KSeF – Krajowy System e-Faktur

Bądź gotowy na wejście KSeF w życie! Dowiedz się, jakie masz obowiązki i jak możemy Ci pomóc z wdrożeniem KSeF oraz elektronicznego obiegu e-faktur

Czym jest KSeF?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to platforma służąca zarówno do wystawiania, jak i otrzymywania faktur drogą elektroniczną.

e-Faktury będzie można obsługiwać dzięki programowi Mieszczanin lub przez aplikację Ministerstwa Finansów (Aplikacja Podatnika KSeF 2.0).

Kogo i od kiedy obowiązuje KSeF?

– Od 1.02.2026 – podmioty, których wartość sprzedaży w 2024 roku podatkowym przekroczyła kwotę 200 mln zł,

– Od 1.04.2026 – wszystkich pozostałych przedsiębiorców. Dopuszcza się w okresie przejściowym, tj. od 1 kwietnia 2026 do 31 grudnia 2026, możliwość wystawiania przez podatników faktur w postaci papierowej lub faktur elektronicznych w sytuacji, gdy łączna miesięczna wartość sprzedaży podlegającej udokumentowaniu fakturami jest mniejsza lub równa 10 000 zł.

Pamiętaj, że KSeF w praktyce obejmie prawie wszystkie firmy już od lutego 2026 roku.

Będzie tak, ponieważ faktury zakupowe od dużych dostawców (np. mediów) będą już przesyłane do KSeF.

Dlatego – nawet jeśli od lutego 2026 roku nie będziesz jeszcze musiał wysyłać swoich faktur sprzedaży do KSeF – nadal będziesz zobowiązany odbierać faktury zakupowe właśnie przez ten system.

Czego potrzebujesz, aby zdążyć wdrożyć KSeF w swojej firmie?

Wdrożenie KSeF wiąże się ze sporą zmianą – brak papierowych dokumentów będzie oznaczać, że obieg faktur także będzie elektroniczny. Warto skorzystać z wiedzy, którą udostępniamy naszym klientom. Od listopada 2025 r. do lutego 2026 r. nie mamy możliwości zapewnienia indywidualnego wsparcia naszych specjalistów.

Dajemy Ci gwarancję dostępu do merytorycznych webinarów, prowadzonych przez naszych ekspertów.

Korzyści z obsługi KSeF w programie Mieszczanin:

Wygoda

W jednym miejscu obsługujesz wszystkie faktury w formie elektronicznej.

Weryfikacja

Program Mieszczanin będzie weryfikować poprawność struktury pliku JPK FA.

Zgodność

System Mieszczanin dostosuje format pliku do wytycznych Ministerstwa Finansów.

Porządek

System Mieszczanin archiwizuje faktury, dzięki czemu możesz je łatwo znajdować.

Kompatybilność

Na bieżąco śledzimy przepisy prawne i dostosowujemy system do nowych wytycznych dot. KSeF.

Doświadczenie

Mieszczanin od wielu lat obsługuje elektroniczny obieg dokumentów i JPK w swoich systemach.

Co musisz zrobić, aby wdrożyć KSeF z programem Mieszczanin?

Zdobyć wiedzę

Praca z e-fakturami wymaga wprowadzenia zmian w księgowości oraz zmian organizacyjnych, warto więc poszerzać swoje kompetencje z zakresu KSeF, korzystając z rzetelnych źródeł informacji.

Przygotować się na zmianę organizacyjną

KSeF spowoduje, że papierowa faktura przestanie być głównym dokumentem źródłowym do zaewidencjonowania jej w księdze rachunkowej – zmiana organizacyjna w zakresie obiegu faktur będzie największym wyzwaniem pod kątem trudności, jak i potrzebnego na przygotowanie czasu.

Mieć aktywny moduł e-Mieszczanin

Sprawdzić, czy posiadasz moduł e-Mieszczanin wraz z funkcją elektronicznego obiegu faktur.

Uzyskać dostęp do KSeF

Każdy podmiot musi otrzymać dostęp do KSeF (przez certyfikat), co może zająć dużo czasu ze względu na skalę ogólnopolską.

Nadać pracownikom dostępy do KSeF

Określić, kto z Twoich pracowników będzie mieć dostęp do KSeF, nadać tym osobom odpowiednie uprawnienia oraz je przeszkolić.

Skonfigurować program Mieszczanin

Samodzielnie lub z wykorzystaniem wiedzy z webinarów firmy Mieszczanin skonfigurować system tak, by mógł odbierać i wysyłać e-faktury.

Usprawnić obieg faktur

Warto wykorzystać okazję, jaką jest KSeF, do usprawnienia i uproszczenia dotychczasowych procesów.

Przeczytaj także:

KSeF i wdrożenie e-faktury w nieruchomościach – od kiedy

W artykule przyglądamy się szczegółom związanym z implementacją e-faktury oraz jej wpływem na funkcjonowanie firm.

Dowiedz się więcej

Elektroniczny obieg dokumentów – czym jest?

W naszym wpisie pokazujemy, jak dobrze dobrany system IT wspiera elektroniczny obieg dokumentów w firmie. Omawiamy także zarządzanie obiegiem faktur oraz umów w formie cyfrowej.

Dowiedz się więcej

Skontaktuj się z nami, jeśli potrzebujesz wsparcia z KSeF

Nasi eksperci pozostają do Twojej dyspozycji

Zapytaj o ofertę