Nasz wpis odpowiada na poniższe pytania:

• Jakie są różnice między SIM a TBS?
• Jak oprogramowanie wspiera zarządzanie SIM i TBS?
• Jak systemy informatyczne rozliczają partycypację i czynsz?
• Jak portal mieszkańca ułatwia komunikację z lokatorami?
• Jak programy zapewniają bezpieczeństwo danych i zgodność z przepisami?
• Jakie oprogramowanie wybrać do obsługi budownictwa społecznego?

Jakie są różnice między SIM a TBS?

Zrozumienie ewolucji sektora mieszkań społecznych wymaga zaznaczenia, że od 2021 roku SIM (Społeczne Inicjatywy Mieszkaniowe) zastąpiły jednostki poprzedniego typu, tj. TBS (Towarzystwo Budownictwa Społecznego). TBS tworzone były w oparciu o zapisy ustawy z dnia 26 października 1995 r. o społecznych formach rozwoju mieszkalnictwa.

Obecnie, po jej nowelizacji (ustawa z dnia 10 grudnia 2020 r. o zmianie niektórych ustaw wspierających rozwój mieszkalnictwa), nie tworzy się już nowych TBS, choć te istniejące mogą kontynuować działalność lub przekształcić się w nową formę.

Dowiedz się więcej: Czym jest TBS

Co to jest SIM? To inicjatywa skierowana do osób bez zdolności kredytowej, ale posiadających tzw. zdolność czynszową. W gruncie rzeczy jest to rozwiązanie dość podobne w swoich założeniach do TBS. Sprawdźmy więc, czym się różni SIM od TBS w praktyce:

Mimo różnic, obie formy to spółki non profit, dla których kluczowa jest wcześniej wspominana ustawa o społecznych formach rozwoju mieszkalnictwa.

Przeczytaj również: Co to jest Społeczna Inicjatywa Mieszkaniowa (SIM)?

Jak oprogramowanie wspiera zarządzanie SIM i TBS?

Skuteczna administracja budynkami społecznymi przy dużej skali wymaga rozwiązań, które oferuje nowoczesne oprogramowanie. Specjalistyczny system zarządzania nieruchomościami pozwala na kompleksową obsługę wszystkich procesów, od etapu inwestycyjnego i nadzorowanie księgowości, po bieżącą eksploatację.

Kluczowe korzyści to:

Wykorzystując dedykowane systemy informatyczne dla SIM zarządca zyskuje pełną kontrolę nad zasobem, co jest niezbędne w codziennej pracy.

Poznaj więcej szczegółów: Jakie oprogramowanie dla Społecznej Inicjatywy Mieszkaniowej wybrać?

Jak systemy informatyczne rozliczają partycypację i czynsz?

Prawidłowe prowadzenie finansów w budownictwie społecznym wymaga uwzględnienia specyficznych wskaźników. Kluczowym elementem finansowania inwestycji jest partycypacja, czyli udział najemcy w kosztach budowy lokalu. Zgodnie z przepisami, wkład partycypacyjny może wynosić maksymalnie do 30% kosztów inwestycji, co dla zarządcy oznacza konieczność prowadzenia bardzo precyzyjnej ewidencji wpłat. Nowoczesny system IT znacząco ułatwia to zadanie, oferując funkcje umożliwiające rozliczenie partycypacji. Pozwala to na błyskawiczne generowanie dokumentów i kontrolę nad saldem każdego przyszłego najemcy.

Z kolei przy rozwiązywaniu umowy ważnym aspektem najmu jest fakt, że wpłacone środki podlegają zwrotowi w kwocie uwzględniającej aktualne wskaźniki ekonomiczne. System informatyczny wylicza, ile wynosi zwaloryzowana partycypacja, co eliminuje ryzyko błędnych obliczeń ręcznych i przyspiesza proces rozliczenia z odchodzącym najemcą. Funkcja ta, nazywana przez zarządców jako waloryzacja, działa w oparciu o aktualne dane statystyczne dotyczące kosztów budowy.

Równie istotne dla stabilności finansowej spółek typu SIM i TBS są regularne wpływy z tytułu użytkowania lokali. W tym segmencie rynku obowiązuje tzw. umiarkowany czynsz, znany również szerzej jako niski czynsz, którego wysokość jest ustawowo ograniczona. Odpowiednio dobrany system informatyczny czuwa nad tym, aby naliczana stawka nie przekroczyła dopuszczalnego limitu, którym jest wartość odtworzeniowa lokalu mieszkalnego.

Dzięki zastosowaniu technologii, procesy takie jak automatyczne księgowanie czynszów odbywają się praktycznie bez ingerencji człowieka, co gwarantuje szybkość działania. Profesjonalne moduły do czynszów stanowią współcześnie fundament sprawnego zarządzania finansami w każdym nowoczesnym SIM czy TBS.

Jak portal mieszkańca ułatwia komunikację z lokatorami?

Nowoczesny najemca oczekuje dostępu do informacji w trybie 24/7. Dlatego kluczowym elementem systemów dla SIM i TBS jest zarządzanie relacjami z mieszkańcami poprzez cyfrowe kanały kontaktu.

Komunikacja z mieszkańcami jest prostsza, gdy używasz następujących narzędzi:

Jak programy zapewniają bezpieczeństwo danych i zgodność z przepisami?

Zarządzanie spółkami SIM czy TBS wiąże się z koniecznością przestrzegania rygorystycznych norm. Systemy takie jak Mieszczanin są projektowane tak, aby uwzględniać aktualne polskie przepisy księgowe oraz specyficzne przepisy prawne dotyczące mieszkalnictwa społecznego.

Dobre oprogramowanie gwarantuje:

Dodatkowo należy wspomnieć, iż prawidłowo wdrożony elektroniczny obieg dokumentów oraz prowadzona wewnątrz systemu pełna księgowość dają pewność, że spółka działa zgodnie z literą prawa.

Jakie oprogramowanie wybrać do obsługi budownictwa społecznego?

Wybierając rozwiązania informatyczne, należy kierować się kompleksowością i doświadczeniem dostawcy. Idealny system powinna cechować modułowa struktura, która pozwala na dopasowanie narzędzi do aktualnego etapu rozwoju SIM lub TBS. Dodatkowo ważną kwestią jest gromadzenie danych w jednym, zintegrowanym oprogramowaniu. Umożliwia to korzystanie z tych samych informacji w różnych działach, a także brak konieczności przepisywania ich pomiędzy różnymi aplikacjami.

Kluczowe aspekty wyboru to:

Wybór sprawdzonego systemu, takiego jak program Mieszczanin, pozwala spółkom non-profit skupić się na ich głównej misji – budowaniu i udostępnianiu lokali.

Modele finansowania a podstawa prawna wdrożenia

Wybór modelu finansowania determinuje, czy do wprowadzenia elektronicznej kartoteki wystarczy decyzja zarządu lub zarządcy, czy konieczna jest uchwała właścicieli lokali. Z perspektywy prawnej wyróżniamy trzy główne podejścia:

Zgodnie z art. 22 ust. 3 pkt 10 UWL, określenie zakresu i sposobu prowadzenia przez zarząd lub zarządcę ewidencji pozaksięgowej kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów jest czynnością przekraczającą zakres zwykłego zarządu. Dlatego każda zmiana formy prowadzenia tych zapisów na elektroniczną powinna zostać precyzyjnie uregulowana formalnie.

Dowiedz się więcej: Skuteczne zawiadamianie członków wspólnoty mieszkaniowej oraz 4 największe pułapki prawne dla zarządcy wspólnot mieszkaniowych – przykłady i porady, jak ich uniknąć
 

Bezpieczeństwo danych osobowych (RODO)

Wprowadzenie elektronicznej kartoteki wiąże się z procesowaniem danych osobowych (imiona, nazwiska, adresy, stany zadłużenia) w środowisku cyfrowym. Z punktu widzenia prawnego kluczowe są dwa aspekty:

Przeczytaj także: RODO dla zarządców nieruchomości – jak spełnić wymogi przepisów o ochronie danych osobowych? oraz Jakie funkcjonalności powinna mieć aplikacja do zarządzania nieruchomościami?

