Przenoszenie licencji programu Mieszczanin – co to jest i jak to zrobić?

Przeniesienie licencji programu Mieszczanin to temat, który pojawia się rzadko – ale kiedy już jest potrzebny, staje się istotny. Zmiana formy prawnej firmy, przekazanie rodzinnego biznesu czy przekształcenia organizacyjne mogą sprawić, że dotychczasowy licencjobiorca musi przekazać prawa do licencji na oprogramowanie nowemu podmiotowi. Jak wygląda ten proces, kiedy jest konieczny i dlaczego musi on być odpowiednio wcześnie zaplanowany? W tym artykule wyjaśniamy wszystko krok po kroku.

Z naszego wpisu dowiesz się:

• Co to jest licencja?
• Czym jest przeniesienie licencji?
• Jakie są możliwe przyczyny przenoszenia licencji?
• Co trzeba zrobić, żeby przenieść licencję?
• Czy przenoszenie licencji jest odpłatne?

Co to jest licencja?

Termin „licencja” odnosi się do umowy, która uprawnia osobę kupującą oprogramowanie do jego legalnego użytkowania. Licencja daje więc możliwość pracy na systemie, do którego prawa autorskie majątkowe należą do innego podmiotu.

W przypadku oprogramowania Mieszczanin udzielamy naszym klientom licencji niewyłącznych – oznacza to, że z systemu może korzystać więcej niż jeden licencjobiorca. Tego rodzaju licencja (zgodnie z ustawą z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych) zostaje udzielona przez firmę Mieszczanin każdemu nabywcy, w zakresie określonym w Ogólnych Warunkach Sprzedaży. Dostęp do licencji możliwy jest poprzez Strefę Klienta, skąd klient może ją pobrać.

Co istotne, licencje udzielane przez naszą firmę co do zasady są niezbywalne, ponieważ są powiązane z konkretnym nabywcą i jego NIPem (OWS, Rozdział 10, Art. 33. par. 1). W wyjątkowych sytuacjach dopuszczamy jednak możliwość przeniesienia licencji – czyli przekazania jej z obecnego użytkownika na nowego licencjobiorcę.

Czym jest przeniesienie licencji?

Przeniesienie licencji to procedura, w której prawa do korzystania z programu Mieszczanin przechodzą z jednej firmy (dotychczasowego licencjobiorcy) na inną. W praktyce oznacza to, że w naszych systemach wszystkie dane i powiązania przypisane do licencji zostają przekierowane na nowego użytkownika licencji. Należy pamiętać, że przeniesienie licencji następuje tylko wtedy, gdy zarówno strona zbywająca, jak i strona przyjmująca licencje wyrażą na to zgodę.

Jakie są możliwe przyczyny przenoszenia licencji?

Przeniesienie licencji jest konieczne zawsze wtedy, gdy zmienia się numer NIP kontrahenta – nawet jeśli wszystkie inne dane, takie jak właściciele czy adres firmy, pozostają bez zmian. Wynika to z faktu, że w programie Mieszczanin licencje są ściśle powiązane z konkretnym podmiotem prawnym, a więc też z jego numerem NIP.

Najczęściej spotykane sytuacje, w których zachodzi potrzeba przeniesienia licencji, to zmiana formy prawnej działalności – np. przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę, co często jest naturalnym etapem rozwoju firmy lub kontynuacja rodzinnego biznesu (gdy właściciel chce przekazać firmę kolejnemu pokoleniu lub w przypadku śmierci przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność). W takiej sytuacji licencję można przenieść na spadkobiercę albo inny wskazany podmiot. Warto przy tym pamiętać, że w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych dobrym rozwiązaniem jest ustanowienie zarządu sukcesyjnego. Pozwala to spadkobiercom sprawnie uporządkować kwestie związane z firmą i licencjami, a jednocześnie zapewnia ciągłość działania przedsiębiorstwa.

Co trzeba zrobić, żeby przenieść licencję?

Aby przenieść licencję, należy zgłosić się do naszego Działu Handlowego i poinformować o planowanej zmianie. Najlepiej zrobić to odpowiednio wcześniej – zwłaszcza wtedy, gdy obecny podmiot ma zostać wykreślony z rejestru przedsiębiorców.

