Zarządzanie nieruchomościami
15 paź 2024
11 min czytania
Jak wyróżnić się wśród zarządców wspólnot mieszkaniowych i pozyskać nowe zasoby?
Konkurencja na rynku zarządzania nieruchomościami staje się coraz większa, a oczekiwania właścicieli lokali rosną wraz z postępem technologicznym. Aby pozyskać nowe wspólnoty i utrzymać obecne zasoby, zarządca musi zaoferować wartość dodaną, która łączy nowoczesność, transparentność oraz optymalizację kosztów własnych. W naszym wpisie pokażemy, na jakie rozwiązania IT warto postawić.
W naszym tekście poruszamy następujące kwestie:
- Efektywność kosztowa i obsługa większej liczby wspólnot
- Transparentność finansowa jako karta przetargowa
- Personalizacja wydruków
- Od administratora do stratega nieruchomości
- Budowanie nowoczesnego wizerunku i ekologia
- Wsparcie merytoryczne i techniczne dla mieszkańców
Chcesz być na bieżąco z branżowymi ciekawostkami oraz zmianami w prawie?
Zostań subskrybentem naszego newslettera i raz w miesiącu otrzymuj ważne informacje!
Efektywność kosztowa i obsługa większej liczby wspólnot
Wdrożenie automatyzacji w codziennych procesach pozwala zarządcy na znaczną oszczędność czasu i optymalizację wydatków. Pozwala to na obsługę większej liczby wspólnot przez ten sam zespół, bez konieczności zatrudniania nowych pracowników.
Zarządca wykorzystujący do pracy program dla wspólnot mieszkaniowych Mieszczanin może liczyć na wsparcie technologii w kluczowych, najbardziej czasochłonnych obszarach:
- 1 automatyzacja procesów finansowo-księgowych: system oferuje automatyczne księgowanie operacji bankowych oraz import wyciągów (płatności masowe), co eliminuje ręczne przypisywanie wpłat do poszczególnych lokali. Dodatkowo program automatyzuje naliczanie odsetek oraz generowanie dokumentów sprzedaży i zawiadomień o wysokości opłat.
- 2 Elektroniczny obieg dokumentów: w nowoczesnym obiegu bez papieru można wygodnie obsługiwać np. umowy. Dodatkowo integracja z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) przyspiesza procesowanie dokumentów kosztowych.
- 3 Rozliczanie mediów i liczników: system automatyzuje proces rozliczania zużycia mediów, uwzględniając ewidencję liczników i ich powiązanie z konkretnymi lokalami. Księgowanie wyników rozliczenia na kartotekach mieszkańców odbywa się automatycznie, a po rozliczeniu w systemie istnieje możliwość przeniesienia propozycji nowych norm do lokali w celu wyliczenia zaliczek.
- 4 Komunikacja masowa i e-kartoteka: program Mieszczanin umożliwia automatyczną wysyłkę korespondencji (zawiadomienia, informacje o awariach, newslettery) drogą mailową oraz SMS-ową. Mieszkańcy zyskują stały, zautomatyzowany dostęp do swoich rozrachunków i dokumentów wspólnoty poprzez portal e-kartoteka, co znacząco ogranicza liczbę zapytań telefonicznych do biura.
- 5 Zarządzanie usterkami i przeglądami: program automatyzuje ewidencję przeglądów technicznych oraz proces obsługi usterek – od przyjęcia zgłoszenia przez mieszkańca w aplikacji, po automatyczne przekazanie zlecenia do firmy zewnętrznej i monitorowanie statusu naprawy.
- 6 Obsługa zebrań i uchwał: system umożliwia przeprowadzanie głosowań nad uchwałami online (z wykorzystaniem e‑kartoteki), automatycznie zlicza głosy i generuje wszystkie niezbędne dokumenty do zebrania (karty do głosowania, listy obecności, zawiadomienia), eliminując ręczne przygotowywanie danych i pozwalając sprawnie podejmować decyzje – bez konieczności fizycznego zbierania podpisów od drzwi do drzwi.
