KSeF – Krajowy System e-Faktur
KSeF w programie Mieszczanin jest już dostępny!
Sprawdź, czy jesteś gotowy na KSeF i dowiedz się, dlaczego obowiązuje on praktycznie wszystkie firmy od 1.02.2026!
Poznaj szczegóły pracy z KSeF:
Kliknij w poniższe linki, aby przenieść się do odpowiedniej sekcji tej podstrony:
Kogo i od kiedy obowiązuje KSeF?
👉 Od 1.02.2026 – w praktyce KSeF obejmie wszystkie firmy już od lutego 2026 roku!
❗️Jest tak, ponieważ faktury zakupowe od dużych dostawców (np. mediów) będą już przesyłane do KSeF.
❗️Dlatego – nawet jeśli od lutego 2026 roku nie będziesz jeszcze musiał wysyłać swoich faktur sprzedaży do KSeF – nadal będziesz zobowiązany odbierać faktury zakupowe właśnie przez ten system.
👉 Od 1.04.2026 – wszystkich pozostałych przedsiębiorców. Dopuszcza się w okresie przejściowym, tj. od 1 kwietnia 2026 do 31 grudnia 2026, możliwość wystawiania przez podatników faktur w postaci papierowej lub faktur elektronicznych w sytuacji, gdy łączna miesięczna wartość sprzedaży podlegającej udokumentowaniu fakturami jest mniejsza lub równa 10 000 zł.
Jakie wsparcie oferujemy w związku z KSeF?
Wdrożenie KSeF wiąże się ze sporą zmianą – brak papierowych dokumentów będzie oznaczać, że obieg faktur będzie elektroniczny. Od listopada 2025 r. do marca 2026 r. nie mamy możliwości zapewnienia indywidualnego wsparcia naszych specjalistów.
Dlatego zachęcamy do skorzystania z wiedzy, którą udostępniamy naszym klientom. Dajemy Ci gwarancję dostępu do merytorycznych webinarów, prowadzonych przez naszych ekspertów. Poniżej przekazujemy także praktyczne wskazówki dotyczące korzystania z KSeF.
Co zrobić, aby mieć dostęp do KSeF?
Dostęp do KSeF dla zarządcy wspólnoty mieszkaniowej
Jeśli jesteś zarządcą nieruchomości obsługującym wspólnoty mieszkaniowe:
- Sprawdź, czy umowa o zarządzanie daje Ci prawo do reprezentowania wspólnoty przed urzędem skarbowym oraz do prowadzenia jej rachunkowości w pełnym zakresie, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
- Przekaż informację zarządzanym wspólnotom, aby uzyskały dostęp do KSeF i nadały Ci uprawnienia do odbierania i wystawiania faktur w ich imieniu w KSeF.
- Jeśli wspólnota nie wie, jak zalogować się do KSeF i nadać Ci uprawnienia – przekaż jej nasz poradnik: pobierz poradnik dla WM.
- Wygeneruj dla siebie certyfikat, który będziesz musiał wskazać w programie Mieszczanin. Certyfikaty można generować w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.
Dostęp do KSeF dla zarządcy innych nieruchomości
Jeśli jesteś zarządcą nieruchomości obsługującym wyłącznie własne zasoby (np. w ramach spółdzielni mieszkaniowych), powinieneś:
- Potwierdzić, że możesz się zalogować do KSeF za pomocą pieczęci kwalifikowanej z NIP.
- Wygenerować certyfikat – jest to niezbędny krok, aby w późniejszym etapie użytkownicy programu Mieszczanin mogli wskazać ten certyfikat w ustawieniach oprogramowania.
- Certyfikaty można generować w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.
Jak odbierać z KSeF i wysyłać faktury do KSeF w programie Mieszczanin?
Odbiór faktury z KSeF w programie Mieszczanin
Udostępniliśmy już funkcjonalności związane z KSeF w module e-Mieszczanin.
Zapoznaj się z opisami w module e-Mieszczanin, by rozpocząć pracę. Skorzystaj z podpowiedzi, które przygotowaliśmy dla Ciebie bezpośrednio w systemie.
Jeśli już korzystasz z modułu e-Mieszczanin, powinieneś mieć wdrożony elektroniczny obieg faktur.
Jeśli jednak do tej pory tak się nie stało:
👉 przeanalizuj swoje procedury i sposób obiegu faktur w formie elektronicznej – mogą one różnić się od tych stosowanych wcześniej przy dokumentach papierowych,
👉 skorzystaj z webinaru przygotowanego przez naszą firmę, w którym omawiamy ten temat krok po kroku.
Chcesz wiedzieć więcej? Zapoznaj się z webinarem, który tłumaczy jak wygląda obsługa KSeF w e-Mieszczanin.
Skorzystaj z nagrania z tego webinaru. Zaloguj się do Strefy Klienta i wybierz interesujące Cię nagranie.
Wysyłka faktury do KSeF w programie Mieszczanin
Do wysyłania faktur sprzedażowych służą moduły:
* Wystarczy posiadać jeden z powyższych modułów, by wysyłać faktury sprzedażowe. Jeśli posiadasz dwa moduły, możesz korzystać z obu.
Udostępniliśmy już funkcjonalności związane z KSeF.
Nowe funkcje są dostępne w formie aktualizacji dla programu Mieszczanin w wersji 25. Jeśli pracujesz z wykorzystaniem poprzednich wersji, już teraz dokonaj aktualizacji. W tym celu zaloguj się do Strefy Klienta.
Zapoznaj się ze szczegółową instrukcją, żeby zacząć wysyłać faktury do KSeF.
Przygotowaliśmy dla Ciebie kompleksowe materiały:
➡️ kliknij aby pobrać instrukcję dla użytkowników modułów SŁONie oraz Fakturowanie Sprzedaży.
Chcesz wiedzieć więcej? Zapoznaj się z webinarem, który tłumaczy jak wygląda KSeF w modułach SŁONie i Fakturowanie Sprzedaży.
Skorzystaj z nagrania z tego webinaru. Zaloguj się do Strefy Klienta i wybierz interesujące Cię nagranie.
Zanim włączysz integrację z KSeF
Uwaga:
jeśli planujesz zacząć korzystać z KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur) w stacjonarnych modułach programu Mieszczanin, musisz trzymać się jednej ważnej zasady.
W miesiącu, w którym uruchamiasz integrację, nie może być jeszcze żadnych wystawionych dokumentów sprzedażowych.
Przykład: Chcesz zacząć wysyłać faktury przez KSeF od lutego.
Warunek: zanim zintegrujesz z KSeF moduły SŁONie i Fakturowanie Sprzedaży, w lutym nie możesz mieć zrobionych żadnych naliczeń ani wystawionych faktur w ww. modułach.
Jak to zrobić poprawnie?
Zakończ i rozlicz poprzedni miesiąc (np. styczeń) starym sposobem. Na samym początku nowego miesiąca, zanim wystawisz jakąkolwiek fakturę sprzedażową, włącz integrację z KSeF. Dopiero po włączeniu integracji zacznij robić naliczenia i wystawiać faktury sprzedażowe.
Czy zrealizowałeś już wszystkie powyższe kroki?
Jeśli na wszystkie powyższe punkty odpowiedziałeś „jestem gotowy”, możesz spać spokojnie – KSeF nie jest już dla Ciebie niewiadomą.
Jeśli natomiast którykolwiek z tych punktów wymaga działania, warto zająć się nim jak najszybciej.
Zachęcamy także, by śledzić na bieżąco komunikaty Ministerstwa Finansów (zwłaszcza te dotyczące aktów wykonawczych i wymagań technicznych) oraz naszą stronę internetową i powiadomienia mailowe.
Korzyści z obsługi KSeF w programie Mieszczanin:
Wygoda
W jednym miejscu obsługujesz wszystkie faktury w formie elektronicznej.
Weryfikacja
Program Mieszczanin weryfikuje poprawność struktury pliku JPK FA.
Zgodność
System Mieszczanin dostosowuje format pliku do wytycznych Ministerstwa Finansów.
Porządek
System Mieszczanin archiwizuje faktury, dzięki czemu możesz je łatwo znajdować.
Kompatybilność
Na bieżąco śledzimy przepisy prawne i dostosowujemy system do nowych wytycznych dot. KSeF.
Doświadczenie
Mieszczanin od wielu lat obsługuje elektroniczny obieg dokumentów i JPK w swoich systemach.
Przeczytaj także:
KSeF i wdrożenie e-faktury w nieruchomościach – od kiedy
W artykule przyglądamy się szczegółom związanym z implementacją e-faktury oraz jej wpływem na funkcjonowanie firm.
Elektroniczny obieg dokumentów – czym jest?
W naszym wpisie pokazujemy, jak dobrze dobrany system IT wspiera elektroniczny obieg dokumentów w firmie. Omawiamy także zarządzanie obiegiem faktur oraz umów w formie cyfrowej.
Skontaktuj się z nami, jeśli nadal potrzebujesz pomocy z KSeF!
Nasi eksperci pozostają do Twojej dyspozycji
Zapytaj o możliwości wsparcia