Wersja stacjonarna (licencja bezterminowa, wieczysta) – stałość i pełna kontrola lokalna

Wersja stacjonarna oprogramowania opiera się na tradycyjnym modelu zakupu. W przypadku decyzji o wybraniu programu Mieszczanin oznacza to, że nabywasz bezterminowe prawo do korzystania z wybranej konfiguracji systemu (licencja wieczysta), który zostaje zainstalowany na Twoich lokalnych komputerach.

Jak wyliczana jest cena modelu stacjonarnego?

Koszt stacjonarnej licencji wieczystej (bezterminowej) ustalany jest na podstawie indywidualnej konfiguracji systemu. Wpływają na niego m.in.:

Zakup licencji jest jednorazowy. Do oferty dołączana jest zazwyczaj również sugerowana liczba godzin na wdrożenie i przeszkolenie zespołu.

Dostęp do danych przy ewentualnej rezygnacji

W przypadku licencji wieczystej, prawo do korzystania ze stacjonarnej wersji programu do zarządzania nieruchomościami Mieszczanin jest bezterminowe i dożywotnie. Nawet jeśli zdecydujesz się w przyszłości na rezygnację z aktualizacji, dostęp do wprowadzonych danych poprzez system pozostaje nieograniczony czasowo.

Dla kogo model z licencją bezterminową jest dobrym wyborem?

Wersja stacjonarna oprogramowania Mieszczanin z licencją wieczystą sprawdza się przede wszystkim w organizacjach, które:

Chmura Mieszczanin (model SaaS) – elastyczność i brak konieczności posiadania infrastruktury serwerowej

Wariant chmurowy programu Mieszczanin (SaaS, Software as a Service) przenosi ciężar utrzymania infrastruktury technicznej na dostawcę oprogramowania. Zamiast instalacji lokalnej, uzyskujesz dostęp do pełnej funkcjonalności systemu poprzez przeglądarkę internetową i zdalny pulpit, korzystając z bezpiecznego środowiska Data Center. Co ważne, Chmura Mieszczanin pracuje dla Ciebie niezależnie od tego, jaki system operacyjny masz na swoim komputerze.

Jak wyliczana jest cena modelu abonamentowego?

Rozliczenie w Chmurze opiera się na cyklicznym, comiesięcznym abonamencie. Cennik subskrypcyjny jest uproszczony i zależy od:

W tym modelu nie bierze się pod uwagę liczby budynków, a do rozpoczęcia pracy nie jest wymagany zakup licencji na własność ani inwestycje w infrastrukturę IT.

Dostęp do danych przy ewentualnej rezygnacji

Usługa w chmurze działa tak długo, jak opłacana jest subskrypcja. W sytuacji rezygnacji z usługi, zapewniamy możliwość bezpiecznego wyeksportowania wszystkich przechowywanych danych, po czym konto w chmurze zostaje wygaszone.

Dla kogo model abonamentowy jest dobrym rozwiązaniem?

Model abonamentowy w Chmurze Mieszczanin doskonale odpowiada na potrzeby:

Zestawienie porównawcze modeli rozliczeń

Aby ułatwić analizę obu wariantów, poniżej zestawiliśmy najważniejsze różnice pod kątem codziennej pracy i organizacji obszarów związanych z IT:

Podsumowanie: co wybrać?

Oba modele dostarczają ten sam bogaty wachlarz funkcjonalności do zarządzania nieruchomościami i komunikacji z mieszkańcami. Niezależnie od sposobu licencjonowania, system Mieszczanin pozostaje dokładnie taki sam. Różnica sprowadza się do sposobu organizacji pracy i struktury wydatków:

Dlaczego adoptowaliśmy słonia z chorzowskiego zoo?

Historia naszej firmy nierozerwalnie wiąże się z Systemem Łatwej Obsługi Nieruchomości – w skrócie: SŁONie. Ten moduł to finansowo-księgowe serce całego programu Mieszczanin i jednocześnie jedno z najbardziej rozpoznawalnych rozwiązań IT w branży zarządzania nieruchomościami. Decyzja o otoczeniu opieką właśnie słonia ze Śląskiego Ogrodu Zoologicznego była więc dla nas czymś całkowicie naturalnym.

Dodatkowym atutem okazała się lokalizacja – chorzowskie zoo oddalone jest od siedziby naszej firmy o zaledwie 12 kilometrów. Wybór tego miejsca nie był przypadkowy; jako lokalna firma chcemy aktywnie wspierać województwo śląskie i angażować się w inicjatywy z naszej najbliższej okolicy. Angażując się w pomoc dla tego wspaniałego ssaka, chcieliśmy pokazać, że sukcesem warto dzielić się w sposób mądry, odpowiedzialny i z korzyścią dla naszego regionu.

Naszym celem jest wsparcie w utrzymaniu Scotta w doskonałej formie. Dbamy też o to, by nigdy nie zabrakło mu smacznych przekąsek do chrupania. A apetyt ma ogromny – każdego dnia potrafi zjeść ponad 100 kilogramów paszy!

Jakim słoniem jest Scott?

Scott przyszedł na świat 18 października 2011 roku w brytyjskim Whipsnade Zoo. Do Chorzowa przyjechał w listopadzie 2016 roku wraz ze swoim przyrodnim, starszym o rok bratem – Nedem.

Obecnie Scott ma 15 lat, co oznacza, że przechodzi właśnie przez wiek nastoletni. Nic więc dziwnego, że obaj bracia zachowują się czasem jak dorastający ludzcy chłopcy: uwielbiają psocić, broić i szukać wrażeń. Choć z tej dwójki to Scott uchodzi za tego bardziej rozważnego i spokojnego, który chętnie analizuje swoje kolejne kroki, ich opiekunowie muszą mieć nieustannie oczy dookoła głowy. Kluczem do sukcesu jest czujność i próba przewidzenia, jaki pomysł zrodzi się w tych mądrych głowach tym razem

Jak Śląski Ogród Zoologiczny dba o słonie indyjskie?

Chorzowski ogród, ze względu na swoją infrastrukturę i przestrzeń, odgrywa niezwykle ważną rolę jako odchowalnia dla młodych osobników. Dorastające samce znajdują tu bezpieczną przystań i profesjonalną opiekę aż do momentu, w którym osiągną pełną dojrzałość.

Jak zaznacza Elżbieta Solik-Breuer, opiekunka słoni, personel dokłada wszelkich starań, aby stworzyć zwierzętom optymalne środowisko. Zoo zależy, aby warunki te możliwie jak najmocniej przypominały ich naturalne siedliska, co w połączeniu ze stałym nadzorem weterynaryjnym pozwala słoniom dożyć w ogrodzie zoologicznym nawet około 60 lat.

Ważnym elementem pracy ze słońmi jest regularny trening medyczny. Pozwala on zwierzętom bezstresowo przechodzić przez niezbędne procedury czy ewentualny transport. Scott i Ned rozpoczęli tę edukację jeszcze w miejscu swojego urodzenia, a w Śląskim Ogrodzie Zoologicznym jest ona konsekwentnie kontynuowana. Ćwiczenia bazują na ogromnej inteligencji tych ssaków. Dzięki treningowi potrafią one na komendę pokazać nogi, pysk, a nawet spokojnie pozwolić na pobranie krwi do badań. Wszystko odbywa się w pełnej harmonii, bez pośpiechu i w oparciu o głębokie, wzajemne zaufanie między zwierzęciem a człowiekiem.

Opiekunowie dbają również o dobrostan psychiczny swoich podopiecznych. Jedzenie jest celowo ukrywane w różnych zakamarkach wybiegu, dzięki czemu bracia muszą poświęcić sporo czasu na jego poszukiwanie. Taki system idealnie odtwarza naturalny instynkt żerowania i chroni te wielkie ssaki przed nudą.

Słonie mają też stały dostęp do świeżej wody pitnej oraz głębokiego basenu. Kąpiele to ich żywioł – są zresztą znakomitymi pływakami. Co ciekawe, ogromną frajdę sprawia im także branie letniego prysznica bezpośrednio z węża ogrodowego.

Co warto wiedzieć o słoniach?

Dorosły osobnik potrafi zjeść w ciągu doby około 200 kilogramów roślin i wypić nawet 200 litrów wody. Wbrew powszechnej opinii, słoń nie pije bezpośrednio przez trąbę – używa jej raczej jak kubka, którym nabiera płyn, by następnie wlać go do pyska. Dokładnie tak samo podaje sobie pokarm. Trąba słonia indyjskiego, osiągająca długość do 2 metrów, jest wyposażona w jeden charakterystyczny wyrostek na samym końcu (czym odróżnia się od słonia afrykańskiego, mającego dwa takie wyrostki). Działa on niezwykle precyzyjnie, niczym ludzki kciuk, pozwalając chwycić nawet najdrobniejsze kawałki jedzenia. W chorzowskim zoo podstawę diety stanowi siano, specjalistyczny granulat oraz świeże warzywa i owoce.

A jak wyglądają słoniowe drzemki? W ciągu dnia zwierzęta te odpoczywają krótko, regenerując siły na stojąco. Dopiero podczas głębokiego snu nocnego kładą się na boku. Aby ułożyć się wygodnie, korzystając z górek z piasku lub opierają się o solidne słupy w swoich boksach, po czym bezpiecznie kładą się na ziemi.

Warto wspomnieć także o tym, jak wyglądają słoniowe rodziny. Na wolności stado słoni składa się zazwyczaj z około 20 osobników i potrafi przemierzać ogromne dystanse, dochodzące do 80 kilometrów na dobę. Grupie zawsze przewodzi najstarsza, najbardziej doświadczona samica, która doskonale pamięta drogę do wodopojów i najlepszych miejsc obfitujących w pożywienie.

W naturalnym środowisku młode samce po osiągnięciu odpowiedniego wieku opuszczają matczyne stado, by założyć własne grupy lub żyć samodzielnie. Podobny krok czeka w przyszłości Scotta oraz Neda – za jakiś czas zostaną oni przetransportowani do innych ogrodów zoologicznych. Nad całym procesem czuwa międzynarodowy koordynator gatunku. To on dysponuje szczegółową bazą danych na temat każdego osobnika (jego wieku, płci czy lokalizacji) i na tej podstawie podejmuje decyzje, które zwierzęta ze sobą połączyć, by zapewnić przetrwanie gatunku.

Działania ogrodów zoologicznych są szczególnie istotne, ponieważ od 1986 roku słonie indyjskie są oficjalnie wpisane na listę gatunków zagrożonych wyginięciem, a ścisłą kontrolę i monitoring zapewnia Konwencja Waszyngtońska (CITES). Drastyczny spadek ich liczebności na świecie to przede wszystkim skutek niszczenia i kurczenia się ich naturalnych siedlisk, a także działalności kłusowników. Sytuacja jest alarmująca – populacja słoni indyjskich zmniejszyła się o 11% w ciągu zaledwie trzech ostatnich dekad.

Ten tekst porusza następujące kwestie:

• Wybór biura, specjalizacja i kontakt z mieszkańcami
• Granice odpowiedzialności, umowy i dekretacja faktur
• Narzędzia IT, komunikacja i aktualizacja wiedzy

Wybór biura, specjalizacja i kontakt z mieszkańcami

– Jeśli zarządca szuka oferty z zewnętrznej księgowości, to co może zrobić, żeby zweryfikować, czy usługi będą na wysokim poziomie? Na co ma zwrócić uwagę, a co powinno być czerwoną flagą już na samym początku?

Kluczową kwestią jest szczegółowa weryfikacja zakresu przejmowanych obowiązków oraz specjalizacja biura. Uważam także, że to zewnętrzna firma księgowa powinna wziąć na siebie bezpośredni kontakt z mieszkańcami, czyli nie odmawiać odbierania telefonów i odpowiadania na wiadomości e-mail od właścicieli lokali. W naszej firmie jest to jedna z podstawowych zasad, ale jest to nadal rzadkość na rynku.

Negatywna opinia o zewnętrznych biurach księgowych, z jaką można się czasem spotkać na rynku, wynika moim zdaniem z działalności standardowych biur rachunkowych. Podmioty te na co dzień rozliczają jednoosobowe działalności gospodarcze lub spółki handlowe i w pewnym momencie postanawiają rozszerzyć ofertę o wspólnoty mieszkaniowe. Księgowa bez twardej wiedzy o specyfice tej branży otrzymuje specjalistyczny program, staje przed koniecznością naliczenia zaliczek lub wykonania rocznego rozliczenia mediów i okazuje się to dla niej barierą nie do pokonania. Znam osobiście biura, które zaangażowały się w ten segment bez wcześniejszej specjalizacji w nieruchomościach – to się po prostu nie sprawdza i psuje reputację całemu rynkowi outsourcingu.