W efekcie stawka za zarządzanie może pozostać na konkurencyjnym poziomie przez dłuższy czas, co stanowi silny argument sprzedażowy podczas negocjacji z nowymi wspólnotami, przy jednoczesnym zachowaniu wysokiej jakości obsługi.
Transparentność finansowa jako karta przetargowa
Podczas wyboru nowego zarządcy, wspólnoty szukają gwarancji bezpieczeństwa swoich funduszy. System Mieszczanin pozwala zamienić te oczekiwania w konkretną ofertę, budującą zaufanie od pierwszego spotkania.
Precyzja i automatyzacja z KSeF
Fundamentem rzetelnych rozliczeń jest eliminacja błędów ludzkich. Nasz system umożliwia automatyczne rozpoznawanie wpłat z wyciągów bankowych, co eliminuje ryzyko pomyłek i gwarantuje przenoszenie danych w skali 1:1.
Co więcej, dzięki pełnej integracji z KSeF (Krajowym Systemem e-Faktur), dane z faktur kosztowych trafiają do programu automatycznie. Wyklucza to pomyłki przy ręcznym wpisywaniu kwot, gwarantując najwyższą jakość księgowości.
Przeczytaj także: Automatyzacja pracy zarządcy i jego pracowników: jak technologia wspiera człowieka
Cyfrowa kontrola dla zarządu wspólnoty
Transparentność wiąże się także z możliwością posiadania pełnego wglądu w procesy. W ramach e-kartoteki oferujemy funkcję akceptacji faktur online przez członków zarządu. Dzięki temu zarząd może weryfikować i zatwierdzać wydatki zdalnie, a każdy koszt jest pod kontrolą reprezentantów wspólnoty przed jego opłaceniem.
Szybkie płatności online
O ile wczytywanie wyciągów bankowych jest dziś standardem rynkowym, o tyle naszą prawdziwą przewagą jest integracja szybkich płatności online bezpośrednio w e-kartotece. To funkcja, która ma wiele zalet:
- 1 Wygoda dla mieszkańca: możliwość dokonania opłat bez konieczności ręcznego przepisywania danych do przelewu.
- 2 Pełna transparentność: w jednym miejscu użytkownik widzi aktualne saldo oraz pełną historię płatności za lokal.
- 3 Szybszy spływ należności: uproszczenie procesu płatności realnie przekłada się na lepszą dyscyplinę finansową wewnątrz wspólnoty.
- 4 Brak konieczności podpisywania umowy z operatorem szybkich płatności przez zarządcę: wszelkie formalności bierzemy na siebie.
Wprowadzenie płatności online to jasny sygnał dla zarządu wspólnoty: stawiamy na rozwiązania premium, które oszczędzają czas mieszkańców i czynią finanse w pełni przejrzystymi.
Personalizacja wydruków
Dodatkowo program Mieszczanin pozwala na personalizację wydruków, na przykład zawiadomień o opłatach – dokumenty można dostosować tak, aby były maksymalnie czytelne dla właścicieli i zbliżone do formatów, które znają, co ułatwia proces zmiany zarządcy i buduje zaufanie do nowych standardów obsługi od pierwszego dnia współpracy.
Warto też podkreślić elastyczność w zakresie personalizacji sprawozdań finansowych. Zarządcy, z którymi się spotykamy, często narzekają na sztywne ramy obecnych systemów, które narzucają jeden wzór dokumentu dla wszystkich wspólnot. W naszym rozwiązaniu sprawozdania mogą być w pełni indywidualne dla każdej nieruchomości lub oparte na wspólnym, sprawdzonym szablonie. Dodatkowym atutem jest opcja porównania danych rok do roku, co znacząco zwiększa przejrzystość dla mieszkańców i ułatwia im zrozumienie kondycji finansowej ich wspólnoty.
