Zarządzanie nieruchomościami: kiedy warto dokonać zakupu systemu IT?

Zarządzanie wspólnotą mieszkaniową to nie tylko codzienna administracja, ale także odpowiedzialność za finanse, zgodność z przepisami i komfort mieszkańców. Dlatego tak ważne jest, by korzystać z oprogramowania, które nie tylko nadąża za zmianami, ale także realnie wspiera zarządców na każdym etapie ich pracy. Właśnie takie podejście przyświeca nam w Mieszczaninie – tworzymy program, który pomaga dziś i rozwija się na miarę wyzwań jutra.

Z naszego wpisu dowiesz się:

• Nad czym warto się zastanowić, zanim zdecydujesz się na zakup systemu IT dla zarządcy?
• Jakie są sygnały, że dotychczasowe metody zarządzania nieruchomościami są niewystarczające?
• Jak oprogramowanie zmienia zarządzanie nieruchomościami na lepsze?
• Kiedy dokonać zakupu systemu do zarządzania nieruchomościami we wspólnocie mieszkaniowej?
• Zarządzanie nieruchomościami – kiedy zakup systemu IT dla spółdzielni mieszkaniowej?
• Kiedy warto zakupić system IT do zarządzania SIM?

Nad czym warto się zastanowić, zanim zdecydujesz się na zakup systemu IT dla zarządcy?

Poniżej zamieszczamy kilka pytań, na które warto odpowiedzieć sobie, zanim zaczniesz myśleć o zakupie oprogramowania dla zarządcy nieruchomości lub zmianie obecnie posiadanego systemu. Wzięcie pod uwagę poniższych elementów będzie kluczowe, jeśli stoisz przed tą istotną decyzją.

Czy moja skala działalności uzasadnia zakup systemu?

Pierwszym krokiem jest ocena, czy przy obecnej liczbie obsługiwanych lokali inwestycja w system IT dostosowany do branży nieruchomości ma sens ekonomiczny. Przy liczbie poniżej 500 lokali może się okazać, że korzyści płynące z automatyzacji księgowania wpłat czy zarządzania dokumentacją nie zrekompensują poniesionych kosztów. Jeśli jednak:

Czy jestem gotowy finansowo na taki krok?

Zakup lub wymiana systemu informatycznego to inwestycja, która wymaga odpowiedniego zaplanowania budżetu. Zastanów się, czy masz zabezpieczone środki na zakup licencji, wdrożenie i przeszkolenie pracowników. Dodatkowo pod rozwagę warto wziąć kwestię posiadanej infrastruktury informatycznej – czy Twój sprzęt spełnia wymogi programu, który chcesz zakupić? A może potrzebna będzie częściowa lub całkowita modernizacja posiadanych urządzeń?

Warto też uwzględnić koszty bieżącej obsługi systemu. Decyzja o wdrożeniu nie powinna być impulsywna – najlepiej, jeśli wpisuje się w długoterminowy plan rozwoju firmy.

Czy moja kadra jest gotowa na zmianę?

To, jak przebiegnie wdrożenie nowego systemu, zależy w ogromnej mierze od ludzi. Zanim podejmiesz decyzję, porozmawiaj ze swoimi pracownikami. Zapytaj, co im przeszkadza w obecnych rozwiązaniach, co chcieliby usprawnić, czego im brakuje. Czasem opór przed zmianą nie wynika z braku potrzeby, ale z przyzwyczajeń, obaw lub wcześniejszych negatywnych doświadczeń z technologią.

Wdrożenie systemu wymaga zaangażowania obu stron – nie wystarczy, że zarząd będzie gotowy. Jeśli zespół nie będzie przekonany i odpowiednio przygotowany, może dojść do sytuacji, w której wdrożenie się nie powiedzie, bo zabraknie otwartości i zaangażowania pracowników. Do tanga trzeba dwojga.

Czy mam odpowiednią liczbę osób do przeszkolenia?