– Jak w takim razie wygląda taki tradycyjny model biura rachunkowego w porównaniu do Waszego podejścia?

Klasyczne biuro rachunkowe może prowadzić wspólnotę, ale wyłącznie w bardzo ograniczonym zakresie. Taki model ma rację bytu tylko wtedy, gdy pojedynczy zarządca lub mała wspólnota z zarządem właścicielskim sami realizują większość zadań operacyjnych. Samodzielnie naliczają zaliczki w prostym programie, opłacają faktury kosztowe i rozliczają media, a na koniec miesiąca zbierają komplet dokumentów, drukują wyciąg bankowy i przekazują zadania księgowej.

W takim układzie zadaniem biura jest jedynie prawidłowe wyliczenie podatków (CIT, ewentualnie VAT) oraz sporządzenie sprawozdania finansowego na koniec roku. Księgowa bazuje na gotowych dokumentach, których sama nie generuje, i nie prowadzi rozrachunków z właścicielami ani dostawcami mediów. Wtedy zarządcy może być zupełnie obojętne, na jakim oprogramowaniu pracuje to biuro.

– A jak działacie Wy?

Nasz model jest całkowicie odmienny – my bierzemy na siebie pełną „produkcję” dokumentów, od A do Z. Wykonujemy naliczenia opłat, prowadzimy kompleksowe rozliczenia mediów oraz weryfikujemy salda zarówno z właścicielami lokali, jak i z kontrahentami wspólnoty.

– Czy bezpośredni kontakt z mieszkańcami jest dla Pani także kluczowy?

Tak, i tak jak wspominałam wcześniej, nie jest to standardem na rynku. Klienci czasami proszą mnie o przygotowanie oferty „minimum” – czyli tańszego wariantu, który odcinałby nas od kontaktu z mieszkańcami, odbierania od nich telefonów czy odpisywania na maile. Konsekwentnie odmawiam takich wdrożeń, ponieważ wiem, jak to się kończy w praktyce.

Jeśli właściciel lokalu ma wątpliwości dotyczące swojego salda, a nie ma bezpośredniego kontaktu do księgowości, idzie z tym problemem do zarządcy. Zarządca podczas rozmowy telefonicznej część informacji może źle usłyszeć, część zinterpretuje subiektywnie, doda własne wnioski i przekaże sprawę nam. My przygotujemy wyjaśnienie, które z powodu zniekształcenia komunikatu może nie odpowiadać na realne intencje mieszkańca. Zarządca nie wyłoży odpowiedzi precyzyjnie, a temat powróci do nas. Taki „głuchy telefon” generuje potężne straty czasu.

Bezpośredni kontakt z właścicielem lokalu jest ścieżką znacznie krótszą i mniej wymagającą dla obu stron. Dlatego nie prowadzę ani jednej wspólnoty, w której odcięto by nas od kontaktu z mieszkańcami. Zawsze tłumaczę to klientom na starcie i ten kanał pozostaje otwarty. Nie wyobrażam sobie rzetelnej księgowości nieruchomości bez rozmowy z mieszkańcami.

Granice odpowiedzialności, umowy i dekretacja faktur

– Jakie są największe ryzyka i błędy początkujących przy powierzeniu finansów wspólnoty zewnętrznej firmie, na które trzeba zwrócić uwagę na początku współpracy?

Największym wyzwaniem na starcie jest precyzyjne wyznaczenie granicy odpowiedzialności: co leży po stronie zarządcy, a co przejmuje biuro księgowe. Brak jasnego podziału ról rodzi poważne problemy.

Z mojego doświadczenia wynika, że w blisko 95% firm zarządzających w Polsce istnieje permanentny, wewnętrzny konflikt między działem operacyjnym a księgowością. Wynika on bezpośrednio z faktu, że nikt nigdy formalnie i precyzyjnie nie zdefiniował, gdzie kończą się obowiązki jednych, a zaczynają zadania drugich.

– Na czym dokładnie polega ten stały konflikt?

To wypadkowa zupełnie innych predyspozycji i temperamentów. Księgowi z natury są drobiazgowi, konkretni, wymagają pracy punkt po punkcie i dostarczania precyzyjnych informacji. Zarządca nieruchomości działa w ciągłym biegu – musi przypilnować firmy sprzątającej, nadzorować remont, usunąć awarię. Ma na głowie tyle spraw operacyjnych, że kwestie finansowe traktuje raczej jako kolejny, uciążliwy obowiązek. Oczekuje, że księgowość po prostu „sama się zrobi”.

Przez ten brak płaszczyzny porozumienia i brak sztywnych procedur pojawiają się ciągłe przepychanki, kto ma wykonać daną czynność. Widziałam te mechanizmy w wielu firmach. Niestety, rzadko zdarzają się organizacje, w których te dwa działy współpracują w pełnej harmonii, nad czym bardzo ubolewam.

– Czy umowa, w której obowiązki są spisane czarno na białym, potrafi ten konflikt rozwiązać? Czy outsourcing może być w takim razie narzędziem wprowadzającym więcej porządku?

Zdecydowanie tak. Choć muszę zaznaczyć, że umowy, które podpisuję z klientami, ze względu na swoją objętość wywołują u zarządców duże zaskoczenie. Czasami słyszę komentarze, że skoro dokument jest tak rozbudowany i zaznaczamy tam też, czego nie będziemy realizować, to chyba jako biuro nie chcemy nic robić. Intencja jest jednak zupełnie inna.

– Jakie mogą być przykłady takich spornych obszarów, w których nie do końca jasne jest, kto ma zrealizować dane zadanie?

Weźmy rozliczenia mediów. Moje stanowisko jako księgowej jest jasne: to zarządca odpowiada za dostarczenie poprawnej i zweryfikowanej listy odczytów licznikowych. Jeśli otrzymuję plik, w którym brakuje połowy odczytów, proces utknie w martwym punkcie.

W naszej umowie zapisujemy, że biuro ma 10 dni roboczych na sporządzenie rozliczenia mediów, ale termin ten biegnie od dnia otrzymania pełnej i poprawnej listy odczytów. Po wykonaniu kalkulacji przekazujemy ją zarządcy do ostatecznej weryfikacji merytorycznej, wskazując ewentualne anomalie. Jeśli zarządca nie zgłasza uwag, rozliczenia trafiają do mieszkańców.

Jeśli błąd popełni księgowa – na przykład pomyli okienka w programie lub zamieni odczyty z liczników zimnej i ciepłej wody – bezdyskusyjnie bierzemy za to pełną odpowiedzialność, korygujemy dane bez żadnych opłat. Nie myli się tylko ten, kto nic nie robi. Sytuacja wygląda inaczej, gdy zarządca dostarcza nam błędne dane, a po wysyłce rozliczeń mieszkańcy masowo dosyłają nam informacje o nieprawidłowościach. Pierwszą i drugą korektę wynikającą z winy klienta wykonujemy bezpłatnie, ale każda kolejna jest już dodatkowo płatna. Ten zapis w umowie bardzo skutecznie uczy odpowiedzialności za dostarczane do nas dane.

– Czy są jeszcze jakieś obszary, w których łatwo o wzajemne przeciąganie liny pomiędzy zarządcą a księgowym?

Deklaracje o wysokości opłat za odpady komunalne to kolejny klasyczny punkt zapalny w branży. W naszych kontraktach konsekwentnie wyłączam obowiązek sporządzania i składania tych deklaracji do urzędów – to zadanie zawsze pozostaje po stronie zarządcy.

Nasz udział w tym procesie jest jednak ściśle sprecyzowany: jeśli do biura wpływa informacja od właściciela lokalu o zmianie liczby osób (wysłana ze zweryfikowanego adresu e-mail lub przekazana przez zarządcę), natychmiast wprowadzamy zmianę do systemu Mieszczanin, przeliczamy zaliczkę i wysyłamy nowe naliczenie do mieszkańca. Nie wymagamy tu dodatkowych potwierdzeń od administracji, działamy płynnie. Następnie, w terminach dostosowanych do wymogów urzędu w danej miejscowości, generujemy i przekazujemy zarządcy gotowy raport zbiorczy w formacie Excel lub PDF. Na podstawie tych danych zarządca składa lub aktualizuje deklaracje śmieciowe. Jeśli w danym miesiącu nic się nie zmieniło, informujemy o tym zarządcę mailowo i proces przebiega płynnie.

– Kolejną kwestią jest wprowadzanie faktur i ich dekretacja. Kto powinien to robić?

Pierwszy etap wprowadzania faktur kosztowych do obiegu dokumentów oraz ich wstępna dekretacja merytoryczna muszą leżeć po stronie zarządcy. Jestem kategoryczną przeciwniczką przeprowadzania tego procesu wyłącznie przez księgowość. To zarządca zamawia usługi na nieruchomości, to on nadzoruje ich wykonanie i posiada wiedzę, z jakiego źródła finansowania dany wydatek powinien zostać pokryty.

O ile fakturę za energię elektryczną czy ogrzewanie księgowa zadekretuje bezbłędnie, o tyle przy fakturze za wymianę zamka w drzwiach nie wiemy, czy jest to bieżąca konserwacja, zakup materiałów, czy usługa dodatkowa wykraczająca poza plany. Nie wiemy też, czy te prace w ogóle fizycznie się odbyły. W programie e-Mieszczanin przygotowuję zarządcom uproszczone, czytelne szablony kont kosztowych, dzięki czemu przypisanie faktury do odpowiedniej kategorii nie wymaga od nich specjalistycznej wiedzy podatkowej.

Zarządca musi świadomie kontrolować koszty nieruchomości. Spotkałam się już z sytuacją, w której przez kilka miesięcy naliczano jedynie ryczałt za wodę, a po czasie wodociągi wysłały fakturę na kilkadziesiąt tysięcy złotych. Jeśli więc faktura za wodę na danym budynku wynosi standardowo 10 tysięcy złotych, a nagle przychodzi rachunek na 30 tysięcy lub drastycznie spada do 2 tysięcy, to jest to sygnał o awarii, błędzie lub ukrytym wycieku. Wyłapanie takich anomalii to zadanie zarządcy, a nie księgowej, która weryfikuje jedynie formalną poprawność dokumentu. Dlatego dokumenty finansowe muszą trafiać do nas dopiero po pełnej akceptacji merytorycznej ze strony zarządcy.

Narzędzia IT, komunikacja i aktualizacja wiedzy

– W jaki sposób organizują Państwo kanały komunikacji, aby uniknąć problemów na odległość? Czy bycie zdalnie to przeszkoda?

Praca na odległość nie generuje absolutnie żadnych problemów. Współcześnie bardzo dużo osób pracuje w trybie zdalnym – nawet wewnątrz jednej firmy pracownicy często nie widują się w biurze. Mamy do dyspozycji telefony, e-maile czy aplikację Microsoft Teams.

Dodatkowo, zamiast imiennych skrzynek mailowych, wdrażamy adresy współdzielone (np. dedykowany mail dla danej wspólnoty lub ogólna skrzynka księgowości). Taki adres ma podpiętych kilka osób z zespołu. Dzięki temu historia korespondencji jest w pełni jawna, dostępna w jednym miejscu i nie znika w przypadku rotacji pracowników. Mam takie doświadczenia z przeszłości, gdy musiałam przeszukiwać archiwa skrzynek imiennych po kilku byłych pracownikach i utwierdziły mnie one w przekonaniu, że wspólna skrzynka projektowa to jedyne efektywne rozwiązanie. Z firmami, z którymi współpracujemy, błyskawicznie wypracowaliśmy te standardy komunikacji i nie notujemy na tym polu żadnych problemów.

– Przejdźmy do systemów IT. Na jakim oprogramowaniu powinna pracować księgowa i zarządca? Czy ma znaczenie, jaki to będzie program?

To jest kwestia o charakterze fundamentalnym. Moje stanowisko w tej sprawie jest niezmienne: zarządca i biuro księgowe muszą pracować na jednym i tym samym programie, operując na wspólnej bazie danych. Tylko takie rozwiązanie gwarantuje, że na przykład kartoteki właścicieli lokali są zawsze aktualne oraz spójne.

