Czym jest techniczna obsługa nieruchomości i jak oprogramowanie wspiera zarządców?

Techniczna obsługa nieruchomości to kluczowy element zarządzania budynkami i obiektami, który wpływa na ich funkcjonalność, bezpieczeństwo oraz komfort użytkowników. W niniejszym artykule przyjrzymy się istotnym aspektom tej dziedziny, w tym jej definicji, głównym zadaniom oraz znaczeniu w kontekście zarządzania nieruchomościami. Zrozumienie tych zagadnień pozwoli nie tylko na lepsze zarządzanie obiektami, ale także na zwiększenie ich wartości oraz efektywności operacyjnej. Zapraszamy do lektury, aby odkryć, jak techniczna obsługa nieruchomości może wpłynąć na Twój sukces.

Nasz wpis porusza następujące aspekty:

• Co to jest techniczna obsługa nieruchomości?
• Dlaczego warto mieć oprogramowanie do prowadzenia technicznej obsługi nieruchomości?
• Serwis techniczny w przypadku usterek i awarii
• Oprogramowanie dla nieruchomości a obowiązki przeglądów technicznych
• Przeprowadzanie prac remontowych
• Jak zautomatyzować obsługę techniczną budynków?

Co to jest techniczna obsługa nieruchomości?

Obsługa techniczna nieruchomości jest to dbanie o prawidłowy stan techniczny budynku poprzez konserwację, regularne przeglądy, remonty, naprawy i usuwanie awarii. Elementami objętymi nadzorem są między innymi urządzenia i instalacje (takie jak wodne czy gazowe), a także inne części nieruchomości, takie jak winda, schody czy dach. Prawo zobowiązuje zarządców nieruchomości zarówno do bieżącego dbania o kontrolę sprawności budynku, jak i dokumentowania realizacji swoich działań.

Dokumentacja technicznej obsługi budynków, np. z ewidencją przeglądów technicznych, może być jeszcze prowadzona w wersji papierowej (od 2027 roku obowiązkowa będzie cyfrowa książka obiektu budowlanego, tj. C-KOB), jednak na rynku dostępne są wyspecjalizowane systemy informatyczne takie jak program Mieszczanin, które ułatwiają sprawowanie kontroli oraz znacznie przyspieszają wykonywanie zadań związanych z techniczną obsługą nieruchomości.

Dlaczego warto mieć oprogramowanie do prowadzenia technicznej obsługi nieruchomości?

System do prowadzenia technicznej obsługi nieruchomości pomaga w wielu aspektach. Pierwsza kwestia to prowadzenie pełnej, szczegółowej ewidencji budynków, urządzeń i instalacji. Oprogramowanie umożliwia wpisywanie informacji na temat budynków – od ogółów (np. rok i technologia budowy, liczba kondygnacji czy numer pozwolenia na budowę) do szczegółów (np. dokładna ewidencja urządzeń i instalacji, wraz ich parametrami technicznymi, protokołami z przeglądów, itd.).

Do każdej nieruchomości można przypisywać także ważne dokumenty oraz pliki (np. zdjęcia), co ułatwia codzienną pracę i pozwala szybko odnajdować potrzebne informacje. Mogą one być dostępne nie tylko dla pracowników zarządcy, ale także dla mieszkańców (poprzez udostępnienie wybranych przez zarządcę plików w aplikacji e-kartoteka).

Po uzupełnieniu danych, możemy łatwo wyszukiwać potrzebne nam elementy, jak i sortować budynki, np. według wieku lub daty oddania do użytku, a instalacje i urządzenia według terminów gwarancji czy daty kolejnego przeglądu. Do każdego budynku mogą być także przypisane usterki zgłoszone przez mieszkańców lub pracowników, potrzeby remontowe i remonty, a także przeglądy.

Oprogramowanie pomaga sprawdzić, czy dla każdego urządzenia posiadamy komplet odpowiednich dokumentów, tj. instrukcję obsługi, gwarancję oraz zdjęcie tabliczki znamionowej.

System Mieszczanin umożliwia szybki, czytelny wgląd w stan techniczny, a także upraszcza organizowanie potrzebnych prac, np. tworzenie harmonogramu przeglądów budynków. Dzięki temu wzrasta komfort pracy pracowników technicznych, a także poziom zadowolenia użytkowników lokali. System pozwala unikać sytuacji, w której dochodzi do usterki ważnego elementu ze względu na:

Dodatkową zaletą jest wzrost poziomu bezpieczeństwa całej nieruchomości: w dobrze skontrolowanym budynku, który podlega ciągłemu monitoringowi, jest mniejsza szansa na to, że wystąpi jakaś awaria i np. zawiedzie jakieś urządzenie.

Co ważne, tak jak w przypadku innych funkcji programu Mieszczanin, dostęp do poszczególnych operacji związanych z techniczną obsługą nieruchomości jest przydzielany tylko uprawnionym pracownikom. Dzięki temu zapewnione jest maksimum bezpieczeństwa – niepowołana osoba nie usunie żadnego elementu ani nie wypełni list kontrolnych przeglądu. Jednocześnie wszystkie cenne informacje dotyczące nieruchomości znajdują się w jednym miejscu, a raz wprowadzone dane są łatwo dostępne dla wszystkich uprawnionych pracowników i nie trzeba ich wpisywać ponownie.

Kolejną zaletą jest fakt, że e-Mieszczanin jest modułem mobilnym. Oznacza to, że dostęp do wszystkich informacji na temat budynku można mieć z poziomu telefonu, – także wtedy, gdy pracownik znajduje się bezpośrednio na terenie nieruchomości. Dzięki temu może on na bieżąco sprawdzić dokumentację, odnotować usterkę, udzielić mieszkańcowi odpowiedzi na zadane pytanie, a także – pracując w terenie – sprawdzić adres lokalu czy dane kontaktowe mieszkańca. Mobilność e-Mieszczanina pozwala szybciej wykonywać swoje obowiązki oraz lepiej dokumentować ich pełny przebieg.

Serwis techniczny w przypadku usterek i awarii

Obsługa techniczna wspólnot mieszkaniowych, spółdzielni czy innych form prawnych nieruchomości wielolokalowych obejmuje także zarządzanie awariami oraz nagłymi usterkami.

Informacja o usterce czy awarii może zostać utworzona przez pracowników w systemie e-Mieszczanin lub użytkowników lokalu poprzez aplikację e-kartoteka. Odróżnienie każdego z tych typów zgłoszeń jest proste dzięki ikonkom na liście awarii:

Każdy może także dodać zdjęcie obrazujące lub potwierdzające wystąpienie usterki – np. awarii oświetlenia przed klatką: 

Sporym ułatwieniem jest także szybki i czytelny podgląd statusów dla każdej usterki oraz możliwość sortowania ich według etapów obrazujących postęp prac.

e-Mieszczanin umożliwia również przekazywanie usterek do naprawy podmiotom zewnętrznym. Podwykonawcy uzyskują dostęp do systemu w zakresie umożliwiającym realizację zleconych zadań. Zarządcy mogą w ten sposób szybko przekazać informacje o awarii i komunikować się z firmą zewnętrzną, zachowując wszystkie ważne informacje w systemie.

Co warte podkreślenia, e-Mieszczanin udostępnia także statystyki dotyczące częstotliwości występowania poszczególnych typów usterek, co pomaga w ocenie stanu technicznego oraz optymalizacji działań związanych z obsługą techniczną nieruchomości. Raport można filtrować m.in. po konkretnych budynkach, a także podglądać koszty realizacji poszczególnych napraw:

Oprogramowanie dla nieruchomości a obowiązki przeglądów technicznych

Właściwy stan techniczny budynku musi być regularnie potwierdzany obowiązkowymi przeglądami. Odpowiednio dopilnowane przeglądy zmniejszają ryzyko wystąpienia awarii, w związku z tym są one naprawdę istotne.

Program Mieszczanin umożliwia dodanie przeglądu i późniejszy monitoring przebiegu jego realizacji. Każdy z uprawnionych pracowników ma dostęp do wygodnego podglądu przypisanych do niego zadań:

System informuje także o wszystkich oczekujących przeglądach w kolejce: 

Co ważne, program Mieszczanin pozwala także harmonogramować kolejne przeglądy tak, by były one prowadzone systematycznie, w cyklach wymaganych przepisami prawa oraz stosownie do zaleceń producentów urządzeń czy instalacji.

e-Mieszczanin pozwala dodatkowo szybko i wygodnie wyszukiwać informacje dotyczące przeglądów, włącznie z zaawansowanym filtrowaniem: 

Niezwykle ważną funkcją jest również możliwość korzystania z list kontrolnych dla przeglądów. Przeprowadzają one pracowników technicznych przez kolejne kroki, które należy podjąć, aby dobrze zrealizować zadania. Dzięki temu zarządca ma pewność, że przeglądy zostaną przeprowadzone zgodnie z założeniami oraz normami, co zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa. Listy kontrolne można wyświetlać w formie elektronicznej lub wydrukować:

Przeprowadzanie prac remontowych

Kolejnym z przykładów tego, co obejmuje obsługa techniczna nieruchomości, jest przeprowadzanie remontów w ramach zarządzanych nieruchomości. Zarządzanie remontami w systemie Mieszczanin to doskonały sposób na uporządkowanie danych dotyczących modernizacji budynków, urządzeń lub instalacji.

Z pomocą programu do zarządzania nieruchomościami, można zaprojektować remont wybranego obiektu:

System może także wysłać użytkownikowi przypomnienie w wybranej przez niego dacie.

Remont może mieć 4 statusy: nowy, zaplanowany, w trakcie oraz zakończony. Pozwala to w czytelny sposób kontrolować na jakim etapie prac są poszczególne remonty. Wgląd w aktualny status każdego z zaprojektowanych remontów mają uprawnieni pracownicy zarządcy.

Do karty konkretnego remontu możemy przypisywać także listy zadań oraz potrzeb, jak i załączniki różnego typu (np. dokumentacja zdjęciowa) wraz z ich wersjonowaniem:

Pracownicy mogą następnie uzupełniać informacje na temat przebiegu realizacji remontu. Dodatkowo z kartą tego remontu powiązane są wiadomości e-mailowe, wysyłane np. do zewnętrznego podwykonawcy lub odbierane od niego. W efekcie wszystkie akcje związane z wybranym remontem widoczne są w jednym miejscu, co wprowadza porządek oraz możliwość bieżącego kontrolowania przebiegu przez osoby zarządzające.

Jak zautomatyzować obsługę techniczną budynków?

Warto zwrócić przede wszystkim uwagę na automatyzację związaną z przekazywaniem zgłoszeń usterek według kryteriów (takich jak np. typ usterki czy budynek, którego dotyczy zgłoszenie). Na podstawie określonych w zgłoszeniu informacji i wybranej kategorii, system automatycznie przypisuje zadanie do odpowiedniej osoby, eliminując konieczność ręcznego kierowania spraw.

Dodatkowo oprogramowanie przypomina użytkownikowi o zbliżających się terminach przeglądów, dzięki czemu łatwiej jest zaplanować działania i uniknąć ewentualnych opóźnień: