Jakie są moduły programu Mieszczanin?

Analiza ofert różnych dostawców i wybór odpowiedniego oprogramowania mogą być zadaniami wymagającymi sporej uważności na szczegóły. Aby ułatwić poruszanie się w gąszczu informacji o systemach IT, przygotowaliśmy poniżej proste zestawienie tłumaczące, do czego służą wszystkie moduły naszego systemu, do kogo są adresowane i dlaczego warto się na nie zdecydować.

W naszym wpisie opisujemy następujące aspekty:

• Dlaczego program Mieszczanin składa się z modułów?
• Z jakich modułów składa się program Mieszczanin?
• Konfiguracja modułów programu Mieszczanin dla wspólnot mieszkaniowych
• Wybór modułów programu Mieszczanin dla spółdzielni mieszkaniowych
• Moduły programu Mieszczanin dla SIM, TBS, zarządców mienia komunalnego i państwowego

Dlaczego program Mieszczanin składa się z modułów?

Program Mieszczanin to kompleksowe narzędzie do zarządzania nieruchomościami, które składa się z 13 modułów. Dlaczego podzieliliśmy nasz system na części? Chcemy, aby każda z nich odpowiadała na potrzeby konkretnego obszaru działalności lub była przeznaczona dla określonej grupy użytkowników. Dzięki temu możesz korzystać tylko z tych funkcji, które naprawdę są Ci potrzebne.

Wiemy, że na pierwszy rzut oka liczba modułów może wydawać się duża. Właśnie dlatego regularnie publikujemy wpisy blogowe takie jak ten oraz prowadzimy prezentacje handlowe, w których krok po kroku wyjaśniamy, jak działa nasz system i jak najlepiej wykorzystać jego możliwości. W efekcie szybko zdobędziesz wiedzę i pewność, które pozwolą Ci swobodnie poruszać się po ofercie programu Mieszczanin.

Niezależnie od tego, które moduły wybierzesz, wszystkie one działają w oparciu o jedną, wspólną bazę danych. Co to oznacza w praktyce? Wystarczy, że raz wprowadzisz dane, a będą one dostępne we wszystkich modułach programu do zarządzania nieruchomościami. Przykładowo, jeśli prowadzisz ewidencję mieszkańców w jednym miejscu, to nie musisz ponownie wprowadzać ich danych przy przypisywaniu im indywidualnych rachunków kont bankowych.

Z jakich modułów składa się program Mieszczanin?

Najczęściej naszą współpracę z klientami rozpoczynamy od podstawowej konfiguracji systemu. Obejmuje ona kluczowe moduły, takie jak: Centrala, System Łatwej Obsługi Nieruchomości, e-Kartoteka, e-Mieszczanin oraz Banki – płatności masowe.

Poniżej przybliżamy te moduły i wyjaśniamy, w czym konkretnie mogą Ci pomóc na co dzień. W kolejnych częściach opowiemy także o pozostałych elementach systemu.

Jest to standardowy, bezpłatny moduł dostępowy dla administratora programu Mieszczanin. Pozwala on dodawać konta użytkowników systemu, zarządzać ich uprawnieniami, tworzyć kopie bezpieczeństwa oraz określać, gdzie i kiedy mają się zapisywać (np. na serwerze lub dysku).

To serce naszego oprogramowania i jednocześnie moduł obowiązkowy dla pracy wszystkich innych części systemu. Służy on do prowadzenia ewidencji posiadanych zasobów, księgowości, windykacji oraz rozliczeń, już od okresu deweloperskiego.

Jest to elastyczne rozwiązanie, pozwalające na szeroką personalizację. Moduł ten umożliwia pełną obsługę wspólnot mieszkaniowych i na początku może być używany samodzielnie, a także prowadzenie księgowości dla spółdzielni mieszkaniowej dotyczącej mieszkańców i budynków (z wyłączeniem księgowości własnej spółdzielni mieszkaniowej).