Doskonale pamiętam sytuacje sprzed lat, gdy bazy były rozdzielone – zarządca prowadził dane w arkuszu kalkulacyjnym lub pliku tekstowym, a księgowość u siebie. Gdy mieszkaniec zgłaszał zmianę adresu e-mail do administratora, ten nanosił ją w swoim pliku. Innym razem właściciel wysyłał aktualizację bezpośrednio do księgowości. W efekcie, analizując historię zmian w programie Mieszczanin, widziałam absurdalne sytuacje, gdzie ten sam adres e-mail był cyklicznie nadpisywany dwoma wersjami na zmianę, bo systemy nie były ze sobą zintegrowane.

– Czy dopuszcza Pani pracę na innych programach niż Mieszczanin, jeśli klient ma takie życzenie?

W przeszłości podjęłam próbę współpracy z klientami na innych systemach. To było bardzo złe doświadczenie operacyjne i całkowicie się z tego wycofałam. Początkowo zgadzałam się na pracę na oprogramowaniu, które posiadał zarządca. Po dwóch latach wyciągnęłam wnioski – czas realizacji procedur, zwłaszcza tak kluczowych jak rozliczenia mediów, był w programach innych niż Mieszczanin kilkukrotnie dłuższy, a efekty bywały tak niezadowalające, że proces i tak kończył się ręcznym przepisywaniem danych do Excela. Jako firma zewnętrzna nie mogę pozwolić sobie na takie straty efektywności. Dziś, jeśli zgłasza się do nas klient pracujący na innym systemie, odmawiam podjęcia współpracy, chyba że zdecyduje się na migrację danych do programu Mieszczanin.

Dawniej, przy prostych, małych wspólnotach bez podatku VAT, można było prowadzić finanse na uproszczonych systemach lub wręcz w arkuszach kalkulacyjnych. Dzisiaj, przy obecnym tempie pracy i wymaganiach rynku, efektywne zarządzanie finansami bez zaawansowanego systemu zintegrowanego jest po prostu niemożliwe.

– Jak w relacji z zewnętrznym biurem zarządca może mieć pewność, że wiedza i procedury są zawsze aktualne wobec zmieniającego się prawa?

Ta pewność jest dokładnie taka sama, a często nawet większa, niż w przypadku posiadania księgowej na wewnętrznym etacie. Przepisy podatkowe zmieniają się w ostatnich latach niezwykle dynamicznie i nadążanie za nimi wymaga ogromnego nakładu pracy. Dużo czytam, analizuję na bieżąco indywidualne interpretacje skarbowe i regularnie uczestniczę w szkoleniach. Podpisując kontrakt z zarządcą, biorę na siebie pełną odpowiedzialność prawną i finansową za prawidłowość ksiąg, dlatego kwestię edukacji traktuję bezkompromisowo.

Samodzielna księgowa na etacie u zarządcy, jeśli nie ma nad sobą dyrektora finansowego zajmującego się wyłącznie analizą prawną, zazwyczaj nie jest w stanie fizycznie przetworzyć tej liczby zmian. Przeprowadziłam wywiady operacyjne w firmach klientów, pytając zespół o sposoby realizowania zadań. Bardzo często słyszałam odpowiedź: „Pracuję tu od 20 lat i od 20 lat robimy to w ten sposób”. To potężne zagrożenie. Fakt, że dana procedura była poprawna dwie dekady temu, nie oznacza, że jest zgodna z aktualnym stanem prawnym. Podobne podejście, oparte na haśle „zmieniamy przepisy, ale my i tak robimy po staremu”, widziałam też u osób znacznie młodszych stażem. W Levelty kategorycznie odcinamy się od takich praktyk. Śledzimy ryzyka podatkowe i reagujemy na nie natychmiast.

– Czy macie też doświadczenie w obsłudze dużych wspólnot mieszkaniowych lub takich o specyficznych potrzebach? W jakim wymiarze świadczone dla nich usługi różnią się od podstawowych potrzeb zarządców?

Poziom skomplikowania finansowego współczesnych wspólnot mieszkaniowych jest bardzo wysoki. W Levelty specjalizujemy się w obsłudze podmiotów o najwyższym stopniu trudności. Prowadzimy między innymi wspólnotę mieszkaniową, która jest członkiem grupy podatkowej VAT. Ze względu na rzadkość występowania grup VAT w Polsce, nasza wspólnota jest prawdopodobnie jednym z nielicznych takich przypadków w kraju.

Obsługujemy również wiele nieruchomości będących czynnymi podatnikami VAT, które oprócz standardowych procesów, prowadzą na szeroką skalę komercyjny wynajem części wspólnych. Mowa tu na przykład o dzierżawie dachów pod anteny telekomunikacyjne czy terenu wokół budynku. Generuje to ogromną liczbę skomplikowanych operacji gospodarczych. Jeszcze piętnaście lat temu te zjawiska miały charakter marginalny i dotyczyły drobnych kwot – dziś wspólnoty de facto prowadzą rozwiniętą działalność gospodarczą.

W takich realiach zarządca nie ma szans samodzielnie przygotować poprawnej dokumentacji finansowej, a klasyczne biuro rachunkowe polegnie na specyfice rozliczeń. Czasami te operacje wymagają konsultacji z doradcami podatkowymi lub występowania o indywidualne interpretacje do urzędów skarbowych. Musimy też pamiętać o unormowaniach związanych z Krajowym Systemem E-Faktur. Wdrożenie KSeF daje urzędom skarbowym pełny, transparentny wgląd w finanse wspólnot, co nieuchronnie przełoży się na wzrost liczby kontroli.

– Czy Pani klienci mogą liczyć na wsparcie Levelty w przypadku trudnych, wymagających pod względem prawnym czy podatkowym, sytuacji?
Jeśli w mojej pracy pojawia się jakakolwiek wątpliwość interpretacyjna lub dostrzegam ryzyko zakwestionowania danej operacji przez organ podatkowy, natychmiast zgłaszam to zarządcy w formie pisemnej.

Uświadamiam klienta, że fakt, iż urząd skarbowy przez lata nie kontrolował danej praktyki, wynikał jedynie ze specyficznego traktowania wspólnot w przeszłości, ale to podejście właśnie się kończy. Po pisemnym zgłoszeniu problemu wspólnie z zarządcą podejmujemy decyzję o dalszym kierunku działań lub kierujemy zapytanie do radcy podatkowego, aby zapewnić wspólnocie pełne bezpieczeństwo prawne.

– Bardzo dziękuję za rozmowę!

Ten tekst porusza następujące kwestie:

• Model wewnętrzny a outsourcing i problem rotacji kadr
• Korzyści z outsourcingu i specyfika programów IT
• Czy outsourcing oznacza oszczędności finansowe?
• Mity o utracie kontroli i podział licencji
• Monitoring zadłużeń i miękka windykacja

Model wewnętrzny a outsourcing i problem rotacji kadr

– Który model przeważa dzisiaj na rynku: księgowa na etacie wewnątrz struktur firmy zarządzającej czy outsourcing? Z czego to wynika?

Nadal przeważa model księgowości prowadzonej wewnątrz struktur firmy zarządzającej. Wynika to przede wszystkim z wieloletnich przyzwyczajeń – dawniej zewnętrzna księgowość dla wspólnot mieszkaniowych w ogóle nie istniała jako alternatywa.

Obserwuję jednak, że ta perspektywa zaczyna się zmieniać. Głównym powodem jest bardzo duża rotacja pracowników w firmach zarządzających, która z roku na rok przybiera na sile. Dotyczy to zarówno działów zarządzania, jak i działów księgowych. Ta niestabilność kadrowa skłania coraz większą liczbę menedżerów do rozważenia outsourcingu. Mimo to, w ujęciu ogólnym, większość firm wciąż opiera się na wewnętrznych etatach.

– A jak dla porównania wygląda rotacja w Pani firmie?

W Levelty ten problem nas nie dotyczy. Nasz zespół stale się rozwija, a pracownicy od nas nie odchodzą. Jeśli kogoś chwilowo nie ma w pracy, wynika to wyłącznie z naturalnych przyczyn, takich jak urlop czy zwolnienie lekarskie.

Korzyści z outsourcingu i specyfika programów IT

– Jakie są główne korzyści wynikające ze współpracy z zewnętrzną księgową?

Korzyści jest bardzo dużo, a kluczową z nich jest gwarancja ciągłości obsługi. Gdy dedykowany opiekun nieruchomości udaje się na urlop lub choruje, my natychmiast zapewniamy zastępstwo. U nas nie ma sytuacji, w których klient słyszy, że z powodu nieobecności pracownika faktury nie zostaną zapłacone lub zaksięgowane przez dwa tygodnie.

Przez cały czas działa linia telefoniczna dla mieszkańców oraz na bieżąco obsługiwana jest skrzynka mailowa. Właściciele lokali otrzymują odpowiedzi standardowo, bez względu na sytuację kadrową wewnątrz mojego biura. Naturalnie, mogą zdarzyć się wyjątkowo specyficzne tematy, które były na bieżąco uzgadniane wyłącznie między księgowym a zarządcą tuż przed urlopem i nie zdążono sporządzić z nich notatki – wtedy trzeba poczekać na powrót opiekuna. Jednak wszystkie codzienne, standardowe czynności realizujemy bez opóźnień. Na tym polega różnica pomiędzy obsługą przez firmę zewnętrzną, a zatrudniania pracownika do działu księgowego. W firmie zarządzającej, która zatrudnia jedną księgową, jej urlop oznacza całkowity przestój w finansach.

Kolejnym atutem jest nasza wąska specjalizacja w obszarze wspólnot mieszkaniowych; to istotne, ponieważ obecnie rosnące wymagania stawiane przed zarządcami powodują, że znajomość specyfiki działalności wspólnot naprawdę ma praktyczne znaczenie.

– Czy w oparciu o taką specjalizację i wieloletnie doświadczenie możecie zaproponować Waszym klientom jakieś optymalizacje ich firm?

Każda firma zarządzająca mierzy się z innymi wyzwaniami, a pojedynczy pracownik na etacie nie zawsze ma przestrzeń na bieżące dokształcanie się. Nasz zespół robi to nieustannie. Posiadamy duże doświadczenie wyniesione z pracy w strukturach firm o różnej skali – zarówno mniejszych, jak i bardzo dużych podmiotów. Dzięki temu wiemy, jak optymalnie układać procesy, aby przebiegały jak najsprawniej.

Dobrym przykładem jest wdrażanie nowych klientów, z którymi rozpoczynamy współpracę w Chmurze Mieszczanin. Przejmujemy cały proces konfiguracji systemu. Znam go od lat, więc nie potrzebuję już szkoleń, a zarządca nie musi płacić za czas pracownika poświęcony na pełne wdrożenie programu. W ramach długoterminowego kontraktu zakładamy całą bazę i wprowadzamy odpowiednie ustawienia w cenie usługi.

Wielką wartością jest też praca zespołowa. Moi pracownicy współpracowali z wieloma podmiotami i gdy w danej wspólnocie pojawia się nietypowy problem, wspólnie szukamy rozwiązań, bazując na sprawdzonych scenariuszach z innych nieruchomości. Ponadto mam bezpośredni kontakt z księgowymi i szefami działów księgowych w kilku firmach zarządzających, również tych bardzo dużych. Mogę do nich zadzwonić i skonsultować, jak na tym samym oprogramowaniu rozwiązali dany problem. Samodzielna księgowa, która nie ma nad sobą dyrektora finansowego, jest w takich sytuacjach pozostawiona najczęściej sama sobie.

– Czy weryfikuje Pani czasem, z jakimi problemami mierzą się inne księgowe w branży?

Tak, dołączyłam do branżowych grup dla księgowych obsługujących wspólnoty mieszkaniowe. Analizując pojawiające się tam pytania, często jestem zaskoczona, że kwestie będące dla nas codziennym standardem operacyjnym, dla innych stanowią poważny problem.

Czy outsourcing oznacza oszczędności finansowe?

– Argumentem za zewnętrznym biurem bywają czasem oszczędności finansowe. Czy to prawda, że outsourcing oznacza niższe koszty dla zarządcy?

Zarządcy często zakładają, że oddelegowanie księgowości na zewnątrz automatycznie obniży koszty. Mówię wtedy wprost: taniej nie będzie, ale będzie lepiej.

