W ramach projektu zaplanowano:

1. 1 modernizację sprzętu komputerowego i systemu IT w celu poprawy szybkości oraz jakości obsługi, 
2. 2 wdrożenie systemu komunikacji online z mieszkańcami, 
3. 3 uruchomienie aplikacji do zgłaszania awarii i usterek dostępnej całą dobę – jako wygodnej alternatywy dla kontaktu telefonicznego, również poza godzinami pracy biura, ze zgłoszeniami trafiającymi bezpośrednio do właściwego działu, 
4. 4 implementację elektronicznego obiegu dokumentów. 

1. 1 obieg faktur – ok. 100–150 dokumentów miesięcznie, 
2. 2 obieg pism – regularnie 100–200 pism miesięcznie, 
3. 3 komunikacja z mieszkańcami – od kilku do kilkunastu wiadomości miesięcznie za pośrednictwem e-kartoteki, kilkanaście ogłoszeń, informacje o stanach liczników oraz rozliczeniach za media, a także newslettery mailowe i SMS-y. 

1. 1 Lepsza komunikacja z mieszkańcami – elektroniczne kanały kontaktu, tj. aplikacja mobilna e‑kartoteka, portal internetowy, SMS-y i newslettery mailowe zapewniają mieszkańcom stały dostęp do dokumentów i wykazów opłat, a także możliwość dokonania płatności online. 
2. 2 Sprawny obieg dokumentów – elektroniczny obieg faktur i pism oznacza dostęp do dokumentów z każdego miejsca i o każdej porze, bez potrzeby przeszukiwania segregatorów. Dokumenty są zawsze pod ręką i łatwo je znaleźć dzięki ujednoliceniu sposobu pracy. Dane są teraz szybko dostępne niezależnie od tego, kto je wprowadził. 
3. 3 Gotowość na KSeF – program Mieszczanin zapewnił SM „Karlik” sprawne wejście w Krajowy System e-Faktur, zarówno po stronie odbierania, jak i wystawiania faktur, z pełną ewidencją i archiwizacją. 
4. 4 Zintegrowane środowisko pracy – wzajemnie powiązane moduły umożliwiają efektywną wymianę informacji w ramach jednego systemu. Oprogramowanie jest przyjazne dla użytkownika, stale rozwijane i daje możliwość stopniowego poszerzania kompetencji całego zespołu. 
5. 5 Tytuł „Lider Zaufania Mieszkańców 2025” – Spółdzielnia została poddana ocenie w ramach programu, którego celem jest analiza jakości zarządzania, komunikacji z mieszkańcami oraz przejrzystości działania instytucji zarządzających zasobami mieszkaniowymi. Ocena prowadzona jest metodą tajemniczego klienta – audytorzy anonimowo sprawdzają między innymi dostępność informacji, kulturę obsługi i jakość komunikacji z mieszkańcami. Uzyskanie tej licencji jakości potwierdza, że inwestycja w nowoczesne narzędzia komunikacji – takie jak e-kartoteka i e‑Mieszczanin – przekłada się na realną, mierzalną poprawę obsługi mieszkańców. 

Wdrożone moduły programu Mieszczanin:

• e-Mieszczanin,
• e-kartoteka,
• System Łatwej Obsługi Nieruchomości,
• Banki – płatności masowe.
• Finanse i Księgowość,
• Nieruchomości – Członkowie – Wkłady,
• Techniczna Obsługa Nieruchomości,
• Magazyn,
• Środki Trwałe,
• Fakturowanie Sprzedaży,

Celami wdrożenia modułu e-Mieszczanin były:

1. 1 Optymalizacja poziomu zatrudnienia względem pozyskiwania nowych klientów – chcieliśmy lepiej wykorzystywać obecne zasoby kadrowe, a jednocześnie stale poszerzać portfel współpracujących z nami wspólnot mieszkaniowych.
2. 2 Wprowadzenie elektronicznego obiegu faktur, a także przygotowanie się na obowiązki wynikające z KSeF.
3. 3 Możliwość weryfikacji realizacji zadań przez poszczególnych pracowników.
4. 4 Ułatwienie i automatyzacja pracy, szybsze wprowadzanie informacji z faktur.
5. 5 Umożliwienie pracy zdalnej.
6. 6 Usprawnienie komunikacji z pracownikami pracującymi poza siedzibą główną firmy.

