Jak prowadzić księgowość we wspólnocie mieszkaniowej?

Księgowość wspólnot mieszkaniowych to system ewidencjonowania, rozliczania i kontrolowania przychodów, kosztów oraz innych operacji finansowych wspólnoty, prowadzony w celu zapewnienia przejrzystości finansowej dla właścicieli. Jakie konkretnie obowiązki należy spełnić, jeśli prowadzisz takie działania? W jakich formach można je realizować? Na te i inne pytania odpowiadamy w naszym poniższym wpisie.

Z naszego wpisu dowiesz się:

• Jakie są prawne podstawy i formy księgowości we wspólnocie?
• Co obejmuje obsługa księgowa wspólnoty mieszkaniowej?
• Jak nalicza się i rozlicza zaliczki oraz fundusz remontowy?
• Jak przebiega rozliczenie mediów we wspólnocie mieszkaniowej?
• Jak wygląda roczne sprawozdanie finansowe i rozliczenie podatkowe?
• Jak prowadzi się windykację należności od właścicieli?
• Ile kosztuje prowadzenie księgowości dla wspólnoty mieszkaniowej?
• Jakie oprogramowanie usprawnia księgowość wspólnoty?

Jakie są prawne podstawy i formy księgowości we wspólnocie?

Podstawowe zasady, na jakich opiera się księgowość wspólnot mieszkaniowych, reguluje Ustawa o własności lokali – w szczególności artykuły 22 i 29, które określają obowiązki zarządu wspólnoty i sposób podejmowania decyzji dotyczących jej finansów. Uzupełniająco zastosowanie mają także Ustawa o rachunkowości, Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, Ustawa o podatku od towarów i usług oraz Kodeks cywilny.

W praktyce wspólnota mieszkaniowa może prowadzić ewidencję na dwa sposoby:

Porównanie: ewidencja pozaksięgowa a pełna księgowość we wspólnotach mieszkaniowych

Polityka rachunkowości, definiująca wybrane zasady rachunkowości, powinna być jasno określona. Sankcjonuje ją uchwała przegłosowana przez właścicieli.

Dowiedz się także: Czym są uchwały wspólnoty mieszkaniowej? oraz Na czym polega zarządzanie wspólnotą mieszkaniową?

Niezależnie jednak od przyjętego rozwiązania, księgowość musi być prowadzona rzetelnie, w sposób czytelny i w pełni transparentny, tak aby każdy właściciel miał wgląd w rzeczywistą sytuację finansową wspólnoty mieszkaniowej.

Co obejmuje obsługa księgowa wspólnoty mieszkaniowej?

Zakres, jaki obejmuje obsługa księgowa, dotyczy wszystkich podstawowych procesów finansowych realizowanych w ramach funkcjonowania wspólnoty mieszkaniowej oraz relacji z właścicielami.

W praktyce obsługa księgowa wspólnoty mieszkaniowej obejmuje w szczególności następujące działania:

Istotnym elementem jest także dbałość o odpowiednie konstruowanie planu kont, szczególnie w kontekście realizowania obowiązku przygotowywania deklaracji JPK_CIT.

W ramach obowiązków realizowana jest także sprawozdawczość finansowa, obejmująca przygotowanie rocznych zestawień oraz sporządzanie dokumentów wymaganych przez Urząd Skarbowy (US), w tym deklaracji CIT-8 oraz pliku JPK VAT, a także deklaracje ZUS, jeśli wspólnota występuje w roli płatnika.

W zależności od przyjętego modelu funkcjonowania, gdy wspólnota zatrudnia pracowników lub zleceniobiorców, w zakres działań mogą być także włączone obsługa płacowa i obsługa kadrowa, a także o windykacja należności, wspierająca dochodzenie zaległych opłat, jeśli właściciele lokali nie płacą ich na czas.

Jak nalicza się i rozlicza zaliczki oraz fundusz remontowy?

Zaliczki na poczet nieruchomości wspólnej (w spółdzielniach mieszkaniowych znane jako opłaty czynszowe i opłaty eksploatacyjne) stanowią podstawowy przychód wspólnoty i pokrywają koszty zarządu nieruchomością wspólną. Powinny być płacone z góry, do 10. dnia każdego miesiąca, ich wysokość określa plan gospodarczy wspólnoty i może ona być zmieniana uchwałą. Zaliczka składa się z dwóch części, tj. eksploatacyjnej funduszu remontowego oraz mediów.