Zgłoszenie z wyprzedzeniem jest szczególnie istotne, gdy dotychczasowy licencjobiorca korzysta z usług abonamentowych. Pozwala to sprawnie zrealizować cały proces i uniknąć sytuacji, w której rozliczenia byłyby przypisane do firmy, która formalnie już nie istnieje.

Nasz zespół przeprowadza klienta krok po kroku przez całą ścieżkę:

• sprawdzamy, czy posiadane licencje na oprogramowanie Mieszczanin oraz bazę danych SAP są aktualne – to kluczowy warunek techniczny umożliwiający przeniesienie licencji,
• jeśli system wymaga aktualizacji, pomagamy w jej zamówieniu i przeprowadzeniu, a także w zweryfikowaniu ewentualnych należności wobec naszej firmy – ich uregulowanie jest niezbędne przed planowanym terminem realizacji usługi.

• przekazujemy personalizowany wniosek o przeniesienie licencji na program Mieszczanin do podpisania przez obecnego licencjobiorcę, jak i przyszłego, wraz z propozycją terminów realizacji,
• wskazujemy wymagane dokumenty rejestrowe nowego licencjobiorcy – KRS lub CEIDG,
• w przypadku korzystania z e-kartoteki – przed realizacją usługi zawieramy nowe UPPDO (tj. Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych) z nowym licencjobiorcą, dla zachowania ciągłości prawidłowego powierzania danych po przeniesieniu licencji na inny podmiot.

tworzymy je w naszym Systemie Zgłoszeń, aby cały proces przebiegał w uporządkowany sposób i pod nadzorem odpowiednich specjalistów.

• nasi serwisanci wykonują wszystkie operacje poprzez zdalne połączenie poprzez TeamViewer, a przed rozpoczęciem procesu instruują klienta, jak bezpiecznie korzystać z programu w czasie przenoszenia, aby uniknąć ryzyka utraty danych,
• podczas realizacji procesu część funkcjonalności systemu jest tymczasowo wyłączona, np. wprowadzanie nowych danych, przesyłanie ich do e-kartoteki lub na serwer pomocy technicznej (FTP) czy korzystanie ze Strefy Klienta. W tym czasie można jednak wciąż korzystać z podglądu danych, wykonywać wydruki i wysyłać wiadomości e-mail. Dzięki temu prace serwisowe przebiegają sprawnie, a jednocześnie nie blokują podstawowych działań w codziennej obsłudze.

• chcąc maksymalnie ułatwić klientom planowanie, zarezerwowaliśmy w harmonogramie stałą przestrzeń na realizację tej usługi – zawsze w cyklu czwartek-piątek – dzięki temu cały proces trwa nie dłużej niż dwa dni robocze, a klient ma pewność, że przerwa w korzystaniu z systemu jest krótka i z góry zaplanowana: w czwartek pod koniec dnia pracy nasz pracownik łączy się zdalnie i wyłącza dostęp do usług, a w piątek około południa dostęp zostaje przywrócony,
• do prawidłowego przeprowadzenia procedury niezbędne są dane kontaktowe osoby z dostępem do serwera po stronie klienta (imię, nazwisko i numer telefonu).

po przeniesieniu licencji nowy licencjobiorca otrzymuje indywidualne dane dostępowe do Strefy Klienta i może bezproblemowo korzystać z oprogramowania.

Czy przenoszenie licencji jest odpłatne?

Tak, przeniesienie licencji jest usługą odpłatną. Wynika to z faktu, że choć zmiana nazwy lub adresu kontrahenta jest operacją stosunkowo prostą, to w przypadku zmiany numeru NIP wymagane jest powiązanie wszystkich danych o licencjach i umowach z nowym podmiotem – jest to proces złożony i angażujący specjalistów z kilku działów. Konieczne wówczas działania techniczne są pracochłonne, ale dzięki nim cała operacja przebiega bezpiecznie i w przewidywalnym terminie.

Opłata obejmuje więc nie tylko samą zmianę w systemie, ale również kompleksową obsługę całego procesu – od weryfikacji dokumentów, przez prace serwisowe, aż po przywrócenie pełnej dostępności systemu. Co istotne, wysokość opłaty jest stała i nie zależy od liczby posiadanych modułów czy usług abonamentowych.