Dowiedz się więcej: Personalizacja wydruków w Programie Mieszczanin
Od administratora do stratega nieruchomości
Współczesna wspólnota nie szuka już tylko kogoś, kto „pilnuje porządku”, ale partnera, który aktywnie dba o nieruchomości. Wyróżnikiem, który otwiera drzwi do nowych zasobów, jest przejście od modelu reaktywnego (naprawiamy, gdy się zepsuje) do zarządzania predykcyjnego.
Nowoczesny zarządca powinien korzystać z rozwiązań informatycznych takich jak program Mieszczanin, które na bieżąco dostarczają cenne informacje pozwalające podejmować strategiczne decyzje. Raporty finansowe, czytelne zestawienia obrazujące stan techniczny czy procesy windykacyjne to cenne wsparcie w przypadku planowania zmian.
Takie podejście to potężny argument dla zarządcy oferującego swoje usługi wspólnotom: nie tylko prowadzi on administrację, lecz oferuje strategię wzrostu wartości nieruchomości.
Dla zespołu zarządcy oznacza to z kolei zmianę charakteru pracy – zamiast obsługiwać lawinę zgłoszeń o awariach, zarządzają planowymi procesami (np. remontami), co radykalnie podnosi komfort ich codziennej pracy i profesjonalizm w oczach mieszkańców.
Budowanie nowoczesnego wizerunku i ekologia
Coraz częściej przy wyborze zarządcy właściciele mieszkań kierują się dostępnością nowoczesnych narzędzi cyfrowych. Oferując e-kartotekę, czyli internetowy portal dostępny 24/7 oraz aplikację mobilną, zarządca automatycznie trafia do grona nowoczesnych profesjonalistów, których wspólnoty biorą pod uwagę w pierwszej kolejności.
e-kartoteka pozwala mieszkańcom na samodzielne sprawdzanie rozrachunków, zgłaszanie usterek czy korzystanie z cyfrowej tablicy ogłoszeń. Takie rozwiązanie promuje również postawy ekologiczne – eliminacja papierowej korespondencji to realny atut w oczach świadomych zarządów wspólnot, szukających oszczędności i nowoczesnych form komunikacji.
Kropką nad i w budowaniu wizerunku nowoczesnego administratora jest możliwość organizowania zebrań online. To temat niezwykle aktualny, który odpowiada na potrzeby współczesnych mieszkańców. Dzięki integracji tej funkcji z modułem e-Mieszczanin, właściciele mogą łączyć się z dowolnego miejsca bezpośrednio przez e-kartotekę. Taka forma spotkań znacząco podnosi frekwencję, pozwalając na aktywny udział osobom, które dotychczas nie mogły stawić się osobiście. To nie tylko wygoda, ale jasny sygnał, że zarządca stawia na włączanie wszystkich mieszkańców w życie wspólnoty i najnowsze standardy komunikacji.
Wsparcie merytoryczne i techniczne dla mieszkańców
Nowoczesny zarządca nie musi brać na siebie ciężaru edukowania właścicieli w zakresie nowych technologii, co często jest obawą przy przejmowaniu nowych budynków. Dzięki platformie info.e-kartoteka.pl mieszkańcy mają dostęp do kompleksowej bazy wiedzy, która pomaga im w pełni korzystać z portalu.
Dodatkowo, nad sprawnością procesów czuwa dedykowany zespół wsparcia z naszej firmy, który opiekuje się użytkownikami e-kartoteki w kwestiach technicznych. Takie rozwiązanie całkowicie odciąża administrację, pozwalając zarządcy skupić się na kluczowych zadaniach, takich jak nadzór nad stanem technicznym budynków czy optymalizacja kosztów utrzymania nieruchomości.
Jesteś zainteresowany programem Mieszczanin dla zarządcy wspólnoty mieszkaniowej? Skontaktuj się z nami, żebyśmy mogli przedstawić Ci nasze usługi i rozwiązania!
