4 największe pułapki prawne dla zarządcy wspólnot mieszkaniowych – przykłady i porady, jak ich uniknąć

Zarządzanie nieruchomością wspólną to jedno z najbardziej wymagających zadań w branży nieruchomości. Zobowiązuje nie tylko do dobrej organizacji pracy i posiadania umiejętności technicznych, ale także do doskonałej znajomości prawa. Jest to istotne między innymi dlatego, że każdego dnia zarządcy i administratorzy wspólnot mieszkaniowych stają przed decyzjami, które mogą rodzić odpowiedzialność finansową — zarówno wobec właścicieli lokali, jak i wykonawców, a niekiedy także wobec deweloperów.
 
W tym wpisie omawiam poniższe kwestie:

• Czynności przekraczające zwykły zarząd – gdzie kończy się codzienność, a zaczyna ryzyko
• Umowa o administrowanie – najczęściej bagatelizowany dokument
• Umowy z usługodawcami i wykonawcami robót budowlanych – bezpieczeństwo zaczyna się na papierze
• Egzekucja należności od właścicieli – obowiązek, który wymaga konsekwencji

Czynności przekraczające zwykły zarząd – gdzie kończy się codzienność, a zaczyna ryzyko

Zarząd wspólnoty mieszkaniowej powoływany jest w celu prowadzenia spraw wspólnoty oraz reprezentowania jej zarówno na zewnątrz, jak i w relacjach z poszczególnymi właścicielami lokali.

Ustawa o własności lokali rozróżnia dwie kategorie czynności podejmowanych przez zarząd:

Ani Kodeks cywilny, ani ustawa o własności lokali nie zawierają jednoznacznej definicji „czynności zwykłego zarządu”. Nie określają także pełnego katalogu sytuacji, w których dochodzi do jego przekroczenia.

Za czynności zwykłego zarządu uznaje się działania zmierzające do utrzymania nieruchomości wspólnej w należytym stanie technicznym i prawnym, ochrony wspólnego mienia oraz zapewnienia jego prawidłowej eksploatacji. W praktyce obejmują one m.in. bieżące sprawy administracyjne, drobne naprawy, konserwację, nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem urządzeń wspólnych, a także pobieranie pożytków i innych przychodów wspólnoty.

Ponieważ przepisy nie określają zamkniętego wykazu takich czynności, ustalenie, czy dane działanie mieści się w granicach zwykłego zarządu często wymaga indywidualnej oceny, z uwzględnieniem skali, celu i znaczenia podejmowanej decyzji dla wspólnoty mieszkaniowej.

W art. 22 ust. 3 i 4 ustawy o własności lokali wskazano przykładowe czynności, które uznaje się za przekraczające zakres zwykłego zarządu. Należą do nich m.in.: ustalenie wysokości wynagrodzenia zarządu lub zarządcy nieruchomości wspólnej, zatwierdzenie rocznego planu gospodarczego, a także rozporządzanie nieruchomością wspólną — na przykład jej sprzedaż, podział, przebudowa czy obciążenie hipoteką. Do tej kategorii zalicza się również połączenie dwóch odrębnych lokali w jeden.

Poniżej omówię kwestie wydatków, w przypadku których doskonale widać możliwości różnego interpretowania podobnych kwestii.

Zgodnie z art. 14 ust. 1 ustawy o własności lokali, do kosztów zarządu nieruchomością wspólną zalicza się w szczególności wydatki na remonty, bieżącą konserwację, dostawę energii elektrycznej, cieplnej, gazu i wody w zakresie dotyczącym części wspólnych, a także opłaty związane z utrzymaniem urządzeń takich jak antena zbiorcza czy winda. Wyliczenie to ma charakter przykładowy — w praktyce do kosztów zarządu można zaliczyć również inne wydatki, o ile pozostają one w bezpośrednim związku z utrzymaniem nieruchomości wspólnej.

Z kolei art. 15 ust. 1 tej samej ustawy przewiduje, że właściciele lokali pokrywają koszty zarządu poprzez comiesięczne zaliczki, płatne z góry do 10. dnia każdego miesiąca. Oznacza to, że wydatki na drobne naprawy lub prace konserwacyjne, finansowane z bieżących zaliczek, można uznać za czynności zachowawcze, mieszczące się w zakresie zwykłego zarządu.

W sytuacji, gdy koszty są pokrywane bez uprzedniej uchwały wspólnoty – na przykład z funduszu remontowego – a ich wysokość jest znaczna, może to skutkować w przyszłości odmową udzielenia absolutorium zarządowi.

W przypadku wątpliwości, czy dane działanie mieści się jeszcze w zakresie bieżącej eksploatacji, należy zwrócić uwagę na jego skalę finansową. Jeśli koszt naprawy wynosi kilkanaście tysięcy złotych, może to sugerować, że mamy do czynienia z czynnością wykraczającą poza zwykły zarząd. Wykonanie takiego działania bez uprzedniej zgody właścicieli, wyrażonej w uchwale, mogłoby stanowić przekroczenie uprawnień zarządu.

Warto jednak pamiętać, że ustawa dopuszcza sytuacje, w których zarząd może działać bez wcześniejszej uchwały – zwłaszcza wtedy, gdy konieczna jest natychmiastowa interwencja w celu ochrony wspólnego mienia. Zgodnie z art. 27 ustawy o własności lokali, w przypadkach wymagających niezwłocznego działania – takich jak awaria dachu, uszkodzenie instalacji wodnej czy kanalizacyjnej – zarząd ma prawo zlecić prace naprawcze bez zgody właścicieli, jednak po ich wykonaniu powinien uzyskać uchwałę zatwierdzającą podjęte działania.