Warto pomyśleć również o kwestiach organizacyjnych. Do obsługi nowego systemu i udziału w szkoleniach dobrze jest mieć przynajmniej dwie osoby. W ten sposób zabezpieczysz się przed sytuacją, w której jedna z kluczowych osób pójdzie na dłuższe zwolnienie lekarskie lub zdecyduje się odejść z firmy, a całej obsługi systemu będzie musiała się nauczyć dopiero co zatrudniona, kolejna osoba. Mając przeszkolony co najmniej dwuosobowy zespół, minimalizujesz ryzyko przestoju i zapewniasz ciągłość pracy.

Co chcę usprawnić? Jakie cele chcę osiągnąć?

Zastanów się: co konkretnie nie działa w obecnie używanych rozwiązaniach, jakie usprawnienia są potrzebne oraz wyznacz cele. Czy chodzi o automatyzację rozliczeń? Lepszą kontrolę finansową? Usprawnienie komunikacji z mieszkańcami? A może o poprawę raportowania i dostępu do danych?

Oprogramowanie to narzędzie – zanim je wybierzesz, musisz wiedzieć, do czego ma Ci służyć i jak ma ono poprawić sytuację w firmie po roku czy dwóch latach od wdrożenia. Warto też zastanowić się, czego Twój zespół oczekuje poza samą funkcjonalnością – może ważna jest dla nich łatwość obsługi, mobilność, wsparcie techniczne czy elastyczność systemu? Znając wymagania, łatwiej jest określić kryteria, którymi się posłużysz przy ocenie wielu ofert.

Kiedy jest najlepszy moment na wdrożenie?

Nawet najlepszy system nie spełni swojej roli, jeśli jego wdrożenie przypadnie na moment, gdy zespół jest przeciążony obowiązkami. Pracownicy księgowości i administracji mają okresy w roku, kiedy liczba ich zadań znacząco wzrasta, a każda dodatkowa zmiana może wprowadzić chaos. Dlatego tak ważne jest, aby odpowiednio zaplanować wdrożenie na spokojniejszy czas, kiedy pracownicy będą mogli skupić się na nowym rozwiązaniu IT.

Jakie są sygnały, że dotychczasowe metody zarządzania nieruchomościami są niewystarczające?

Istnieje kilka wyraźnych sygnałów, które mogą wskazywać, że dotychczasowe metody zarządzania nieruchomościami przestają być wystarczające i warto rozważyć zakup systemu IT.

Jednym z nich jest rosnąca ilość czasu poświęcanego na ręczne księgowanie wpłat, rozliczenia i obsługę bieżącej administracji. Jeśli te procesy negatywnie wpływają na terminowość oraz jakość obsługi, to znak, że czas na wdrożenie programu do zarządzania nieruchomościami.

Kolejnym sygnałem są powtarzające się błędy, brak możliwości znalezienia istotnych informacji i narastająca frustracja zarówno w zespole, jak i wśród mieszkańców. Jeżeli pracownicy coraz częściej skarżą się, że obecne narzędzia ich ograniczają, a Ty sam dostrzegasz, że pewne procesy nie działają i można by je usprawnić – to wyraźny znak, że warto poszukać nowych rozwiązań.

Warto również przyjrzeć się dynamice pracy zespołu – jeżeli cała obsługa nieruchomości opiera się na wiedzy lub obecności jednej lub dwóch konkretnych osób, może to być sygnał, że brakuje systemu, który zapewni większą stabilność i elastyczność działania.

Jak oprogramowanie zmienia zarządzanie nieruchomościami na lepsze?

Nowoczesne oprogramowanie potrafi całkowicie odmienić sposób zarządzania nieruchomościami, wprowadzając m.in. automatyzację, optymalizację kosztów zarządzania oraz dużo łatwiejsze prowadzenie projektów czy wyszukiwanie archiwalnych informacji tam, gdzie dotychczas dominowała ręczna praca i papierowa dokumentacja.

Dzięki systemowi IT księgowanie wpłat, rozliczenia czy przygotowywanie raportów stają się szybsze, dokładniejsze i mniej obciążające dla zespołu. Pracownicy zyskują narzędzia, które ułatwiają codzienne obowiązki, a zarząd ma lepszy wgląd w dane i finanse, mogąc łatwiej podejmować ważne decyzje biznesowe. W efekcie firma pracuje sprawniej, wprowadza optymalizację procesów zarządzania, ogranicza ryzyko błędów i może skupić się na rozwoju.