Fundusz remontowy to wyodrębniona część budżetu, która ma pokrywać koszty związane z remontami części wspólnych nieruchomości. Zarówno wpływy na fundusz remontowy, jak i bieżące zaliczki oraz ponoszone koszty, muszą ujmować coroczne rozliczenia składane przez zarząd lub zarządcę. Właściciele lokali powinni otrzymać zestawienia, prezentujące wniesione opłaty, wykorzystane środki oraz saldo na końcu roku.

Dzięki przejrzystemu systemowi naliczania i rozliczania właściciele lokali mają pełny wgląd w finansowanie wspólnoty oraz pewność, że środki gromadzone w funduszu remontowym są wykorzystywane zgodnie z przyjętym planem gospodarczym, a remonty i bieżąca konserwacja będą realizowane w razie potrzeby.

Jak przebiega rozliczenie mediów we wspólnocie mieszkaniowej?

Za rozliczenie mediów, w tym centralne ogrzewanie (CO) czy wodę, odpowiedzialny jest zarządca nieruchomości lub zarząd wspólnoty, zgodnie z kompetencjami określonymi w przepisach (Ustawa o własności lokali, art. 22 i 26). Proces rozliczenia obejmuje stany liczników oraz inne ewentualne elementy, zgodnie z obowiązującym regulaminem (uwaga: regulamin musi być w zgodzie z przepisami wyższego rzędu, np. Prawo energetyczne i Ustawa o własności lokali).

Zasady rozliczeń powinny być jasno zdefiniowane w regulaminie przyjętym przez wspólnotę, tak aby każdy właściciel miał przejrzysty wgląd w sposób podziału kosztów i mógł weryfikować poprawność naliczeń. Transparentność i zgodność z prawem zapewniają prawidłowe funkcjonowanie wspólnoty oraz pomagają uniknąć sporów między jej członkami – na przykład wtedy, gdy jasne i sprawiedliwe rozliczenie ciepła eliminuje podejrzenia, że którykolwiek z właścicieli obniża swoje koszty ogrzewania kosztem pozostałych mieszkańców.

W przypadku ogrzewania kluczowe znaczenie mają także urządzenia pomiarowe, takie jak podzielniki kosztów montowane na grzejnikach lub precyzyjne liczniki ciepła. Koszty mediów zazwyczaj dzielone są na poszczególne lokale, przy czym podział ten musi uwzględniać dwa aspekty:

Jak wygląda roczne sprawozdanie finansowe i rozliczenie podatkowe?

Zarząd wspólnoty mieszkaniowej lub zarządca w imieniu wspólnoty, ma obowiązek złożyć roczne sprawozdanie finansowe ze swojej działalności, którego kluczowym elementem jest część finansowa.

Prawidłowa sprawozdawczość finansowa jest kluczowym elementem zarządzania nieruchomością. Sprawozdanie finansowe musi być rzetelne, kompletne i czytelne. Powinno zawierać wszystkie wymagane przepisami prawa składniki, tj. rzeczywiste wpływy i obciążenia rachunku wspólnoty, zakres jej wydatków i środki pozostające do jej dyspozycji.

W dokumencie tym należy uwzględnić następujące elementy:

Wszystkie te dane muszą obejmować konkretny rok obrotowy. 

Wspólnoty mieszkaniowe obowiązuje również podatek dochodowy od osób prawnych (CIT) i dlatego co roku składają one zeznanie CIT-8. W przypadku rozliczeń VAT, wspólnota powinna stosować przepisy odpowiednie dla swojej działalności gospodarczej, jeśli ją prowadzi. Warto pamiętać, że podatek VAT rozliczany jest wyłącznie w zakresie czynności podlegających opodatkowaniu, np. przy wynajmie garaży.  

Oto lista najważniejszych terminów, których powinni przestrzegać zarówno właściciele wspólnot, jak i ich zarządcy: 

Pewne wspólnoty mogą również mieć obowiązki związane z podatkiem VAT, jeśli wykonują czynności opodatkowane VAT (np. wynajem części nieruchomości użytkowej) – w takim przypadku muszą pamiętać o poniższych obowiązkach:

Jak prowadzi się windykację należności od właścicieli?

W przypadku, gdy wspólnota zanotuje nieterminowe wpłaty, ma ona prawo naliczać odsetki ustawowe za każdy dzień opóźnienia.

Pierwszym etapem dochodzenia należności jest zwykle tzw. miękka windykacja należności, prowadzona często przez zarząd wspólnoty lub zarządcę. Obejmuje ona cykliczne wysyłanie korespondencji przypominającej, zachęcającej do uregulowania zobowiązania – SMS, e‑mail i wezwania do zapłaty – które mają na celu przypomnienie o zaległych wpłatach i zachęcenie do ich uregulowania bez eskalacji sporu.

Głównym celem takiego podejścia jest polubowne odzyskanie należnych środków, zanim zajdzie potrzeba skierowania sprawy na drogę sądową – np. poprzez wystąpienie o nakaz zapłaty lub postępowanie przed komornikiem. Polubowna windykacja zmniejsza ryzyko konfliktów oraz koszty formalnych postępowań, a jednocześnie uporządkowane rozrachunki z właścicielami lokali gwarantują stabilność finansową wspólnoty.

Dowiedz się więcej: Jak budować relacje we wspólnocie mieszkaniowej? oraz Windykacja w spółdzielni, wspólnocie mieszkaniowej, SiM, TBS lub zasobie komunalnym

Zarządca nieruchomości powinien jednak na bieżąco śledzić, czy zadłużeni właściciele lokali regulują swoje zobowiązania. Jeśli dług rośnie i nie jest spłacany, należy przejść do twardszych form windykacji, takich jak wystąpienie o nakaz zapłaty do sądu lub wszczęcie postępowania egzekucyjnego przez komornika.

Ile kosztuje prowadzenie księgowości dla wspólnoty mieszkaniowej?

Koszt prowadzenia księgowości dla wspólnoty mieszkaniowej zależy od wielu czynników i może się znacząco różnić w zależności od wielkości wspólnoty, zakresu usług oraz formy prowadzonej ewidencji.

Małe wspólnoty mogą uzyskać już za około 99 zł netto miesięcznie podstawową obsługę księgową, oferowaną np. przez biura rachunkowe w formie ryczałtu. W innych ofertach może mieć znaczenie powierzchnia użytkowa, np. od około 0,30 zł netto za metr ².

Ewidencja pozaksięgowa wspólnoty zwykle jest tańsza, a stawki często są liczone od liczby lokali – przykładowo od około 15- 20 zł netto za lokal miesięcznie, podczas gdy pełna księgowość (uwzględniająca księgi rachunkowe) może kosztować od około 20 -25 zł netto za lokal miesięcznie, z tendencją spadkową przy większej liczbie lokali.

Duże wspólnoty lub te, które wymagają kompleksowej obsługi, muszą liczyć się z kosztem kilkuset lub kilku tysięcy złotych, szczególnie jeśli księgowość prowadzona jest dla wspólnot liczących kilkadziesiąt lub ponad sto lokali. Przykładowo biura rachunkowe oferują obsługę księgową spółdzielni i wspólnot mieszkaniowych z cenami powyżej 2 000 -4 000 zł netto miesięcznie.

Na wysokość kosztów wpływają między innymi:

Jakie oprogramowanie usprawnia księgowość wspólnoty?

Właściwy program dla wspólnot mieszkaniowych taki jak Mieszczanin znacząco usprawnia prowadzenie księgowości, automatyzując najbardziej czasochłonne operacje księgowe i zmniejszając ryzyko błędów. Oprogramowanie finansowo-księgowe może mieć między innymi takie przydatne funkcje, jak:

Dzięki zintegrowanemu systemowi zarząd zyskuje natychmiastowy wgląd w dokumenty księgowe, a mieszkańcy – w bieżące saldo. Elektroniczna kartoteka lokalu pozwala członkom wspólnoty na bieżąco weryfikować ważne kwestie, bez konieczności odwiedzania biura zarządcy.

Zarząd wspólnoty lub zarządca docenią także z pewnością elektroniczny obieg dokumentów (np. takich jak faktury), zapewniający pełną przejrzystość finansów wspólnoty i szybkie reagowanie na bieżące zdarzenia. Automatyzacja procesów związanych z przekazywaniem dokumentów oszczędza czas i ogranicza ryzyko pomyłek, jednocześnie ułatwiając rzetelne i terminowe prowadzenie księgowości.

Kolejną z zalet nowoczesnego oprogramowania jest także możliwość pracy zdalnej. System online pozwala realizować obowiązki z dowolnego miejsca, co znacznie ułatwia pracę pracownika działu księgowego lub współpracę z zewnętrznym biurem rachunkowym.