Nowy rozdział w zarządzaniu: transformacja SM Wrocławski Dom

Autor

Przemysław Martowski

Data

23 Kwi 2024

5 min czytania

Czy wyobrażasz sobie spółdzielnię mieszkaniową, która przestaje polegać na tradycyjnych metodach i wkracza w erę cyfrowej transformacji? Poznaj historię spółdzielni mieszkaniowej, która postanowiła zrewolucjonizować swoje podejście do zarządzania nieruchomościami i wprowadzić system Mieszczanin.

Krótko o Spółdzielni Mieszkaniowej Wrocławski Dom

Spółdzielnia Mieszkaniowa Wrocławski Dom działa na rynku od 1994 roku. Na co dzień spółdzielnia zarządza nieruchomościami, które są jej własnością oraz innymi wspólnotami mieszkaniowymi. To sprawia, że pierwszy kwartał każdego roku jest okresem niezwykle wytężonej pracy. Poza przygotowaniem sprawozdania finansowego z własnej działalności, spółdzielnia musi przygotować sprawozdanie dla każdej wspólnoty i przeprowadzić kilkadziesiąt zebrań.

Tradycyjne sposoby. Co zabiera czas?

Nasz klient posiadał już oprogramowanie, w którym zarządzał podstawowymi elementami dotyczącymi spółdzielni mieszkaniowych – prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz rozrachunki z lokatorami, ewidencję środków trwałych, rejestr członków oraz pozostałych mieszkańców spółdzielni. W dotychczasowym systemie prowadzono także rozliczenie mediów, windykację, ewidencje praw do lokali, a także wkłady mieszkaniowo-budowlane.

Jednak podczas rozmowy z klientem, odkryliśmy, że poza tymi podstawowymi funkcjami, które są dostępne w wielu programach na rynku, spółdzielni najbardziej brakowało:

1 Możliwości dekretacji dokumentów w formie elektronicznej – brak takiej funkcji sprawiał, że dostęp do faktur/pism był dużo trudniejszy. Obieg dokumentów był dłuższy i brakowało możliwości podglądu/akceptacji z dowolnego miejsca.
2 Dostępu do dokumentów księgowych podczas pracy zdalnej – brak takiej funkcjonalności powodował konieczność wizyt w biurze pomimo pracy zdalnej.
3 Bieżącej kontroli budżetu dla nieruchomości – brak dedykowanego narzędzia oraz
brak powiązania z modułem księgowym sprawiał, że sprawdzenie aktualnego stanu wykonania budżetu było czasochłonne. Zwykle wymagało zaangażowania dodatkowych pracowników w spółdzielni, w tym głównego księgowego. Przygotowywanie tego typu analiz w arkuszach Excela mogło prowadzić do powstawania błędów. Nie dawało też możliwości szybkiej aktualizacji na żądanie.

Nowe wyzwania = nowe rozwiązania

Współpracę rozpoczęliśmy od przeprowadzenia analizy, w ramach której dowiedzieliśmy się, w jaki sposób klient prowadzi ewidencję w obecnym systemie. Odkryliśmy również, w których obszarach potrzebuje wsparcia.

Aby łatwiej przejść z jednego oprogramowania do drugiego, wykonaliśmy usługę przeniesienia danych dla klienta. Przenieśliśmy między innymi takie dane jak: budynki, lokale, liczniki, salda, kartoteki członków oraz pozostałych lokatorów, a także indywidualne rachunki bankowe mieszkańców.

W następnym kroku dostosowaliśmy oprogramowanie, aby dopasować je do potrzeb klienta. Zmieniliśmy odpowiednie sposoby rozliczenia mediów (zgodnie z aktualnymi regulaminami spółdzielni). Odświeżyliśmy plan kont tak, aby był dopasowany do układu ustalonego na przeprowadzonej analizie przed wdrożeniem.