Kiedy dokonać zakupu systemu do zarządzania nieruchomościami we wspólnocie mieszkaniowej?

Wspólnoty mieszkaniowe funkcjonują inaczej niż spółdzielnie (SM) czy społeczne inicjatywy mieszkaniowe (SIM), dlatego decyzja o zakupie systemu IT powinna uwzględniać specyfikę tej działalności. Warto zacząć od podstawowego pytania: czy zarządzanie nieruchomościami to moja główna działalność, którą chcę rozwijać, czy raczej dodatkowy element, który nie wymaga dużych inwestycji? Jeśli posiadasz około 500 lokali i nie planujesz dalszego rozwoju, a zarządzanie daje Ci stabilny dochód, być może wystarczające będzie proste, przeglądarkowe rozwiązanie – tańsze i mniej rozbudowane, które spełni podstawowe potrzeby.

Jeśli jednak zarządzanie nieruchomościami to trzon Twojego biznesu i chcesz budować markę nowoczesnego zarządcy, warto postawić na profesjonalny program dla wspólnot mieszkaniowych, który zapewni nie tylko wsparcie w realizacji wielu procesów, ale także zgodność z przepisami prawa – na przykład z nadchodzącymi obowiązkami KSeF. Dobrze jest wybrać dostawcę takiego jak firma Mieszczanin, który specjalizuje się wyłącznie w branży nieruchomości, zna jej realia i dynamicznie reaguje na zmiany prawne, technologiczne i rynkowe. Dodatkowo nasi specjaliści, mając wieloletnie doświadczenie, wspierają zarządców w optymalizacji procesów.

Warto również zastanowić się nad przyszłą lub już funkcjonującą współpracą z deweloperami. Czy Twój system umożliwia obsługę budynków już na etapie deweloperskim, tak aby później płynnie przejść do zarządzania wspólnotą mieszkaniową?

Jeśli Twoim celem jako zarządcy nieruchomości jest rozwój i pozyskiwanie nowych wspólnot, inwestycja w nowoczesny system IT może pomóc nie tylko usprawnić codzienną pracę, ale także ograniczyć konieczność zwiększania zatrudnienia – dzięki automatyzacji możesz obsługiwać większą liczbę wspólnot tą samą kadrą. Tak jak wspominaliśmy powyżej, odpowiednie oprogramowanie daje również przewagę wizerunkową – pokazuje, że Twoja firma stawia na nowoczesność, bezpieczeństwo i wysoką jakość usług.

Zapoznaj się z naszym case study z wdrożenia systemu do zarządzania nieruchomościami we wspólnocie mieszkaniowej: Otoczeni wyzwaniami – jak Serpico Nieruchomości zmienia reguły gry?

Zarządzanie nieruchomościami – kiedy zakup systemu IT dla spółdzielni mieszkaniowej?

W przypadku spółdzielni mieszkaniowych decyzja o zakupie lub wymianie systemu IT często jest odkładana, zwłaszcza że większość spółdzielni nie prowadzi obecnie nowych inwestycji budowlanych. Warto jednak zastanowić się, czy używane rozwiązania nadążają za przepisami prawa i standardami bezpieczeństwa danych, np. czy Twój system jest zgodny z wymogami RODO? Czy korzystasz z nowoczesnej bazy danych, czy może wciąż pracujesz na przestarzałych systemach typu DOS, które nie spełniają obecnych wymogów? Warto skonsultować się z informatykiem lub firmą IT, by upewnić się, że dane osobowe członków i mieszkańców są odpowiednio chronione.

W wielu spółdzielniach ewidencja członków wraz z ich historią prowadzone są w teczkach lub w Excelu, co nie tylko komplikuje dostęp do informacji i ich wyszukiwanie, ale także naraża dane na utratę lub zniszczenie. Przechowywanie dokumentów w papierowej formie oznacza ryzyko ich utraty w razie pożaru, zalania czy innych zdarzeń losowych. Tymczasem nowoczesne systemy informatyczne takie jak program Mieszczanin automatycznie tworzą kopie zapasowe, które można przechowywać w bezpiecznych lokalizacjach zewnętrznych, co pozwala na szybkie odtworzenie danych w razie awarii.

