Praca zdalna w zarządzaniu nieruchomościami. Jak Chmura Mieszczanin zmienia zasady gry?

Praca zdalna z programem Mieszczanin była do tej pory realizowana za pomocą zdalnego pulpitu, połączeń VPN oraz webowych modułów e-Mieszczanin i e-kartoteka. Jednak wprowadzenie do oferty Chmury Mieszczanin znacząco przesuwa granice elastyczności. W poniższej rozmowie wyjaśniamy, w jaki sposób to rozwiązanie ułatwia wykonywanie codziennych obowiązków poza biurem. Na pytania odpowiada Paweł Wójcik, Dyrektor działu handlowego w firmie Mieszczanin.

Nasz wpis porusza następujące aspekty:

• Praca zdalna w Polsce – warunki prawne
• Założenia Chmury Mieszczanin i jej kluczowe zalety
• Bezpieczeństwo danych i stabilność pracy w Chmurze

Praca zdalna w Polsce – warunki prawne

– Jakie przepisy prawne aktualnie regulują kwestię pracy zdalnej?

Aktualne zasady wykonywania pracy zdalnej opierają się na przepisach Kodeksu pracy, które kompleksowo uregulowały tę formę zatrudnienia w kwietniu 2023 roku. Praca zdalna może być wykonywana w modelu pełnym, hybrydowym lub okazjonalnym, czyli do 24 dni w roku kalendarzowym.

Warto pamiętać, że zgodnie z art. 67¹⁹ § 6 KP, pracodawcy co do zasady nie mogą odmówić pracy zdalnej między innymi osobom wychowującym dzieci do 4. roku życia czy pracownicom w ciąży, chyba że uniemożliwia to specyfika stanowiska – na przykład konieczność osobistego nadzoru nad usuwaniem awarii w zasobach lokalowych.

Założenia Chmury Mieszczanin i jej kluczowe zalety

– Jak dokładniej narodziła się idea Chmury Mieszczanin? Jakie potrzeby użytkowników systemu miała ona zrealizować?

Program Mieszczanin w swojej dotychczasowej formie to produkt, który sukcesywnie budujemy od blisko 40 lat. Nieustannie go rozwijamy i aktualizujemy, ale serce systemu pozostaje niezwykle stabilne; w końcu jest już sprawdzone przez ponad tysiąc podmiotów zarządzających nieruchomościami. To rozwiązanie, które kompleksowo odpowiada na potrzeby branży.

Wsłuchiwaliśmy się jednak w głosy obecnych oraz potencjalnych klientów. Szukaliśmy sposobu, aby nasz program – w niezmienionym zakresie funkcjonalnym – udostępnić podmiotom, które nie posiadają własnego zaplecza IT lub wewnętrznego działu informatycznego.

Dodatkowo, tak jak wspomniałem wcześniej, zależało nam na ułatwieniu kadrze zarządzającej i pracownikom pracy zdalnej, która – wbrew pewnym mitom – jest w tej branży jak najbardziej możliwa. Tak narodził się pomysł na Chmurę Mieszczanin.

– O jakich mitach mowa?

Spotykam się czasem z powątpiewaniem, czy tryb home office w tym sektorze w ogóle zda egzamin, szczególnie w działach księgowych wspólnot mieszkaniowych. Oczywiście rozumiem, że w każdej firmie istnieją kwestie, które sprawniej omawia się podczas bezpośredniego spotkania w biurze. Łatwiej jest też wtedy kontrolować bieżące działania. Niemniej jednak pandemia pokazała, że wiele procesów jesteśmy w stanie skutecznie realizować na odległość.

 
– Co zyskuje zarządca, przechodząc na pracę w Chmurze Mieszczanin?

Po pierwsze: bezpieczeństwo. Dane są przechowywane na profesjonalnych serwerach w Data Center. Posiadają one specjalistyczne zabezpieczenia i podlegają regularnemu tworzeniu kopii zapasowych. Zapewniamy więc poufność, nienaruszalność i stabilność systemu. Nikt niepowołany nie usunie tych zasobów, a my pozostajemy w pełnej zgodzie z RODO oraz innymi kluczowymi przepisami.

Kolejny aspekt to finanse. Dzięki dużej skali naszej działalności, Chmura jest tańsza na start. Klient nie musi inwestować we własny sprzęt serwerowy, a dostarczana przez nas technologia jest najwyższej klasy. Zbędne staje się również zatrudnianie informatyka na etat do opieki nad infrastrukturą czy aktualizacji systemu. Chmura Mieszczanin bazuje na opłacie abonamentowej, co pozwala rozłożyć koszty w czasie zamiast dokonywania dużej inwestycji początkowej.