Dlaczego koszty nie spadną drastycznie? Jeśli w firmie zarządzającej procesy przebiegają prawidłowo, a dany zasób nieruchomości obsługują dwie etatowe księgowe, których czas pracy jest w pełni efektywnie zagospodarowany, to liczba roboczogodzin potrzebna na rzetelną obsługę tych budynków pozostanie taka sama. Jako biuro zewnętrzne możemy pewne procedury uprościć lub zautomatyzować, ale nakład pracy i liczba potrzebnych etatów w obu modelach będą bardzo zbliżone.

– Czyli istnieją sytuacje, w których da się jednak zauważyć oszczędność na etatach?

Tak, zdarzają się firmy, w których po przeprowadzeniu analizy dostrzegam możliwość optymalizacji. Jeśli dany zasób obsługują cztery księgowe, a ja wiem, że po odpowiednim ułożeniu procedur systemowych możemy zamknąć te zadania w dwóch etatach, wtedy zarządca zyskuje realną oszczędność finansową.

Porównując koszty, zarządcy rzadko jednak biorą pod uwagę całkowite wydatki okołopracownicze. Ja, kalkulując cenę naszej usługi, muszę uwzględnić wszystko: stanowisko pracy, sprzęt komputerowy, licencje na oprogramowanie biurowe i antywirusowe, a nawet wydatki na zaplecze socjalne. Do tego dochodzi marża biura oraz koszt ryzyka i odpowiedzialności, jaką na siebie bierzemy.

– Jak więc podsumowałaby Pani kwestię kosztów?

Jeżeli procesy wewnętrzne u zarządcy były zoptymalizowane i nie da się zmniejszyć liczby etatów, to proste porównanie kosztów pensji do faktury za outsourcing wykaże, że usługa zewnętrzna jest droższa. Wynika to z faktu, że w cenie muszę uwzględnić zabezpieczenie ciągłości procesów.

Gdy nasza księgowa idzie na urlop, ja nadal opłacam jej etat, a zadania musi przejąć inny pracownik, któremu również płacę. Usługa staje się finansowo opłacalna lub porównywalna tylko wtedy, gdy zastane procedury klienta są na tyle nieefektywne, że nasza optymalizacja pozwala zredukować liczbę osób potrzebnych do pracy. Dlatego bezpośrednie zestawianie samej pensji pracownika z wyceną biura rachunkowego jest błędem.

Mity o utracie kontroli i podział licencji

– Czy spotkała się Pani z jakimś mitem dotyczącym współpracy z zewnętrzną księgową?
Najbardziej wyrazistym mitem jest obawa zarządców przed utratą kontroli nad finansami po przekazaniu ich firmie zewnętrznej. Opublikowałam niedawno post na ten temat na LinkedInie, ponieważ uważam to przekonanie za zupełnie bezzasadne.

Zastanówmy się, jaką realną kontrolę ma zarządca nad wewnętrzną księgową siedzącą w biurze za ścianą? Firmy zarządzające są zazwyczaj prowadzone przez menedżerów nieruchomości, a nie przez finansistów. Nie mając specjalistycznej wiedzy, tacy szefowie w stu procentach polegają na zapewnieniach swojego pracownika. Fizyczna obecność na etacie nie gwarantuje żadnej weryfikacji. Dlaczego zatem przeniesienie procesów na zewnątrz miałoby tę kontrolę osłabić? Przy odpowiednich narzędziach jest wręcz odwrotnie.

– A czy klient musi mieć program należący do biura rachunkowego, czy może być to program Waszego klienta?

Jeżeli natomiast obsługujemy zarządy właścicielskie lub mniejszych zarządców, którzy prowadzą pojedyncze nieruchomości i zakup własnego oprogramowania jest dla nich nieopłacalny, udostępniamy im pracę na naszej licencji chmurowej. Niezależnie od wybranego wariantu, bezwzględnym fundamentem współpracy jest dla nas wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów. Bez cyfrowego obiegu faktur nie wyobrażam sobie nowoczesnej pracy księgowej.

Monitoring zadłużeń i miękka windykacja

– Kto w modelu outsourcingowym powinien odpowiadać za monitoring zadłużeń i wysyłkę upomnień – księgowa czy zarządca?
W mojej ocenie w tym obszarze nie ma konfliktów. Uważam, że monitoring zadłużeń leży po stronie księgowości, a nie zarządcy. To księgowa ma bieżący wgląd w księgi, to ona potrafi precyzyjnie przeanalizować i wytłumaczyć właścicielowi każdą pozycję w saldzie oraz wskazać, z czego dokładnie wynika zaległość. Oczywiście, jeśli zarządca ma takie życzenie i chce ten proces realizować samodzielnie, bez udziału biura, szanujemy tę decyzję i wyłączamy te czynności z naszego zakresu.

– Rozumiem, że większość Pani klientów zleca to jednak Wam?
Tak, standardowo prowadzimy miękką windykację, czyli generowanie upomnień i wezwań do zapłaty w ramach umowy. Częstotliwość tych działań ustalamy indywidualnie z każdym klientem – może to odbywać się na przykład co miesiąc, co dwa miesiące, raz na kwartał. Zarządcy doskonale znają specyfikę swojego zasobu i wiedzą, jak dużym problemem są u nich dłużnicy. Dostosowujemy harmonogram do ich potrzeb, ale w praktyce nie mam ani jednej umowy, która wykluczałaby te czynności z zakresu naszych obowiązków.

– Bardzo dziękuję za rozmowę!

 
W naszym artykule omawiamy następujące raporty i zestawienia:

• Zawiadomienie o opłatach
• Kartoteka księgowa lokali właściciela / najemcy
• Wezwanie do zapłaty
• Zawiadomienie o rozliczeniu opłat za media
• Rejestr sprzedaży VAT
• Analiza kont kalkulacji wraz z dokumentami
• Statystyka lokali
• Rejestr osób

Zawiadomienie o opłatach

To jedno z najczęściej wykorzystywanych zestawień przez naszych klientów. Jego główną zaletą jest elastyczność i wygoda przygotowania. Jako zarządca możesz zdecydować, czy generujesz dokumenty dla jednej wspólnoty, wybranego budynku w spółdzielni, grupy nieruchomości, czy dla całego zarządzanego zasobu.

Dodatkowo program Mieszczanin pozwala na precyzyjne wyselekcjonowanie konkretnych właścicieli lub lokatorów. Jest to nieocenione na przykład w sytuacjach, gdy w trakcie miesiąca dochodzi do zmiany właściciela lokalu. Wskazujesz wtedy, że zawiadomienie ma trafić zarówno do poprzedniego, jak i nowego mieszkańca. Co ważne, program automatycznie przeliczy opłaty proporcjonalnie co do dnia – nie musisz robić tego ręcznie w arkuszu kalkulacyjnym.

Praca na zawiadomieniach opiera się o intuicyjny system szablonów. Samodzielnie określasz miesiąc, treść nagłówka, opis opłaty oraz komentarz czy stopkę. Wszystkie modyfikacje wykonujesz samodzielnie w programie, pod warunkiem posiadania odpowiednich uprawnień. Nie potrzebujesz asysty dostawcy systemu, aby na przykład stworzyć dedykowany, elegancki szablon wydruku dla nieruchomości o podwyższonym standardzie. Zawiadomienie możesz przygotować na swoim papierze firmowym, wraz z logotypem, pieczątką lub podpisem w formie faksymile. Jeśli część Twoich mieszkańców nadal opłaca rachunki na poczcie, możesz dołączyć tradycyjny blankiet wpłaty.

Jeśli istnieje osoba, która posiada w Twoich zasobach kilka mieszkań, program daje możliwość wydruku w dwóch wariantach:

 
Co ważne, program Mieszczanin pozwala „zaszyć” w zawiadomieniu dodatkowe, cenne informacje:

Kluczowym elementem ułatwiającym pracę jest funkcja „Drukuj więcej”. Dzięki niej z poziomu jednej czynności możesz połączyć tworzenie zawiadomienia o opłatach z innymi dokumentami – np. z kartoteką księgową lub rozliczeniem mediów. Program automatycznie pokolejkuje wydruki. Oznacza to, że z drukarki wychodzi komplet trzech dokumentów dla mieszkańca A, następnie komplet dla mieszkańca B, itd. Zarządca jedynie pakuje gotowe arkusze do kopert.

Wszystkie te dokumenty możesz jednym kliknięciem wysłać masowo na adresy e-mail mieszkańców lub bezpośrednio do e-kartoteki jako pliki PDF. Wysyłka mailowa odbywa się w tle – system wysyła wiadomości, a Ty możesz nieprzerwanie pracować w programie, np. sprawdzając saldo mieszkańca, który właśnie zadzwonił. Program sam rozpozna (na podstawie oznaczeń w kartotece kontaktu), kto preferuje e-mail, a dla kogo należy przygotować tradycyjny wydruk.

Dodatkowo system wyposażony jest w przycisk „Pomoc”, ukierunkowany na wyjaśnienie zaawansowanych funkcji zestawienia.

Kartoteka księgowa lokali właściciela / najemcy

Zawiadomienie o opłatach to dokument podstawowy, jednak część mieszkańców chce dokładnie wiedzieć, co dzieje się na ich kontach rozliczeniowych. Do tego służy kartoteka księgowa lokalu.

Dostęp do niej jest niezwykle prosty. Wchodząc w konkretny zasób, w zakładce stanów kont wybierasz konkretnego mieszkańca i prawym klawiszem myszy generujesz jego kartotekę. Dokument ten charakteryzuje się wyjątkową czytelnością. Zawiera:

Jeśli zarządzasz obiektem o skomplikowanej strukturze finansowej, możesz włączyć opcję prezentacji łącznej, wraz z podziałem na poszczególne konta (np. wyodrębniając fundusz remontowy).

Ogromnym ułatwieniem w codziennej pracy jest automatyczne archiwizowanie wysłanych dokumentów. Każda wysyłka kartoteki lub zawiadomienia drogą mailową tworzy w systemie tzw. notatkę. Zarządca, bez konieczności logowania się na zewnętrzny serwer pocztowy, widzi bezpośrednio pod profilem mieszkańca dokładną datę, godzinę, treść oraz załącznik wiadomości, która została do niego wysłana. To niezastąpione narzędzie w przypadku ewentualnych sporów.

Wezwanie do zapłaty

Skuteczna windykacja to fundament płynności finansowej każdej nieruchomości. Program Mieszczanin częściowo automatyzuje ten proces i ułatwia go na każdym etapie – od wykrycia dłużnika po twarde działania prawne.

Wygodny mechanizm pozwala na wyszukiwanie dłużników nie tylko w obrębie jednego zasobu, ale we wszystkich zarządzanych przez Ciebie nieruchomościach jednocześnie. Samodzielnie definiujesz kryteria odcięcia, na przykład:

Program generuje czytelną listę, na której obok siebie widzisz wymiar stałej opłaty miesięcznej oraz realną wartość zaległości. Przed wygenerowaniem oficjalnego pisma, system pozwala na przeprowadzenie tzw. miękkiej windykacji. Jednym kliknięciem możesz wysłać masowe wiadomości SMS do osób z listy dłużników. System automatycznie pobiera bieżące saldo bezpośrednio z modułu księgowości. Nie musisz niczego ręcznie przepisywać ani sprawdzać – mieszkaniec otrzymuje na telefon komórkowy w 100% aktualną informację o stanie zadłużenia.

Jeśli przypomnienie SMS nie poskutkuje, program umożliwia wygenerowanie oficjalnego wezwania do zapłaty (wraz z opcją doliczenia kosztów samego wezwania). Możesz swobodnie spersonalizować ten dokument:

Wezwanie w sposób bardzo szczegółowy i czytelny (część pozycji wyróżniono kolorem czerwonym) przedstawia mechanizm powstania długu. Pokazuje m.in. niepełne wpłaty, liczbę dni zwłoki, zastosowaną stopę procentową oraz naliczone odsetki przypisane do konkretnego dokumentu księgowego. Dokument można wysłać tradycyjnie, mailem lub bezpośrednio do e-kartoteki.

Wysyłając wezwanie, system odnotowuje ten fakt w kartotece dłużnika. Dzięki temu precyzyjnie kontrolujesz etap sprawy i nie ryzykujesz pracy na zawodnych arkuszach Excel, co przy setkach lokali bywa paraliżujące.

