Jak pokonać wyzwania w prowadzeniu księgowości dla wspólnoty mieszkaniowej – 3 wskazówki eksperta

Kilkanaście lat temu księgowej wspólnoty mieszkaniowej wystarczały dwa, trzy hasła i podstawowa wiedza z rachunkowości. Dziś ta sama osoba musi być po trochu specjalistą od podatków, ochrony danych i nowych technologii, a często także mediatorem. Za rosnącą liczbą obowiązków nie zawsze idzie przy tym wzrost wynagrodzenia. Co naprawdę pomaga w takiej pracy? Przedstawiam trzy wyzwania, z którymi na co dzień mierzą się księgowi i zarządcy nieruchomości, oraz rozwiązania, które sprawdzają się w mojej praktyce.

Tekst omawia następujące wyzwania:

• Nieustanne zmiany w prawie
• Problemy z kadrami i zasobami personalnymi
• Mnogość aplikacji

Nieustanne zmiany w prawie

Pierwsze wyzwanie, ważne zarówno w księgowości, jak i w zarządzaniu nieruchomościami, to nieustannie zmieniające się przepisy i nowe wymagania. Pojawiają się kolejne obowiązki, które wymagają od zarządców i księgowych dodatkowej pracy, nowych kompetencji, zmian organizacyjnych, a nierzadko także inwestycji w oprogramowanie.

Dobrym przykładem jest Krajowy System e-Faktur (KSeF). Osobiście uważam, że to rozwiązanie, które może znacząco usprawnić pracę księgowości. W Levelty elektroniczny obieg dokumentów wdrożyliśmy już wcześniej, dlatego przejście do pracy z fakturami elektronicznymi nie było dla nas rewolucją. Dla firm, które do tej pory opierały się na dokumentach papierowych, KSeF oznacza jednak konieczność dostosowania oprogramowania, sposobu pracy i uprawnień pracowników.

KSeF to tylko jeden z obszarów. Zarządcy mierzą się z cyfrową książką obiektu budowlanego (c-KOB), wymaganiami dotyczącymi rozliczania kosztów ciepła, stosowania współczynników wyrównawczych uwzględniających położenie lokalu w bryle budynku, a także przekazywania użytkownikom coraz szerszego zakresu informacji w rozliczeniach.

Dochodzą do tego obowiązki podatkowe i sprawozdawcze. Wspólnota mieszkaniowa jest podatnikiem CIT, a cyfryzacja ksiąg podatkowych obejmuje kolejne grupy podatników. Struktury JPK_KR_PD i JPK_ST_KR są wdrażane etapami: od 2026 r. obejmują m.in. podatników CIT zobowiązanych do przesyłania JPK_V7M, a od 2027 r. pozostałych podatników CIT prowadzących księgi rachunkowe. To oznacza konieczność odpowiedniego przygotowania systemów księgowych i danych.

Zmieniło się również znaczenie wiedzy o VAT. Przy rozliczeniach wspólnot trzeba prawidłowo ocenić charakter świadczeń, w tym rozliczeń mediów dostarczanych do lokali, możliwość zastosowania zwolnień oraz wpływ poszczególnych czynności na limit zwolnienia podmiotowego. Od 2026 r. limit tego zwolnienia wynosi 240 000 zł. Nie wystarczy więc już sama umiejętność ewidencjonowania kosztów, przychodów i wpłat właścicieli.

Dodatkowym problemem jest szum informacyjny. W mediach pojawiają się informacje o projektach ustaw, zapowiedziach i planowanych terminach, które łatwo pomylić z obowiązującymi przepisami. Dlatego nie wystarczy przeczytać nagłówka. Trzeba sprawdzić, czy dana regulacja rzeczywiście weszła w życie i od kiedy dotyczy konkretnej wspólnoty.

Wiele regulacji jest tworzonych przede wszystkim z myślą o typowych przedsiębiorcach, podczas gdy wspólnota mieszkaniowa ma swoją specyfikę. W praktyce często trzeba więc ustalić, czy dany obowiązek rzeczywiście obejmuje wspólnotę i w jaki sposób należy go zastosować.