W trakcie powyższych działań potwierdziliśmy wcześniejsze założenia i zaproponowaliśmy odpowiednie rozwiązania w postaci:

1 Wprowadzenia nowoczesnego systemu obiegu dokumentów e-Mieszczanin umożliwiającego pracę z poziomu przeglądarki, bez potrzeby inwestowania w dodatkowy sprzęt informatyczny.
2 Wprowadzenia możliwości obiegu faktur w formie elektronicznej – który ułatwia przekazywanie, komentowanie, akceptacja oraz automatyczne przenoszenie do registratury faktur.
3 Wprowadzenia modułu Techniczna Obsługa Nieruchomości, który dzięki integracji z modułem finansowo – księgowym pozwala na bieżąco sprawdzać wykonanie budżetu dla nieruchomości. Moduł umożliwia też kontrolę środków funduszu remontowego.

Jakie osiągnęliśmy rezultaty?

Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów pozwoliło nam:

Zredukować ilość papieru, który był w obrocie w spółdzielni.
Ułatwić sprawne przekazywanie zadań i dokumentów w formie cyfrowej.
Ułatwić dostęp do faktur. Dzięki technologii przeglądarek internetowych pracownicy klienta mogą korzystać z nowego systemu z dowolnego miejsca, na dowolnym urządzeniu.
Ułatwić pracę zdalną bez konieczności wizyt w biurze, kiedy pracownicy potrzebują wybranych dokumentów.
Umożliwić korzystanie z centralnej bazy danych, która jest szyfrowana i zgodna z najnowszymi standardami bezpieczeństwa – wszystkie dokumenty klient przechowuje w jednym, bezpiecznym miejscu.
Ułatwić korzystanie z dziennika pism przychodzących i wychodzących. Aktualnie używanie dziennika jest przystępne i intuicyjne, co przekłada się to na łatwy kontakt z mieszkańcami. W dowolnej chwili pracownicy mogą wyszukać pisma. Mogą też sprawdzić, czy została już wysłana odpowiedź do lokatora lub na jakim etapie jest dana sprawa.

Stworzyliśmy możliwość prowadzenia budżetu dla nieruchomości w odpowiednim programie, dzięki czemu:

Spółdzielnia może w łatwy sposób kontrolować koszty i przychody wraz z funduszem remontowym na nieruchomości. To umożliwia szybkie reagowanie na zmiany stawek.
Klient nie musi angażować innych pracowników, np. głównego księgowego. Program na bieżąco pobiera koszty bezpośrednio z modułu księgowego.
Spółdzielnia może sporządzać analizy wykonania budżetu wybranej nieruchomości na żądanie.
Klient może przygotować prognozy na kolejny rok tylko na podstawie wykonania budżetu w roku bieżącym.

Przemiana w działaniu: Podsumowanie sukcesu

Dla Spółdzielni Mieszkaniowej Wrocławski Dom wprowadziliśmy szereg nowoczesnych rozwiązań technologicznych pomagających w codziennej pracy. Przełożyło się to na wiele korzyści i usprawnień. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów, spółdzielnia osiągnęła wyższy poziom efektywności i dostępności informacji. Pracownicy klienta mogą pracować zdalnie w szerszym zakresie bez potrzeby odwiedzania biura tylko po to, aby skontrolować jeden konkretny dokument. Pracę kadry ułatwia także nowy moduł technicznego wsparcia nieruchomości.

Redukcja zużycia papieru, łatwy dostęp do dokumentów, możliwość pracy z dowolnego miejsca i efektywna kontrola budżetu to tylko niektóre z korzyści, jakie przyniosła nowa strategia SM Wrocławski Dom. Dzięki temu spółdzielnia może szybciej reagować na zmiany, lepiej zarządzać zasobami i zapewnić wyższy poziom usług swoim mieszkańcom. To dobry przykład na to, jak nowoczesne technologie mogą zmienić oblicze zarządzania nieruchomościami i pozytywnie wpłynąć na efektywność działania organizacji.