Zawiadomienie o rozliczeniu opłat za media

Rozliczenie mediów (wody, ciepła, gazu czy energii) bywa newralgicznym punktem na linii zarządca–mieszkaniec. Program Mieszczanin został zaprojektowany tak, aby bez problemu odzwierciedlić zapisy każdego, nawet najbardziej skomplikowanego regulaminu rozliczeń danego zasobu.

Nasz system nie opiera się na sztywnych, zamkniętych schematach. Zamiast zmuszać np. wspólnotę do dostosowywania regulaminu do ograniczeń oprogramowania, to program dopasowuje się do niej. Za pomocą zaawansowanych formuł system idealnie obsługuje specyficzne podziały niedoborów czy uchybów (np. rozliczanie różnic wskazań licznika głównego i liczników lokalowych według liczby osób, bądź proporcjonalnie do zużycia). Formuły te doskonale sprawdzają się również w trudnym logistycznie okresie deweloperskim. Co warte podkreślenia, nasz klient po odpowiednim przeszkoleniu wdrożeniowym może modyfikować te parametry samodzielnie.

Dodatkowo system Mieszczanin obsługuje lokale o skomplikowanej strukturze własnościowej. Program dzieli koszty i zużycie mediów zgodnie z udziałami poszczególnych współwłaścicieli. Nie musisz tworzyć sztucznych lokali, co jest uciążliwą praktyką w innych rozwiązaniach IT.

Oczywiście system Mieszczanin jest także zgodny z bieżącymi przepisami prawa; przykładowo, przy rozliczaniu centralnego ogrzewania system obsługuje zaawansowane parametry, takie jak współczynniki redukcyjne LAF (współczynniki wyrównawcze ze względu na położenie lokalu w bryle budynku). Ponadto prezentacja danych jest w pełni dostosowana do aktualnych rozporządzeń Ministerstwa Klimatu i Środowiska (MKiŚ).

Przed ostatecznym wygenerowaniem i wysłaniem zawiadomień do mieszkańców, zarządca ma dostęp do analizy zużycia mediów. Pozwala ona zestawić dane z węzła zbiorczego (całego budynku) z sumą zużycia w lokalach. Dzięki temu masz absolutną pewność, że wysyłasz bezbłędne dane.

Co niezwykle istotne w praktyce zarządcy: jeśli w wyniku błędnie podanego odczytu (np. przy tradycyjnym spisie ręcznym) musisz dokonać korekty, Mieszczanin nie zmusza Cię do ponownego przeliczania całego budynku. Możesz wygenerować korektę rozliczenia mediów wyłącznie dla tego jednego, konkretnego lokalu, zachowując nienaruszone dane u pozostałych sąsiadów.

Przeczytaj także: Rozliczanie mediów we wspólnocie mieszkaniowej

Rejestr sprzedaży VAT

To kluczowe zestawienie o charakterze stricte księgowym, stanowiące fundament weryfikacji podatkowej firmy zarządzającej lub nieruchomości (jeśli jest płatnikiem VAT). Jest to uporządkowany wykaz wszystkich dokumentów sprzedażowych podlegających opodatkowaniu.

W systemie Mieszczanin rejestr ten pełni trzy kluczowe funkcje:

Analiza kont kalkulacji wraz z dokumentami

To zaawansowane narzędzie analityczne, po które zarządcy i księgowi sięgają najczęściej podczas badania struktury przychodów oraz kosztów nieruchomości. Jego unikalność opiera się na dwóch autorskich rozwiązaniach systemu Mieszczanin:

W tradycyjnej księgowości, aby zderzyć ze sobą koszty i przychody, księgowy musi zestawić ze sobą dwa osobne konta. W naszym systemie wprowadziliśmy konta pozabilansowe ewidencji na nieruchomości. Działa to w prosty sposób: na jednym koncie, po stronie Wn (Winien) dekretowane są koszty, a po stronie Ma – przychody. Jeden rzut oka na konto pozwala ocenić wynik finansowy danego obszaru.

Zestawienie pozwala na analizę finansów w bardzo szerokim przekroju. Możesz badać sytuację na trzech poziomach szczegółowości:

Czasami konta analityczne bywają wielopoziomowe (np. poziom pierwszy definiuje nieruchomość, poziom drugi – rodzaj lokalu). Dlatego raport ten posiada unikalną funkcję wyliczania sum częściowych w oparciu o szablony kont. Nawet jeśli w planie kont nie istnieje fizyczne konto zbiorcze dla danej grupy, system potrafi dynamicznie zagregować te kwoty do poziomu wskazanego przez użytkownika.

Zestawienie to jest niezastąpione przy zamykaniu miesiąca, rozliczaniu kosztów rocznych oraz w sytuacjach poszukiwania konkretnej kwoty (na przykład, gdy nie znamy numeru dokumentu księgowego, z którego ona wynika).

Statystyka lokali

Jest to narzędzie funkcjonujące w ramach modułów Nieruchomości-Członkowie-Wkłady oraz SŁONie. Ten raport jest dedykowany do generowania zestawień zbiorczych o budynkach i lokalach w trzech obszarach:

Dane te mogą być filtrowane i prezentowane w dwóch kluczowych przekrojach strukturalnych:

Raport generuje dane na różnym poziomie szczegółowości – od ogólnego podsumowania nieruchomości, aż po szczegółową listę, gdzie każdy lokal jest wymieniony imiennie pod kątem lokatorów, wraz z przypisanym statusem prawnym. Statystyka ta stanowi kluczowe wsparcie podczas przygotowywania sprawozdań na walne zgromadzenia spółdzielni, na potrzeby badania lustracyjnego spółdzielni oraz przy wypełnianiu obowiązkowych sprawozdań dla GUS (Głównego Urzędu Statystycznego).

Rejestr osób

Ostatnie z kluczowych zestawień to narzędzie z modułu Nieruchomości-Członkowie-Wkłady, stworzone z myślą o specyfice działalności spółdzielni mieszkaniowych. Jego elastyczność pozwala na wszechstronne wykorzystanie weryfikacyjne:

Najważniejsze informacje:

Zarządzanie nieruchomością to nie tylko dbanie o bieżący porządek, ale przede wszystkim planowanie przyszłości budynku. Kluczowym narzędziem, które pozwala utrzymać obiekt w należytym stanie technicznym, jest fundusz remontowy. Dla zarządcy to gwarancja płynności inwestycyjnej, a dla właścicieli lokali – zabezpieczenie przed nagłymi, wysokimi kosztami awarii.

Prawidłowe rozliczenie fundusz remontowego we wspólnocie opiera się na sporządzeniu przez zarząd rocznego sprawozdania finansowego, które następnie musi zostać zatwierdzone przez właścicieli w drodze uchwały. Warto pamiętać, że choć wpłaty stanowią przychód, to dochód z gospodarki zasobami mieszkaniowymi (GZM) korzysta ze zwolnienia z podatku CIT. Co więcej, w przypadku budynków wpisanych do rejestru zabytków, wpłaty na fundusz remontowy wspólnoty mieszkaniowej można odliczyć od podatku dochodowego (PIT), o ile spełnione zostaną rygorystyczne wymogi dokumentacyjne.

Z naszego wpisu dowiesz się:

• Jak utworzyć fundusz remontowy we wspólnocie mieszkaniowej?
• Jak prawidłowo ustalić wysokość zaliczek na fundusz remontowy?
• Co można sfinansować ze środków funduszu remontowego?
• Jak prowadzić ewidencję księgową i rozliczać wpłaty właścicieli?
• Jak rozliczyć fundusz remontowy pod kątem podatkowym?
• Czy zaliczki na fundusz remontowy podlegają zwrotowi przy sprzedaży lokalu?

Jak utworzyć fundusz remontowy we wspólnocie mieszkaniowej?

Choć pojęcie to na stałe wpisało się w słownik branżowy, warto wiedzieć, że Ustawa o własności lokali nie posługuje się wprost terminem „fundusz remontowy”. Jest on tworzony jako fundusz celowy, a jego powołanie stanowi czynność przekraczającą zakres zwykłego zarządu. Oznacza to, że niezbędna jest uchwała właścicieli lokali w przypadku dużych wspólnot.

Sposób podejmowania decyzji zależy bowiem od wielkości jednostki:

Aby zapewnić pełną przejrzystość, środki powinny być gromadzone przez dedykowany rachunek bankowy wspólnoty. Taka separacja kapitału od bieżących opłat eksploatacyjnych ułatwia kontrolę wydatków i planowanie długofalowych prac. Pamiętaj, że każda uchwała wspólnoty w tym zakresie musi być precyzyjna, by nie budziła wątpliwości prawnych.

Dowiedz się: Czym są uchwały wspólnoty mieszkaniowej?, Na czym polega zarządzanie wspólnotą mieszkaniową? oraz Jak budować relacje we wspólnocie mieszkaniowej?

Jak prawidłowo ustalić wysokość zaliczek na fundusz remontowy?

Część zarządców popełnia błąd, ustalając składki wyłącznie w oparciu o metraż mieszkania. Zgodnie z art. 12 ust. 2 ustawy o własności lokali, właściciele lokali uczestniczą w kosztach w stosunku do swojego udziału w nieruchomości wspólnej. Naliczanie składki wyłącznie od powierzchni użytkowej lokalu jest niezgodne z prawem – potwierdził to Sąd Apelacyjny w Warszawie w wyroku z 6 lipca 2021 r. (sygn. V ACa 355/21). Jedynym dopuszczalnym punktem wyjścia jest udział w nieruchomości wspólnej ujawniony w księdze wieczystej. Przeliczenie na stawkę za metr kwadratowy jest akceptowalne tylko wówczas, gdy udziały zostały wyliczone ściśle w stosunku do powierzchni użytkowej lokali, co w praktyce nie zawsze zachodzi.

Każda składka na fundusz remontowy jest zatwierdzana poprzez uchwałę o wysokości zaliczek, która stanowi integralną część rocznego dokumentu, jakim jest plan gospodarczy. Systematyczne wpłacanie zaliczki na koszty zarządu pozwala uniknąć konieczności jednorazowych, wysokich obciążeń finansowych. Dobrze przygotowany plan finansowy to fundament stabilności każdej wspólnoty, zwłaszcza gdy pod uwagę brana jest realna powierzchnia użytkowa lokalu.

Co można sfinansować ze środków funduszu remontowego?

Środki te mają charakter ściśle celowy. Ich przeznaczeniem jest nieruchomość wspólna, a nie prywatne przestrzenie lokatorów. Prawidłowe finansowanie remontów powinno obejmować:

Pieniądze te nie mogą pokrywać kosztów takich jak bieżąca konserwacja (np. wymiana żarówek) ani inne operacyjne koszty utrzymania nieruchomości. Każda większa inwestycja budowlana musi być poparta osobną uchwałą akceptującą konkretne koszty remontowe oraz wykonawcę, co tworzy spójny plan remontów.

Jak prowadzić ewidencję księgową i rozliczać wpłaty właścicieli?

Wspólnoty mieszkaniowe zazwyczaj prowadzą uproszczoną rachunkowość. Kluczowa jest tu ewidencja analityczna, która pozwala przypisać każdą wpłatę do konkretnego lokalu i właściciela.

W profesjonalnej księgowości wspólnoty fundusz remontowy ewidencjonuje się na kontach funduszy specjalnych (pasywnych). Z kolei rozrachunki z właścicielami i bieżąca dokumentacja wpłat są prowadzone na kontach rozrachunkowych, zgodnie z przyjętym planem kont. Dzięki temu zarząd wspólnoty może w każdej chwili sprawdzić saldo funduszu.

Obowiązki zarządcy obejmują takie obszary jak:

Właściwie prowadzone rozliczenia finansowe zapewniają transparentność finansową i ułatwiają coroczne rozliczenie zaliczek.

Przeczytaj także: Jak prowadzić księgowość we wspólnocie mieszkaniowej?

Jak rozliczyć fundusz remontowy pod kątem podatkowym?

W kwestii podatku CIT (podatek dochodowy od osób prawnych), wpłaty na fundusz remontowy stanowią przychód zwolniony z opodatkowania, o ile środki zostaną przeznaczone na gospodarkę zasobami mieszkaniowymi.