Podobne nieporozumienia pojawiają się w relacjach z właścicielami lokali. Przykładowo, brak wysokiej frekwencji na zebraniu wspólnoty nie oznacza automatycznie, że zebranie jest nieważne. Jeżeli podczas zebrania uchwała nie uzyska wymaganej większości, głosowanie może być kontynuowane w trybie indywidualnego zbierania głosów.

Jeżeli chodzi o śledzenie zmian, bardzo cenię dobre szkolenia, ale wybieram przede wszystkim takie, które pokazują nie tylko treść przepisu, lecz także sposób jego zastosowania w realiach wspólnot mieszkaniowych. Sama informacja, że pojawił się nowy obowiązek, jest dziś łatwo dostępna. Trudniejsze jest odpowiedzenie na pytanie: co dokładnie mamy jutro zrobić inaczej?

Równie ważne są dla mnie kontakty z księgowymi i zarządcami z innych firm. Wszyscy mierzymy się z podobnymi problemami. Gdy pojawia się nowy przepis, rozmawiamy, wymieniamy doświadczenia i porównujemy rozwiązania. Bardzo cenię między innymi kontakty nawiązane podczas szkolenia w Szczyrku dla zarządców nieruchomości i księgowych wspólnot mieszkaniowych organizowanego przez firmę Mieszczanin. Z częścią uczestników rozmawiam do dziś.

Problemy z kadrami i utrzymaniem wiedzy w firmie

Drugie wyzwanie dotyczy wielu branż, ale w zarządzaniu nieruchomościami jest dziś szczególnie widoczne. Brakuje doświadczonych księgowych i zarządców, a liczba obowiązków oraz oczekiwania właścicieli rosną. Gdy zaczynałam pracę, zawód zarządcy nieruchomości miał inny status, funkcjonowały licencje zawodowe, a zakres zadań był węższy niż obecnie. Dzisiaj wspólnoty są większe, procesy bardziej złożone, a pracownicy muszą poruszać się jednocześnie w wielu obszarach.

W praktyce coraz częściej widzę sytuacje, w których firmy posiadające dotąd własny dział księgowy decydują się na outsourcing. Jeżeli księgowość opierała się na jednej lub dwóch osobach, ich odejście może oznaczać utratę dużej części wiedzy o obsługiwanych wspólnotach. Nowy pracownik musi wtedy jednocześnie odtworzyć sposób prowadzenia ksiąg, przejąć bieżącą pracę i nadążać za zmianami w przepisach.

Osobnym wyzwaniem jest bezpośrednia komunikacja z mieszkańcami. Dla osób rozpoczynających pracę w branży rozmowa telefoniczna z właścicielem potrafi być znacznie trudniejsza niż przygotowanie wiadomości e-mail. Mail można przemyśleć, sprawdzić, a dziś również skorzystać przy jego redagowaniu z AI. Rozmowa prowadzona na żywo wymaga natomiast szybkiej reakcji, wiedzy i odporności na emocje. A właściciele lokali najczęściej dzwonią wtedy, kiedy czegoś nie rozumieją, mają zastrzeżenia do rozliczenia albo są zdenerwowani.

Duże znaczenie ma dla mnie również atmosfera pracy. Nie mam wpływu na to, w jakim nastroju zadzwoni właściciel lokalu, ale mam wpływ na to, czy pracownik będzie wiedział, że w trudnej sytuacji może poprosić o pomoc. Jeśli widzę, że rozmowa staje się problematyczna, mogę ją przejąć. Czasami samo poczucie, że obok jest ktoś bardziej doświadczony, zdecydowanie zmniejsza stres.

Dobre warunki pracy to również odpowiedni sprzęt, wygodne stanowisko, rozsądna organizacja obowiązków i możliwość pracy zdalnej tam, gdzie jest to potrzebne i możliwe. W pracy spędzamy znaczną część dnia, dlatego atmosfera i poczucie bezpieczeństwa realnie wpływają na stabilność zespołu.

Można zastanawiać się także, czy rozwiązaniem problemów kadrowych może być sztuczna inteligencja? Z pewnością może pomóc. Sama korzystam z AI i staram się rozwijać wiedzę w tym zakresie także w naszym zespole. Narzędzia oparte na AI mogą przygotować zestawienie, pomóc uporządkować dane, poprawić stylistycznie tekst uchwały czy regulaminu albo przyspieszyć analizę dokumentów.

