Jak poprawnie rozliczyć media we wspólnocie mieszkaniowej? 5 wskazówek

Prawidłowe rozliczanie mediów w budynkach wielorodzinnych to jedno z wyzwań, przed jakimi stają zarządcy nieruchomości oraz księgowi. Choć z pozoru sprawa wydaje się techniczna i czysto matematyczna, w praktyce wiąże się z gąszczem przepisów, specyfiką budynków i zainstalowanych urządzeń oraz koniecznością jasnej komunikacji z mieszkańcami. Jak uniknąć najczęstszych błędów, okiełznać współczynniki i sprawić, by cały proces przebiegał sprawnie? Zapraszamy do lektury wywiadu, w którym Marta Paprocka dzieli się praktycznymi wskazówkami.

Ten wpis porusza następujące aspekty:

• Regulamin rozliczenia mediów: fundament, od którego wszystko się zaczyna
• Uchyb wody: jak skutecznie zarządzać różnicami w pomiarach?
• Rozliczanie centralnego ogrzewania: współczynniki korekcyjne i specyfika gazu płynnego
• Automatyzacja i systemy IT: przewaga technologii nad Excelem
• Lokale nieopomiarowane

Regulamin rozliczenia mediów: fundament, od którego wszystko się zaczyna

– Od czego należy zacząć, jeśli chcemy poprawnie rozliczyć media we wspólnocie mieszkaniowej?

Zawsze pierwszym i najważniejszym elementem jest regulamin rozliczeń za media. Bez niego w ogóle nie możemy zabrać się za pracę, ponieważ po prostu nie wiemy, jakie zasady przyjęła dana wspólnota. A te zasady mogą być w każdej nieruchomości inne. To zresztą moje standardowe pytanie rekrutacyjne, kiedy zatrudniam kogoś do pracy: „Jak rozliczyć media i od czego zacząć?”. Bardzo mało osób wskazuje na regulamin. Większość od razu zaczyna mówić o licznikach i odczytach, zapominając o podstawie prawnej.

O ile – w przypadku sprawnych liczników – zużycie indywidualne rozlicza się w miarę standardowo, o tyle kluczowe różnice pojawiają się na przykład przy rozliczaniu różnic wskazań, czyli tzw. straty lub uchybu. Taki koszt można przypisać do kosztów części wspólnej, rozliczyć proporcjonalnie do zużycia, do udziałów albo do powierzchni. O tym wszystkim decyduje właśnie regulamin.

Jeszcze więcej pytań i wariantów pojawia się przy centralnym ogrzewaniu. Ponadto w nowoczesnych budynkach mogą pojawić się inne instalacje, np. klimatyzacja, wentylacja czy też woda lodowa i w regulaminach muszą znaleźć się zapisy dotyczące rozliczania ich kosztów. Zdarzają się też budynki, gdzie umowa na energię elektryczną do lokali jest podpisana globalnie na wspólnotę i na podstawie podliczników również musimy ją odpowiednio rozliczyć.

– Czy w swojej praktyce zawodowej spotyka się Pani z błędami lub sprzecznymi zapisami w takich dokumentach?

Tak, widziałam ich dość sporo. Zdarzają się chociażby zapisy, które w mojej ocenie wzajemnie się wykluczają. Klasycznym przykładem jest sytuacja, w której w jednym paragrafie zapisuje się, że strata wody jest rozliczana w części wspólnej, a w kolejnym – że tę samą stratę rozlicza się proporcjonalnie bezpośrednio na właścicieli lokali. To błąd.

Chcę także podkreślić, że regulaminy powinny być pisane prostym językiem i tak szczegółowo, by nikt nie miał wątpliwości, co autor miał na myśli. Przyznam się, że gdy ponad 20 lat temu – będąc świeżo po studiach z inżynierii sanitarnej i audytów termomodernizacyjnych – zaczynałam pisać takie dokumenty, tworzyłam je w sposób niezwykle skomplikowany, z wzorami matematycznymi. Wydawało mi się wtedy, że tak właśnie powinno to wyglądać. Co ciekawe, po latach firma, w której później pracowałam, przejęła wspólnotę od mojego dawnego pracodawcy i wpadł mi w ręce ten sam regulamin. Złapałam się za głowę. Choć zasady były poprawne, język był bardzo zawiły i trudny do zrozumienia. Pamiętajmy, że właściciele lokali chcą wiedzieć, za co płacą. Kiedy proszą o wyjaśnienie rachunków, musimy mieć możliwość wręczenia im dokumentu, który przeczytają i bez większego trudu go zrozumieją.

Innym problemem jest bezkrytyczne kopiowanie regulaminów z jednej wspólnoty do drugiej. Spotkałam się z sytuacją, gdzie w dokumencie zapisano procedurę rozliczania ciepłej wody, tymczasem w budynku fizycznie… nie było liczników ciepłej wody! Okazało się, że nieruchomość posiadała logotermy i podgrzanie wody było już ujęte w rozliczeniu ciepła, a liczniki mierzyły wyłącznie wodę zimną. Przepisanie regulaminu ze wspólnoty zasilanej z węzła cieplnego do budynku o innej charakterystyce technicznej pozbawia nas podstaw do prawidłowego działania. Trzeba wtedy zdecydować, jak wyliczyć koszt podgrzania: czy analizować miesiące letnie, czy przyjąć standardowy przelicznik za metr sześcienny. Bez względu na wybraną metodę, jeśli wspólnota poniosła koszt, to musi go w całości rozliczyć na mieszkańców. Dlatego tak ważne jest, by zasady te były precyzyjnie określone w regulaminie oraz w zgodzie ze stanem faktycznym w danej nieruchomości.

Uchyb wody: jak skutecznie zarządzać różnicami w pomiarach?

– Jak radzić sobie w sytuacjach, gdy pojawiają się różnice między wskazaniem licznika głównego a sumą liczników mieszkaniowych?

W tym obszarze kluczowa jest ścisła współpraca z zarządcą nieruchomości. Jeśli uchyb nie przekracza 8-10%, uznaje się to za normę wynikającą z różnej czułości urządzeń. Licznik główny jest zazwyczaj o wiele bardziej czuły niż liczniki mieszkaniowe.

Miałam też sytuację, w której dostawca wody przez kilka miesięcy wystawiał faktury ryczałtowe. Kwoty były w normie, więc nikt na bieżąco – ani zarządca, ani księgowość – nie zwrócił na to uwagi. Problem wyszedł na jaw dopiero przy rozliczeniu okresowym, kiedy liczby zupełnie przestały się zgadzać. Wykonaliśmy wtedy fizyczny odczyt, dostawca wystawił korektę, a w tamtym okresie media rozliczyliśmy ściśle według liczników, bez uwzględniania straty, wracając do tematu w kolejnym okresie.

Innym razem w jednej ze wspólnot doszło do poważnej awarii kotłowni na ostatnim piętrze – pękł zbiornik i woda zalała kilka kondygnacji. Ilość wylanej wody była niemożliwa do zmierzenia, dlatego tę stratę musieliśmy rozliczyć w kosztach części wspólnej. Praktyka pokazuje, że najwygodniej jest z góry określić sposób radzenia sobie z uchybami w regulaminie. Do decyzji wspólnoty pozostaje, czy strata będzie dzielona proporcjonalnie do zużycia, czy do udziałów. W mojej ocenie sprawiedliwszy jest podział według udziałów lub powierzchni lokali. Przy rozliczeniu proporcjonalnym do zużycia lokale niezamieszkane, które nie generują zużycia, nie partycypowałyby w stracie w ogóle, a osoby zużywające dużo wody zostałyby obciążone nadmiernie. Każda metoda ma swoich zwolenników, dlatego najważniejsze jest, aby wybraną opcję opisać w regulaminie i zatwierdzić uchwałą.

Rozliczanie centralnego ogrzewania: współczynniki korekcyjne i specyfika gazu płynnego

– Przy centralnym ogrzewaniu ogromne emocje budzi obecnie obowiązek stosowania współczynników LAF…

To prawda, to niezwykle kontrowersyjny temat, który przysparza wielu kłopotów. Spotkałam się z różnymi interpretacjami prawnymi oraz sposobami ujmowania tego w regulaminach – jedne mówią, że w nowych budynkach to obowiązek, inne, że w starych jeszcze niekoniecznie. Osobiście polegam tu na decyzjach zarządców: jeśli wprowadzają te współczynniki, my je rozliczamy.

Zastanawia mnie jednak sama filozofia współczynników, które są obecnie stosowane, ponieważ niemal wszystkie są mniejsze od 1. Dawniej, gdy rozliczałam wspólnoty na podstawie ówczesnych podzielników kosztów, algorytm działał w dwie strony: lokal szczytowy lub na ostatnim piętrze miał współczynnik np. 0,7, ale mieszkanie otoczone sąsiadami miało 1,3. Średnia oscylowała wokół jedynki. Dzięki temu, jeśli budynek zużył 100 GJ ciepła, to po przemnożeniu przez współczynniki suma nadal wynosiła 100 GJ i mogliśmy łatwo podzielić ten koszt na właścicieli. Obecnie najcieplejsze mieszkanie otrzymuje współczynnik 1,0, a pozostałe mają wartości redukcyjne (np. 0,4 czy 0,5).

Mieszkańcy często myślą: „Dostanę współczynnik 0,6, więc 40% mojego rachunku za ciepło zniknie”. Ale to ciepło nie znika fizycznie, a zarządca za nie z własnej kieszeni nie zapłaci. Jeśli budynek zużył 100 GJ, a po zastosowaniu współczynników redukcyjnych suma wskazań z lokali da nam np. tylko 42 GJ, to koszt pozostałych 58 GJ nadal musi ktoś pokryć. Tutaj ponownie kluczowy staje się regulamin. Jeśli zapisano w nim, że ta powstała różnica jest rozliczana proporcjonalnie do zużycia (co spotykam najczęściej), to po przeprowadzeniu niezwykle skomplikowanych obliczeń często wracamy do punktu wyjścia.

– A jakie wyzwania niosą ze sobą alternatywne źródła ciepła, np. gaz płynny?

Niedawno po raz pierwszy w karierze rozliczałam wspólnotę wyposażoną we własny zbiornik na gaz płynny i było to dla mnie bardzo ciekawe doświadczenie. Kluczową kwestią okazał się moment fakturowania dostaw. Wyobraźmy sobie sytuację, że 30 grudnia zbiornik zostaje zatankowany do pełna i wspólnota otrzymuje ogromną fakturę. Gaz ten zostanie jednak zużyty dopiero w nowym roku. Jeśli zamkniemy rok kosztowy biorąc pod uwagę tę fakturę i zestawimy ją z odczytami liczników lokalowych z 31 grudnia, drastycznie zawyżymy koszty ciepła w starym roku, a zaniżymy w kolejnym.

Prawidłowa procedura wymaga sprawdzenia poziomu napełnienia zbiornika na dzień kończący okres rozliczeniowy i odpowiedniego oszacowania oraz rozdzielenia kosztów. Warto ten mechanizm rozliczania faktury za ostatnie napełnienie zapisać bezpośrednio w regulaminie. W przypadku klasycznych dostaw z sieci ciepłowniczej sprawa jest prostsza: nawet jeśli faktura obejmuje przełom miesięcy (np. od 15 grudnia do 15 stycznia), koszty możemy łatwo podzielić proporcjonalnie do liczby dni lub – w wersji najbardziej precyzyjnej – według stanu licznika głównego na dzień 31 grudnia.

Automatyzacja i systemy IT: przewaga technologii nad Excelem

– Jak z Pani perspektywy wygląda kwestia automatyzacji procesów rozliczania mediów? Czy nowoczesne programy IT są niezbędne?

Dobry program wspierający rozliczenia to dzisiaj absolutna konieczność. Dwa lata temu zakończyłam współpracę z jednym z dostawców oprogramowania właśnie dlatego, że system nie radził sobie z rozliczaniem współczynników korekcyjnych dla ogrzewania. Dostawca stwierdził, że baza została błędnie założona i nie da się tego zrobić, przez co całe rozliczenie musieliśmy przygotować ręcznie w Excelu. To ogromna strata czasu.

Odpowiedni system IT powinien przede wszystkim umożliwiać masową migrację odczytów liczników z plików zewnętrznych (np. Excel, CSV), bez konieczności ręcznego wprowadzania danych. Jeśli mamy do przepisania dane z budynku liczącego 200 lokali, gdzie każdy ma licznik zimnej wody, ciepłej wody i ciepłomierz, daje to 600 odczytów. Przy ręcznym przepisywaniu pomyłki są nieuniknione, to czysty czynnik ludzki. Automatyczny import eliminuje ten problem.

– A co z prezentacją tych danych mieszkańcom?

Wydruki rozliczeń to kluczowy element komunikacji. To właśnie moment otrzymania rozliczeń za media generuje najwięcej pytań ze strony właścicieli lokali. Im bardziej wydruk jest czytelny, tym większy spokój zyskujemy jako zarządcy i księgowi. Nie oznacza to jednak, że na dokumencie powinno być jak najwięcej danych – nadmiar informacji również potrafi wprowadzić chaos. Część skomplikowanych tabel wynika z obowiązków ustawowych (np. nakaz wykazywania zużycia ciepła w przeliczeniu na metr kwadratowy czy energii potrzebnej na podgrzanie wody), co często dziwi mieszkańców, ale musimy to prezentować.

Ogromną zaletą systemu IT takiego jak program Mieszczanin jest możliwość samodzielnej modyfikacji szablonu wydruku. Opcja włączenia lub wyłączenia konkretnych sekcji w zależności od specyfiki danego rozliczenia pozwala dostosować dokument do konkretnego odbiorcy, co zdecydowanie ułatwia nam pracę.

Lokale nieopomiarowane

– Ostatnim zagadnieniem są lokale nieopomiarowane. Jak wygląda specyfika pracy z takimi przypadkami?

Osobiście pracuję zazwyczaj na rynku podeweloperskim, z nowymi wspólnotami, gdzie standardem jest pełne opomiarowanie wszystkich lokali. Problem lokali nieopomiarowanych znam głównie od strony teoretycznej i dotyczy on zwykle starszych zasobów, np. gminnych. Największe trudności pojawiają się w budynkach o strukturze mieszanej, gdzie część lokali ma liczniki, a część (np. mieszkania komunalne) ich nie posiada. Bardzo często cała powstała w budynku strata wody jest automatycznie „wrzucana” na te lokale nieopomiarowane. Czy to słuszne? Trudno powiedzieć, zwłaszcza gdy dojdzie do dużej, ukrytej awarii sieci – wtedy jej koszty niesprawiedliwie obciążają tylko wybraną grupę mieszkańców, zamiast zostać podzielone na wszystkich.

Spotkałam się też z bardzo ciekawym, rozbudowanym regulaminem w jednej z obsługiwanych przeze mnie wspólnot, gdzie teoretycznie wszystkie lokale posiadały urządzenia pomiarowe, ale część właścicieli po upływie 5 lat nie dokonała ich ponownej legalizacji. Zgodnie z zapisami regulaminu, niezalegalizowany licznik traktuje się tam tak, jakby go nie było wcale. Dla takich lokali wyliczamy średnie zużycie na metr kwadratowy na podstawie danych z mieszkań prawidłowo opomiarowanych i tę wartość przypisuje do lokalu bez ważnej legalizacji. Co ciekawe, przy takim algorytmie może dojść do sytuacji, w której suma przypisanego zużycia przewyższy faktyczne koszty budynku (np. gdy nieopomiarowany lokal jest niezamieszkany). W tym konkretnym przypadku regulamin precyzyjnie określał, że powstała nadwyżka finansowa jest następnie zwracana właścicielom.

Pisząc lub wdrażając regulamin rozliczeń, trzeba mieć pełną świadomość konsekwencji każdego zapisu i starać się przewidzieć nietypowe scenariusze. Kopiowanie dokumentów „byle były” kończy się tym, że osoba rozliczająca media nie wie, jak tego dokonać w zgodzie ze stanem faktycznym.

Dopóki wszyscy mieszkańcy bezdyskusyjnie płacą rachunki, problemu nie ma. Ten pojawia się jednak na przykład w momencie działań windykacyjnych. Jeśli sprawa trafi do sądu, zarządca musi precyzyjnie udowodnić, na jakiej podstawie naliczył daną kwotę. Brak jasnych procedur w regulaminie może wtedy uniemożliwić skuteczne dochodzenie należności.

– Bardzo dziękuję bardzo za rozmowę!