Lokalizacja danych i modele wdrożenia elektronicznej kartoteki

Decyzja o wyborze dostawcy elektronicznej kartoteki wiąże się z koniecznością określenia miejsca przechowywania danych osobowych mieszkańców. Z punktu widzenia RODO (Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych), administrator danych (Wspólnota) i zarządca mają do wyboru dwie główne drogi, z których każda nakłada na niego inne obowiązki formalne.

Wybór dostawcy, który przechowuje dane na serwerach w Polsce lub innym kraju UE/EOG, opiera się na zasadzie swobodnego przepływu danych.

• Stan prawny: przyjmuje się, że kraje te zapewniają stopień ochrony danych tożsamy z polskimi przepisami.
• Wymagane procedury: kluczowym obowiązkiem jest zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (zgodnie z art. 28 RODO) oraz weryfikacja, czy podmiot ten stosuje odpowiednie zabezpieczenia techniczne.
• Charakterystyka: jest to ścieżka o standardowym poziomie złożoności formalnej, nie wymagająca dodatkowych mechanizmów transferowych.

Wspólnota może zdecydować się na system, którego infrastruktura znajduje się poza EOG (np. w USA lub innych krajach trzecich). Wiąże się to z uruchomieniem procedur transferowych przewidzianych w Rozdziale V RODO.

• Stan prawny: transfer danych do państwa trzeciego jest dopuszczalny, o ile zapewniony zostanie odpowiedni stopień ochrony tych danych.
• Wymagane procedury: administrator musi upewnić się, że spełniony jest jeden z warunków:

1. Komisja Europejska wydała decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony w danym kraju (np. Data Privacy Framework dla certyfikowanych podmiotów z USA).
2. Zastosowano Standardowe Klauzule Umowne (SKU) przyjęte przez Komisję Europejską.
3. Przeprowadzono analizę ryzyka (TIA – Transfer Impact Assessment), sprawdzającą, czy prawo państwa trzeciego nie narusza standardów ochrony danych.

• Charakterystyka: ścieżka ta wymaga od zarządu/zarządcy przeprowadzenia rozszerzonej analizy prawnej przed wdrożeniem.

Rola transparentności i komunikacji

Zarządca, decydując się na elektroniczną kartotekę, wypełnia obowiązki informacyjne wynikające z przepisów. Transparentność w tym procesie buduje zaufanie i minimalizuje ryzyko sporów. Prawidłowy komunikat do właścicieli powinien obejmować:

Wywiad porusza następujące zagadnienia:

• Specyfika księgowości wspólnot mieszkaniowych
• Kluczowe funkcjonalności systemu dla zarządców wspólnot
• Integracje i automatyzacja pracy
• Obsługa okresu deweloperskiego i nietypowych rozliczeń
• Bezpieczeństwo i rozwój oprogramowania

Specyfika księgowości wspólnot mieszkaniowych

– Co odróżnia księgowość wspólnot mieszkaniowych od księgowości spółkowej?

Można powiedzieć, że wszystko i nic. Kiedyś księgowość wspólnot sprowadzała się do tzw. pozaksięgowej ewidencji kosztów, wymienionej w ustawie o własności lokali. Aby ją prowadzić, wystarczyła kartka lub prosty arkusz kalkulacyjny, w którym wykazywano wpływy od właścicieli oraz płatności dla kontrahentów. Dzisiejsze wymogi fiskalne – w tym JPK_CIT czy JPK_VAT dla wspólnot będących czynnymi podatnikami – sprawiają jednak, że specjalistyczne oprogramowanie staje się niezbędne.

W przeszłości wspólnoty były traktowane w sposób uproszczony pod kątem podatku dochodowego i VAT, co wyraźnie odróżniało je od spółek kapitałowych, które muszą prowadzić pełne księgi rachunkowe i sporządzać bilanse. Choć przepisy nadal nie nakładają na wspólnoty obowiązku prowadzenia pełnej księgowości, coraz większa liczba formalności i zaostrzająca się kontrola skarbowa zbliżają nas do standardów korporacyjnych.

Z drugiej strony patrząc: to zupełnie inny model pracy, bo celem księgowości wspólnot mieszkaniowych jest osiągnięcie wyniku „na zero”, podczas gdy w spółkach dąży się do generowania zysku. To rodzaj „podwójnej księgowości” – z jednej strony obsługujemy wpłaty od właścicieli, z drugiej rozliczenia z kontrahentami. Całość musi się bilansować, podczas gdy w spółkach operujemy na wspólnym budżecie nastawionym na sukces finansowy.

Kluczowe funkcjonalności systemu dla zarządców wspólnot

– Uwzględniając specyfikę wspólnot mieszkaniowych, jakie cechy powinno mieć dobre oprogramowanie do ich obsługi?

Wymagań jest bardzo wiele. Przede wszystkim system musi zawierać moduł dla zarządców, który pozwala sprawnie podejmować uchwały, wysyłać mailingi czy zarządzać usterkami. Kluczowe jest, aby moduł ten był ściśle zintegrowany z księgowością i operował na wspólnych danych. Rozwiązania pracujące na odrębnych bazach prędzej czy później prowadzą do błędów, co jest niedopuszczalne w profesjonalnej obsłudze.

Istotną kwestią jest także zarządzanie danymi kontaktowymi w oparciu o RODO. Dodatkowo adres e-mail czy numer telefonu powinny być wpisane do systemu tylko raz, aby uniknąć sytuacji, w której księgowość i zarządca korzystają z nieaktualnych lub sprzecznych informacji. Dobry program pozwala na ewidencję czasową zmian oraz wskazuje osobę, która ich dokonała, co zapewnia transparentność.

System musi także umożliwiać tworzenie bazy lokali z przypisanymi parametrami, takimi jak np. powierzchnia, liczba osób, norma, co jest fundamentem prawidłowych naliczeń. Najlepiej, aby cały proces – od ewidencji wpłat właścicieli, przez księgowanie kosztów, aż po analizę sald kontrahentów – odbywał się w jednym miejscu. Unikamy wtedy żmudnego przepisywania danych między modułami, co jest główną przyczyną pomyłek.

Istotna jest także elastyczność systemu, tak jak ma to miejsce w programie Mieszczanin: stacjonarne moduły zaspokajają potrzeby większych firm z własną infrastrukturą i wewnętrznym działem IT, tymczasem Chmura Mieszczanin pozwala na szybki start firmom bez własnych zasobów w tych obszarach.

Integracje i automatyzacja pracy

– Z jakimi rozwiązaniami powinien komunikować się moduł do księgowości?

Wskazałabym na trzy filary: e-kartotekę dla właścicieli, moduł dla zarządu do podglądu faktur lub sald właścicieli z ich wspólnoty oraz sprawne narzędzia komunikacyjne. Jeśli chodzi o finanse, podstawą jest obecnie integracja z KSeF – bez niej program księgowy staje się mało użyteczny. Równie ważne jest połączenie z bazą REGON, które automatycznie uzupełnia dane kontrahentów, oraz weryfikacja z białą listą podatników VAT przy wykonywaniu przelewów.

– Które procesy powinien automatyzować system księgowy dla wspólnoty mieszkaniowej?

Kluczowy jest elektroniczny obieg dokumentów (EOD), dzięki któremu faktury automatycznie trafiają do systemu księgowego.

– Czy dobry system księgowy może ułatwiać współpracę z zewnętrzną księgowością?

Zdecydowanie tak. Elektroniczny obieg dokumentów jest warunkiem koniecznym sprawnej współpracy zdalnej. Praca na skanach wysyłanych e-mailem jest nieefektywna. Wspólna platforma, do której dostęp ma księgowa, zarządca i prezes firmy, pozwala na bieżąco dekretować i akceptować koszty, niezależnie od lokalizacji.

