Raporty i zestawienia w programie Mieszczanin

W pracy zarządcy nieruchomości informacja to klucz do sprawnego zarządzania. Każdego dnia przetwarzasz setki danych dotyczących wpłat, kosztów, rozliczeń mediów czy statystyk lokali. Aby ułatwić to zadanie i odciążyć Cię z powtarzalnych procesów, system Mieszczanin oferuje pomocne raporty i zestawienia.

Nasi eksperci merytoryczni, bazując na wieloletnim doświadczeniu w branży, zaprojektowali te narzędzia tak, aby z jednej strony dawały ogromne możliwości konfiguracji, a z drugiej – były maksymalnie intuicyjne i jasne zarówno dla Ciebie, jak i dla Twoich pracowników. Poniżej przedstawiamy opisy kluczowych raportów, które odmienią codzienną pracę Twojego zespołu.
 

 
W naszym artykule omawiamy następujące raporty i zestawienia:

• Zawiadomienie o opłatach
• Kartoteka księgowa lokali właściciela / najemcy
• Wezwanie do zapłaty
• Zawiadomienie o rozliczeniu opłat za media
• Rejestr sprzedaży VAT
• Analiza kont kalkulacji wraz z dokumentami
• Statystyka lokali
• Rejestr osób

Zawiadomienie o opłatach

To jedno z najczęściej wykorzystywanych zestawień przez naszych klientów. Jego główną zaletą jest elastyczność i wygoda przygotowania. Jako zarządca możesz zdecydować, czy generujesz dokumenty dla jednej wspólnoty, wybranego budynku w spółdzielni, grupy nieruchomości, czy dla całego zarządzanego zasobu.

Dodatkowo program Mieszczanin pozwala na precyzyjne wyselekcjonowanie konkretnych właścicieli lub lokatorów. Jest to nieocenione na przykład w sytuacjach, gdy w trakcie miesiąca dochodzi do zmiany właściciela lokalu. Wskazujesz wtedy, że zawiadomienie ma trafić zarówno do poprzedniego, jak i nowego mieszkańca. Co ważne, program automatycznie przeliczy opłaty proporcjonalnie co do dnia – nie musisz robić tego ręcznie w arkuszu kalkulacyjnym.

Praca na zawiadomieniach opiera się o intuicyjny system szablonów. Samodzielnie określasz miesiąc, treść nagłówka, opis opłaty oraz komentarz czy stopkę. Wszystkie modyfikacje wykonujesz samodzielnie w programie, pod warunkiem posiadania odpowiednich uprawnień. Nie potrzebujesz asysty dostawcy systemu, aby na przykład stworzyć dedykowany, elegancki szablon wydruku dla nieruchomości o podwyższonym standardzie. Zawiadomienie możesz przygotować na swoim papierze firmowym, wraz z logotypem, pieczątką lub podpisem w formie faksymile. Jeśli część Twoich mieszkańców nadal opłaca rachunki na poczcie, możesz dołączyć tradycyjny blankiet wpłaty.

Jeśli istnieje osoba, która posiada w Twoich zasobach kilka mieszkań, program daje możliwość wydruku w dwóch wariantach:

 
Co ważne, program Mieszczanin pozwala „zaszyć” w zawiadomieniu dodatkowe, cenne informacje:

Kluczowym elementem ułatwiającym pracę jest funkcja „Drukuj więcej”. Dzięki niej z poziomu jednej czynności możesz połączyć tworzenie zawiadomienia o opłatach z innymi dokumentami – np. z kartoteką księgową lub rozliczeniem mediów. Program automatycznie pokolejkuje wydruki. Oznacza to, że z drukarki wychodzi komplet trzech dokumentów dla mieszkańca A, następnie komplet dla mieszkańca B, itd. Zarządca jedynie pakuje gotowe arkusze do kopert.

Wszystkie te dokumenty możesz jednym kliknięciem wysłać masowo na adresy e-mail mieszkańców lub bezpośrednio do e-kartoteki jako pliki PDF. Wysyłka mailowa odbywa się w tle – system wysyła wiadomości, a Ty możesz nieprzerwanie pracować w programie, np. sprawdzając saldo mieszkańca, który właśnie zadzwonił. Program sam rozpozna (na podstawie oznaczeń w kartotece kontaktu), kto preferuje e-mail, a dla kogo należy przygotować tradycyjny wydruk.

Dodatkowo system wyposażony jest w przycisk „Pomoc”, ukierunkowany na wyjaśnienie zaawansowanych funkcji zestawienia.

Kartoteka księgowa lokali właściciela / najemcy

Zawiadomienie o opłatach to dokument podstawowy, jednak część mieszkańców chce dokładnie wiedzieć, co dzieje się na ich kontach rozliczeniowych. Do tego służy kartoteka księgowa lokalu.

