Otoczeni wyzwaniami – jak Serpico Nieruchomości zmienia reguły gry?

Autor

Jakub Czakański

Data

23 Maj 2024

5 min czytania

Wyobraź sobie świat bez długich kolejek, dużej ilości papierowych dokumentów i częstych błędów księgowych. Serpico Nieruchomości to firma, która nie tylko myśli o przyszłości zarządzania nieruchomościami, ale już ją tworzy, wykorzystując najnowsze technologie do transformacji tradycyjnych procesów.

Serpico Nieruchomości – czym się zajmują?

Serpico Nieruchomości to profesjonalna firma zajmująca się zarządzaniem, administrowaniem nieruchomościami i wspólnotami mieszkaniowymi. Zespół tworzący tę firmę zarządza i administruje na rynku nieruchomości od ponad 10 lat. Dzięki doświadczeniu, które budowały lata praktyki, firma doskonale zna realia rynku administrowania nieruchomościami, potrzeby oraz oczekiwania klientów. Zarządca ten administruje powierzchnią ponad 200 tys. m².

Firma obsługuje różnorodną grupę klientów, którym oferuje zintegrowany pakiet usług obejmujący:

kontakty z właścicielami/najemcami,
prowadzenie księgowości i nadzór finansowy,
optymalizację kosztów eksploatacyjnych,
nadzór nad technicznym utrzymaniem budynku,
nadzór nad obsługą serwisową,
nadzór nad realizacją obowiązków prawnych ciążących na właścicielu nieruchomości.

Wyzwania stojące przed zarządcą nieruchomości

Firma potrzebowała specjalistycznego oprogramowania do zarządzania nieruchomościami, które swoją funkcjonalnością obejmie elementy takie jak:

ogólna ewidencja zarządzanych nieruchomości (budynki, lokale, mieszkańcy),
rozliczanie mediów (z uwzględnieniem różnych przypadków z którymi klient ma do czynienia w swoich budynkach),
prowadzenie księgowości i rozliczanie poszczególnych wspólnot,
sprawowanie kontroli nad windykacją dłużników.

Przed wdrożeniem oprogramowania wiele z tych zadań pracownicy wykonywali ręcznie. Taki model pracy przy prężnie rozwijającej się firmie staje się bardzo czasochłonny.

Brak odpowiednich narzędzi do pracy determinuje wzrost i rozwój firm. W związku z tym:

Zarządca zauważył, że poniższe elementy wpływały na duże zaangażowanie pracowników w bieżące czynności i zabierały cenny czas:

Pracownicy ręcznie wysyłali zawiadomienia o opłatach w formie papierowej.
Mieszkańcy często odwiedzali biuro Serpico i wykonywali dużo telefonów, aby uzyskać informacje dotyczące swoich lokali.
Pracownicy ręcznie księgowali wpłaty mieszkańców. Było to bardzo czasochłonne.

2. Zarządca zgłaszał też inne kwestie warte uwagi:

Mieszkańcy nie byli skutecznie powiadamiani o zebraniach wspólnoty.
Głosowania na zebraniach wspólnoty wymagały odpowiedniej ilości głosów, których często nie udawało się zebrać bez odwiedzania właścicieli w mieszkaniach.
Właściciele nieruchomości rzadko stawiali się na zebraniach. Niska frekwencja uniemożliwiała przegłosowanie poszczególnych uchwał i późniejsze wdrożenie ich w życie.

Jak temu zaradziliśmy?

Wzięliśmy pod uwagę wszystkie potrzeby firmy i jej pracowników. Klient potrzebował systemu, który wspiera codzienną pracę zarządcy nieruchomości, a zarazem narzędzia, które pozwoli mieszkańcom na łatwiejszy dostęp do informacji o ich lokalu. Mieszkańców najbardziej interesowały informacje o saldzie i rozrachunkach.

Wdrożenie rozpoczęliśmy od dopasowania oprogramowania do obecnych warunków, a następnie odwzorowania dotychczasowych procesów w firmie.

Wdrożyliśmy kilka modułów systemu Mieszczanin:

System Łatwej Obsługi Nieruchomości – dzięki temu modułowi Serpico nieruchomości może bez trudności zarządzać wspólnotami mieszkaniowymi na wielu płaszczyznach.
Banki – płatności masowe – ten moduł jest odpowiedzialny za przydzielenie indywidualnych numerów rachunków. Następnie automatyczne rozksięgowuje wpływy z możliwością importu wyciągu bankowego,
Platformę e-kartoteka – dzięki tej platformie mieszkańcy mogą uzyskać informacje których potrzebują o dowolnej porze i z dowolnego miejsca.

Skutecznie zakończyliśmy wdrożenie oprogramowania Mieszczanin i od tego czasu wszystkie wspomniane procesy system realizuje automatycznie.

Szkolenie pracowników przebiegło sprawnie. Zespół szybko opanował podstawowe funkcjonalności działania systemu, a następnie pomagał w automatyzacji procesów.

Rezultaty mówią same za siebie

Zmniejszyliśmy ilość wizyt i zapytań mieszkańców. Większość spraw mieszkańcy mogą załatwić poprzez platformę e-kartoteka oraz zasięgnąć informacji dotyczących swojego lokalu. Dzięki aplikacji mobilnej mieszkańcy w mają swobodny dostęp do informacji, uchwał czy zrealizowania płatności za lokal 24/7.
Zautomatyzowaliśmy wysyłkę zawiadomień o opłatach. System automatycznie wysyła informację do strefy mieszkańca.
Spersonalizowaliśmy wysyłkę maili do mieszkańców. Zarządca może automatycznie wysyłać spersonalizowane informacje o lokalu. Przekłada się to na oszczędność czasu pracowników oraz zużyte materiały (tusz i papier).
Przyspieszyliśmy księgowanie oraz zminimalizowaliśmy ilość popełnianych błędów. Narzędzie automatycznie rozksięgowuje wpłaty mieszkańców na odpowiednie konta.
Usprawniliśmy pracę zespołu księgowości. System automatycznie generuje paczki przelewów (zlecanie płatności za poszczególne faktury w bankowości elektronicznej).
Zwiększyliśmy skuteczność w zbieraniu głosów o 40% w porównaniu do tradycyjnych metod. Dzięki wspólnej integracji naszych systemów, klient po przygotowaniu uchwały w systemie, przesyła je do e-kartoteki, gdzie mieszkańcy mogą w każdej chwili zapoznać się ze szczegółami uchwały, ale co najważniejsze – oddać głos. Ta funkcjonalność eliminuje problemy związane z długim oczekiwaniem na oddanie głosu nad poszczególnymi uchwałami.
Zarządca otrzymuje powiadomienie w przypadku zebrania ponad 50% głosów nad daną uchwałą. System wysyła powiadomienie do zarządcy, że jest większość i dzięki temu nie musi ręcznie sprawdzać, gdzie uchwały zostały przegłosowane.
Umożliwiliśmy automatyczne generowanie kart do glosowania i szybkie udostępnienie uchwał wraz z możliwością oddania głosu w Strefie Mieszkańca. W rezultacie praca z uchwałami jest mniej czasochłonna.
Zwiększyliśmy decyzyjność. Zarządca może szybciej reagować na bieżące potrzeby wspólnoty dlatego, że głosy nad uchwałami są zbierane sprawniej.

Przyszłość zarządzania nieruchomościami

Serpico Nieruchomości przekroczyło granice tradycyjnego zarządzania i otworzyło się na nowe horyzonty w branży. Automatyzacja, personalizacja komunikacji oraz szybka dostępność informacji dla mieszkańców stały się nieodłącznymi elementami sukcesu. Ta transformacja nie tylko usprawniła codzienne operacje, ale również zwiększyła zaangażowanie mieszkańców i skuteczność zarządcy.

W rezultacie firma nie tylko podniosła poprzeczkę efektywności w branży, ale także otworzyła nowe możliwości rozwoju i doskonalenia jakości życia mieszkańców. To dopiero początek nowej historii w zarządzaniu nieruchomościami.

Zastanawiasz się nad zmianami w Twojej firmie? Skontaktuj się z nami, a wesprzemy Cię w Twojej ścieżce transformacji.