– Czy Pani potencjalni klienci pytają o rozwiązania „bez papieru”?

Dla mnie elektroniczny obieg dokumentów to warunek współpracy. Obsługujemy klientów z całej Polski, więc praca w oparciu o fizyczne dokumenty byłaby logistycznie niemożliwa. Wiele firm przekonało się do tego w czasie pandemii – to rozwiązanie, które po prostu zwiększa bezpieczeństwo i tempo pracy.

Wiem natomiast, że wielu zarządców jeszcze się na niego nie zdecydowało; czasem uczestniczę w konferencjach, rozmawiam z ich uczestnikami. Pytają mnie, jak działa taki obieg, jak go wdrożyć.

Jestem głęboko przekonana, że wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) to dziś konieczność, która w perspektywie czasu podnosi standard pracy w każdej firmie. Choć miałam okazję testować różne rozwiązania na rynku, z pełnym przekonaniem rekomenduję moduł e-Mieszczanin. To narzędzie, które realnie usprawnia codzienną obsługę wspólnot, eliminując bariery operacyjne i przynosząc wymierne korzyści w postaci zaoszczędzonego czasu.

– Wiele systemów IT ma podobne funkcje – jakimi kryteriami kierować się przy wyborze docelowego rozwiązania dla wspólnoty mieszkaniowej?

Wyróżnikiem jest dostęp do tych samych danych dla księgowych i zarządców. Jeśli księgowa wysyła rozliczenia, a zarządca informację o zebraniu, oboje korzystają z tego samego, rzetelnego źródła danych.

Ważne jest także, by system automatycznie pobierał faktury z KSeF i pozwalał na ich sprawne księgowanie. Istotne jest też wsparcie dla wspólnot będących podatnikami VAT – deklaracje muszą być generowane bezpośrednio z naliczeń, aby uniknąć rozbieżności w JPK_VAT.

Dodatkowo, możliwość płatności online bezpośrednio z e-kartoteki, bez konieczności logowania się do banku i ręcznego wpisywania numerów kont, znacząco podnosi komfort właścicieli. Istotne też jest, żeby e-kartoteka była aplikacją mobilną pozwalającą osobom, które mają kilka lokali, obsługiwać je w jednym miejscu.

– Czy system do księgowości powinien obsługiwać też jakieś inne obszary, np. windykację?

Dla mnie obecność modułu windykacyjnego w systemie to absolutna konieczność, o czym przekonuję się, korzystając z programu Mieszczanin od lat. Zintegrowany panel windykacyjny pozwala zdefiniować parametry – np. „pokaż właścicieli zalegających powyżej miesiąca” – i sprawnie wygenerować dla nich wezwania do zapłaty.

Bez takiej opcji praca staje się niezwykle żmudna: trzeba ręcznie analizować zestawienia obrotów i sald, typować dłużników, a następnie kopiować dane do zewnętrznych plików, by przygotować wezwania do zapłaty. Taki manualny proces nie tylko generuje ogromne nakłady pracy, ale przede wszystkim niesie ze sobą wysokie ryzyko błędów – od zwykłych pomyłek przy przepisywaniu adresów po przypisanie zadłużenia niewłaściwej osobie.

Obsługa okresu deweloperskiego i nietypowych rozliczeń

– Czy ważna jest też dla Pani kwestia obsługi okresu deweloperskiego?

Tak, to bardzo istotny obszar. W systemie Mieszczanin mogę płynnie przejść z okresu deweloperskiego na wspólnotowy, używając tej samej bazy budynków i lokali. Elastyczność w definiowaniu naliczeń i rozliczeń jest kluczowa – w okresach deweloperskich zasady te bywają specyficzne i często w innych systemach wymagałyby kontaktu z dostawcą oprogramowania. Możliwość samodzielnego skonfigurowania tych parametrów to ogromna zaleta.

Zbawienne jest dla mnie również to, że system pozwala na samodzielne definiowanie wielu aspektów, co w moim przypadku jest wyjątkowo pomocne – trudnymi tematami zwykle zajmuję się po południu – gdy ucichną telefony – wtedy nie mam już możliwości wsparcia technicznego „na żywo”. Nikt mi nie pomoże, nikt nie wykona definicji za mnie.

Dzięki temu, że program Mieszczanin potrafi obsłużyć niestandardowe sytuacje, radzę sobie nawet z ekstremalnymi przypadkami – jak wspólnota mieszkaniowa będąca członkiem grupy VAT czy lokale stanowiące współwłasność osoby prywatnej i przedsiębiorcy, co wymaga specyficznego podejścia do wystawiania faktur VAT.

Bezpieczeństwo i rozwój oprogramowania

– W jakim stopniu istotne jest, aby dostawca systemu na bieżąco reagował na zmiany w prawie? Czy dla Pani też istotne jest to, żeby dostawca systemu informował swoich klientów o tym, że jakaś zmiana zaszła?

To fundament. Jako osoba obsługująca wspólnoty będące czynnymi podatnikami VAT, muszę mieć pewność, że moje deklaracje są zawsze zgodne z aktualnymi przepisami. Oczekuję od producenta nie tylko aktualizacji technicznych, ale i jasnej komunikacji: „pracujemy nad tym, zmiana będzie dostępna w tym terminie”.

Transparentność dostawcy pozwala mi planować pracę i informować moich klientów o nowościach. Osoby, które nie mają na bieżąco takich komunikatów od swoich dostawców zastanawiają się tymczasem, czy powinny już szukać nowego rozwiązania, czy też potrzebne funkcje będą w końcu wdrożone do ich systemu.

– Co może stanowić gwarancję bezpieczeństwa, gdy dokonuje się wyboru dostawcy systemu księgowego?

Długość stażu rynkowego. Nowe firmy często kuszą nowoczesnym wyglądem, ale w praktyce dopiero uczą się obsługi specyficznych problemów, z którymi my mierzymy się na co dzień.

Warto pamiętać, że przejęcie nowej nieruchomości czy konieczność obsługi księgowej nowego klienta to zawsze pewna zagadka. Jeśli ktoś korzysta z systemu, który potrafi poradzić sobie tylko z prostymi, nieskomplikowanymi budynkami, może mieć problem, gdy przejmie pod opiekę atrakcyjną, ale wymagającą nieruchomość. System, który jest na rynku od lat, przeszedł już przez wiele różnych sytuacji i najprawdopodobniej poradzi sobie z wieloma wyzwaniami. Dlatego firma o ugruntowanej pozycji jest bezpieczniejszym wyborem niż nowi gracze, którzy dopiero wchodzą na rynek.

Warto też pytać innych osób w branży, jakie rozwiązania sprawdzają się w praktyce u księgowych. Osobiście bardzo ufam takim opiniom.

– Czym powinien charakteryzować się idealny dostawca systemu księgowego dla wspólnoty mieszkaniowej?

Przede wszystkim sprawnym wsparciem technicznym oraz otwartością na potrzeby użytkowników. Idealny dostawca traktuje sugestie praktyków jako szansę na rozwój produktu.

– Jak wybór odpowiedniego systemu księgowego dla wspólnoty mieszkaniowej przekłada się na optymalizację pracy oraz budżet?

Automatyzacja w oprogramowaniu oznacza, że jedna osoba może obsłużyć więcej wspólnot przy zachowaniu najwyższej jakości. Praca w zintegrowanym systemie eliminuje wąskie gardła i stres związany z przekraczaniem terminów. Koszt zakupu oprogramowania zwraca się w postaci większej efektywności zespołu – zamiast poświęcać czas na żmudne przenoszenie danych, możemy skupić się na merytorycznej obsłudze nieruchomości.

– Dziękuję za rozmowę!