Dostęp do niej jest niezwykle prosty. Wchodząc w konkretny zasób, w zakładce stanów kont wybierasz konkretnego mieszkańca i prawym klawiszem myszy generujesz jego kartotekę. Dokument ten charakteryzuje się wyjątkową czytelnością. Zawiera:

Jeśli zarządzasz obiektem o skomplikowanej strukturze finansowej, możesz włączyć opcję prezentacji łącznej, wraz z podziałem na poszczególne konta (np. wyodrębniając fundusz remontowy).

Ogromnym ułatwieniem w codziennej pracy jest automatyczne archiwizowanie wysłanych dokumentów. Każda wysyłka kartoteki lub zawiadomienia drogą mailową tworzy w systemie tzw. notatkę. Zarządca, bez konieczności logowania się na zewnętrzny serwer pocztowy, widzi bezpośrednio pod profilem mieszkańca dokładną datę, godzinę, treść oraz załącznik wiadomości, która została do niego wysłana. To niezastąpione narzędzie w przypadku ewentualnych sporów.

Wezwanie do zapłaty

Skuteczna windykacja to fundament płynności finansowej każdej nieruchomości. Program Mieszczanin częściowo automatyzuje ten proces i ułatwia go na każdym etapie – od wykrycia dłużnika po twarde działania prawne.

Wygodny mechanizm pozwala na wyszukiwanie dłużników nie tylko w obrębie jednego zasobu, ale we wszystkich zarządzanych przez Ciebie nieruchomościach jednocześnie. Samodzielnie definiujesz kryteria odcięcia, na przykład:

Program generuje czytelną listę, na której obok siebie widzisz wymiar stałej opłaty miesięcznej oraz realną wartość zaległości. Przed wygenerowaniem oficjalnego pisma, system pozwala na przeprowadzenie tzw. miękkiej windykacji. Jednym kliknięciem możesz wysłać masowe wiadomości SMS do osób z listy dłużników. System automatycznie pobiera bieżące saldo bezpośrednio z modułu księgowości. Nie musisz niczego ręcznie przepisywać ani sprawdzać – mieszkaniec otrzymuje na telefon komórkowy w 100% aktualną informację o stanie zadłużenia.

Jeśli przypomnienie SMS nie poskutkuje, program umożliwia wygenerowanie oficjalnego wezwania do zapłaty (wraz z opcją doliczenia kosztów samego wezwania). Możesz swobodnie spersonalizować ten dokument:

Wezwanie w sposób bardzo szczegółowy i czytelny (część pozycji wyróżniono kolorem czerwonym) przedstawia mechanizm powstania długu. Pokazuje m.in. niepełne wpłaty, liczbę dni zwłoki, zastosowaną stopę procentową oraz naliczone odsetki przypisane do konkretnego dokumentu księgowego. Dokument można wysłać tradycyjnie, mailem lub bezpośrednio do e-kartoteki.

Wysyłając wezwanie, system odnotowuje ten fakt w kartotece dłużnika. Dzięki temu precyzyjnie kontrolujesz etap sprawy i nie ryzykujesz pracy na zawodnych arkuszach Excel, co przy setkach lokali bywa paraliżujące.

Zawiadomienie o rozliczeniu opłat za media

Rozliczenie mediów (wody, ciepła, gazu czy energii) bywa newralgicznym punktem na linii zarządca–mieszkaniec. Program Mieszczanin został zaprojektowany tak, aby bez problemu odzwierciedlić zapisy każdego, nawet najbardziej skomplikowanego regulaminu rozliczeń danego zasobu.

Nasz system nie opiera się na sztywnych, zamkniętych schematach. Zamiast zmuszać np. wspólnotę do dostosowywania regulaminu do ograniczeń oprogramowania, to program dopasowuje się do niej. Za pomocą zaawansowanych formuł system idealnie obsługuje specyficzne podziały niedoborów czy uchybów (np. rozliczanie różnic wskazań licznika głównego i liczników lokalowych według liczby osób, bądź proporcjonalnie do zużycia). Formuły te doskonale sprawdzają się również w trudnym logistycznie okresie deweloperskim. Co warte podkreślenia, nasz klient po odpowiednim przeszkoleniu wdrożeniowym może modyfikować te parametry samodzielnie.

Dodatkowo system Mieszczanin obsługuje lokale o skomplikowanej strukturze własnościowej. Program dzieli koszty i zużycie mediów zgodnie z udziałami poszczególnych współwłaścicieli. Nie musisz tworzyć sztucznych lokali, co jest uciążliwą praktyką w innych rozwiązaniach IT.