1. 1 Usprawnienie i częściowe zautomatyzowanie pracy: moduł e-Mieszczanin uporządkował obieg dokumentów, częściowo zautomatyzował oraz znacząco przyspieszył proces księgowania i obsługi płatności – przy prawie 800 fakturach obsługiwanych miesięcznie. Rozwiązanie to odciąża dział księgowy i pozwala przeznaczyć więcej czasu na zadania wymagające większego zaangażowania.
2. 2 Optymalizację zasobów i skalowalną obsługę: dzięki modułowi e-Mieszczanin firma może obsługiwać rosnącą liczbę wspólnot mieszkaniowych bez konieczności zatrudniania dodatkowych osób. Centralizacja danych i częściowa automatyzacja zadań pozwalają efektywnie wykorzystać dostępny zespół, zwiększając wydajność pracy.
3. 3 Zmniejszenie liczby pomyłek oraz usprawnienie komunikacji wewnętrznej: moduł poprawił kontakt między pracownikami znajdującymi się w różnych miastach, eliminując błędy występujące wcześniej np. przy akceptacji faktur przez wiadomości e-mail. W efekcie zwiększyła się przejrzystość i dokładność procesów księgowych.
4. 4 Prowadzenie nowoczesnej i zdalnej obsługi wspólnot mieszkaniowych oraz mieszkańców: moduł e-Mieszczanin umożliwia pracę na dowolnym urządzeniu z dostępem do internetu. Dzięki temu zespół Capital Partner może pracować zdalnie, z pełnym dostępem do danych i procesów, a pracownicy bez problemu się zastępują, korzystając z jednej, wspólnej bazy wiedzy.
5. 5 Prowadzenie pełnej ewidencji usterek: wykorzystanie modułu e-Mieszczanin zmniejsza ryzyko przeoczenia zgłoszonych wcześniej awarii, a jednocześnie umożliwia przejrzyste przedstawienie właścicielom listy zrealizowanych zadań, np. na zebraniach wspólnot mieszkaniowych.
6. 6 Dostosowanie do bieżących przepisów prawa oraz odpowiednio wczesne przygotowanie do nowych obowiązków: e-Mieszczanin to rozwiązanie stale aktualizowane, co pozwala pracować w zgodzie z prawem. Oznacza to między innymi dostosowanie do wymogów KSeF.
7. 7 Lepszą kontrolę nad procesami i zadaniami pracowników: moduł umożliwia bieżącą weryfikację realizacji obowiązków służbowych przez pracowników (np. sprawdzenie, kto i o której godzinie zajął się konkretną fakturą czy usterką), co poprawia organizację pracy i wspiera zarządzanie zespołem przez przełożonych.

Wdrożone moduły programu Mieszczanin:

• e-Mieszczanin,
• e-kartoteka,
• System Łatwej Obsługi Nieruchomości,
• Banki – płatności masowe.

Celami wdrożenia modułu e-Mieszczanin były:

1. 1 Implementacja elektronicznego obiegu faktur i wcześniejsze przygotowanie się do KSeF: Spółdzielnia chciała dostosować swoje procesy do nowych przepisów, zanim jeszcze staną się one obowiązkowe.
2. 2 Usprawnienie komunikacji oraz wymiany dokumentów z oddziałami Spółdzielni z innych miast: główna siedziba jest w Wodzisławiu Śląskim, jednak działają także Administracje w Rydułtowach, Pszowie i Radlinie. Przewożenie papierowych dokumentów pomiędzy oddziałami wiązało się czasem z tygodniowym oczekiwaniem na akceptację faktury.
3. 3 Zautomatyzowanie powtarzalnych obowiązków oraz skuteczne pilnowanie terminów płatności: elektroniczny obieg faktur miał ułatwić pracę przy ogromnej liczbie ok. 850-1000 faktur miesięcznie.