Zakup nowoczesnego programu dla spółdzielni mieszkaniowych może przynieść realne korzyści także wewnętrznym działom technicznym, które często pracują w zeszytach lub w pojedynczych arkuszach kalkulacyjnych. Planowanie remontów, prowadzenie ewidencji usterek, budżetowanie – wszystko to staje się prostsze i bardziej przejrzyste, gdy informacje są dostępne w jednym miejscu, a każdy uprawniony pracownik ma do nich łatwy dostęp. To kluczowe zwłaszcza wtedy, gdy odchodzi doświadczony pracownik, a cała wiedza o budynkach znajduje się tylko w jego notatkach lub pamięci.

Dodatkowo nowoczesny system pozwala lepiej zarządzać dokumentacją, np. certyfikatami energetycznymi – mieszkańcy mogą zwrócić się o potrzebne informacje, a Ty masz pewność, że dane są kompletne, łatwe do odnalezienia i bezpieczne, niezależnie od rotacji pracowników. Warto więc zadać sobie pytanie: czy obecny sposób działania pozwala na bezpieczne, sprawne i nowoczesne zarządzanie spółdzielnią? Jeśli nie – czas na zmianę.

Przeczytaj także nasze case study z wdrożenia programu do zarządzania nieruchomościami w spółdzielni mieszkaniowej: Nowy rozdział w zarządzaniu: transformacja SM Wrocławski Dom

Kiedy warto zakupić system IT do zarządzania SIM?

Dla Społecznych Inicjatyw Mieszkaniowych (SIM) kluczowe jest, aby już od początku postawić na dedykowane oprogramowanie do zarządzania nieruchomościami. Nawet jeśli pierwsze budynki są jeszcze nadal w budowie, to inwestycja w jeden, spójny system pozwala od razu budować historię zasobów, uczyć się obsługi programu i zyskać stabilne narzędzie, które dotrzymuje kroku rozwojowi firmy. Kiedy zasób wzrośnie z poziomu kilkunastu lokali i osiągnie poziom kilkuset czy kilku tysięcy, Twój zespół będzie już sprawnie posługiwał się systemem, a dane od samego początku będą bezpieczne i uporządkowane.

Tworząc nową spółkę SIM, warto już na etapie organizacji pomyśleć o tym, że zarządzanie nieruchomościami będzie jej podstawową działalnością. Dobrze więc, jeśli wybrane oprogramowanie pozwala nie tylko na rozliczenia z najemcami, ale także na prowadzenie pełnej księgi głównej spółki.

Najlepiej, jeśli dostawca systemu specjalizuje się w branży nieruchomości i oferuje rozwiązania, które można rozszerzać o kolejne moduły w miarę rozwoju spółki – np. takie jak System Łatwej Obsługi Nieruchomości, który umożliwia obsługę rozrachunków i pełną analitykę. Dzięki temu wszystkie dane finansowe i operacyjne można prowadzić w jednym, spójnym środowisku.

Część spółek posiada już jakieś oprogramowanie księgowe – jednak jeśli jego dostawca nie oferuje żadnych rozwiązań do zarządzania nieruchomościami, to prędzej czy później pojawi się potrzeba wdrożenia dodatkowego programu. Alternatywą może być prowadzenie rozliczeń w Excelu, co jednak niesie ryzyko niezgodności z RODO i znacznie utrudnia zarządzanie rosnącą liczbą lokali. W przypadku spółek miejskich, które powinny spełniać najwyższe standardy ochrony danych i transparentności, odpowiedni system IT staje się nie tylko wygodą, ale koniecznością. Warto więc przemyśleć decyzję na wczesnym etapie, aby uniknąć kosztownych i czasochłonnych zmian w przyszłości.

Dowiedz się więcej: Jakie oprogramowanie dla Społecznej Inicjatywy Mieszkaniowej wybrać?