Windykacja w spółdzielni, wspólnocie mieszkaniowej, SiM, TBS lub zasobie komunalnym

Windykacja należności w zarządzaniu nieruchomościami to proces wieloetapowy, obejmujący zarówno wstępny kontakt z dłużnikiem, jak i działania przedsądowe, prowadzenie ugód czy postępowania sądowego. W praktyce często wiąże się z utrudnieniami, a cały proces może trwać bardzo długo lub utknąć w martwym punkcie, jeśli roszczenie się przedawni. W niniejszym artykule pokazujemy, jak program Mieszczanin wspiera zarządców w każdym z tych etapów, automatyzując rutynowe czynności, ułatwiając kontrolę nad danymi i pozwalając skutecznie zarządzać procesem windykacyjnym.

W naszym wpisie opisujemy następujące aspekty:

• Czym jest windykacja w zarządzaniu nieruchomościami i jakie są jej rodzaje?
• Dlaczego windykacja to problem?
• Jak rozwiązywać problemy związane z windykacją?
• Jakie elementy windykacji obsługuje program Mieszczanin i dlaczego warto go mieć?
• Jak sobie poradzić w wymiarze praktycznym z windykacją z programem Mieszczanin?

Czym jest windykacja w zarządzaniu nieruchomościami i jakie są jej rodzaje?

Termin “windykacja” oznacza podejmowanie czynności, których celem jest odzyskanie środków finansowych. Zadłużenie podlegające windykacji może powstać w przypadku braku zapłaty za utrzymanie i eksploatację nieruchomości, opłaty czynszowe, zaliczki czy inne zobowiązania wynikające z użytkowania lokali mieszkalnych, użytkowych, garaży, itd. Proces windykacji jest rozpoczynany w momencie, gdy osoba zobowiązana do uiszczenia opłaty nie ureguluje jej na czas.

Dla spółdzielni, wspólnot mieszkaniowych, SIM, TBS czy zasobów komunalnych zadłużenia to realny problem, ponieważ powodują poważne trudności finansowe, których skutki ponoszą zarówno zarządcy, jak i mieszkańcy. W przypadku pojawienia się opóźnień bądź braku bieżących wpłat, zaczyna brakować środków chociażby na remonty, ogrzewanie czy opłacanie podatków.

Windykacja może być podzielona na dwa główne etapy:

Dlaczego windykacja to problem?

Zarządcy przeprowadzający windykację często napotykają na wyzwania. Jedną z przyczyn problemów stanowi brak świadomości, że zadłużenie jednej osoby ma bezpośrednie przełożenie na problemy wszystkich innych mieszkańców. Dodatkowo zazwyczaj zarządca nie mierzy się jedynie z jednym dłużnikiem, a z całą grupą osób, które mają opóźnienia bądź w ogóle nie płacą swoich zobowiązań.

Kolejnym problemem bywa wpadanie w spiralę długów; jeśli tak się stanie, zadłużony mieszkaniec może nie skorzystać na odroczeniu terminu płatności bądź zawarciu ugody o ratalnej spłacie wierzytelności. Z czasem dług rośnie, a jego windykacja jest coraz trudniejsza.

Następnym z utrudnień bywa kwestia pilnowania daty przedawnienia roszczeń, co może uniemożliwić skuteczne dochodzenie należności na drodze sądowej. Jeżeli zarządca nie podejmie w odpowiednim czasie działań formalnych, istnieje ryzyko, że roszczenie ulegnie przedawnieniu. Problem nasila się szczególnie w przypadku dużej liczby dłużników, gdzie konieczne jest cykliczne monitorowanie wielu spraw równocześnie. W praktyce oznacza to, że bez narzędzi wspierających kontrolę terminów łatwo przeoczyć moment, w którym dług traci wymagalność sądową, co w konsekwencji może prowadzić do realnej straty finansowej dla wspólnoty, spółdzielni mieszkaniowej bądź innego podmiotu.

Jak rozwiązywać problemy związane z windykacją?