W skrócie, w praktyce można wyróżnić więc trzy możliwe ścieżki postępowania:

Omówiłam już, do jakich czynności zwykle uprawniony jest zwykły zarząd. Natomiast wśród czynności przekraczających go wyróżnia się te, które ingerują w substancję lub przeznaczenie nieruchomości wspólnej. Do takich zalicza się w szczególności:

Szczególny charakter ma złożenie oświadczenia o obciążeniu nieruchomości wspólnej – w tym zakresie zarząd wspólnoty w ogóle nie jest uprawniony do samodzielnego działania, gdyż wymagana jest jednomyślna zgoda wszystkich właścicieli lokali.

Podsumowując, art. 22 ustawy o własności lokali stanowi podstawę prawną do rozróżnienia czynności zwykłego zarządu i czynności go przekraczających. W praktyce jednak granica między tymi kategoriami jest często płynna i wymaga każdorazowej oceny w kontekście konkretnego stanu faktycznego.

Poniżej zamieszczam także przykładowe orzeczenia Sądów kwalifikujące poszczególne czynności jako zwykły zarząd lub przekraczające zwykły zarząd:

Zgodnie z Wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z dnia 24 maja 2019 r., II SA/Kr 292/19, LEX nr 2684038:
„Z treści art. 22 ust. 2 w zw. z ust. 3 pkt 5 u.w.l. wynika expressis verbis prawo do udzielenia w drodze uchwały przez właścicieli lokali (większością) zgody na nadbudowę lub przebudowę nieruchomości wspólnej, na ustanowienie odrębnej własności lokalu powstałego w następstwie nadbudowy lub przebudowy i rozporządzenie tym lokalem oraz na zmianę wysokości udziałów w następstwie powstania odrębnej własności lokalu nadbudowanego lub przebudowanego oraz udzielenia zarządowi pełnomocnictwa do zawierania umów stanowiących czynności przekraczające zakres zwykłego zarządu w formie prawem przewidzianej. Oznacza to, iż zgoda na nadbudowę lub przebudowę jest czynnością przekraczającą zwykły zarząd nieruchomością wspólną w rozumieniu art. 22 ust. 1 i 2 u.w.l.”.

Zgodnie zaś z Wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 2 marca 2007 r., VII SA/Wa 1836/06, LEX nr 334823:
„Modernizacja, polegająca na założeniu nowej instalacji gazowej w budynku […] należy niewątpliwie do czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu nieruchomością wspólną.”

Umowa o administrowanie – najczęściej bagatelizowany dokument

Umowa o administrowanie jest podstawowym narzędziem regulującym relacje między wspólnotą mieszkaniową a zarządcą. W praktyce jednak wiele takich umów jest zbyt ogólnych, pozbawionych wyraźnego rozgraniczenia obowiązków i uprawnień. Skutkiem są spory o zakres odpowiedzialności — np. kto odpowiada za nadzór nad wykonawcą czy kontakt z urzędami.

Dobrze przygotowana umowa o administrowanie powinna zawierać:

Zadbaj o stworzenie ogólnego, dopracowanego wzorca umowy o administrowanie oraz modyfikuj go w miejscach wymagających indywidualizacji dla różnych wspólnot. Będzie to np. odpowiednie dopasowanie do struktury i rodzaju nieruchomości, a także liczby lokali. Warto też przewidzieć możliwość zlecania dodatkowych czynności za wynagrodzeniem (np. nadzoru nad remontem dachu czy reprezentacji w sądzie).

Umowy z usługodawcami i wykonawcami robót budowlanych – bezpieczeństwo zaczyna się na papierze

Każda wspólnota zawiera szereg umów z firmami sprzątającymi, konserwatorami, dostawcami mediów czy wykonawcami remontów. Niestety, w praktyce wiele z nich jest podpisywanych bez konsultacji prawnej i bez analizy ryzyk.

Najczęstsze błędy to:

Dobrze skonstruowana umowa z wykonawcą robót budowlanych powinna zawierać między innymi:

Zanim wspólnota podpisze umowę dotyczącą prac finansowanych z funduszu remontowego, warto zasięgnąć opinii prawnika i technika budowlanego. Konsultacje mogą np. uchronić przed utratą możliwości odzyskania pieniędzy w razie ewentualnego sporu z wykonawcą.

Egzekucja należności od właścicieli – obowiązek, który wymaga konsekwencji

Wspólnota mieszkaniowa działa dzięki regularnym wpłatom właścicieli lokali. Zaległości jednej lub kilku osób w mniejszych wspólnotach potrafią jednak sparaliżować bieżące funkcjonowanie nieruchomości. Zarządca ma obowiązek reagować na zadłużenie — zarówno w interesie wspólnoty, jak i w ramach dbałości o prawidłowe zarządzanie finansami.

Dobrą praktyką jest trzystopniowa procedura windykacyjna:

Warto pamiętać, że zgodnie z orzecznictwem sądów, wspólnota może dochodzić należności również od współwłaścicieli lokali (np. małżonków), a roszczenia z tytułu zaliczek na koszty utrzymania nieruchomości nie ulegają przedawnieniu zbyt szybko — zazwyczaj dzieje się to w terminie 3 lat.

Przeczytaj także: Windykacja w spółdzielni, wspólnocie mieszkaniowej, SIM, TBS lub zasobie komunalnym

Podsumowując cały wpis, warto zainwestować w profesjonalne opracowanie:

Dobrze zaprojektowane dokumenty i świadomość prawna zarządcy to najskuteczniejsza forma prewencji przed konfliktem i stratą finansową.