Dla osób fizycznych (właścicieli) atrakcyjna jest ulga na zabytki (PIT), wprowadzona w ramach programu „Pałacyk+”. Jednak od 2023 r. zakres ulgi uległ zawężeniu. Ulga przysługuje właścicielom lub współwłaścicielom zabytku nieruchomego wpisanego do rejestru zabytków lub znajdującego się w ewidencji zabytków, a nie tylko w rejestrze, jak mogłoby sugerować potoczne rozumienie przepisu.

Aby poprawnie wykonać rozliczenie podatkowe, właściciel musi posiadać:

Czy zaliczki na fundusz remontowy podlegają zwrotowi przy sprzedaży lokalu?

Zgodnie z ugruntowanym orzecznictwem, wpłacone zaliczki stają się składnikiem majątku wspólnoty i nie podlegają zwrotowi w momencie, gdy następuje zbycie lokalu. Środki te nie są traktowane jako osobista własność właściciela lokalu, lecz jako wspólny kapitał remontowy.

Sprzedaż lokalu sprawia, że dotychczasowy właściciel traci prawo do zgromadzonych funduszy na rzecz nabywcy. Jakakolwiek nadwyżka środków przypisana do lokalu pozostaje w zasobach wspólnoty. Ewentualne rozliczenie kosztów z tego tytułu powinien przeprowadzić współwłaściciel bezpośrednio ze sprzedającym.

Ten tekst porusza następujące kwestie:

• Kim jest „trudny mieszkaniec” i od czego zacząć?
• Aktywne słuchanie jako fundament trudnych rozmów
• Pisemna komunikacja z mieszkańcem – kiedy i jak ją stosować?
• Jak dokumentować trudne sytuacje, żeby się zabezpieczyć?
• Narzędzia IT, które zdejmują ciężar bezpośrednich interwencji
• Zebranie wspólnoty zmienia się w kłótnię – jak przejąć kontrolę?
• Jak ograniczyć bezpośredni kontakt z roszczeniowym mieszkańcem?
• Mieszkaniec kwestionuje naliczenia – jak szybko pokazać, skąd wzięła się kwota?
• Zaległości w opłatach i brak reakcji – jak zautomatyzować wysyłkę wezwań?

Kim jest „trudny mieszkaniec” i od czego zacząć?

Zanim przejdziemy do konkretnych porad, warto zatrzymać się na chwilę przy samym pojęciu. „Trudny mieszkaniec” to w praktyce zarządcy zbiorczy termin dla bardzo różnych sytuacji: właściciela lokalu we wspólnocie mieszkaniowej, który regularnie blokuje uchwały, lokatora w spółdzielni, który miesiącami zalega z opłatami i ignoruje wezwania, najemcy w zasobach TBS lub SIM, który zgłasza usterki kilka razy dziennie i nie jest zadowolony z żadnej odpowiedzi, albo osoby, która po prostu głośno wyraża frustrację wobec decyzji zarządu lub zarządcy. Każda z tych sytuacji wymaga nieco innego podejścia, ale wszystkie łączy jedno: silne emocje.

Zmiana perspektywy polega na tym, żeby zamiast myśleć „ten człowiek jest trudny”, spróbować odpowiedzieć na pytanie: „dlaczego ta osoba jest niezadowolona i czy mam na to realny wpływ?”. Często okazuje się, że za agresywnym tonem stoi uzasadniona frustracja – brak informacji o planowanych pracach remontowych, niezrozumiała pozycja na rozliczeniu, niepotwierdzona wpłata. To nie zmienia faktu, że pewne zachowania są nieakceptowalne i wymagają asertywnej reakcji. Zmienia jednak punkt wyjścia do rozmowy – a to przekłada się na jej wynik.

Warto jednak pamiętać, że komunikacja z trudnymi mieszkańcami rzadko sprowadza się do jednego magicznego zabiegu. To praca systemowa: dobre procedury, konsekwentna dokumentacja, przejrzyste rozliczenia i narzędzia, które ograniczają przestrzeń do nieporozumień. Zarządca, który ma dobrze poukładane wszystkie te elementy, nie eliminuje trudnych sytuacji – ale radzi sobie z nimi szybciej, z mniejszym stresem i z lepszą ochroną prawną.

Aktywne słuchanie jako fundament trudnych rozmów

Aktywne słuchanie to jedna z najskuteczniejszych technik rozładowywania napięcia w trudnych rozmowach. Polega na tym, żeby naprawdę zrozumieć, co i dlaczego druga strona chce zakomunikować. W praktyce oznacza to:

Dla zarządcy wspólnoty mieszkaniowej czy administratora w spółdzielni mieszkaniowej to podejście ma jeszcze jeden wymiar praktyczny. Właściciel lokalu, który czuje, że został wysłuchany, rzadziej eskaluje spór do poziomu formalnej skargi czy powództwa sądowego. Lokal jest dla niego często jednym z najważniejszych aktywów życiowych i emocjonalnie ważną przestrzenią.

Traktowanie jego obaw z należytą powagą – nawet jeśli ostatecznie odpowiedź jest odmowna – buduje zaufanie do zarządcy jako profesjonalisty i często kończy sprawę na etapie rozmowy, zanim stanie się problemem wymagającym interwencji prawnej.

Pisemna komunikacja z mieszkańcem – kiedy i jak ją stosować?

Rozmowa telefoniczna czy bezpośrednia jest wygodna i szybka, ale w trudnych sprawach bardzo często okazuje się niewystarczająca. Problem polega na tym, że po takiej rozmowie każda ze stron może mieć inne wspomnienie jej przebiegu, ustaleń i zobowiązań. Dlatego w sytuacjach spornych, a także w tych, które mogą przerodzić się w spór, pisemna forma komunikacji jest podstawą bezpieczeństwa zarządcy.

Pismo należy stosować zawsze wtedy, gdy:

Jak dokumentować trudne sytuacje, żeby się zabezpieczyć?

Dokumentacja trudnych sytuacji to temat, który wielu zarządców bagatelizuje – dopóki nie okazuje się, że opis sprawy lub zdjęcia są kluczowym dowodem w sporze sądowym lub postępowaniu przed organami nadzoru budowlanego. Zasada jest prosta: jeśli nie ma śladu w dokumentacji, zdarzenie dla celów dowodowych nie istnieje. Dotyczy to zarówno zgłoszeń usterek, jak i wezwań do zapłaty, zawiadomień o zebraniach, reklamacji, a nawet agresywnych rozmów telefonicznych.

Minimalna dokumentacja, jaką warto prowadzić w każdej trudnej sprawie, to: data i opis zdarzenia lub rozmowy, forma kontaktu (telefon, e-mail, osobiste spotkanie), treść ustaleń lub odpowiedzi udzielonej mieszkańcowi, informacja o tym, czy i kiedy zostało wysłane pismo lub wiadomość elektroniczna.

W programie Mieszczanin historia korespondencji, zgłoszeń i działań windykacyjnych jest rejestrowana w systemie, dzięki czemu w dowolnym momencie można odtworzyć chronologię wydarzeń dla konkretnego lokalu – bez przeszukiwania segregatorów i skrzynek mailowych. To szczególnie ważne przy zarządzaniu dużymi zasobami, gdzie prowadzenie papierowej historii każdej sprawy jest po prostu niemożliwe.

Narzędzia IT, które zdejmują ciężar bezpośrednich interwencji

Część konfliktów między zarządcą a mieszkańcem wynika nie ze złej woli którejś ze stron, ale z braku dostępu do informacji. Właściciel lokalu dzwoni, bo nie wie, kiedy odbędzie się zebranie. Lokator w spółdzielni przychodzi do biura, bo nie rozumie, dlaczego jego opłata eksploatacyjna wzrosła. Najemca w TBS wysyła agresywne e-maile, bo od tygodnia nie otrzymał odpowiedzi na zgłoszenie usterki. W każdym z tych przypadków problemem nie jest zły mieszkaniec – problemem jest luka informacyjna, którą da się zapełnić technologicznie.

Nowoczesne oprogramowanie do zarządzania nieruchomościami pozwala znacznie ograniczyć liczbę trudnych kontaktów poprzez proaktywne dostarczanie informacji. W systemie Mieszczanin zarządca ma możliwość wysyłania masowych powiadomień SMS lub e-mail do mieszkańców – np. o planowanych przerwach w dostawie mediów, terminach odczytów liczników czy datach zebrań.

Aplikacja e-kartoteka daje z kolei mieszkańcom bieżący dostęp do ich kartoteki finansowej, historii wpłat i dokumentów związanych z nieruchomością przez smartfon lub przeglądarkę, bez konieczności osobistego lub telefonicznego kontaktu z biurem zarządcy.

Zebranie wspólnoty zmienia się w kłótnię – jak przejąć kontrolę?

Zebranie właścicieli lokali we wspólnocie mieszkaniowej to jedna z najtrudniejszych sytuacji, z którymi mierzy się zarządca. Kilkanaście lub kilkadziesiąt osób, często z różnymi i sprzecznymi interesami, w jednym pomieszczeniu, przy agendzie, która niemal zawsze dotyka kwestii finansowych lub inwestycyjnych. Jeden głośny, zdecydowany właściciel może łatwo zdominować spotkanie i uniemożliwić merytoryczną dyskusję.

Kluczem do zachowania kontroli jest przygotowanie, nie improwizacja. Po pierwsze: wyślij porządek obrad z odpowiednim wyprzedzeniem, tak aby właściciele mogli zapoznać się z materiałami przed zebraniem – nie na sali, w biegu. Po drugie: trzymaj się agendy, grzecznie, ale konsekwentnie. Po trzecie: w przypadku głosowania nad uchwałami rozważ przeprowadzenie go przez e-kartotekę Mieszczanin – system automatycznie zbiera głosy, identyfikuje głosujących i sumuje wyniki, co eliminuje spory o to, „kto i jak głosował”. Transparentny proces głosowania znacząco obniża temperaturę po zebraniu, bo trudno kwestionować wynik, który jest widoczny dla wszystkich uczestników w czasie rzeczywistym.

Jak ograniczyć bezpośredni kontakt z roszczeniowym mieszkańcem?

Nie każda sprawa wymaga rozmowy twarzą w twarz ani nawet telefonicznej. Zarządca, który jest dostępny dla każdego mieszkańca o każdej porze i w każdej formie, szybko staje się zakładnikiem najbardziej wytrwałych skarżących. Tymczasem wiele spraw można skutecznie załatwić bez bezpośredniego kontaktu – i dla obu stron jest to korzystniejsze rozwiązanie.

Wdrożenie e-kartoteki Mieszczanin jako oficjalnego kanału kontaktu pozwala ustandaryzować komunikację: mieszkaniec zgłasza sprawę przez aplikację, zarządca odpowiada pisemnie, cała korespondencja zostaje zachowana w historii lokalu. Mieszkaniec ma dostęp do swoich naliczeń, historii wpłat, uchwał i ogłoszeń bez konieczności dzwonienia lub wizyty w biurze. Zgłoszenia usterek trafiają do systemu i można śledzić ich status. Dla zarządcy to nie tylko oszczędność czasu, ale też formalna ochrona – każda wiadomość i odpowiedź są datowane i przypisane do konkretnego lokalu.

Dodatkowo, w przypadku mieszkańców, którzy nie wyrazili zgodę na kontakt elektroniczny, program Mieszczanin pomaga w efektywnym przygotowaniu korespondencji drukowanej. System automatycznie sortuje dokumenty, układając je pod względem adresatów. Dzięki temu zaoszczędzasz czas i masz pewność, że nie dojdzie do pomyłki w grupowaniu poszczególnych kartek.

Mieszkaniec kwestionuje naliczenia – jak szybko pokazać, skąd wzięła się kwota?

Spory o naliczenia to najczęstszy powód trudnych rozmów między mieszkańcem a zarządcą. W efekcie nieporozumień ważne staje się pytanie: jak szybko i przejrzyście wyjaśnić mechanizm naliczenia?

Odpowiedź jest prosta: najszybciej i najskuteczniej zrobi to ten, kto ma wszystkie dane pod ręką i może je natychmiast pokazać. W programie Mieszczanin kartoteka lokalu zawiera historię wszystkich naliczeń, wpłat i korekt. Zarządca może w kilka sekund wyświetlić, kiedy i na jakiej podstawie zmieniono stawkę, jakie dokumenty podjęto w zarządzie lub na zebraniu właścicieli oraz jak wyliczono konkretną kwotę. Mieszkaniec, który widzi pełną, przejrzystą historię rozliczeń – czy to podczas rozmowy w biurze, czy samodzielnie w e-kartotece – ma znacznie mniejszą przestrzeń do kwestionowania naliczeń bez merytorycznego uzasadnienia. Aplikacja staje się więc narzędziem ochrony przed bezpodstawnymi roszczeniami.

Zaległości w opłatach i brak reakcji – jak zautomatyzować wysyłkę wezwań?

Zaległości w opłatach to problem dla zarządców. Ręczne śledzenie, kto i ile zalega, przygotowywanie pism, wysyłka – to praca, która pochłania godziny i jest podatna na błędy. Co gorsza, wezwanie wysłane zbyt późno lub niekonsekwentnie stosowana procedura windykacyjna osłabia pozycję prawną wspólnoty, spółdzielni mieszkaniowej, SIM lub TBS w ewentualnym postępowaniu sądowym.

W programie Mieszczanin moduł windykacyjny pozwala zautomatyzować ten proces. System identyfikuje lokale z zaległościami zgodnie z wybranymi przez użytkownika kryteriami, pozwala wygenerować listy dłużników i automatycznie przygotować wezwania do zapłaty stosownie do przyjętej procedury.

Konsekwentna, terminowa i udokumentowana ścieżka windykacyjna jest nie tylko sprawniejsza, ale też skuteczniejsza. Dłużnik, który regularnie otrzymuje kolejne informacje doskonale zdaje sobie sprawę, że zaległość nie zostanie zapomniana. Zarządca ma z kolei w systemie pełną historię działań windykacyjnych dla każdego lokalu, co w przypadku skierowania sprawy do sądu jest niezwykle pomocne.

Podsumowując, chcielibyśmy jeszcze raz podkreślić, że potencjalnie trudny mieszkaniec nie zawsze musi się takim okazać w praktyce. Zdarzają się oczywiście sytuacje, w których komunikacja jest utrudniona, jednak dzięki naszym powyższym wskazówkom sporej części problemów da się uniknąć lub rozwiązać je na wczesnym etapie. Odpowiednio wykorzystane rozwiązania IT potrafią wydajnie wspierać wymianę informacji, co ułatwia pracę zarządcy, a jednocześnie odpowiada na oczekiwania mieszkańców.

 
Z naszego wpisu dowiesz się:

• Czym jest roczne zebranie wspólnoty mieszkaniowej?
• Jak zwołać zebranie wspólnoty mieszkaniowej?
• Co obejmuje porządek obrad zebrania sprawozdawczego?
• Jak przebiega głosowanie nad uchwałami wspólnoty?
• Jak sporządzić protokół z zebrania wspólnoty mieszkaniowej?
• Jak zaskarżyć uchwałę wspólnoty mieszkaniowej?
• Jak oprogramowanie Mieszczanin wspiera obsługę zebrań wspólnoty?

Skrót najważniejszych informacji:

• Roczne zebranie wspólnoty mieszkaniowej jest obowiązkowe i musi zostać zwołane przez zarząd lub zarządcę do 31 marca.
• Zawiadomienie należy dostarczyć z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem.
• Głównym celem jest zatwierdzenie sprawozdania finansowego, udzielenie absolutorium oraz uchwalenie planu gospodarczego na nowy rok.

Czym jest roczne zebranie wspólnoty mieszkaniowej?

Zgodnie z przepisami, które obejmuje Ustawa o własności lokali, każda wspólnota mieszkaniowa ma obowiązek zorganizować przynajmniej jedno spotkanie właścicieli w roku. Jest to tzw. zebranie roczne (często określane jako zebranie sprawozdawcze). Dla osoby sprawującej zarząd to najważniejsze narzędzie do uzyskania legitymacji dla planowanych działań obejmujących nieruchomość wspólną.

Podczas spotkania procedowane są uchwały dotyczące spraw, które stanowią czynności przekraczające zwykły zarząd. O ile na przykład bieżąca konserwacja to czynności zwykłego zarządu, o tyle zmiana wysokości zaliczek czy fundusz remontowy wymagają formalnej zgody właścicieli wyrażonej w uchwale.

Czy obecność właścicieli jest obowiązkowa?

Uczestnictwo w zarządzaniu nieruchomością wspólną jest ustawowym obowiązkiem właściciela, choć przepisy nie przewidują sankcji za nieobecność na zebraniu. Zarządca powinien jednak dbać o frekwencję po to, by sprawniej zbierać głosy oraz móc procedować ważne dla wspólnoty sprawy.

Ile osób musi być na zebraniu wspólnoty mieszkaniowej?

W przypadku wspólnot mieszkaniowych nie istnieje pojęcie kworum niezbędnego do ważności samych obrad. Zebranie może się odbyć przy dowolnej liczbie osób. Należy jednak pamiętać, że do podjęcia uchwały wymagana jest większość głosów licząca ponad 50% udziałów wszystkich właścicieli w danej wspólnocie, a nie tylko osób obecnych na sali.

Jak zwołać zebranie wspólnoty mieszkaniowej?

Prawidłowe zwołanie spotkania to fundament ochrony przed późniejszym uchyleniem przez sąd decyzji podjętych na zebraniu. Obowiązek ten spoczywa na organie, którym jest zarząd wspólnoty (tzw. zarząd właścicielski) lub podmiocie, któremu w umowie obustronnej lub w akcie notarialnym powierzono sprawowanie zarządu (zarządca nieruchomości, art. 18 UWL). W sytuacjach nadzwyczajnych funkcję tę pełni zarządca przymusowy.

Procedura zwoływania obrad jest następująca:

Co obejmuje porządek obrad zebrania sprawozdawczego?

Sprawnie przygotowany porządek obrad pozwala uniknąć chaosu i ewentualnych roszczeń właścicieli.

Kluczowe punkty agendy to:

Jak rozpocząć zebranie wspólnoty mieszkaniowej?

Pierwszym krokiem powinno być powołanie osoby, którą jest przewodniczącym zebrania.

Kto może prowadzić zebranie wspólnoty mieszkaniowej?

Przepisy tego nie precyzują – może to być członek zarządu, właściciel lokalu lub profesjonalny administrator nieruchomości.

Przeczytaj także: Na czym polega zarządzanie wspólnotą mieszkaniową?

Jak przebiega głosowanie nad uchwałami wspólnoty?

Głosowanie to proces, w którym właściciel lokalu współdecyduje o wspólnym mieniu. Główną zasadą jest siła głosu mierzona przez udział w nieruchomości wspólnej, zgodnie z art. 23 ust. 2 ustawy z 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (Dz.U. z 2021 r. poz. 1048.

Zarządca nieruchomości musi pamiętać, że podstawowym sposobem podejmowania decyzji jest głosowanie większością udziałów, a odejście od tej reguły na rzecz zasady jeden właściciel jeden głos jest dopuszczalne jedynie w drodze wyjątku. Zastosowanie tego trybu bez konieczności podejmowania dodatkowej uchwały jest możliwe na żądanie właścicieli posiadających łącznie co najmniej 1/5 udziałów w nieruchomości wspólnej, o ile suma udziałów nie jest równa jeden lub gdy większość udziałów należy do jednego podmiotu. W pozostałych przypadkach wprowadzenie zasady „jeden właściciel = jeden głos” wymaga każdorazowo woli właścicieli wyrażonej w umowie lub uchwale podjętej większością udziałów, przy czym niedopuszczalne jest ustanowienie tego trybu jako stałej zasady obowiązującej we wszystkich sprawach wspólnoty.

Jeśli chodzi o zbieranie głosów, w codziennej praktyce zarządczej często wykorzystuje się tryb mieszany głosowania, w ramach którego część głosów oddawana jest bezpośrednio na zebraniu, a pozostałe są pozyskiwane poprzez indywidualne zbieranie głosów przez administratora. Tryb mieszany ma tę przewagę nad innymi formami, że zazwyczaj umożliwia zebranie większej liczby głosów.

Obecnie coraz większą popularność zdobywają nowoczesne formy komunikacji, takie jak e-głosowanie oraz zebranie hybrydowe, które dzięki wykorzystaniu technologii cyfrowych umożliwiają głosowanie zdalne i przeprowadzenie transmisji online z sali zebrań. Metody te znacząco podnoszą frekwencję podczas podejmowania kluczowych decyzji dla wspólnoty.

W trakcie obrad może być powołana komisja skrutacyjna (choć nie jest ona wymagana ustawą), która rzetelnie przeliczy głosowanie nad uchwałami. Należy weryfikować, czy osoby głosujące w imieniu innych posiadają ważne pełnomocnictwo. Standardem jest głosowanie jawne, chyba że regulamin wspólnoty stanowi inaczej.

Dowiedz się więcej: Jak budować relacje we wspólnocie mieszkaniowej? oraz Czym są uchwały wspólnoty mieszkaniowej?

Jak sporządzić protokół z zebrania wspólnoty mieszkaniowej?

Każde zebranie musi zostać udokumentowane przez protokół z zebrania. Jest to kluczowy dowód, przydatny szczególnie w przypadku sporów sądowych. Dokumenty powinny trafiać do zbioru, jakim jest księga protokołów.

Elementy niezbędne w dokumentacji to:

Warto, aby wspólnota posiadała własny regulamin zebrania, który doprecyzuje zasady techniczne przebiegu obrad, co zwykle ułatwia pracę organom wspólnoty.

Jak zaskarżyć uchwałę wspólnoty mieszkaniowej?

Zarządca nieruchomości musi liczyć się z faktem, że każdy właściciel lokalu posiada ustawowe prawo do przeprowadzenia procedury, jaką jest zaskarżenie uchwały do sądu. Powództwo można wytoczyć w sytuacji, gdy decyzja wspólnoty jest niezgodna z przepisami prawa lub narusza zasady prawidłowego zarządzania nieruchomością wspólną. Częstą, choć rzadziej omawianą podstawą zaskarżenia, jest również sprzeczność uchwały z umową właścicieli. Chodzi tu przede wszystkim o zapisy zawarte w aktach notarialnych (np. przy wyodrębnieniu własności lokali), w których mieszkańcy mogli umownie określić sposób sprawowania zarządu lub zasady korzystania z nieruchomości inaczej, niż przewiduje to standardowy model ustawowy.

Warto pamiętać, że kluczowy jest nieprzekraczalny termin 6 tygodni na wniesienie powództwa przez skarżącego. Czas ten jest liczony od dnia podjęcia uchwały na zebraniu (dla osób na nim obecnych) lub od dnia powiadomienia o treści uchwały podjętej w trybie indywidualnego zbierania głosów. Skuteczne zaskarżenie może zablokować planowany roczny plan gospodarczy lub inwestycje, dlatego tak ważne jest, aby każda uchwała wspólnoty była rzetelnie zweryfikowana pod kątem prawnym. Legitymację do wystąpienia na drogę sądową posiada każdy właściciel, którego prawo własności potwierdza odpowiedni akt notarialny oraz wpis w dokumencie, jakim jest księga wieczysta.

Jak oprogramowanie Mieszczanin wspiera obsługę zebrań wspólnoty?

Tradycyjne metody zwoływania zebrań są mało wydajne, dlatego profesjonalny zarządca nieruchomości coraz częściej sięga po zaawansowane narzędzia IT, które automatyzują oraz ułatwiają proces obsługi wspólnoty.

System Mieszczanin oferuje zintegrowane moduły pozwalające na sprawne przygotowanie logistyki spotkania, od zawiadomień i generowania list obecności czy kart do głosowania, po precyzyjne wyliczanie siły głosu, jaką posiadają poszczególne udziały w nieruchomości wspólnej.

Kluczowe funkcjonalności wspierające proces decyzyjny obejmują przede wszystkim e-zawiadomienia wysyłane bezpośrednio do e-kartoteki, co pozwala na błyskawiczne dostarczenie porządku obrad oraz projektów uchwał, minimalizując przy tym koszty korespondencji papierowej. Wsparciem w tym zakresie jest także funkcja korespondencji masowej, która umożliwia seryjne generowanie i wysyłkę spersonalizowanych powiadomień do wszystkich właścicieli jednocześnie, zapewniając pełną kontrolę nad obiegiem informacji, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Dodatkowo oprogramowanie umożliwia wysyłkę SMSów lub maili z przypomnieniem o zebraniu lub trwającym głosowaniu.