Nie powinny jednak samodzielnie podejmować decyzji wymagających interpretacji przepisów, oceny konkretnego przypadku i przyjęcia odpowiedzialności za rezultat. Materiał przygotowany przez AI nadal musi przeczytać i ocenić człowiek.

Podobnie patrzę na automatyzację. KSeF, OCR czy elektroniczny obieg dokumentów mogą ograniczyć liczbę prostych, powtarzalnych czynności, ale nie oznacza to automatycznie, że potrzebujemy mniej ludzi. Osoba, która wcześniej otwierała koperty, wyciągała faktury i je skanowała, może dziś wykorzystać czas na kontrolę danych, analizę rozrachunków czy inne zadania. Obowiązków w naszej branży raczej przybywa, dlatego technologia powinna przede wszystkim uwalniać czas na pracę wymagającą wiedzy i oceny.

Mnogość aplikacji i rozproszenie danych

Trzecie wyzwanie to liczba systemów, z których dziś korzystamy. Kiedyś księgowej czy zarządcy wystarczał program do obsługi nieruchomości i dostęp do banku. Dzisiaj dochodzą kolejne aplikacje, portale dostawców, systemy do usterek, elektroniczne kartoteki, bankowość, KSeF, narzędzia do komunikacji, systemy dostawców energii czy portale urzędowe. Każde z nich wymaga odpowiednich dostępów i bezpiecznego zarządzania hasłami.

Sama liczba aplikacji nie byłaby problemem, gdyby systemy dobrze ze sobą współpracowały. Jeżeli mamy osobne narzędzie do zgłaszania usterek, ale informacja z niego nie trafia do systemu używanego przez administratora lub do komunikacji z mieszkańcami, zamiast usprawniać proces tworzymy kolejny kanał, który ktoś musi ręcznie kontrolować.

Szczególnie ryzykowna jest sytuacja, w której zarządca pracuje na jednej bazie właścicieli, a księgowość na drugiej. Bardzo szybko pojawia się pytanie, który system jest źródłowy. Gdzie zmienić adres właściciela? Czy dane zostaną zsynchronizowane? Co się stanie, jeśli integracja nie zadziała? Dwie różne wersje danych kontaktowych tego samego właściciela to nie usprawnienie, tylko dodatkowe ryzyko błędu.

Do tego dochodzą portale banków, dostawców mediów i urzędów. Niekiedy dostęp trzeba mieć osobno dla każdej wspólnoty albo nawet dla poszczególnych punktów poboru. Jest to szczególnie uciążliwe, kiedy pojawia się różnica w rozrachunkach i trzeba odtworzyć, z czego wynika saldo.

Te rozwiązania są bardzo pomocne, ale każde kolejne konto i system zwiększają również liczbę dostępów, którymi trzeba bezpiecznie zarządzać.

Dlatego przyszłość widzę nie tyle w dokładaniu kolejnych aplikacji, ile w ich integracji i automatycznej wymianie danych. Być może z czasem część tej pracy przejmą wyspecjalizowani agenci AI, ale dzisiaj kluczowe jest przede wszystkim dobre zaprojektowanie procesów i jasne określenie, gdzie znajduje się wiarygodne źródło danych.

Technologia ma pomagać, ale nadal potrzebujemy człowieka

Księgowość wspólnot mieszkaniowych zmieniła się w ostatnich latach bardzo mocno. Dziś wymaga nie tylko znajomości ewidencji i rozliczeń, ale także podatków, ochrony danych, nowych technologii oraz umiejętności komunikacji. Nie da się zatrzymać zmian w prawie ani liczby narzędzi, które pojawiają się na rynku. Możemy jednak lepiej organizować wiedzę, procesy i pracę zespołu. Moim zdaniem właśnie to będzie w najbliższych latach największą przewagą firm obsługujących wspólnoty mieszkaniowe: nie liczba aplikacji, lecz umiejętność rozsądnego połączenia technologii, wiedzy i doświadczenia ludzi.