Oczywiście system Mieszczanin jest także zgodny z bieżącymi przepisami prawa; przykładowo, przy rozliczaniu centralnego ogrzewania system obsługuje zaawansowane parametry, takie jak współczynniki redukcyjne LAF (współczynniki wyrównawcze ze względu na położenie lokalu w bryle budynku). Ponadto prezentacja danych jest w pełni dostosowana do aktualnych rozporządzeń Ministerstwa Klimatu i Środowiska (MKiŚ).

Przed ostatecznym wygenerowaniem i wysłaniem zawiadomień do mieszkańców, zarządca ma dostęp do analizy zużycia mediów. Pozwala ona zestawić dane z węzła zbiorczego (całego budynku) z sumą zużycia w lokalach. Dzięki temu masz absolutną pewność, że wysyłasz bezbłędne dane.

Co niezwykle istotne w praktyce zarządcy: jeśli w wyniku błędnie podanego odczytu (np. przy tradycyjnym spisie ręcznym) musisz dokonać korekty, Mieszczanin nie zmusza Cię do ponownego przeliczania całego budynku. Możesz wygenerować korektę rozliczenia mediów wyłącznie dla tego jednego, konkretnego lokalu, zachowując nienaruszone dane u pozostałych sąsiadów.

Przeczytaj także: Rozliczanie mediów we wspólnocie mieszkaniowej

Rejestr sprzedaży VAT

To kluczowe zestawienie o charakterze stricte księgowym, stanowiące fundament weryfikacji podatkowej firmy zarządzającej lub nieruchomości (jeśli jest płatnikiem VAT). Jest to uporządkowany wykaz wszystkich dokumentów sprzedażowych podlegających opodatkowaniu.

W systemie Mieszczanin rejestr ten pełni trzy kluczowe funkcje:

Analiza kont kalkulacji wraz z dokumentami

To zaawansowane narzędzie analityczne, po które zarządcy i księgowi sięgają najczęściej podczas badania struktury przychodów oraz kosztów nieruchomości. Jego unikalność opiera się na dwóch autorskich rozwiązaniach systemu Mieszczanin:

W tradycyjnej księgowości, aby zderzyć ze sobą koszty i przychody, księgowy musi zestawić ze sobą dwa osobne konta. W naszym systemie wprowadziliśmy konta pozabilansowe ewidencji na nieruchomości. Działa to w prosty sposób: na jednym koncie, po stronie Wn (Winien) dekretowane są koszty, a po stronie Ma – przychody. Jeden rzut oka na konto pozwala ocenić wynik finansowy danego obszaru.

Zestawienie pozwala na analizę finansów w bardzo szerokim przekroju. Możesz badać sytuację na trzech poziomach szczegółowości:

Czasami konta analityczne bywają wielopoziomowe (np. poziom pierwszy definiuje nieruchomość, poziom drugi – rodzaj lokalu). Dlatego raport ten posiada unikalną funkcję wyliczania sum częściowych w oparciu o szablony kont. Nawet jeśli w planie kont nie istnieje fizyczne konto zbiorcze dla danej grupy, system potrafi dynamicznie zagregować te kwoty do poziomu wskazanego przez użytkownika.

Zestawienie to jest niezastąpione przy zamykaniu miesiąca, rozliczaniu kosztów rocznych oraz w sytuacjach poszukiwania konkretnej kwoty (na przykład, gdy nie znamy numeru dokumentu księgowego, z którego ona wynika).

Statystyka lokali

Jest to narzędzie funkcjonujące w ramach modułów Nieruchomości-Członkowie-Wkłady oraz SŁONie. Ten raport jest dedykowany do generowania zestawień zbiorczych o budynkach i lokalach w trzech obszarach:

Dane te mogą być filtrowane i prezentowane w dwóch kluczowych przekrojach strukturalnych:

Raport generuje dane na różnym poziomie szczegółowości – od ogólnego podsumowania nieruchomości, aż po szczegółową listę, gdzie każdy lokal jest wymieniony imiennie pod kątem lokatorów, wraz z przypisanym statusem prawnym. Statystyka ta stanowi kluczowe wsparcie podczas przygotowywania sprawozdań na walne zgromadzenia spółdzielni, na potrzeby badania lustracyjnego spółdzielni oraz przy wypełnianiu obowiązkowych sprawozdań dla GUS (Głównego Urzędu Statystycznego).

Rejestr osób

Ostatnie z kluczowych zestawień to narzędzie z modułu Nieruchomości-Członkowie-Wkłady, stworzone z myślą o specyfice działalności spółdzielni mieszkaniowych. Jego elastyczność pozwala na wszechstronne wykorzystanie weryfikacyjne: