Czy warto powierzyć księgowość wspólnoty mieszkaniowej zewnętrznej księgowej? Argumenty za i przeciw

Wybór między budowaniem wewnętrznego działu finansowego a outsourcingiem – to temat ważny dla sporej części zarządców. O realiach rynku, mitach związanych z utratą kontroli, prawdziwych kosztach etatów oraz o tym, dlaczego „taniej nie będzie, ale będzie lepiej”, rozmawiamy z naszą ekspertką, Martą Paprocką.

Ten tekst porusza następujące kwestie:

• Model wewnętrzny a outsourcing i problem rotacji kadr
• Korzyści z outsourcingu i specyfika programów IT
• Czy outsourcing oznacza oszczędności finansowe?
• Mity o utracie kontroli i podział licencji
• Monitoring zadłużeń i miękka windykacja

Model wewnętrzny a outsourcing i problem rotacji kadr

– Który model przeważa dzisiaj na rynku: księgowa na etacie wewnątrz struktur firmy zarządzającej czy outsourcing? Z czego to wynika?

Nadal przeważa model księgowości prowadzonej wewnątrz struktur firmy zarządzającej. Wynika to przede wszystkim z wieloletnich przyzwyczajeń – dawniej zewnętrzna księgowość dla wspólnot mieszkaniowych w ogóle nie istniała jako alternatywa.

Obserwuję jednak, że ta perspektywa zaczyna się zmieniać. Głównym powodem jest bardzo duża rotacja pracowników w firmach zarządzających, która z roku na rok przybiera na sile. Dotyczy to zarówno działów zarządzania, jak i działów księgowych. Ta niestabilność kadrowa skłania coraz większą liczbę menedżerów do rozważenia outsourcingu. Mimo to, w ujęciu ogólnym, większość firm wciąż opiera się na wewnętrznych etatach.

– A jak dla porównania wygląda rotacja w Pani firmie?

W Levelty ten problem nas nie dotyczy. Nasz zespół stale się rozwija, a pracownicy od nas nie odchodzą. Jeśli kogoś chwilowo nie ma w pracy, wynika to wyłącznie z naturalnych przyczyn, takich jak urlop czy zwolnienie lekarskie.

Korzyści z outsourcingu i specyfika programów IT

– Jakie są główne korzyści wynikające ze współpracy z zewnętrzną księgową?

Korzyści jest bardzo dużo, a kluczową z nich jest gwarancja ciągłości obsługi. Gdy dedykowany opiekun nieruchomości udaje się na urlop lub choruje, my natychmiast zapewniamy zastępstwo. U nas nie ma sytuacji, w których klient słyszy, że z powodu nieobecności pracownika faktury nie zostaną zapłacone lub zaksięgowane przez dwa tygodnie.

Przez cały czas działa linia telefoniczna dla mieszkańców oraz na bieżąco obsługiwana jest skrzynka mailowa. Właściciele lokali otrzymują odpowiedzi standardowo, bez względu na sytuację kadrową wewnątrz mojego biura. Naturalnie, mogą zdarzyć się wyjątkowo specyficzne tematy, które były na bieżąco uzgadniane wyłącznie między księgowym a zarządcą tuż przed urlopem i nie zdążono sporządzić z nich notatki – wtedy trzeba poczekać na powrót opiekuna. Jednak wszystkie codzienne, standardowe czynności realizujemy bez opóźnień. Na tym polega różnica pomiędzy obsługą przez firmę zewnętrzną, a zatrudniania pracownika do działu księgowego. W firmie zarządzającej, która zatrudnia jedną księgową, jej urlop oznacza całkowity przestój w finansach.

Kolejnym atutem jest nasza wąska specjalizacja w obszarze wspólnot mieszkaniowych; to istotne, ponieważ obecnie rosnące wymagania stawiane przed zarządcami powodują, że znajomość specyfiki działalności wspólnot naprawdę ma praktyczne znaczenie.

– Czy w oparciu o taką specjalizację i wieloletnie doświadczenie możecie zaproponować Waszym klientom jakieś optymalizacje ich firm?

Każda firma zarządzająca mierzy się z innymi wyzwaniami, a pojedynczy pracownik na etacie nie zawsze ma przestrzeń na bieżące dokształcanie się. Nasz zespół robi to nieustannie. Posiadamy duże doświadczenie wyniesione z pracy w strukturach firm o różnej skali – zarówno mniejszych, jak i bardzo dużych podmiotów. Dzięki temu wiemy, jak optymalnie układać procesy, aby przebiegały jak najsprawniej.

Dobrym przykładem jest wdrażanie nowych klientów, z którymi rozpoczynamy współpracę w Chmurze Mieszczanin. Przejmujemy cały proces konfiguracji systemu. Znam go od lat, więc nie potrzebuję już szkoleń, a zarządca nie musi płacić za czas pracownika poświęcony na pełne wdrożenie programu. W ramach długoterminowego kontraktu zakładamy całą bazę i wprowadzamy odpowiednie ustawienia w cenie usługi.

Wielką wartością jest też praca zespołowa. Moi pracownicy współpracowali z wieloma podmiotami i gdy w danej wspólnocie pojawia się nietypowy problem, wspólnie szukamy rozwiązań, bazując na sprawdzonych scenariuszach z innych nieruchomości. Ponadto mam bezpośredni kontakt z księgowymi i szefami działów księgowych w kilku firmach zarządzających, również tych bardzo dużych. Mogę do nich zadzwonić i skonsultować, jak na tym samym oprogramowaniu rozwiązali dany problem. Samodzielna księgowa, która nie ma nad sobą dyrektora finansowego, jest w takich sytuacjach pozostawiona najczęściej sama sobie.

– Czy weryfikuje Pani czasem, z jakimi problemami mierzą się inne księgowe w branży?

Tak, dołączyłam do branżowych grup dla księgowych obsługujących wspólnoty mieszkaniowe. Analizując pojawiające się tam pytania, często jestem zaskoczona, że kwestie będące dla nas codziennym standardem operacyjnym, dla innych stanowią poważny problem.

Czy outsourcing oznacza oszczędności finansowe?

– Argumentem za zewnętrznym biurem bywają czasem oszczędności finansowe. Czy to prawda, że outsourcing oznacza niższe koszty dla zarządcy?

Zarządcy często zakładają, że oddelegowanie księgowości na zewnątrz automatycznie obniży koszty. Mówię wtedy wprost: taniej nie będzie, ale będzie lepiej.

Dlaczego koszty nie spadną drastycznie? Jeśli w firmie zarządzającej procesy przebiegają prawidłowo, a dany zasób nieruchomości obsługują dwie etatowe księgowe, których czas pracy jest w pełni efektywnie zagospodarowany, to liczba roboczogodzin potrzebna na rzetelną obsługę tych budynków pozostanie taka sama. Jako biuro zewnętrzne możemy pewne procedury uprościć lub zautomatyzować, ale nakład pracy i liczba potrzebnych etatów w obu modelach będą bardzo zbliżone.

– Czyli istnieją sytuacje, w których da się jednak zauważyć oszczędność na etatach?

Tak, zdarzają się firmy, w których po przeprowadzeniu analizy dostrzegam możliwość optymalizacji. Jeśli dany zasób obsługują cztery księgowe, a ja wiem, że po odpowiednim ułożeniu procedur systemowych możemy zamknąć te zadania w dwóch etatach, wtedy zarządca zyskuje realną oszczędność finansową.

Porównując koszty, zarządcy rzadko jednak biorą pod uwagę całkowite wydatki okołopracownicze. Ja, kalkulując cenę naszej usługi, muszę uwzględnić wszystko: stanowisko pracy, sprzęt komputerowy, licencje na oprogramowanie biurowe i antywirusowe, a nawet wydatki na zaplecze socjalne. Do tego dochodzi marża biura oraz koszt ryzyka i odpowiedzialności, jaką na siebie bierzemy.

– Jak więc podsumowałaby Pani kwestię kosztów?

Jeżeli procesy wewnętrzne u zarządcy były zoptymalizowane i nie da się zmniejszyć liczby etatów, to proste porównanie kosztów pensji do faktury za outsourcing wykaże, że usługa zewnętrzna jest droższa. Wynika to z faktu, że w cenie muszę uwzględnić zabezpieczenie ciągłości procesów.

Gdy nasza księgowa idzie na urlop, ja nadal opłacam jej etat, a zadania musi przejąć inny pracownik, któremu również płacę. Usługa staje się finansowo opłacalna lub porównywalna tylko wtedy, gdy zastane procedury klienta są na tyle nieefektywne, że nasza optymalizacja pozwala zredukować liczbę osób potrzebnych do pracy. Dlatego bezpośrednie zestawianie samej pensji pracownika z wyceną biura rachunkowego jest błędem.

Mity o utracie kontroli i podział licencji

– Czy spotkała się Pani z jakimś mitem dotyczącym współpracy z zewnętrzną księgową?
Najbardziej wyrazistym mitem jest obawa zarządców przed utratą kontroli nad finansami po przekazaniu ich firmie zewnętrznej. Opublikowałam niedawno post na ten temat na LinkedInie, ponieważ uważam to przekonanie za zupełnie bezzasadne.

Zastanówmy się, jaką realną kontrolę ma zarządca nad wewnętrzną księgową siedzącą w biurze za ścianą? Firmy zarządzające są zazwyczaj prowadzone przez menedżerów nieruchomości, a nie przez finansistów. Nie mając specjalistycznej wiedzy, tacy szefowie w stu procentach polegają na zapewnieniach swojego pracownika. Fizyczna obecność na etacie nie gwarantuje żadnej weryfikacji. Dlaczego zatem przeniesienie procesów na zewnątrz miałoby tę kontrolę osłabić? Przy odpowiednich narzędziach jest wręcz odwrotnie.

– A czy klient musi mieć program należący do biura rachunkowego, czy może być to program Waszego klienta?

Jeżeli natomiast obsługujemy zarządy właścicielskie lub mniejszych zarządców, którzy prowadzą pojedyncze nieruchomości i zakup własnego oprogramowania jest dla nich nieopłacalny, udostępniamy im pracę na naszej licencji chmurowej. Niezależnie od wybranego wariantu, bezwzględnym fundamentem współpracy jest dla nas wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów. Bez cyfrowego obiegu faktur nie wyobrażam sobie nowoczesnej pracy księgowej.

Monitoring zadłużeń i miękka windykacja

– Kto w modelu outsourcingowym powinien odpowiadać za monitoring zadłużeń i wysyłkę upomnień – księgowa czy zarządca?
W mojej ocenie w tym obszarze nie ma konfliktów. Uważam, że monitoring zadłużeń leży po stronie księgowości, a nie zarządcy. To księgowa ma bieżący wgląd w księgi, to ona potrafi precyzyjnie przeanalizować i wytłumaczyć właścicielowi każdą pozycję w saldzie oraz wskazać, z czego dokładnie wynika zaległość. Oczywiście, jeśli zarządca ma takie życzenie i chce ten proces realizować samodzielnie, bez udziału biura, szanujemy tę decyzję i wyłączamy te czynności z naszego zakresu.

– Rozumiem, że większość Pani klientów zleca to jednak Wam?
Tak, standardowo prowadzimy miękką windykację, czyli generowanie upomnień i wezwań do zapłaty w ramach umowy. Częstotliwość tych działań ustalamy indywidualnie z każdym klientem – może to odbywać się na przykład co miesiąc, co dwa miesiące, raz na kwartał. Zarządcy doskonale znają specyfikę swojego zasobu i wiedzą, jak dużym problemem są u nich dłużnicy. Dostosowujemy harmonogram do ich potrzeb, ale w praktyce nie mam ani jednej umowy, która wykluczałaby te czynności z zakresu naszych obowiązków.

– Bardzo dziękuję za rozmowę!