Jest to nowoczesne rozwiązanie chmurowe, dostępne z poziomu przeglądarki internetowej. Nie posiada limitów stanowisk, każdy uprawniony pracownik może mieć do niego dostęp. Stanowi on doskonałe narzędzie dla administratorów i zarządców nieruchomości.

Umożliwia mobilne prowadzenie obsługi technicznej (ewidencję urządzeń i instalacji, zarządzanie przeglądami, awariami i planami remontowymi), zarządzanie obiegiem faktur oraz pism, pracę nad uchwałami, a także wysyłanie newsletterów do mieszkańców.

To portal dla mieszkańców oraz mobilna aplikacja, dostępna do pobrania bezpłatnie w sklepach Google Play oraz App Store.

To popularne rozwiązanie, pozwalające ograniczyć kontakt z mieszkańcami do minimum, a także zwiększyć przejrzystość przekazywanych informacji. Umożliwia dokonywanie szybkich płatności internetowych oraz przekazywanie zgłoszeń dotyczących usterek bezpośrednio z telefonu komórkowego mieszkańca.

Ten moduł pozwala na wygodne i szybkie zarządzanie płatnościami masowymi. Po nadaniu mieszkańcowi indywidualnego numeru bankowego, system automatycznie rozpoznaje płatności.

Pozwala to skrócić czas pracy działu księgowego i uniknąć ręcznego przypisywania wpłaty, co realnie usprawnia działania oraz minimalizuje możliwość pomylenia się – szczególnie, jeśli rozliczenia dotyczą większej liczby lokali.
 

Moduł ten najczęściej sprawdza się w przypadku spółdzielni mieszkaniowych do obsługi księgowości własnej. Czasami korzystają z niego także wspólnoty mieszkaniowe – jest on przydatny do obsługi fakturowania sprzedaży niezwiązanej z lokalami użytkowymi i mieszkalnymi (np. do wystawianie faktury za dzierżawę gruntu pod paczkomat).

Pozwala także na generowanie JPK FA i wysyłanie faktur do kontrahentów w formie elektronicznej.

To obowiązkowy, obszerny moduł dla spółdzielni mieszkaniowych umożliwiający kompleksowe prowadzenie rozszerzonej księgowości. Co najważniejsze, ten element, tak samo jak wszystkie pozostałe moduły naszego systemu, jest zgodny z zapisami Ustawy o rachunkowości.

Na bieżąco aktualizujemy moduł tak, by zawsze mieć pewność, że generujesz odpowiednie pliki JPK czy inne deklaracje, a także bezproblemowo wymieniasz informacje z pozostałymi rozwiązaniami w ramach programu Mieszczanin.

Ten moduł umożliwia prowadzenie ewidencji działek i gruntów, budżetowanie remontów, a także rozliczanie zleceń – np. kosztów materiałów i kosztów pośrednich. Ze względu na charakterystykę, moduł ten wykorzystywany jest głównie przez spółdzielnie mieszkaniowe, natomiast większość zarządców do obsługi aspektów technicznych wykorzystuje moduł e-Mieszczanin.

Moduł umożliwiający tworzenie list płac, prowadzenie korespondencji z pracownikami oraz generowanie deklaracji PIT. Wymienia dane z modułem Finanse i Księgowość i synchronizuje się z bankowością elektroniczną, co ułatwia obsługę przelewów i rozliczeń.

To moduł pozwalający na prowadzenie ewidencji zasobów spółdzielni mieszkaniowej. Zawiera informacje o prawach członków do lokali, wraz z wglądem w dane historyczne. Umożliwia obliczanie stawek oraz amortyzacji, zgodnie z aktualnymi przepisami prawa. Jest pomocny szczególnie w przypadku średnich oraz dużych spółdzielni mieszkaniowych. Synchronizuje się z modułem SŁONie.