Spis treści:

1. Czym jest windykacja zaległości?
2. Jak przebiega proces odzyskiwania długów?
3. Jakie prawa i obowiązki ma windykator?
4. Jak wpisać dłużnika do biura informacji gospodarczej?
5. Kto ponosi koszty windykacji należności?
6. Kiedy roszczenie o zapłatę ulega przedawnieniu?
7. Jak program Mieszczanin wspiera windykację?

Czym jest windykacja zaległości?

Windykacja zaległości to całokształt działań prawnych i faktycznych, których celem jest skuteczne odzyskanie długu od dłużnika. Konieczność ich podjęcia pojawia się w momencie, gdy powstaje wierzytelność, czyli pojęcie określone w Kodeksie cywilnym jako prawa majątkowe, z których wynikają roszczenia wierzyciela do świadczeń, jakie zobowiązany jest płacić dłużnik.

Proces ten dzieli się na dwa główne etapy. Pierwszym z nich jest windykacja miękka, czyli działania polubowne polegające na negocjacjach i przypominaniu o zapłacie. Jeśli te metody zawiodą, konieczna staje się windykacja twarda, która obejmuje już środki przymusu, takie jak skierowanie sprawy na drogę sądową i późniejszą egzekucję.

Głównym zadaniem tych procedur jest zabezpieczenie interesów podmiotu, którym jest wierzyciel, oraz dbałość o jego stabilność finansową. Cały proces opiera się na profesjonalnym zarządzaniu obszarem, co wymaga od zarządcy skrupulatnego gromadzenia dokumentacji.

Skuteczne odzyskiwanie długów pozwala wyeliminować zaległości płatnicze, zanim narastający dług lub nieuregulowane zobowiązanie zagrozi płynności finansowej wspólnoty, spółdzielni mieszkaniowej, SIM czy TBS. Profesjonalne dochodzenie roszczeń oraz sprawne ściąganie należności to fundamenty zdrowych finansów każdej nieruchomości.

Jak przebiega proces odzyskiwania długów?

Proces odzyskiwania należności jest wieloetapowy i powinien być wdrażany systematycznie, aby zachować najwyższą skuteczność. Podstawą do rozpoczęcia tych działań są rzetelne dowody, takie jak poprawnie wystawiona faktura VAT, umowy czy potwierdzenia wykonania usług.

Jakie prawa i obowiązki ma windykator?

Część podmiotów decyduje się na outsourcing windykacji, przekazując trudne sprawy wyspecjalizowanym firmom. Rolą windykatora jest przejęcie od wierzyciela kontaktu z dłużnikiem i doprowadzenie do spłaty zadłużenia.

Czego nie wolno firmie windykacyjnej? Przede wszystkim windykator nie jest komornikiem – nie ma prawa zajmować rachunków bankowych, wchodzić do mieszkania pod nieobecność lokatora ani zajmować jego ruchomości. Działania windykatora muszą być zgodne z prawem; niedopuszczalne jest jakiekolwiek nękanie dłużnika, co mogłoby naruszyć jego dobra osobiste.

W ramach swoich uprawnień windykator może prowadzić działania takie jak:

Jak wpisać dłużnika do biura informacji gospodarczej?

Wpisanie dłużnika do rejestru to jedna z najdotkliwszych sankcji w windykacji polubownej, ponieważ drastycznie obniża on wiarygodność finansową danej osoby lub firmy. Najpopularniejsze instytucje tego typu to Krajowy Rejestr Długów (KRD), Biuro Informacji Gospodarczej InfoMonitor oraz ERIF Biuro Informacji Gospodarczej. Aby móc dokonać wpisu, muszą zostać spełnione konkretne warunki:

Wierzyciel zyskuje w ten sposób silne narzędzie nacisku, gdyż dłużnik figurujący w takim spisie może mieć problem z uzyskaniem kredytu czy wykupieniem abonamentu telefonicznego.

Warto dodać, że regularna weryfikacja kontrahenta w tych bazach pozwala także chronić własną płynność finansową w przyszłości.

Kto ponosi koszty windykacji należności?

Zasadniczo koszty windykacji konsumenckiej oraz wszelkie wydatki związane z odzyskiwaniem środków obciążają dłużnika. Choć na początku to wierzyciel musi opłacić np. koszty sądowe przy składaniu pozwu, są one zwracane po wygranej sprawie.

Inaczej jest w relacjach typu B2B (na przykład z firmą sprzątającą), gdy ma miejsce transakcja handlowa. Wierzycielowi może przysługiwać zryczałtowana rekompensata za koszty odzyskiwania należności. Wynosi ona odpowiednio 40 euro, 70 euro lub 100 euro w zależności od tego, jak wysoki jest dług. Dodatkowo wierzyciel ma prawo naliczać odsetki ustawowe oraz odsetki za opóźnienie za każdy dzień zwłoki. Jeśli sprawę prowadzi profesjonalny pełnomocnik, dłużnik musi również pokryć koszty zastępstwa procesowego.

Kiedy roszczenie o zapłatę ulega przedawnieniu?

Przedawnienie to termin, po którym dłużnik może uchylić się od obowiązku zapłaty, podnosząc stosowny zarzut przed sądem. Po jakim czasie przedawnia się dług? Zgodnie z zapisami, które zawiera Kodeks cywilny, ogólny termin przedawnienia wynosi 6 lat, ale koniec terminu przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego (31 grudnia), chyba że termin przedawnienia jest krótszy niż 2 lata. Dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, są to tylko 3 lata.

Warto wiedzieć, że każda aktywna czynność wierzyciela może spowodować przerwanie biegu przedawnienia. Skutek taki wywołuje np. uznanie długu przez dłużnika, skierowanie sprawy do sądu, rozpoczęcie mediacji lub wniosek o nadanie klauzuli wykonalności. Samo wezwanie do zapłaty nie przerywa tego biegu, ale jest niezbędnym krokiem procesowym.

Pamiętaj, że przedawnienie roszczeń to realne ryzyko, dlatego najskuteczniejsza windykacja to taka, która zostaje podjęta w ciągu kilku miesięcy od daty wymagalności długu.

Jak program Mieszczanin wspiera windykację?

Skuteczne odzyskiwanie długów w dużych zasobach mieszkaniowych jest praktycznie niemożliwe bez odpowiedniego wsparcia technologicznego. Program Mieszczanin został zaprojektowany tak, aby maksymalnie zautomatyzować proces, jakim jest windykacja należności, oszczędzając czas zarządcy i minimalizując ryzyko błędu. System pozwala na bieżące monitorowanie stanu płatności, dzięki czemu każda wierzytelność jest pod stałą kontrolą.

Kluczową funkcjonalnością oprogramowania jest automatyczne generowanie dokumentów. W zaledwie kilka chwil system przygotuje masowe przedsądowe wezwanie do zapłaty oraz standardowy monit dla wszystkich dłużników, których zaległości płatnicze przekroczyły określony termin.

Co więcej, program precyzyjnie wylicza odsetki ustawowe oraz odsetki za opóźnienie, co jest niezbędne, gdy sprawa trafia na etap, którym jest windykacja sądowa. Dzięki integracji danych, przygotowanie wniosku o nakaz zapłaty staje się formalnością, a kompleksowa historia kontaktów z lokatorem stanowi solidny dowód w sądzie. Wykorzystanie systemu Mieszczanin to najprostsza droga, aby utrzymać płynność finansową i profesjonalnie zarządzać portfelem należności.

Dowiedz się więcej: Windykacja w zarządzaniu nieruchomościami, Jak obniżać koszty zarządzania nieruchomością? oraz Jak prowadzić księgowość we wspólnocie mieszkaniowej?

Problemy wynikające z pracy na zewnętrznych narzędziach

Przygotowanie korespondencji masowej przy użyciu edytorów tekstu lub arkuszy kalkulacyjnych generuje znaczne obciążenie dla administracji. Proces ten wymaga każdorazowego eksportu baz danych adresatów wiadomości, co przy dużej liczbie lokali zajmuje mnóstwo czasu i jest nieefektywne.

Konieczność ręcznego dopasowywania danych księgowych do poszczególnych pism sprawia, że praca staje się żmudna, a zasoby ludzkie, które mogłyby być wykorzystane do bieżącej obsługi nieruchomości, są marnowane na powtarzalne czynności biurowe.

Dodatkowo przy tradycyjnym modelu pracy często drukuje się dokumenty „typami” – osobno zawiadomienia, osobno rozliczenia, osobno kartoteki – a następnie ręcznie kompletuje je według odbiorców. To etap, który dzięki dobremu programowi może zostać zorganizowany inaczej.

Automatyzacja i oszczędność czasu

Zastosowanie programu Mieszczanin rewolucjonizuje sposób zarządzania informacją w relacji z mieszkańcami. Dokumenty, takie jak zawiadomienia o zmianie opłat czy rozliczenia mediów, są przygotowywane zbiorczo i udostępniane lokatorom w formie cyfrowej w e-kartotece w zaledwie kilka chwil. System natychmiastowo generuje informacje, co pozwala na błyskawiczną komunikację, skraca czas realizacji zadań i realnie obniża koszty druku oraz wysyłki.

Program umożliwia także wysyłkę SMS-ów i newsletterów. Przykładem praktycznego zastosowania takiej komunikacji jest wysyłka wiadomości do odpowiedniej grupy odbiorczej, np. mieszkańców konkretnej klatki schodowej, z informacją o planowanym remoncie windy lub do dłużników z tzw. miękką windykacją. System Łatwej Obsługi Nieruchomości pozwala wygenerować listę osób z zaległościami i wysłać krótką, neutralną wiadomość, np.: „Pana/Pani saldo na dzień … wynosi X.” Takie przypomnienie, wysłane jednym kliknięciem, często pozwala uregulować zaległości wynikające z niedopatrzenia, bez konieczności wszczynania formalnych działań windykacyjnych. To niewielki nakład pracy oraz przyjazna forma, dająca wymierny efekt finansowy na przykład dla wspólnoty mieszkaniowej.

Co kluczowe, technologia ta idzie o krok dalej w obszarze korespondencji i wyboru jej formy. Jeśli część mieszkańców preferuje otrzymywać dokumenty w formie mailowej, a część w formie papierowej, program Mieszczanin daje taką możliwość. Eliminuje archaiczny model druku masowego, w którym osobno generuje się np. stosy zawiadomień, a osobno rozliczenia dla wszystkich, niezależnie od tego, czy dokumenty zostały już dostarczone elektronicznie. Zamiast tego, dokumenty są automatycznie pakietowane pod konkretnego adresata i w pierwszej kolejności wysyłane mailowo. Następnie system daje wybór, czy chcemy drukować wszystko, czy tylko to, co nie zostało jeszcze wysłane. Oznacza to, że z drukarki wychodzi gotowy, spersonalizowany zestaw dokumentów dla danego mieszkańca, ułożony w idealnej kolejności do wysyłki tradycyjnej. Taka precyzja niemal do zera redukuje ryzyko pomyłek, buduje wizerunek nowoczesnego zarządcy w oczach mieszkańców i odciąża zespół w doręczeniach.

Bezpieczeństwo danych i minimalizacja ryzyka błędu

Ręczne przepisywanie danych osobowych i finansowych z programu do zewnętrznych formularzy to najkrótsza droga do popełnienia błędu, który może skutkować skargami lub problemami prawnymi. W programie Mieszczanin dane uzupełniają się automatycznie na podstawie szablonów, co gwarantuje 100% spójności między księgowością a wysłanym pismem.

Wyeliminowanie możliwości popełnienia błędu przy kopiowaniu kwot, numerów kont czy stanów liczników sprawia, że zarządca zyskuje pewność co do rzetelności wysyłanych informacji, podnosząc tym samym profesjonalizm swojej firmy.

Dodatkowo ograniczenie zbędnych wydruków zmniejsza ryzyko niekontrolowanego obiegu dokumentów zawierających dane osobowe. Drukowane są wyłącznie te dokumenty, które rzeczywiście muszą zostać doręczone w formie papierowej. Eliminujemy w ten sposób sytuacje, że część dokumentów, która została wcześniej dostarczona mailowo, zaraz po wydrukowaniu musi zostać ręcznie odseparowana i wrzucona do niszczarki.

Wysyłka w tle – praca bez przestojów

Jedną z kluczowych funkcji usprawniających codzienną pracę jest możliwość realizacji masowej wysyłki w tle. W przeciwieństwie do przestarzałych rozwiązań, które blokują interfejs programu do czasu zakończenia operacji, system Mieszczanin pozwala na dalsze korzystanie z modułów księgowych czy technicznych podczas trwania procesu wysyłki.

Pracownik nie musi czekać, aż tysiące wiadomości opuszczą serwer – może w tym samym czasie księgować wyciągi lub przyjmować zgłoszenia usterek, co zapewnia pełną ciągłość pracy i maksymalną wydajność biura.

Podsumowanie

Masowa wysyłka korespondencji w programie Mieszczanin to nie tylko kwestia wygody. To realne usprawnienie procesów, ograniczenie kosztów operacyjnych oraz zwiększenie bezpieczeństwa danych – elementy, które w dłuższej perspektywie budują profesjonalny wizerunek zarządcy i podnoszą jakość obsługi mieszkańców.

Nasz wpis porusza następujące aspekty:

• Od wersji stacjonarnej do pracy w chmurze – ewolucja narzędzi księgowych
• Chmura jako sposób na niższe koszty wejścia i brak barier technologicznych
• Elastyczność w zakresie form pracy: zdalnie i w biurze
• Dla kogo Chmura Mieszczanin, a dla kogo wersja stacjonarna? Rekomendacja eksperta

Od wersji stacjonarnej do pracy w chmurze – ewolucja narzędzi księgowych

– Kiedy zaczęła Pani pracować z wykorzystaniem programu Mieszczanin?

Znam go od wersji 8, czyli od 2009 roku. To już blisko 20 lat!

– Proszę opowiedzieć coś o początkach pracy na tym systemie, jak to się zaczęło? Dlaczego Pani ówczesny pracodawca postawił właśnie na to rozwiązanie?

Pracowałam wtedy w firmie zarządzającej jedną z największych nieruchomości we Wrocławiu. Wykorzystywane przez nas oprogramowanie innego producenta nie potrafiło sprostać wymogom tak dużego zasobu. Przy 200-300 lokalach prostsze programy przestają wystarczać.

Chmura jako sposób na niższe koszty wejścia i brak barier technologicznych

– Obecnie korzysta Pani z Chmury Mieszczanin. Czy jest Pani z niej zadowolona?

Jestem bardzo zadowolona. Długo czekałam na takie rozwiązanie. Zależało mi na tym, żeby móc pracować z każdego miejsca, a także z dowolnego komputera.

– Kiedy i dlaczego zdecydowała się Pani na Chmurę Mieszczanin?

Zdecydowałam się na Chmurę Mieszczanin, gdy potrzebowałam licencji dla swojej spółki. Nie obsługiwałam jeszcze wielu klientów, ale musiałam już posiadać oprogramowanie.

Chmura Mieszczanin pozwoliła mi na wejście w system bez konieczności szybkiego inwestowania we własną infrastrukturę informatyczną. Dodatkowo nie musiałam zatrudniać na etacie informatyka, a także byłam spokojna o bezpieczeństwo danych.

– W jaki sposób podjęła Pani decyzję o wyborze rozwiązania chmurowego i jak wpłynęła ona na koszty zakupu?

Przed decyzją o zakupie analizowaliśmy wydatki, które musielibyśmy ponieść między innymi na własny serwer, niezbędny do posiadania wersji stacjonarnej programu Mieszczanin – jego zakup, ale także długofalowe utrzymanie. Ostatecznie zdecydowaliśmy się na Chmurę, ponieważ pozwoliła nam uniknąć wysokich kosztów początkowych.

– Jakie widzi Pani jeszcze zalety rozwiązań IT w chmurze, poza kwestią niższego progu wejścia?

Przede wszystkim nie trzeba martwić się, że – jeśli zawiedzie jeden konkretny komputer, na którym jest zainstalowany system – nie będę już mogła pracować. W tej chwili wiem, że mogę uruchomić przeglądarkę na dowolnym urządzeniu i bez przeszkód kontynuować wykonywanie zadań dla moich klientów.

Oprócz Chmury Mieszczanin zaczęliśmy także korzystać z platformy Microsoft 365, co pozwala nam także przechowywać ważne dokumenty w chmurze. W efekcie z każdego komputera z dostępem do Internetu mogę zalogować się zarówno do systemu, jak i mam dostęp do istotnych informacji.

– Czy Chmura Mieszczanin sprawdziła się także u Pani klientów?

Zdecydowanie tak. Klienci, którzy jeszcze nie mieli systemu lub chcieli zmienić dotychczas posiadane oprogramowanie, byli przeze mnie zachęcani do skorzystania właśnie z tego rozwiązania. Chmura Mieszczanin ułatwia przede wszystkim regulowanie kwestii zdalnych dostępów do systemu.

– A czy wprowadzenie rozwiązania chmurowego wpłynęło w jakiś sposób na komunikację z Pani klientami lub oznaczało konieczność wprowadzenia ich na nowo w jakieś procesy?

W tym zakresie nic się nie zmieniło, bo system wygląda i funkcjonuje dokładnie tak, jak wcześniej. W związku z tym nic nie wymagało modyfikowania, pracujemy jak do tej pory.

– Jak długo trwała implementacja rozwiązania chmurowego w Pani firmie i u Pani klientów?

Ze względu na to, że doskonale znałam już system Mieszczanin w wersji stacjonarnej, uruchomienie Chmury w mojej spółce pod względem technicznym było kwestią tylko kilku dni.

Szybkość rozpoczęcia pracy zależy od tego, czy ktoś pracował już z programem i posiada wiedzę, czy też potrzebuje pełnego wsparcia – konfiguracji, migracji, szkoleń. Z pewnością jednak wdrożenie Chmury u moich klientów przebiega szybciej w tym sensie, że nie ma potrzeby kupowania pełnej infrastruktury informatycznej, a także instalowania programu na poszczególnych komputerach czy dbania o VPN.

Firmy nie muszą także tracić czasu na szukanie informatyka, który będzie potrafił obsłużyć funkcjonowanie programu w biurze już po wdrożeniu. Pod względem organizacyjnym jest to ewidentna korzyść.

Elastyczność w zakresie form pracy: zdalnie i w biurze

– Jak jest zorganizowana praca w Pani biurze? Pracujecie zdalnie?

Co do zasady, nasz zespół codziennie spotyka się w biurze. Zdarza się jednak, że pracujemy zdalnie w razie potrzeby.

– Jak możliwość pracy z dowolnego miejsca i urządzenia z wykorzystaniem Chmury Mieszczanin wpływa na organizację pracy zdalnej w Pani firmie?

Widzę korzyści przede wszystkim w tym aspekcie, że nie trzeba już być związanym z konkretnym urządzeniem, na którym byłby zainstalowany VPN czy pulpit zdalny. W razie, gdyby jakiś komputer uległ awarii czy się rozładował, a ja zapomniałabym ładowarki, mogę go zastąpić dowolnym innym urządzeniem z dostępem do Internetu. Jeśli mój pracownik nie planował pracy zdalnej, ale nagle jej potrzebuje – także może spontanicznie zostać w domu i pracować wyjątkowo ze swojego komputera.

Należy również pamiętać, że Chmura Mieszczanin ogranicza szansę na usunięcie plików z bazy przez niepowołaną osobę, co zwiększa bezpieczeństwo danych i pracy z wykorzystaniem tego systemu. Wcześniej coś takiego nie było możliwe. Nie zwalnia to jednak nas z chociażby podstawowej ochrony urządzenia, na którym pracujemy.

Prostsza jest także wymiana firmowych komputerów na urządzenia nowszej generacji w razie potrzeby, ponieważ program nie jest już instalowany na dysku. Nie potrzebuję już przechodzić odrębnej konfiguracji systemu, wystarczy tylko przeglądarka z dostępem do Internetu.
Dowiedz się więcej: Praca zdalna w zarządzaniu nieruchomościami. Jak Chmura Mieszczanin zmienia zasady gry?

Dla kogo Chmura Mieszczanin, a dla kogo wersja stacjonarna? Rekomendacja eksperta

– Gdyby spotkała Pani kogoś, kto wciąż waha się przed przejściem na rozwiązanie chmurowe, jakich argumentów użyłaby Pani, aby tę osobę zachęcić?

Tak jak wspominałam wcześniej, Chmura Mieszczanin wiąże się przede wszystkim z niższym progiem wejścia dla osób, które mają dopiero rozpoczynać pracę z wykorzystaniem programu Mieszczanin. Także w przypadku tych firm, gdzie jest duża rotacja księgowych, zapewne Chmura sprawdzi się dużo lepiej – w razie potrzeby można szybko nadać nowe dostępy czy korzystać z systemu na innym komputerze. Dodatkowo w mniejszych firmach nie trzeba zatrudniać wyspecjalizowanych służb informatycznych, które dbałyby o bezpieczeństwo, instalacje czy aktualizacje systemu.

Z kolei w przypadku większych firm, które posiadają już wewnętrzne działy informatyczne, a także zatrudniają wielu pracowników w stabilnym dziale księgowym, z pewnością rozważyłabym wersję stacjonarną.

– Dziękuję za rozmowę!

Praca zdalna w Polsce – warunki prawne

– Jakie przepisy prawne aktualnie regulują kwestię pracy zdalnej?

Aktualne zasady wykonywania pracy zdalnej opierają się na przepisach Kodeksu pracy, które kompleksowo uregulowały tę formę zatrudnienia w kwietniu 2023 roku. Praca zdalna może być wykonywana w modelu pełnym, hybrydowym lub okazjonalnym, czyli do 24 dni w roku kalendarzowym.

Warto pamiętać, że zgodnie z art. 67¹⁹ § 6 KP, pracodawcy co do zasady nie mogą odmówić pracy zdalnej między innymi osobom wychowującym dzieci do 4. roku życia czy pracownicom w ciąży, chyba że uniemożliwia to specyfika stanowiska – na przykład konieczność osobistego nadzoru nad usuwaniem awarii w zasobach lokalowych.

Założenia Chmury Mieszczanin i jej kluczowe zalety

– Jak dokładniej narodziła się idea Chmury Mieszczanin? Jakie potrzeby użytkowników systemu miała ona zrealizować?

Program Mieszczanin w swojej dotychczasowej formie to produkt, który sukcesywnie budujemy od blisko 40 lat. Nieustannie go rozwijamy i aktualizujemy, ale serce systemu pozostaje niezwykle stabilne; w końcu jest już sprawdzone przez ponad tysiąc podmiotów zarządzających nieruchomościami. To rozwiązanie, które kompleksowo odpowiada na potrzeby branży.

Wsłuchiwaliśmy się jednak w głosy obecnych oraz potencjalnych klientów. Szukaliśmy sposobu, aby nasz program – w niezmienionym zakresie funkcjonalnym – udostępnić podmiotom, które nie posiadają własnego zaplecza IT lub wewnętrznego działu informatycznego.

Dodatkowo, tak jak wspomniałem wcześniej, zależało nam na ułatwieniu kadrze zarządzającej i pracownikom pracy zdalnej, która – wbrew pewnym mitom – jest w tej branży jak najbardziej możliwa. Tak narodził się pomysł na Chmurę Mieszczanin.

– O jakich mitach mowa?

