Jakie korzyści niesie ze sobą wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów?
W świecie biznesu, a zwłaszcza w branży zarządzania nieruchomościami, dobrze zorganizowany obieg dokumentów jest niezbędny dla sprawnego zarządzania całą firmą. Im więcej jest dokumentów i danych, tym łatwiej stracić nad nimi kontrolę. Dlatego warto zastanowić się nad wprowadzeniem elektronicznego systemu obiegu dokumentów, który pomoże uporządkować ten proces.
Z naszego wpisu dowiesz się:
- Czym jest elektroniczny obieg dokumentów?
- Jakie pisma mogą funkcjonować w obrębie elektronicznego obiegu dokumentów?
- Jakie są korzyści z wdrożenia systemu EOD?
Czym jest elektroniczny obieg dokumentów?
Elektroniczny obieg dokumentów to system, który umożliwia sprawne zarządzanie dokumentami w firmie przy użyciu narzędzi cyfrowych. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie pozwala na automatyzację procesów związanych z obiegiem dokumentów papierowych, co przekłada się na poprawę przepływu informacji oraz zwiększenie efektywności pracy pracowników w różnych działach. System zarządzania dokumentami usprawnia obieg dokumentów w firmie m.in. poprzez funkcjonalność dotyczącą obiegu faktur.
Proces wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów składa się z kilku kroków, które obejmują m.in. analizę zmieniających się potrzeb firmy oraz dostosowanie instrukcji obiegu dokumentów do specyfiki organizacji. W zależności od potrzeb, zastosowanie modułu do cyfrowego obiegu dokumentów znacząco usprawnia np. obieg faktur kosztowych, proces zarządzania korespondencją przychodzącą i wychodzącą, a także ułatwia dostęp do informacji dla wszystkich pracowników. Dzięki automatyzacji procesów związanych z obiegiem dokumentów, przedsiębiorstwa mogą oszczędzać czas i zasoby, co wpływa na ich konkurencyjność na rynku.
Jeśli czujesz się przytłoczony liczbą dokumentów i trudno Ci nad nimi zapanować, dobrym rozwiązaniem może okazać się digitalizacja procesów, czyli przejście w firmie na system elektroniczny.
Przeczytaj także: 5 najczęstszych błędów w przygotowaniu do wdrożenia, gdzie znajdziesz 5 zasad, które pomogą Ci przygotować się do wdrożenia oprogramowania informatycznego w Twojej firmie.
Jakie pisma mogą funkcjonować w obrębie elektronicznego obiegu dokumentów?
Dzisiejsza technologia pozwala digitalizować praktycznie każdy rodzaj dokumentu, który tradycyjnie byłby tworzony, przetwarzany i przechowywany w formie papierowej. Są to między innymi:
- umowy,
- faktury,
- różnego rodzaju protokoły (zarówno techniczne, jak również te z przeprowadzonych zebrań),
- dokumentacja księgowa (plany gospodarcze, sprawozdania finansowe),
- korespondencja prowadzona z mieszkańcami (pisma, usterki, wnioski) i kontrahentami (zamówienia, oferty).
A także wiele innych. Zapanowanie nad tą masą dokumentów i spraw jest niezbędne dla efektywnej pracy zarządcy nieruchomości.
Jakie są korzyści z wdrożenia systemu EOD?
Jednym z głównych sposobów na lepsze zarządzanie dokumentami jest wprowadzenie systemu takiego jak program Mieszczanin, który umożliwia ich digitalizację, przetwarzanie i organizację. Poniżej pokażemy korzyści z wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów i używania systemu przeznaczonego do tego celu:
1. Szybsze przetwarzanie i wyszukiwanie danych
Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia pracownikom znacznie szybsze przetwarzanie i łatwiejsze wyszukiwanie danych. Szczególnie w porównaniu z tradycyjnym, papierowym obiegiem. Cyfrowy obieg dokumentów jest także bardzo istotny w pracy zdalnej lub w przypadku posiadania biur w różnych lokalizacjach. Kolejną z zalet jest także ułatwienie archiwizacji.
2. Zwiększone bezpieczeństwo danych
System elektronicznego obiegu dokumentów zapewnia zwiększone bezpieczeństwo danych. Kontroluje i zarządza uprawnieniami dostępu do dokumentów. Jednocześnie chroni przed utratą lub uszkodzeniem fizycznych dokumentów.
3. Redukcja czasu przetwarzania i zatwierdzania dokumentów
Elektroniczny obieg dokumentów przyspiesza procesy biznesowe, takie jak zatwierdzanie faktur. To dobrze wpływa na terminowość i płynność działań.
4. Przyspieszenie procesów decyzyjnych
Elektroniczne przechowywanie dokumentów pomaga przyspieszyć i zautomatyzować podejmowanie decyzji.
5. Efektywne zarządzanie terminami
System umożliwia ustawianie przypomnień i powiadomień dotyczących ważnych terminów. To pomaga w realizacji zadań bez stresujących opóźnień.
6. Poprawa relacji z mieszkańcami
Gromadzenie historii korespondencji z mieszkańcami pozwala na budowanie pełnej wiedzy dotyczącej ich potrzeb i preferencji. Taka wiedza pomoże budować i poprawiać relację z mieszkańcami.
7. Optymalizacja wymiany informacji
Dostęp online do dokumentów pozwala mieszkańcom i innym zainteresowanym stronom na szybką wymianę informacji. Można tę funkcję wykorzystać także do tworzenia „wirtualnego biura” dostępnego 24/7.
8. Szybsze procedowanie nowych spraw
Możliwość definiowania szablonów najczęściej tworzonych dokumentów przyspiesza procedowanie nowych spraw.
Zapoznaj się z naszymi Case study, gdzie możesz zobaczyć przykłady przeprowadzonego przez nas wdrożenia systemu do zarządzania nieruchomościami. Korzyści, które wymieniliśmy powyżej mogą realnie wpłynąć na funkcjonowanie twojej firmy.
Wprowadzenie systemu do elektronicznego zarządzania dokumentami to nie tylko łatwiejsze zarządzanie dokumentacją. To także sposób na lepsze zarządzanie zadaniami.
Dzięki wprowadzeniu systematyczności poprawisz relacje z klientami oraz kontrahentami. A obieg elektroniczny pomoże Ci lepiej kontrolować procesy, zaoszczędzić czas pracy Twojej kadry i poprawić jakość swoich usług.
Jeśli stoisz przed podobnymi wyzwaniami i chcesz porozmawiać o swojej sytuacji, możesz skontaktować się z nami tutaj: Kontakt. Nasi eksperci chętnie Ci pomogą!
