Szkolenie z obsługi oprogramowania do zarządzania nieruchomościami – jak wygląda i dlaczego warto?

Wdrożenie nowego oprogramowania w firmie zarządzającej nieruchomościami to ważny krok. Jednak nawet najbardziej intuicyjny system wymaga poznania, zrozumienia i dopasowania do specyfiki pracy danego zespołu. Dlatego tak ważne są szkolenia – dobrze zaplanowane i przeprowadzone wspierają użytkowników w codziennej pracy, zwiększają efektywność, ograniczają błędy i pozwalają w pełni wykorzystać potencjał programu. W artykule przedstawiamy, dlaczego warto inwestować w szkolenia z obsługi programu Mieszczanin, jak są one prowadzone oraz czego można się po nich spodziewać.

Z naszego wpisu dowiesz się:

• Dlaczego szkolenia z obsługi oprogramowania do zarządzania nieruchomościami są ważne?
• Jakie typy szkoleń oferuje firma Mieszczanin?
• Na jakim etapie wdrażania programu Mieszczanin prowadzone są szkolenia?
• Jak długo trwają szkolenia wdrożeniowe?
• Od czego zależy cena szkolenia wdrożeniowego?
• Z jakiego zakresu tematycznego prowadzone są szkolenia?
• Jak prowadzone są szkolenia z programu Mieszczanin?
• Jak można przygotować się do szkoleń?
• Czy po szkoleniu otrzymuje się materiały?

Dlaczego szkolenia z obsługi oprogramowania do zarządzania nieruchomościami są ważne?

Szkolenia to nieoceniona szansa na zdobycie praktycznej wiedzy, która przekłada się na efektywną i bezpieczną pracę z systemem. Dzięki nim użytkownicy lepiej rozumieją samo narzędzie, ale też jego rolę w realizacji codziennych zadań w biurze zarządcy.

Szkolenia pomagają bowiem także przełamać naturalny opór przed zmianą. Nowy program do zarządzania nieruchomościami może budzić wątpliwości pracowników, ale dobrze poprowadzone szkolenie pozwala się z nim oswoić, zobaczyć, że wiele funkcji działa intuicyjnie, a nowość wcale nie musi być trudna. Szkolenia to inwestycja w komfort i pewność pracy, a także w pełne wykorzystanie potencjału systemu.

Co ważne, szkolenia znacząco zwiększają bezpieczeństwo pracy – szczególnie w kontekście ochrony danych osobowych czy zgodności z RODO. Uświadamiamy, jak działają poszczególne funkcje systemu, gdzie warto zachować szczególną ostrożność i jakich błędów unikać. Dodatkowo osoby, które aktywnie uczestniczą w szkoleniach, zazwyczaj znacznie szybciej i efektywniej posługują się systemem – wiedzą, gdzie szukać konkretnych funkcji i jak dopasować działanie programu do specyfiki swojej pracy.

Szkolenia wdrożeniowe to jednak nie tylko nauka obsługi konkretnego programu – to przede wszystkim szansa na uniknięcie wielu błędów na starcie. W praktyce brak udziału w szkoleniu może skutkować błędną konfiguracją programu, która na dalszym etapie ograniczy jego możliwości. W efekcie użytkownik sam zamyka sobie furtki, które później trudno otworzyć. Co więcej, niepełne wdrożenie lub brak pełnej znajomości możliwości systemu mogą prowadzić do mylnego wrażenia, że pewne funkcje są niedostępne – podczas gdy przy odpowiedniej konfiguracji są one jak najbardziej możliwe do wykorzystania.

Kolejną zaletą jest możliwość zdobycia szerokiej perspektywy oraz wiedzy biznesowej podczas szkoleń. Zarządcy nieruchomości mają do czynienia z różnymi procesami biznesowymi, przepisami prawnymi i oczekiwaniami mieszkańców – dlatego warto korzystać z bogatego doświadczenia szkoleniowców, którzy mają kontakt z tysiącami różnych podmiotów: od wspólnot mieszkaniowych, przez spółdzielnie, po TBS-y, SIM-y i zasoby komunalne. Dodatkowo pracownicy firmy Mieszczanin nieustannie podnoszą swoje kwalifikacje podczas spotkań z ekspertami, a także są absolwentami studiów kierunkowych, co buduje ich wysokie kompetencje. Dzięki szkoleniom możesz więc poznać dobre praktyki i rozwiązania stosowane w innych miejscach i w wielu regionach kraju, a niejednokrotnie także interpretacje przepisów, które mogą pomóc w Twojej codziennej pracy.

Jakie typy szkoleń oferuje firma Mieszczanin?