Warto dodać, że osoby, które wcześniej znały nasz system, przejdą do Chmury bezproblemowo. Pod względem funkcjonalnym oprogramowanie pozostaje identyczne. Zmieniają się jedynie kwestie techniczne – dostęp odbywa się online przez przeglądarkę do dotychczasowej wersji Mieszczanina poprzez pulpit zdalny.

 
– Czy oprócz komputerów, pracownicy mogą wykorzystywać w terenie także tablety?

Chmura Mieszczanin została zaprojektowana przede wszystkim z myślą o osobach korzystających z laptopów i komputerów stacjonarnych, co jest kluczowe np. w działach księgowych. Jednak jako rozwiązanie przeglądarkowe, może być także używana na tabletach, co może przydać się na przykład pracownikom działów technicznych.

– Czy w korzystaniu z Chmury są jakieś ograniczenia pod kątem typu działalności zarządcy?

Nie. Wspólnoty, spółdzielnie mieszkaniowe, SIM, TBS, a także zasoby gminne i państwowe – każdy może korzystać z Chmury. Nasza oferta skierowana jest do podmiotów opiekujących się zasobami od 450 lokali, ale nie ograniczamy żadnej formy zarządzania nieruchomościami.
 

Bezpieczeństwo danych i stabilność pracy w Chmurze

– Czy praca zdalna z Chmurą Mieszczanin jest tak samo szybka jak na modułach stacjonarnych?

Wszystko zależy od prędkości łącza internetowego. Chmura jest ulokowana w polskim Data Center, które gwarantuje możliwie najwyższą dostępność systemu. W przypadku osób, które wcześniej korzystały z pulpitu zdalnego na własnym serwerze, praca może być teraz nawet szybsza ze względu na doskonałe parametry naszej nowej infrastruktury.

– Wiele osób obawia się o bezpieczeństwo danych poza fizycznym serwerem w biurze. Jakie zabezpieczenia oferuje Chmura Mieszczanin? Jak ułatwia spełnienie rygorystycznych wymogów ochrony danych osobowych w trybie pracy zdalnej?

Jak wspomniałem, dane spoczywają w profesjonalnym ośrodku Data Center. Nasze serwery wyróżnia system autonaprawy (HA – High Availability). Oznacza to, że jeśli jeden element zawiedzie, inny natychmiast przejmuje jego funkcje. Jednostki są odizolowane, co dodatkowo podnosi poziom ochrony.

Chmura ułatwia zachowanie standardów RODO, między innymi poprzez bieżące aktualizacje oprogramowania. Ten obowiązek spoczywa na nas, więc zarządca nie musi już o tym pamiętać. Stosujemy też stały „parasol ochronny” w postaci programów antywirusowych i innych zabezpieczeń technicznych. To my bierzemy na siebie odpowiedzialność za bezpieczeństwo i dbamy o najlepsze dostępne mechanizmy.

Dowiedz się więcej: RODO dla zarządców nieruchomości – jak spełnić wymogi przepisów o ochronie danych osobowych?

Dodatkową barierę stanowi dwuskładnikowe uwierzytelnianie (2FA). Wymaga ono dwóch form weryfikacji tożsamości. Nawet jeśli login i hasło zostałyby wykradzione, kolejna metoda zapobiega nieautoryzowanemu wglądowi w dane lub ich usunięciu. To standard znany z innych aplikacji, który my również wdrażamy.

– A co z bezpieczeństwem sieci Wi-Fi? Czy Chmura posiada wbudowane mechanizmy, które chronią dane, nawet gdy pracownik nie łączy się przez zaufane Wi-Fi?

Certyfikat SSL zapewnia pełne szyfrowanie danych przesyłanych między przeglądarką a serwerem. W połączeniu ze wspomnianym 2FA oznacza to, że nawet korzystanie z otwartej sieci nie obniża poziomu bezpieczeństwa przesyłanych informacji.

– Czy klienci, którzy już korzystają z Chmury, wskazują na jakieś konkretne ułatwienia, o których wcześniej nie myśleli?

Ogromnym plusem jest brak konieczności przypisywania licencji do konkretnego komputera. Pracownicy mogą zmieniać urządzenia w zależności od miejsca pobytu lub sytuacji losowych, takich jak nagłe załamanie pogody wymuszające pracę z domu.

Znika również konieczność zabierania dokumentacji papierowej do domu w razie nieplanowanej pracy zdalnej. Wszystkie zasoby są dostępne w systemie – możemy błyskawicznie przekazać dokumentację wykonawcy usterki czy zdalnie zaksięgować fakturę.

Dodatkowo, nawet jeśli komputer służbowy ulegnie awarii, wystarczy dowolne inne urządzenie z przeglądarką, by natychmiast i bez przestojów kontynuować pracę. Wymiana firmowych laptopów staje się więc dużo prostsza i mniej stresująca.

– Dziękuję za rozmowę!