1. 1 Przygotowanie Spółdzielni do integracji z KSeF i nadchodzących zmian prawnych: wdrożenie e‑Mieszczanina było krokiem w kierunku pełnej cyfryzacji i przygotowało SM „ROW” na obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Dzięki wcześniejszej implementacji pracownicy mieli czas na spokojne zapoznanie się z nowym sposobem pracy, co pozwoliło uniknąć stresu i błędów w momencie wejścia przepisów w życie.
2. 2 Ujednolicenie sposobu pracy z dokumentami i centralizacja wiedzy w Spółdzielni: implementacja e-Mieszczanina pozwoliła na ujednolicenie zasad pracy z dokumentami w całej Spółdzielni. Dane oraz pliki są teraz przechowywane w jednej, centralnej bazie, co zapewnia spójność informacji i łatwy dostęp do nich dla uprawnionych pracowników. Takie rozwiązanie zwiększyło przejrzystość procesów, ułatwiło współpracę między działami i umożliwiło skuteczniejsze zarządzanie wiedzą w całej Spółdzielni.
3. 3 Automatyzację i ograniczenie błędów w księgowości: program automatyzuje wiele czynności – od rejestrowania faktur po generowanie przelewów. Pozwoliło to zredukować liczbę pomyłek, usprawnić proces księgowy i odciążyć pracowników, którzy teraz mogą poświęcić więcej czasu na analizę i planowanie, zamiast na ręczne wprowadzanie danych.
4. 4 Większą przejrzystość i kontrolę nad procesami: system umożliwia śledzenie, na jakim etapie znajduje się każda faktura oraz kto ją zatwierdził, wraz z datą i godziną. Dzięki temu obieg dokumentów stał się bardziej uporządkowany i transparentny, a Zarząd może szybko reagować w przypadku ewentualnych opóźnień czy błędów.
5. 5 Usprawnienie komunikacji między oddziałami w różnych miastach: dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów w e-Mieszczaninie wyeliminowano konieczność fizycznego przewożenia faktur pomiędzy siedzibami. Kierownicy i pracownicy mogą teraz zatwierdzać dokumenty zdalnie w kilkanaście minut, co znacznie skróciło czas obiegu faktur i przyspieszyło procesy decyzyjne w całej Spółdzielni.

Wdrożone moduły programu Mieszczanin:

• e-Mieszczanin,
• e-kartoteka,
• System Łatwej Obsługi Nieruchomości,
• Banki – płatności masowe,
• Finanse i Księgowość,
• Kasa,
• Nieruchomości – Członkowie – Wkłady,
• Fakturowanie Sprzedaży,
• Środki Trwałe,
• Techniczna Obsługa Nieruchomości.

• kontakty z właścicielami/najemcami,
• prowadzenie księgowości i nadzór finansowy,
• optymalizację kosztów eksploatacyjnych,
• nadzór nad technicznym utrzymaniem budynku,
• nadzór nad obsługą serwisową,
• nadzór nad realizacją obowiązków prawnych ciążących na właścicielu nieruchomości.

• ogólna ewidencja zarządzanych nieruchomości (budynki, lokale, mieszkańcy),
• rozliczanie mediów (z uwzględnieniem różnych przypadków z którymi klient ma do czynienia w swoich budynkach),
• prowadzenie księgowości i rozliczanie poszczególnych wspólnot,
• sprawowanie kontroli nad windykacją dłużników.

• Pracownicy ręcznie wysyłali zawiadomienia o opłatach w formie papierowej.
• Mieszkańcy często odwiedzali biuro Serpico i wykonywali dużo telefonów, aby uzyskać informacje dotyczące swoich lokali.
• Pracownicy ręcznie księgowali wpłaty mieszkańców. Było to bardzo czasochłonne.

• Mieszkańcy nie byli skutecznie powiadamiani o zebraniach wspólnoty.
• Głosowania na zebraniach wspólnoty wymagały odpowiedniej ilości głosów, których często nie udawało się zebrać bez odwiedzania właścicieli w mieszkaniach.
• Właściciele nieruchomości rzadko stawiali się na zebraniach. Niska frekwencja uniemożliwiała przegłosowanie poszczególnych uchwał i późniejsze wdrożenie ich w życie.

Rezultaty mówią same za siebie

• Zmniejszyliśmy ilość wizyt i zapytań mieszkańców. Większość spraw mieszkańcy mogą załatwić poprzez platformę e-kartoteka oraz zasięgnąć informacji dotyczących swojego lokalu. Dzięki aplikacji mobilnej mieszkańcy w mają swobodny dostęp do informacji, uchwał czy zrealizowania płatności za lokal 24/7.
• Zautomatyzowaliśmy wysyłkę zawiadomień o opłatach. System automatycznie wysyła informację do strefy mieszkańca.
• Spersonalizowaliśmy wysyłkę maili do mieszkańców. Zarządca może automatycznie wysyłać spersonalizowane informacje o lokalu. Przekłada się to na oszczędność czasu pracowników oraz zużyte materiały (tusz i papier).
• Przyspieszyliśmy księgowanie oraz zminimalizowaliśmy ilość popełnianych błędów. Narzędzie automatycznie rozksięgowuje wpłaty mieszkańców na odpowiednie konta.
• Usprawniliśmy pracę zespołu księgowości. System automatycznie generuje paczki przelewów (zlecanie płatności za poszczególne faktury w bankowości elektronicznej).
• Zwiększyliśmy skuteczność w zbieraniu głosów o 40% w porównaniu do tradycyjnych metod. Dzięki wspólnej integracji naszych systemów, klient po przygotowaniu uchwały w systemie, przesyła je do e-kartoteki, gdzie mieszkańcy mogą w każdej chwili zapoznać się ze szczegółami uchwały, ale co najważniejsze – oddać głos. Ta funkcjonalność eliminuje problemy związane z długim oczekiwaniem na oddanie głosu nad poszczególnymi uchwałami.
• Zarządca otrzymuje powiadomienie w przypadku zebrania ponad 50% głosów nad daną uchwałą. System wysyła powiadomienie do zarządcy, że jest większość i dzięki temu nie musi ręcznie sprawdzać, gdzie uchwały zostały przegłosowane.
• Umożliwiliśmy automatyczne generowanie kart do glosowania i szybkie udostępnienie uchwał wraz z możliwością oddania głosu w Strefie Mieszkańca. W rezultacie praca z uchwałami jest mniej czasochłonna.
• Zwiększyliśmy decyzyjność. Zarządca może szybciej reagować na bieżące potrzeby wspólnoty dlatego, że głosy nad uchwałami są zbierane sprawniej.