Spotykam się czasem z powątpiewaniem, czy tryb home office w tym sektorze w ogóle zda egzamin, szczególnie w działach księgowych wspólnot mieszkaniowych. Oczywiście rozumiem, że w każdej firmie istnieją kwestie, które sprawniej omawia się podczas bezpośredniego spotkania w biurze. Łatwiej jest też wtedy kontrolować bieżące działania. Niemniej jednak pandemia pokazała, że wiele procesów jesteśmy w stanie skutecznie realizować na odległość.

 
– Co zyskuje zarządca, przechodząc na pracę w Chmurze Mieszczanin?

Po pierwsze: bezpieczeństwo. Dane są przechowywane na profesjonalnych serwerach w Data Center. Posiadają one specjalistyczne zabezpieczenia i podlegają regularnemu tworzeniu kopii zapasowych. Zapewniamy więc poufność, nienaruszalność i stabilność systemu. Nikt niepowołany nie usunie tych zasobów, a my pozostajemy w pełnej zgodzie z RODO oraz innymi kluczowymi przepisami.

Kolejny aspekt to finanse. Dzięki dużej skali naszej działalności, Chmura jest tańsza na start. Klient nie musi inwestować we własny sprzęt serwerowy, a dostarczana przez nas technologia jest najwyższej klasy. Zbędne staje się również zatrudnianie informatyka na etat do opieki nad infrastrukturą czy aktualizacji systemu. Chmura Mieszczanin bazuje na opłacie abonamentowej, co pozwala rozłożyć koszty w czasie zamiast dokonywania dużej inwestycji początkowej.

Warto dodać, że osoby, które wcześniej znały nasz system, przejdą do Chmury bezproblemowo. Pod względem funkcjonalnym oprogramowanie pozostaje identyczne. Zmieniają się jedynie kwestie techniczne – dostęp odbywa się online przez przeglądarkę do dotychczasowej wersji Mieszczanina poprzez pulpit zdalny.

 
– Czy oprócz komputerów, pracownicy mogą wykorzystywać w terenie także tablety?

Chmura Mieszczanin została zaprojektowana przede wszystkim z myślą o osobach korzystających z laptopów i komputerów stacjonarnych, co jest kluczowe np. w działach księgowych. Jednak jako rozwiązanie przeglądarkowe, może być także używana na tabletach, co może przydać się na przykład pracownikom działów technicznych.

– Czy w korzystaniu z Chmury są jakieś ograniczenia pod kątem typu działalności zarządcy?

Nie. Wspólnoty, spółdzielnie mieszkaniowe, SIM, TBS, a także zasoby gminne i państwowe – każdy może korzystać z Chmury. Nasza oferta skierowana jest do podmiotów opiekujących się zasobami od 450 lokali, ale nie ograniczamy żadnej formy zarządzania nieruchomościami.
 

Bezpieczeństwo danych i stabilność pracy w Chmurze

– Czy praca zdalna z Chmurą Mieszczanin jest tak samo szybka jak na modułach stacjonarnych?

Wszystko zależy od prędkości łącza internetowego. Chmura jest ulokowana w polskim Data Center, które gwarantuje możliwie najwyższą dostępność systemu. W przypadku osób, które wcześniej korzystały z pulpitu zdalnego na własnym serwerze, praca może być teraz nawet szybsza ze względu na doskonałe parametry naszej nowej infrastruktury.

– Wiele osób obawia się o bezpieczeństwo danych poza fizycznym serwerem w biurze. Jakie zabezpieczenia oferuje Chmura Mieszczanin? Jak ułatwia spełnienie rygorystycznych wymogów ochrony danych osobowych w trybie pracy zdalnej?

Jak wspomniałem, dane spoczywają w profesjonalnym ośrodku Data Center. Nasze serwery wyróżnia system autonaprawy (HA – High Availability). Oznacza to, że jeśli jeden element zawiedzie, inny natychmiast przejmuje jego funkcje. Jednostki są odizolowane, co dodatkowo podnosi poziom ochrony.

Chmura ułatwia zachowanie standardów RODO, między innymi poprzez bieżące aktualizacje oprogramowania. Ten obowiązek spoczywa na nas, więc zarządca nie musi już o tym pamiętać. Stosujemy też stały „parasol ochronny” w postaci programów antywirusowych i innych zabezpieczeń technicznych. To my bierzemy na siebie odpowiedzialność za bezpieczeństwo i dbamy o najlepsze dostępne mechanizmy.

Dowiedz się więcej: RODO dla zarządców nieruchomości – jak spełnić wymogi przepisów o ochronie danych osobowych?

Dodatkową barierę stanowi dwuskładnikowe uwierzytelnianie (2FA). Wymaga ono dwóch form weryfikacji tożsamości. Nawet jeśli login i hasło zostałyby wykradzione, kolejna metoda zapobiega nieautoryzowanemu wglądowi w dane lub ich usunięciu. To standard znany z innych aplikacji, który my również wdrażamy.

– A co z bezpieczeństwem sieci Wi-Fi? Czy Chmura posiada wbudowane mechanizmy, które chronią dane, nawet gdy pracownik nie łączy się przez zaufane Wi-Fi?

Certyfikat SSL zapewnia pełne szyfrowanie danych przesyłanych między przeglądarką a serwerem. W połączeniu ze wspomnianym 2FA oznacza to, że nawet korzystanie z otwartej sieci nie obniża poziomu bezpieczeństwa przesyłanych informacji.

– Czy klienci, którzy już korzystają z Chmury, wskazują na jakieś konkretne ułatwienia, o których wcześniej nie myśleli?

Ogromnym plusem jest brak konieczności przypisywania licencji do konkretnego komputera. Pracownicy mogą zmieniać urządzenia w zależności od miejsca pobytu lub sytuacji losowych, takich jak nagłe załamanie pogody wymuszające pracę z domu.

Znika również konieczność zabierania dokumentacji papierowej do domu w razie nieplanowanej pracy zdalnej. Wszystkie zasoby są dostępne w systemie – możemy błyskawicznie przekazać dokumentację wykonawcy usterki czy zdalnie zaksięgować fakturę.

Dodatkowo, nawet jeśli komputer służbowy ulegnie awarii, wystarczy dowolne inne urządzenie z przeglądarką, by natychmiast i bez przestojów kontynuować pracę. Wymiana firmowych laptopów staje się więc dużo prostsza i mniej stresująca.

– Dziękuję za rozmowę!
 

Przeciążenie zarządcy i jego pracowników – wpływ na śledzenie zmian w prawie

Okresy rozliczeń, podsumowań, zebrań, remontów czy napraw usterek – wszystkie te obowiązki szczelnie wypełniają kalendarz zarządcy oraz personelu, nie pozostawiając przestrzeni na wnikliwą analizę przepisów.

Działem, w którym jest to szczególnie odczuwalne, jest księgowość. Większość księgowych w firmach zarządzających pracuje pod dużą presją czasu, gdzie priorytetem są terminy i sprawozdawczość. W takim układzie brakuje miejsca na codzienną, wnikliwą lekturę komunikatów legislacyjnych czy badanie skutków nowych podatków. Rodzi to ryzyko przeoczenia kluczowych terminów lub błędnej interpretacji wytycznych.

Wiedza dotycząca zmian w przepisach prawa, którą gromadzą nasi eksperci, znajduje bezpośrednie przełożenie na oprogramowanie. Modyfikacje wprowadzamy na bieżąco bezpośrednio w systemie, jakim jest program Mieszczanin. Korzystając z najnowszej wersji naszego rozwiązania masz pewność, że jest on zawsze dostosowany do aktualnego stanu prawnego.

Jeśli zaś potrzebujesz wolnej chwili, by samodzielnie zaznajomić się z nowościami legislacyjnymi, z pomocą przychodzą liczne automatyzacje, które oferuje nasz system. Dzięki nim żmudne zadania wykonują się same, a Ty zyskujesz czas na inne priorytety.

Przeczytaj więcej: Automatyzacja pracy zarządcy i jego pracowników, Automatyzacja sprawozdań i rozliczeń dla wspólnot oraz Jak dobrać program księgowy wspierający automatyzację rozliczeń?