Program dla wspólnot mieszkaniowych Mieszczanin umożliwia elektroniczne oddawanie głosów, co przyspiesza proces decyzyjny. e-kartoteka pozwala na zbieranie głosów zarówno w trybie całkowicie zdalnym, jak hybrydowym (część właścicieli może oddać głos na zebraniu, a część z domów). Każdy właściciel lokalu może oddać głos przez smartfon lub komputer, a system sumuje wyniki, co całkowicie eliminuje błędy ręcznego liczenia i pozwala zarządcy na bieżący podgląd frekwencji.

Po zakończeniu procedowania, program zapewnia automatyczne raportowanie, generując zawiadomienia o treści podjętej uchwały oraz czytelne zestawienia wyników głosowania nad uchwałami, co znacząco skraca czas niezbędny na zawiadomienie mieszkańców o podjętych decyzjach.

Wszystkie dane, w tym archiwalne uchwały i historia głosowań, podlegają bezpiecznej archiwizacji cyfrowej, gwarantując szybki dostęp do dokumentacji w sytuacji, gdy właściciel chce zweryfikować oddany głos.

Słowniczek ważnych pojęć:

Absolutorium – uchwała, w której właściciele akceptują działania zarządu w poprzednim roku budżetowym; jej brak jest sygnałem braku zaufania.

Kworum – minimalna liczba członków niezbędna do podejmowania decyzji; we wspólnotach nie jest wymagane do ważności zebrania, ale większość udziałów wszystkich właścicieli jest konieczna do podjęcia uchwał.

Udziały w nieruchomości wspólnej – współczynnik określający siłę głosu właściciela oraz proporcję, w jakiej ponosi on wydatki na utrzymanie budynku.

Nieruchomość wspólna – grunt oraz te części budynku i urządzenia (np. piony, elewacja, dach), które nie służą wyłącznie do użytku właścicieli poszczególnych lokali.

Umowa właścicieli – umowa w formie aktu notarialnego, która może modyfikować ustawowe zasady zarządu nieruchomością.

Warto wiedzieć: Jak prowadzić księgowość we wspólnocie mieszkaniowej?

Z naszego wpisu dowiesz się:

• Jakie przepisy regulują rozliczanie mediów we wspólnocie mieszkaniowej?
• Jak działają zaliczki i roczne rozliczenia kosztów?
• Jak dzieli się koszty utrzymania części wspólnych i lokali indywidualnych?
• Jak rozlicza się wodę, ścieki i różnice bilansowe?
• Jakie są metody rozliczania centralnego ogrzewania?
• Jak rozliczać nadpłaty i niedopłaty z tytułu zużycia mediów?

Jakie przepisy regulują rozliczanie mediów we wspólnocie mieszkaniowej?

Podstawę funkcjonowania wspólnot stanowi ustawa o własności lokali, która definiuje ramy prawne zarządzania i określa obowiązki właścicieli w zakresie partycypacji w wydatkach. Kluczowe jest jednak rozróżnienie: podczas gdy utrzymanie części wspólnych reguluje art. 14 UWL, o tyle dostawa mediów do lokali traktowana jest jako usługa, w której wspólnota jedynie pośredniczy (refakturowanie).

W obszarze ciepła system reguluje Prawo energetyczne (szczególnie art. 45a). Ustawa ta nakłada na zarządców obowiązek stosowania metod rozliczania ciepła w sposób stymulujący energooszczędność.

Kwestię dostarczania mediów wodno-kanalizacyjnych do nieruchomości reguluje ustawa o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków. Zgodnie z jej przepisami, dostarczanie wody odbywa się na podstawie pisemnej umowy zawartej między przedsiębiorstwem wodociągowo-kanalizacyjnym a odbiorcą usług.

Co ważne, każda wspólnota, w której występuje odrębna własność lokali, musi posiadać wewnętrzny regulamin rozliczeń. Dokument ten, określający szczegółowy algorytm podziału kosztów, musi zostać zatwierdzony przez właścicieli, co potwierdza stosowna uchwała wspólnoty mieszkaniowej. Dopiero tak umocowany prawnie regulamin pozwala na skuteczne dochodzenie należności i zapewnia stabilny zarząd nieruchomością.

Przeczytaj także: Na czym polega zarządzanie wspólnotą mieszkaniową? oraz Czym są uchwały wspólnoty mieszkaniowej?

Jak działają zaliczki i roczne rozliczenia kosztów?

Mechanizm finansowania wspólnoty opiera się na systemie zaliczkowym. Właściciele lokali wpłacają miesięczne zaliczki na pokrycie przewidywanych wydatków. Zgodnie z art. 15 UWL, są one płatne z góry do 10. dnia każdego miesiąca. Kwoty te obejmują zarówno fundusz remontowy, jak i bieżące opłaty eksploatacyjne.

Proces rozliczeniowy w ujęciu eksperckim obejmuje:

Z perspektywy księgowej zarządca zobowiązany jest do prowadzenia rzetelnej ewidencji kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz szczegółowej analityki rozliczeń z właścicielami lokali. Choć ustawa o własności lokali wskazuje na ewidencję pozaksięgową, współczesne wymogi podatkowe (m.in. wdrożenie JPK_CIT) sprawiają, że coraz częściej zarządcy decydują się na prowadzenie pełnych ksiąg rachunkowych, w czym niezwykle pomocny jest profesjonalny program dla wspólnot mieszkaniowych.

Struktura ksiąg, obejmująca precyzyjne wyodrębnienie kosztów mediów oraz rozrachunków z właścicielami, zapewnia niezbędną transparentność. Jest to kluczowe nie tylko dla bieżącej kontroli sprawowanej przez zarząd wspólnoty, ale również stanowi fundament podczas audytów i badania sprawozdania finansowego przez biegłych rewidentów.

Jak dzieli się koszty utrzymania części wspólnych i lokali indywidualnych?

Kluczem do sprawiedliwego rozliczenia jest precyzyjne rozdzielenie wydatków na te generowane przez poszczególnych mieszkańców oraz te, które powstają w wyniku funkcjonowania całego budynku. System ten opiera się na dwóch różnych metodach:

 
W ramach utrzymania budynku rozlicza się m.in.:

Prawidłowo wyliczony udział we wspólnocie gwarantuje, że każdy właściciel partycypuje w tych kosztach w sposób proporcjonalny do wielkości swojego lokalu, co zapewnia sprawiedliwy podział obciążeń finansowych za utrzymanie całego obiektu.

Jak rozlicza się wodę, ścieki i różnice bilansowe?

W przypadku budynków wielolokalowych stroną umowy z przedsiębiorstwem wodno-kanalizacyjnym jest zazwyczaj właściciel lub zarządca, co nakłada na wspólnotę rolę jedynego kontrahenta rozliczającego się z dostawcą na podstawie wskazań urządzenia, jakim jest wodomierz główny. Choć przy spełnieniu określonych warunków ustawowych przedsiębiorstwo może zawrzeć umowy bezpośrednio z osobami korzystającymi z lokali, w większości wspólnot to zarządca dokonuje redystrybucji kosztów na poszczególne lokale, wykorzystując wodomierz lokalowy.

Przepisy te precyzują jednocześnie, że suma obciążeń dla poszczególnych lokali nie może być wyższa niż koszty opłat ponoszonych przez wspólnotę na rzecz dostawcy. Największym wyzwaniem dla zarządcy pozostaje jednak różnica bilansowa, potocznie zwana jako uchyb wody lub różnice wodomierzowe. Powstaje ona najczęściej w wyniku różnicy klas dokładności urządzeń, nieszczelności na pionach wspólnych lub braku jednoczesności odczytów.

W ujęciu prawnym zimna woda i ciepła woda zużyta w lokalu są rozliczane indywidualnie, natomiast różnica bilansowa powinna być rozliczana zgodnie z regulaminem – najczęściej jako koszt utrzymania nieruchomości wspólnej (według udziału) lub proporcjonalnie do zużycia. W przypadku, gdy występuje lokal nieopomiarowany, zarządca stosuje ryczałtowe normy zużycia określone w uchwale.

Obecnie coraz więcej nieruchomości decyduje się na zdalne odczyty. Jest to rozwiązanie znacznie wygodniejsze i rzetelniejsze, ponieważ pozwala na dokonanie odczytu wszystkich urządzeń w tym samym momencie. Eliminuje to błędy wynikające z ręcznego przepisywania danych oraz pozwala na szybkie wykrycie ewentualnych awarii lub przecieków, co w efekcie minimalizuje koszty, jakie generuje woda tracona w sposób niekontrolowany.

Jakie są metody rozliczania centralnego ogrzewania?

Rozliczenie kosztów zakupu ciepła do budynku jest jednym z najbardziej złożonych procesów, ponieważ centralne ogrzewanie generuje zarówno koszty stałe (związane z gotowością instalacji do pracy), jak i zmienne (zależne od faktycznego zużycia). Zgodnie z Prawem energetycznym, wspólnota musi wybrać sposób, w jaki przeprowadzi rozliczenie ciepła, tak aby system był sprawiedliwy i technicznie uzasadniony.

W praktyce stosuje się kilka metod:

Kluczowym elementem, który budzi wiele emocji, są współczynniki wyrównawcze (tzw. współczynniki LAF). Ich zadaniem jest skorygowanie wskazań urządzeń ze względu na położenie lokalu w bryle budynku. Mieszkania narożne lub położone nad nieogrzewanymi piwnicami mają naturalnie większe zapotrzebowanie na ogrzewanie niż lokale otoczone z każdej strony przez sąsiadów. Dzięki tym współczynnikom, użytkownik „zimniejszego” lokalu nie jest karany za jego niekorzystną lokalizację.

Właściwie dobrane podzielniki ciepła oraz rzetelnie obliczona moc cieplna budynku mają jeden nadrzędny cel: ogrzewanie powinno być rozliczane w sposób, który stymuluje mieszkańców do energooszczędnych zachowań.

Przeczytaj także: Jak budować relacje we wspólnocie mieszkaniowej?

Jak rozliczać nadpłaty i niedopłaty z tytułu zużycia mediów?

Po zamknięciu roku obrachunkowego zarządca sporządza rozliczenie indywidualne, które określa ostateczne saldo każdego właściciela. Na jego podstawie wykazuje się:

Ekspercki nadzór nad tym procesem gwarantuje, że każde zadłużenie jest szybko identyfikowane i egzekwowane, co chroni płynność finansową wspólnoty.
Uwaga!

Fundamentem spokoju w budynku jest transparentność rozliczeń. Każdy mieszkaniec powinien mieć stały dostęp elektronicznej kartoteki właściciela (np. taka jak e-kartoteka Mieszczanin), gdzie w przejrzysty sposób widoczne są wszystkie wpłaty oraz koszty przypisane do jego nieruchomości. Dzięki temu proces rozliczeniowy staje się jasnym elementem zarządzania wspólnym domem.

Często zadawane pytania:

Co oznacza rozliczenie mediów?

Jest to proces podziału kosztów dostarczonych do budynku usług na poszczególnych użytkowników lokali zgodnie z ich zużyciem lub regulaminem wspólnoty.

Czego nie wolno wspólnocie mieszkaniowej?

Wspólnota nie może zarabiać na odsprzedaży mediów do lokali ani samodzielnie odciąć dłużnikowi dopływu wody – takie uprawnienie mają wyłącznie przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjne w określonych prawem przypadkach.

Kto jest właścicielem wodomierzy?

Kwestia własności wodomierzy we wspólnocie mieszkaniowej nie jest rozstrzygnięta jednoznacznie w przepisach, co prowadzi do dwóch głównych interpretacji opartych na orzecznictwie sądowym: wodomierz jest uznawany jako własność właściciela lokalu lub jako część nieruchomości wspólnej. O tym, kto faktycznie odpowiada za wodomierze w danej wspólnocie, decyduje zazwyczaj przyjęty przez nią regulamin rozliczeń lub odpowiednia uchwała. Gdy wspólnoty decydują się na uznanie wodomierzy za część wspólną, chcą zapewnić sprawność wymiany i montażu urządzeń i rzetelność odczytów w całej nieruchomości.

Ile czasu ma administracja na rozliczenie mediów?
Rozliczenie mediów indywidualnych powinno nastąpić w terminach określonych w regulaminie rozliczeń, zazwyczaj zbiega się to z rocznym sprawozdaniem finansowym składanym do końca pierwszego kwartału roku.