mieszczanin może:

Takie mechanizmy znacznie ograniczają ryzyko błędów, opóźnień i nieprawidłowości w księgowości.

Podobnie sprawa wygląda z obsługą kas w spółdzielniach. Płatności za lokale muszą być dokładnie odzwierciedlone w rozrachunkach mieszkańców. Moduł Kasa automatycznie aktualizuje kartę mieszkańca w systemie oraz księgę główną, informując, że dany rachunek został uregulowany. Dzięki temu księgowi mogą śledzić stan rozrachunków w czasie rzeczywistym, bez konieczności ręcznego wprowadzania każdej wpłaty.

Nie mniej istotna jest obsługa windykacji. W spółdzielniach mieszkaniowych pojawiają się różne zaległości czynszowe, a ryzyko przedawnienia roszczeń wymaga stałego nadzoru. System umożliwia wprowadzenie terminu przedawnienia dla każdej sprawy dłużnika oraz cykliczne monitorowanie spraw, których termin upływa w określonym czasie. Dzięki temu wierzyciel może skoncentrować działania na konkretnych dłużnikach, podejmując odpowiednie kroki przed upływem terminu przedawnienia i minimalizując ryzyko utraty możliwości dochodzenia należności.

Praktyczny proces wdrożenia systemu – jak przygotować do niego pracowników księgowości?

Wdrożenie nowego systemu księgowego w spółdzielni mieszkaniowej to proces wymagający czasu, zaangażowania i dobrej organizacji. Na początku pracy jest więcej niż zwykle – pracownicy muszą wygospodarować wolną przestrzeń w kalendarzu na szkolenia, przekazanie wdrożeniowcowi informacji o dotychczasowych procesach i wspólne przeprowadzanie konfiguracji systemu.

Brak jasno opisanych procedur w dotychczasowej działalności sprawia, że pozyskiwanie informacji dla firmy wdrożeniowej bywa czasochłonne, a podejmowanie decyzji się wydłuża, co w konsekwencji może utrudniać sprawne zarządzanie finansami spółdzielni. Dlatego przed rozpoczęciem wdrożenia dobrze jest przeanalizować, jakie zadania są realizowane każdego dnia w dziale księgowości i jakie funkcje powinien wspierać nowy system IT. Nasi doświadczeni wdrożeniowcy pomogą następnie zaplanować procedury w programie tak, aby jak najlepiej zoptymalizować codzienne obowiązki. Dodatkowo doradzą, jak efektywnie zorganizować model pracy zdalnej lub hybrydowej, a w razie potrzeby wesprą także w dostosowaniu infrastruktury informatycznej, tak aby korzystanie z oprogramowania było w pełni płynne i komfortowe.

Kolejnym istotnym aspektem jest zastępowalność pracowników. Jeśli w dziale księgowości pracuje tylko jedna osoba, jej nieobecność – z powodu urlopu czy choroby – może sparaliżować część procesów. Dlatego ważne jest, aby zorganizować pracę tak, by osoby mogły się wzajemnie zastępować. Zalecamy naszym klientom, aby przeszkolić z obsługi systemu przynajmniej dwie osoby. Istotnym aspektem będzie także kwestia decyzyjności. Pracownicy operacyjni często nie podejmą samodzielnie decyzji o zmianie dotychczasowych sposobów ewidencji – dlatego na etapie wdrożenia warto zaangażować pracowników wyższego szczebla.

Sukces wdrożenia zależy również od szczegółowego przekazania informacji o obecnych dokumentach, sposobach działania i przepływie danych w spółdzielni. W większych jednostkach często zdarza się, że pracownicy specjalizują się w wąskich obszarach i nie mają pełnej wiedzy o procesach na styku działów. Warto więc opierać się na mocnej specjalizacji w konkretnych obszarach, a nie jedynie w wąskich wycinkach, co zwiększa efektywność i minimalizuje ryzyko błędów.

Migracja danych to kolejny ważny etap. Aby przebiegła prawidłowo, niezbędna jest ścisła współpraca ze strony spółdzielni: pracownicy muszą wskazać, gdzie znajdują się dane i w jaki sposób można je wydobyć. Często zdarza się, że przy tym zadaniu konieczna jest współpraca z informatykami, ponieważ osoby pracujące na systemie nie zawsze wiedzą, jak przygotować dane do migracji.

Ostatnim elementem jest monitorowanie postępów wdrożenia. Regularne rozmowy z pracownikami pozwalają upewnić się, że każdy element harmonogramu jest realizowany zgodnie z ustalonymi terminami i że wszystkie funkcje systemu zostaną wdrożone efektywnie. Taka systematyczna kontrola pozwala uniknąć opóźnień i zapewnia, że wdrożenie przyniesie oczekiwane usprawnienia w codziennej pracy księgowości.

Szkolenia z obsługi programu księgowego – dlaczego są potrzebne?

Szkolenia to realne wsparcie dla księgowych. Pozwalają one zdobyć cenną wiedzę od ekspertów z wieloletnim doświadczeniem. W trakcie wdrożenia szkolimy pracowników spółdzielni mieszkaniowych i przekazujemy praktyczną wiedzę dotyczącą korzystania z systemu Mieszczanin. Pracujemy najczęściej na prawdziwych danych klienta, dzięki czemu zdobywane informacje mają bezpośrednie przełożenie na późniejszą, codzienną pracę z oprogramowaniem. Szkolenia wdrożeniowe mogą odbywać się zdalnie lub stacjonarnie, w zależności od potrzeb.

Z kolei nasze szkolenia powdrożeniowe najczęściej przyjmują formę zdalnych webinarów online. Regularnie organizujemy spotkania prezentujące nowości w programie oraz zmiany w przepisach, dzięki czemu pracownicy mogą szybko zapoznać się z najważniejszymi aktualizacjami. Coraz częściej szkolenia odbywają się w grupach, co pozwala na efektywne przekazanie wiedzy dziesiątkom uczestników, a jednocześnie są one nagrywane, aby umożliwić powrót do poruszanych zagadnień w dowolnie wybranym czasie.

Dodatkowo w programie Mieszczanin stworzono specjalne sekcje ułatwiające samodzielne śledzenie nowości. Zakładka „Co nowego” oraz materiały dostępne w Strefie Klienta pozwalają użytkownikom zapoznać się z aktualizacjami systemu i nowymi funkcjonalnościami w dogodnym dla siebie czasie. Dzięki temu pracownicy księgowości mogą pracować sprawniej, korzystając w pełni z potencjału programu i minimalizując ryzyko pominięcia istotnych zmian w przepisach lub funkcjonalnościach systemu.

Dowiedz się więcej: Szkolenie z obsługi oprogramowania do zarządzania nieruchomościami – jak wygląda i dlaczego warto?