1. 1 Możliwości dekretacji dokumentów w formie elektronicznej – brak takiej funkcji sprawiał, że dostęp do faktur/pism był dużo trudniejszy. Obieg dokumentów był dłuższy i brakowało możliwości podglądu/akceptacji z dowolnego miejsca.
2. 2 Dostępu do dokumentów księgowych podczas pracy zdalnej – brak takiej funkcjonalności powodował konieczność wizyt w biurze pomimo pracy zdalnej.
3. 3 Bieżącej kontroli budżetu dla nieruchomości – brak dedykowanego narzędzia oraz
   brak powiązania z modułem księgowym sprawiał, że sprawdzenie aktualnego stanu wykonania budżetu było czasochłonne. Zwykle wymagało zaangażowania dodatkowych pracowników w spółdzielni, w tym głównego księgowego. Przygotowywanie tego typu analiz w arkuszach Excela mogło prowadzić do powstawania błędów. Nie dawało też możliwości szybkiej aktualizacji na żądanie.

W trakcie powyższych działań potwierdziliśmy wcześniejsze założenia i zaproponowaliśmy odpowiednie rozwiązania w postaci:

1. 1 Wprowadzenia nowoczesnego systemu obiegu dokumentów e-Mieszczanin umożliwiającego pracę z poziomu przeglądarki, bez potrzeby inwestowania w dodatkowy sprzęt informatyczny.
2. 2 Wprowadzenia możliwości obiegu faktur w formie elektronicznej – który ułatwia przekazywanie, komentowanie, akceptację oraz automatyczne przenoszenie do registratury faktur.
3. 3 Wprowadzenia modułu Techniczna Obsługa Nieruchomości, który dzięki integracji z modułem finansowo-księgowym pozwala na bieżąco sprawdzać wykonanie budżetu dla nieruchomości. Moduł umożliwia też kontrolę środków funduszu remontowego.

• Zredukować ilość papieru, który był w obrocie w spółdzielni.
• Ułatwić sprawne przekazywanie zadań i dokumentów w formie cyfrowej.
• Ułatwić dostęp do faktur. Dzięki technologii przeglądarek internetowych pracownicy klienta mogą korzystać z nowego systemu z dowolnego miejsca, na dowolnym urządzeniu.
• Ułatwić pracę zdalną bez konieczności wizyt w biurze, kiedy pracownicy potrzebują wybranych dokumentów.
• Umożliwić korzystanie z centralnej bazy danych, która jest szyfrowana i zgodna z najnowszymi standardami bezpieczeństwa – wszystkie dokumenty klient przechowuje w jednym, bezpiecznym miejscu.
• Ułatwić korzystanie z dziennika pism przychodzących i wychodzących. Aktualnie używanie dziennika jest przystępne i intuicyjne, co przekłada się to na łatwy kontakt z mieszkańcami. W dowolnej chwili pracownicy mogą wyszukać pisma. Mogą też sprawdzić, czy została już wysłana odpowiedź do lokatora lub na jakim etapie jest dana sprawa.

• Spółdzielnia może w łatwy sposób kontrolować koszty i przychody wraz z funduszem remontowym na nieruchomości. To umożliwia szybkie reagowanie na zmiany stawek.
• Klient nie musi angażować innych pracowników, np. głównego księgowego. Program na bieżąco pobiera koszty bezpośrednio z modułu księgowego.
• Spółdzielnia może sporządzać analizy wykonania budżetu wybranej nieruchomości na żądanie.
• Klient może przygotować prognozy na kolejny rok tylko na podstawie wykonania budżetu w roku bieżącym.