Zarządca, będąc osobą zobowiązaną do skutecznego ograniczania zadłużeń, może wdrożyć systematyczne działania dostosowane do wysokości i czasu trwania długu. W praktyce oznacza to m. in. regularne przekazywanie mieszkańcom informacji o stanie salda – np. w formie kwartalnych zestawień czy corocznych potwierdzeń. Ważnym narzędziem są także analizy windykacyjne, które pozwalają na ocenę sytuacji finansowej wszystkich lokali i podjęcie adekwatnych kroków możliwie wcześnie – tak, by zapobiegać wpadaniu w spiralę długów. Pozwala to także na bieżąco informować mieszkańców o niedotrzymaniu terminu spłaty i jest rozwiązaniem zwłaszcza w tych przypadkach, gdzie opóźnienie zapłaty było niezamierzone.

Na wczesnym etapie windykacji warto rozpocząć od bezpośredniego kontaktu z dłużnikiem. Podczas takiego spotkania bądź rozmowy zarządca może wyjaśnić, dlaczego regularne płatności są istotne dla funkcjonowania całej nieruchomości, zapytać o powody powstania zaległości oraz zaproponować ugodę. Może to obejmować np. ustalenie spłat ratalnych. Dobrym rozwiązaniem jest również przekazywanie informacji dotyczących możliwości uzyskania dodatku mieszkaniowego z instytucji publicznych, takich jak ośrodki pomocy społecznej czy urzędy miast i gmin.

Zarządca może także różnicować treść wezwań do zapłaty w zależności od wysokości długu – od łagodniejszych przypomnień po rygorystyczne pisma przedsądowe. Warto także rozważyć współpracę z Biurem Informacji Gospodarczej, np. Krajowym Rejestrem Długów, aby zdyscyplinować osoby zalegające z płatnościami powyżej określonej kwoty. Jeśli takie działania nie przyniosą efektu, kolejnym krokiem powinno być wysłanie wezwania przedsądowego, a następnie – w razie dalszego braku spłaty – złożenie pozwu w sądzie. W przypadku wydania decyzji przez sąd, mamy możliwość skierowania wniosku egzekucyjnego do komornika. Część spraw kończy licytacją lokalu, a w szczególnych przypadkach również eksmisją.

Co ważne, na każdym etapie niezbędne jest prowadzenie szczegółowej, bieżącej dokumentacji dotyczącej spraw windykacyjnych oraz elektronicznego rejestru pozwów i egzekucji.

Jakie elementy windykacji obsługuje program Mieszczanin i dlaczego warto go mieć?

Program Mieszczanin pozwala zarządcom na kompleksowe zarządzanie windykacją – od pierwszego kontaktu z dłużnikiem, przez ugody, po sprawy sądowe i egzekucyjne. Dzięki pełnej integracji z księgowością, automatyzacji naliczania odsetek i kosztów oraz możliwości prowadzenia indywidualnych rachunków bankowych, system oszczędza czas, minimalizuje ryzyko błędów i pozwala na prowadzenie pełnej analizy efektywności działań windykacyjnych.

Zarządca może następnie w łatwy sposób kontrolować przebieg spłat, generować raporty i statystyki dla właścicieli i wspólnoty, a także podejmować świadome decyzje dotyczące dalszych działań windykacyjnych, w tym sprzedaży wierzytelności lub kierowania spraw do komornika. Kolejną zaletą jest możliwość personalizacji przebiegu procesów windykacyjnych np. w odniesieniu do własnych regulaminów, a także odzwierciedlania ich w programie, jak i dostosowywanie wyglądu oraz treści dokumentów (np. druk wezwania do zapłaty) do swoich potrzeb.

Wszystko to sprawia, że nawet w dużych spółdzielniach czy rozproszonych wspólnotach program znacząco usprawnia pracę, redukuje koszty i podnosi skuteczność windykacji.

Jak sobie poradzić w wymiarze praktycznym z windykacją z programem Mieszczanin?

Poniżej w szczegółach przedstawiamy, jak program Mieszczanin wspiera zarządców w kompleksowym prowadzeniu windykacji:

Windykacja przedsądowa

Program Mieszczanin umożliwia zarządcom kompleksowe zarządzanie windykacją, już od pierwszego kontaktu z dłużnikiem.