Nasi specjaliści prowadzą dwa główne typy szkoleń: pierwsze to szkolenia realizowane w ramach wdrożenia programu Mieszczanin, drugie – organizowane już po zakończeniu wdrożenia, w miarę pojawiających się nowych potrzeb, czasami także we współpracy z zewnętrznymi ekspertami z danego obszaru tematycznego.

Szkolenia prowadzone równolegle z wdrożeniem systemu służą przede wszystkim zapoznaniu użytkowników z nowymi funkcjami i sposobem pracy w programie. Natomiast szkolenia realizowane na późniejszych etapach mają na celu m.in. przekazanie informacji o zmianach w przepisach i sposobach ich uwzględniania w systemie, a także przedstawienie nowych funkcjonalności dostępnych w naszych aplikacjach. Szkolenia odbywają się stacjonarnie (w siedzibie firmy klienta) bądź zdalnie. Webinary są zapisywane i udostępniane uczestnikom. Przy braku przeszkód techniczno-prawnych szkolenia stacjonarne także mogą być nagrywane, aby móc łatwo powrócić do poruszanych na nich kwestii, w dowolnie wybranym momencie.

Na jakim etapie wdrażania programu Mieszczanin prowadzone są szkolenia?

Szkolenia dla użytkowników stanowią integralny element procesu implementacji. Zazwyczaj przebieg wdrożenia programu Mieszczanin wygląda następująco:

Parametryzację przeprowadzamy wspólnie z klientem w ramach szkoleń – po to, by sam potrafił skonfigurować wybrane elementy.

Jak długo trwają szkolenia wdrożeniowe?

Czas trwania szkoleń wdrożeniowych jest ściśle powiązany z tematyką, jaką omawiamy – niektóre zagadnienia wymagają więcej uwagi, inne można z kolei zrealizować szybciej. Szkolenia zazwyczaj trwają od 4 do 6 godzin; zwłaszcza gdy realizujemy je bezpośrednio u klienta, w formie sesji na miejscu. W takich przypadkach chcemy maksymalnie wykorzystać czas i przekazać jak najwięcej wiedzy w jednym bloku.

Część tematów omawiamy zdalnie, co pozwala lepiej dopasować tempo i zakres do indywidualnych potrzeb. Szkolenia online – szczególnie te dotyczące węższych zagadnień – trwają zazwyczaj 2-3 godziny i koncentrują się na konkretnych funkcjonalnościach, np. e-Mieszczanina czy e-kartoteki. Dzięki temu proces wdrożenia może być rozłożony na bardziej przystępne etapy: jedne spotkania będą dłuższe i kompleksowe, inne krótsze i bardziej tematyczne – wszystko po to, byś mógł efektywnie wdrożyć system i szybko nauczyć się z niego korzystać.

Od czego zależy cena szkolenia wdrożeniowego?

Cena szkolenia realizowanego w ramach wdrożenia zależy przede wszystkim od zakresu tematycznego oraz czasu potrzebnego na omówienie danego zagadnienia – a nie od liczby uczestników.

Niezależnie od tego, czy w szkoleniu bierze udział jedna osoba, czy cała grupa, kluczowym czynnikiem jest czas pracy szkoleniowca oraz stopień złożoności omawianego modułu. Dla poszczególnych obszarów systemu przewidziane są orientacyjne pule czasowe, które pomagają oszacować potrzebny nakład pracy i odpowiednio zaplanować cały proces.

Z jakiego zakresu tematycznego prowadzone są szkolenia?

Szkolenia wdrożeniowe z programu Mieszczanin obejmują wyłącznie te moduły i funkcjonalności, na które zdecydował się klient. Choć nasze oprogramowanie składa się z 13 niezależnych, ale zintegrowanych modułów, nie ma konieczności wdrażania wszystkich – klient może dobrać rozwiązania zgodnie z rzeczywistymi potrzebami swojej firmy. Szkolenia są więc ściśle dopasowane do zakresu zakupionego systemu oraz sposobu jego użytkowania.

Oprócz standardowych szkoleń wdrożeniowych oferujemy także spotkania tematyczne, organizowane np. w odpowiedzi na zmiany legislacyjne lub wprowadzenie nowych obowiązków sprawozdawczych. Dotyczy to m.in. tematów takich jak JPK CIT, KSeF (Krajowy System e-Faktur) czy inne zmiany w przepisach podatkowych i rachunkowych, które wpływają na sposób pracy w programie. Celem takich szkoleń jest nie tylko omówienie zmian prawnych, ale również pokazanie, jak sprawnie obsłużyć je w programie Mieszczanin, by zapewnić zgodność z przepisami oraz usprawnić pracę zespołu.

Jak prowadzone są szkolenia z programu Mieszczanin?

Tak jak już wyżej wspominaliśmy, szkolenia są prowadzone zarówno stacjonarnie, jak i zdalnie – w zależności od potrzeb i możliwości klienta. W trakcie procesu wdrożenia programu do zarządzania nieruchomościami zwykle szkolimy grupę pracowników, a nie pojedyncze osoby. Zalecamy, by w takim szkoleniu uczestniczyły co najmniej dwie osoby z firmy; dzięki temu wiedza zostaje w zespole, nawet jeśli ktoś z pracowników zmieni stanowisko lub będzie na dłuższym urlopie.

Szkolenia realizowane są najczęściej na rzeczywistych danych klienta. Użytkownicy pracują na swoim koncie, widząc znane im zasoby – budynki, lokale, mieszkańców czy dokumenty. Dzięki temu łatwiej im zrozumieć omawiane funkcje i szybciej się uczą, ponieważ szkolenie odbywa się w kontekście ich codziennej pracy. W niektórych sytuacjach, gdy zależy nam na przedstawieniu pełnych możliwości modułu lub niestandardowego procesu, posługujemy się wcześniej przygotowanymi przykładami. Nadal są to jednak materiały praktyczne i dostosowane do specyfiki klienta, dzięki czemu skutecznie wspierają rzeczywiste wdrożenie.

Szkolenia mają charakter aktywny: po części instruktażowej uczestnicy samodzielnie pracują w systemie, zadają pytania i testują nowe funkcje. Zachęcamy, by sami ćwiczyli obsługę programu Mieszczanin, co pomaga lepiej przyswoić wiedzę i od razu wyjaśniać ewentualne wątpliwości. Często po takim spotkaniu użytkownicy otrzymują również zadania do wykonania po szkoleniu, które pozwalają utrwalić nowe umiejętności.

Harmonogram szkoleń staramy się planować w ścisłym powiązaniu z bieżącymi działaniami klienta oraz rytmem jego pracy, szczególnie z cyklem księgowym lub organizacyjnym. Przykładowo, szkolenie dotyczące rozliczania mediów organizujemy w terminie zbliżonym do faktycznego momentu, w którym klient rozpoczyna przygotowania do tego procesu np. pod koniec kwartału. Dzięki temu wiedza jest natychmiast wykorzystywana w praktyce. Podobnie ze szkoleniami dotyczącymi zebrań właścicieli czy tworzenia sprawozdań finansowych: realizujemy je w momencie, w którym są one rzeczywiście potrzebne. Takie dopasowanie pozwala lepiej zrozumieć funkcjonalność systemu i sprawniej ją wdrożyć.

Nie zawsze możliwe jest pełne zsynchronizowanie terminów – wpływa na to m.in. dostępność zespołów – ale staramy się, by harmonogram wdrożenia jak najlepiej odpowiadał bieżącym potrzebom klienta.

Jak można przygotować się do szkoleń?

Aby jak najlepiej wykorzystać czas spędzony na szkoleniu z nowego programu, warto przygotować się do niego wcześniej, spisując pytania, które pojawiły się podczas codziennej pracy. Może to dotyczyć zarówno zagadnień ogólnych, jak i specyficznych wyjątków.

Dobrą praktyką jest także wcześniejsze odświeżenie wiedzy na temat procesów, które są realizowane w firmie – takich jak naliczanie opłat, prowadzenie rozrachunków, ewidencja zebrań, obieg dokumentów i faktur czy obsługa techniczna. Szkolenia obejmują bowiem zarówno duże procesy biznesowe, jak i mniejsze funkcjonalności wspierające codzienne obowiązki.

Im lepiej przygotowany uczestnik, tym skuteczniejsze szkolenie – to także dobra okazja, by od razu wyjaśnić ze specjalistą różne subtelności, które mogą mieć ogromne znaczenie w codziennym działaniu.

Czy po szkoleniu otrzymuje się materiały?

Zawsze w ramach procesu wdrożeniowego klienci otrzymują od nas obszerne instrukcje dla użytkowników do każdego posiadanego modułu systemu Mieszczanin. Dodatkowo mogą także otrzymać nagrania ze szkolenia, jeśli – tak jak wspominaliśmy wyżej – rejestracja spotkania nie stanowi problemu. Oczywiście każdy z uczestników może także prowadzić swoje notatki.

W przypadku webinarów prowadzonych po implementacji, uczestnicy otrzymują dostęp do materiałów udostępnionych przez prowadzących, takich jak notatki czy prezentacje, a także mają dostęp do nagrania.