Cykliczne, merytoryczne szkolenia i webinary

Eksperci firmy Mieszczanin na bieżąco analizują przeobrażenia w prawie i na ich podstawie przygotowują regularne szkolenia dla naszych klientów. Najczęściej łączymy w nich wykład merytoryczny z praktycznym pokazem funkcji w programie.

Uczestnicy dowiadują się nie tylko, co zmieniło się w ustawie, ale przede wszystkim, jakie konkretne narzędzia wdrożyliśmy w oprogramowaniu, aby ułatwić obsługę tych zmian. Spotkania odbywają się zazwyczaj w formie zdalnej, jednak regularnie inicjujemy także wydarzenia stacjonarne.

Bieżące informacje o planowanych szkoleniach znajdują się w Strefie Klienta.

Dostęp do wiedzy w formacie wideo

Każde szkolenie online jest rejestrowane. Uczestnicy otrzymują na określony czas nagranie, które mogą odtworzyć w dogodnym dla siebie momencie – to idealne rozwiązanie, by przypomnieć sobie specyficzne zagadnienie podczas pracy nad konkretnym zestawieniem czy z użyciem wybranej funkcji.

Co ważne, z tej bazy wiedzy mogą skorzystać również osoby, które nie mogły wziąć udziału w spotkaniu na żywo. Możliwość zakupu dostępu do nagrań pozwala nowym pracownikom szybko nadrobić zaległości i sprawnie wdrożyć się w aktualne procedury.

System wsparcia użytkownika programu Mieszczanin

Wiedza o nowych regulacjach jest u nas dostępna w wielu formach. Prowadzimy merytoryczny blog oraz wysyłamy co miesiąc bezpłatny newsletter z najważniejszymi alertami. Jesteśmy także aktywni na portalu LinkedIn, gdzie publikujemy komunikaty o nowościach w systemie.

Jeśli nie otrzymujesz jeszcze naszego newslettera, kliknij tutaj i zapisz się!

Dodatkowo program do zarządzania nieruchomościami Mieszczanin – zarówno w modułach stacjonarnych, jak i online – posiada stale aktualizowane Systemy Pomocy. Opisujemy tam nowe funkcjonalności oraz sugerujemy, jak dostosować dotychczasowy sposób pracy do zmieniających się wymogów prawnych.

Kolejnym z usprawnień są także dokumenty „Co nowego?” zamieszczane w Strefie Klienta, które opisują zmiany wprowadzane przez nas do systemu w ramach aktualizacji.

Czym jest System Zgłoszeń?

System Zgłoszeń to dedykowana platforma do udzielania wsparcia IT użytkownikom programu Mieszczanin. Jest to centrum kontaktu online, w którym każda wiadomość otrzymuje unikalny numer i trafia do odpowiedniej kolejki tematycznej. Dzięki temu żaden problem nie zostaje pominięty, a nasi konsultanci mogą skontaktować się z osobami zgłaszającymi, mając wgląd w pełną historię sprawy.

Część z naszych klientów z pewnością pamięta jeszcze czasy pomocy telefonicznej, jednak rosnąca liczba użytkowników systemu sprawiła, że model ten przestał być efektywny. Aby zachować najwyższą jakość przy dużej skali działań, w 2018 roku postawiliśmy na rozwiązanie cyfrowe.

System Zgłoszeń to rozsądny kompromis, pozwalający nam na precyzyjne przypisywanie spraw do ekspertów z danej dziedziny, ciągłość obsługi oraz uporządkowanie kolejki oczekujących. Wiadomość do systemu można wysłać na dwa proste sposoby:

Jakie typy zgłoszeń obsługuje nasz system?

Chcemy, by nasi klienci otrzymywali możliwie jak najszybciej wsparcie pomocy technicznej, dlatego dzielimy zapytania na konkretne kategorie. Dzięki temu użytkownik ma pewność, że jego sprawa od początku znajduje się we właściwych rękach:

Metodologia badania zadowolenia z serwisu

Od stycznia 2025 roku każda osoba korzystająca z naszego Systemu Zgłoszeń otrzymuje automatyczną prośbę o wystawienie oceny (w skali od 1 do 6) po rozwiązaniu problemu przez konsultanta. Badanie obejmuje cztery kluczowe obszary: czas pierwszego kontaktu, czas potrzebny na całkowite rozwiązanie sprawy, jakość merytoryczną udzielonego wsparcia oraz ogólny poziom satysfakcji ze współpracy z helpdeskiem.

Dzięki takiemu podejściu zebraliśmy blisko 600 unikalnych opinii. Pozwala nam to precyzyjnie określić, w jakich obszarach nasi specjaliści są najbardziej skuteczni, a gdzie procesy serwisowe wymagają jeszcze dopracowania. System kategoryzacji sprawia, że każda ocena trafia bezpośrednio do zespołu odpowiedzialnego za dany odcinek wsparcia.

Ogólna ocena wsparcia w 2025 roku

Wyniki za cały ubiegły rok pokazują stabilny, wysoki poziom zadowolenia z pracy Działu Wdrożeń i Serwisu. Średnie oceny w kluczowych kategoriach oscylują wokół 5,3 – 5,5 punktu (w skali do 6), co świadczy o dużej rzetelności serwisu. Szczególnie cieszy nas wysoki wynik w obszarze jakości i kompletności wsparcia (5,53). Oznacza to, że odpowiedzi udzielane przez konsultantów są wyczerpujące i realnie ułatwiają pracę zarządcy czy jego pracowników.

Szczegółowa analiza odpowiedzi pokazuje, że wysokie oceny utrzymują się na każdym etapie obsługi zgłoszenia. Klienci bardzo dobrze oceniają ogólne zadowolenie ze współpracy (5,44) oraz sprawność w rozwiązywaniu problemów (5,36). Pozytywnie oceniany jest również czas pierwszego kontaktu (5,17).

Ekspercka wiedza w zasięgu ręki – analiza kategorii

Analizując poszczególne rodzaje zgłoszeń, wyraźnie widać, że najwyżej oceniana jest pomoc w ramach Konsultacji, czyli pierwszej z kategorii. Użytkownicy doceniają fachowość w obszarze merytorycznym i operacyjnym.

Wysokie noty powyżej 5,7 w ramach konsultacji potwierdzają, że nasi specjaliści doskonale znają specyfikę pracy w systemie. Z kolei solidne wyniki w obszarze pomocy technicznej pokazują, że zespół sprawnie radzi sobie z wyzwaniami informatycznymi, takimi jak instalacje czy konfiguracje serwerowe.

W kategorii Problem, gdzie noty są nieco niższe, wciąż utrzymują się one na satysfakcjonującym poziomie powyżej 5 punktów za jakość wsparcia. Wynika to bezpośrednio ze złożoności zgłaszanych tam spraw. Rozwiązanie problemu często wymaga zaangażowania nie tylko konsultanta, ale także zespołu programistów i testerów. Kilkuetapowość procesu – od diagnozy, przez naprawę, aż po testy – w naturalny sposób wydłuża czas realizacji, ale gwarantuje, że dostarczone rozwiązanie jest stabilne i skuteczne.

Podsumowanie i plany na przyszłość

O komentarz do powyższych danych poprosiliśmy Sylwię, Specjalistę ds. wsparcia serwisowego, a już wkrótce – Kierownika zespołu wsparcia serwisowego:

Dane za 2025 rok są dla nas powodem do dumy i cenną wskazówką. Widzimy, że nacisk na jakość merytoryczną wsparcia jest doceniany. Każda ankieta jest dla nas sygnałem, gdzie możemy jeszcze usprawnić komunikację lub skrócić czas oczekiwania na rozwiązanie sprawy.

Obecnie planujemy dalsze wzmacnianie kompetencji zespołu wsparcia serwisowego, aby pomoc techniczna była nie tylko skuteczna, ale i jeszcze szybsza, niezależnie od wybranego typu zgłoszenia.