Ten element daje możliwość obliczania amortyzacji, umorzeń, naliczeń, raty leasingów. Moduł działa zgodnie z Ustawą o rachunkowości. Pozwala na pełną ewidencję i kontrolę w spółdzielniach mieszkaniowych.

Moduł wspierający obsługę obrotu gotówkowego w spółdzielni, wykorzystywany w przypadku prowadzenia kasy przyjmującej wpłaty bezpośrednio na miejscu. Choć jego użycie nie jest obowiązkowe, znacznie ułatwia ewidencjonowanie transakcji i przygotowywanie raportów.

Moduł umożliwiający ewidencjonowanie stanów magazynowych, takich jak materiały biurowe czy zasoby techniczne. Ułatwia kontrolę i zarządzanie zapasami w firmie.

Konfiguracja modułów programu Mieszczanin dla wspólnot mieszkaniowych

Wspólnoty mieszkaniowe, w zależności od wielkości i potrzeb, mogą korzystać z różnych konfiguracji programu Mieszczanin.

Dla mniejszych wspólnot idealnym rozwiązaniem jest podstawowy zestaw modułów: System Łatwej Obsługi Nieruchomości (SŁONie), Banki – płatności masowe, e-kartoteka oraz opcjonalnie e-Mieszczanin. Moduł e-Mieszczanin jest m.in. konieczny do obsługi KSeF. Płynnie integruje się także z e-kartoteką, umożliwiając prowadzenie komunikacji z mieszkańcami (np. poprzez newslettery), organizację zebrań oraz internetowych głosowań nad uchwałami.

W przypadku średnich i dużych wspólnot mieszkaniowych, liczących 500 lokali i więcej, zakres modułów zwykle się rozszerza. Obok SŁONie, Banki – płatności masowe, e-kartoteki i e-Mieszczanina, warto rozważyć także moduł Fakturowanie Sprzedaży, jeśli wspólnota obsługuje także faktury niezwiązane z lokalami mieszkalnymi bądź użytkowymi.

Wybór modułów programu Mieszczanin dla spółdzielni mieszkaniowych

Spółdzielnie mieszkaniowe korzystają zwykle z bardziej rozbudowanych konfiguracji programu Mieszczanin, które odpowiadają na ich szeroki zakres działań administracyjnych i finansowych. Podstawowy zestaw obejmuje moduły: SŁONie, Banki – płatności masowe, Finanse i Księgowość, e-kartoteka oraz e-Mieszczanin. Ten ostatni wspiera m.in. obsługę KSeF, obieg faktur, a także ewidencję korespondencji (dzienniki przychodzące i wychodzące).

W zależności od potrzeb, spółdzielnie mogą również wdrożyć dodatkowe moduły, takie jak: Środki Trwałe, Nieruchomości – Członkowie – Wkłady, Fakturowanie Sprzedaży czy Techniczna Obsługa Nieruchomości — szczególnie jeśli istnieje potrzeba ewidencji działów, gruntów lub zarządzania wewnętrznym zespołem konserwatorskim.

Dla spółdzielni zatrudniających pracowników przydatny będzie moduł Kadry i Płace, chyba że już korzystają z odrębnego systemu kadrowo-płacowego. W określonych przypadkach można także wdrożyć moduły Kasa i Magazyn, jeśli działalność spółdzielni wymaga takiej funkcjonalności.

Moduły programu Mieszczanin dla SIM, TBS, zarządców mienia komunalnego i państwowego

Program Mieszczanin sprawdza się także w firmach takich jak TBS, SIM czy Zakłady Gospodarki Mieszkaniowej oraz u innych zarządców mienia komunalnego i państwowego. Najczęściej wykorzystywane moduły to: System Łatwej Obsługi Nieruchomości, Banki, e-Mieszczanin oraz e-kartoteka.

W razie potrzeby system można rozbudować także o dodatkowe moduły, takie jak Finanse i Księgowość, Fakturowanie Sprzedaży czy też Środki Trwałe, w zależności od specyfiki zarządzanego mienia i oczekiwań zarządcy.