Na tym etapie możliwe jest prowadzenie miękkiej windykacji, czyli kontaktu z dłużnikami bez natychmiastowego wysyłania wezwań lub z wygenerowaniem jedynie noty obciążeniowej. W systemie można tworzyć specjalne listy, np. o nazwie „Kontakt telefoniczny”, które pozwalają szybko zidentyfikować osoby do kontaktu i zarejestrować historię rozmów. W mniejszych zasobach lub w sytuacjach, gdy firma dysponuje mniejszą liczbą pracowników zajmujących się ściąganiem wierzytelności, taka forma windykacji jest bardzo efektywna – czasem wystarczy przypomnienie telefoniczne, aby dłużnik uregulował zaległość. Wszystko to odbywa się w pełnej integracji z modułem księgowym, co pozwala natychmiast księgować naliczone odsetki i koszty.

System umożliwia również tworzenie list dłużników i prowadzenie statystyk skuteczności wysyłki wezwań – można na ich podstawie przedstawić właścicielom budynków, ile działań windykacyjnych zostało podjętych w danym okresie i jak skuteczna była cała procedura. Listy dłużników tworzone są według dwóch metod analizy: według terminów płatności dokumentów lub różnicy sald. Co istotne, system umożliwia pracę zarówno z listami właścicieli, jak i listami kontrahentów. Następnie użytkownik może weryfikować dłużników według wybranych kryteriów: kwotowych, a także długości trwania zadłużenia. Oprogramowanie Mieszczanin uwzględnia przepisy kodeksu cywilnego dotyczące terminów płatności – jeśli termin przypada w dzień wolny lub święto, system automatycznie przesuwa go na kolejny dzień roboczy.

Na etapie przedsądowym system pozwala generować wezwania do zapłaty w sposób w pełni zautomatyzowany, księgując automatycznie koszty powstałe przy obsłudze wezwań. Koszty te mogą obejmować zarówno opłaty za wysyłkę, np. listem poleconym, jak i wszelkie opłaty pobierane przez zarządcę za przygotowanie wezwania. Dzięki temu nie trzeba ręcznie wprowadzać setek pozycji księgowych, co w dużych wspólnotach lub spółdzielniach zajmowałoby wiele godzin pracy. Na każdym etapie możemy także skorzystać z pełnej informacji w ewidencji wysłanych wezwań.

Wezwanie do zapłaty może być przekazane w różnej formie: drukowanego pisma, wiadomości e-mail, ale dodatkowo zarządca może także wysłać dłużnikowi krótką wiadomość SMS, np. o treści “Pani/Pana saldo na dzień 1 grudnia wynosi X, prosimy o wpłatę do dnia Y”. Co ważne, znaczniki możliwe do wykorzystania w treści pism umożliwiają dynamiczne zamieszczenie w nich najważniejszych informacji, takich jak saldo, numer lokalu czy kwota zaległości, przez co mamy możliwość znacznej personalizacji wyglądu i treści wezwania.

Dodatkową zaletą jest także możliwość dodania karty księgowej do wezwania do zapłaty. Może to być spore ułatwienie w zrozumieniu, czego dłużnik nie opłacił. Jeżeli drukujemy wezwania bezpośrednio z systemu – możemy także skorzystać z wydruku adresacji kopert. Mieszczanin posegreguje dokumenty tak, by nie trzeba ich było układać ręcznie, a następnie będziemy mogli dokonać wydruku na kopertach, które ułożą się w tej samej kolejności – co znacznie ułatwia pracę związaną z wysyłką tej korespondencji.

Ugody i indywidualne harmonogramy spłat

Kiedy dłużnik nie reguluje swoich zobowiązań mimo wysyłanych wezwań, system Mieszczanin umożliwia zarządcy zawarcie ugody, czyli ustalenie planu spłat dostosowanego do możliwości finansowych właściciela lub najemcy. Ugody mogą być realizowane na trzy sposoby – według liczby rat, według wysokości raty lub w formie indywidualnego harmonogramu, w którym dokładnie określa się daty i kwoty każdej spłaty. Program pozwala przypisać do każdej ugody indywidualny rachunek bankowy, dzięki czemu wpłaty są księgowane bezpośrednio na odpowiednie konto ugody. W praktyce eliminuje to konieczność ręcznego przeksięgowywania nadpłat z kont podstawowych na konto dotyczące ugód, automatycznie wiąże wpłatę z konkretną ugodą, a także ogranicza ryzyko pomyłek, które mogą wystąpić podczas ręcznego księgowania wpłat.

Do każdej ugody można dołączyć dokumenty, np. skan podpisanej ugody, korespondencję z dłużnikiem czy inne pliki związane z lokalem lub budynkiem. System pozwala także monitorować terminowość spłat – generuje zestawienia pokazujące, które ugody mają zaległe raty i ile rat pozostało do spłaty. Dzięki temu zarządca może szybko zidentyfikować dłużników, którzy nie wywiązują się z ustaleń i podjąć odpowiednie działania, np. rozwiązanie ugody lub skierowanie sprawy na drogę sądową. Co istotne, program Mieszczanin obsługuje wiele wspólnot i zasobów jednocześnie, co umożliwia prowadzenie analizy zbiorczej wszystkich ugód, niezależnie od tego, do ilu wspólnot dłużnik należy.

Sprawy sądowe

Przede wszystkim należy zadbać o to, aby roszczenia nie uległy przedawnieniu, ponieważ po jego upływie może nie być możliwe skuteczne dochodzenie należności. Program Mieszczanin umożliwia wprowadzenie daty przedawnienia dla każdej sprawy z dłużnikiem, co pozwala w prosty sposób monitorować terminy i priorytetyzować działania. Na tej podstawie można wygenerować zestawienie spraw, które wymagają natychmiastowej interwencji, np. tych, których termin przedawnienia przypada w określonym przedziale czasowym. Dzięki temu zarządca ma pełny obraz sytuacji każdego dłużnika i może podejmować decyzje w sposób szybki i precyzyjny.

Jeżeli działania przedsądowe i ugodowe nie przynoszą efektu, program pozwala prowadzić sprawy sądowe „per dłużnik”. System rejestruje wszystkie istotne dane dotyczące sprawy, takie jak data złożenia pozwu, rodzaj sprawy (np. o zapłatę lub eksmisję), symbol wewnętrzny sprawy oraz ewentualny numer teczki w aktach spółdzielni lub symbol nadany przez radcę prawnego, jeśli zarządca podejmie współpracę z zewnętrzną firmą. Dzięki temu możliwe jest śledzenie sprawy zarówno wewnątrz systemu, jak i w korespondencji z kancelariami prawnymi.

Jak już wcześniej wspominaliśmy, również dla każdej sprawy dłużnika można przypisać indywidualny rachunek bankowy, co ułatwia księgowanie wpłat bez ryzyka pomyłki. Program do zarządzania nieruchomościami Mieszczanin umożliwia rejestrowanie podjętych działań windykacyjnych w ramach sprawy, od wysyłki wezwań po nakazy zapłaty, działania komornika czy interwencje prawników. Dodatkowo możliwe jest rejestrowanie prawników i komorników obsługujących sprawę, w tym ruchów finansowych związanych z prowizjami, zaliczkami czy opłatami egzekucyjnymi.

Analiza, raportowanie i statystyki

Program Mieszczanin oferuje zaawansowane narzędzia do raportowania i analizy działań windykacyjnych. Zarządca może generować zestawienia pokazujące strukturę należności i zaległości w podziale na okresy czasu, np. należności przeterminowane od jednego do dwóch miesięcy, od trzech do sześciu miesięcy, od sześciu miesięcy w górę. System umożliwia również analizę ugód – ile ugód zostało zawartych, z kim i na jakie kwoty, jakie raty zostały spłacone, a które pozostają zaległe.

Dzięki automatyzacji, raporty te można szybko i wygodnie prezentować na zebraniach lub w dokumentacji, pokazując nie tylko liczbę działań windykacyjnych, ale też ich skuteczność i efektywność. W zestawieniach uwzględniane są również sprawy sądowe i egzekucyjne, dzięki czemu można monitorować, które sprawy ulegają przedawnieniu, jakie są salda należności i jakie działania windykacyjne zostały podjęte na różnych etapach. To pozwala na podejmowanie świadomych decyzji dotyczących dalszych kroków, np. sprzedaży wierzytelności lub ponaglania komornika i radcy prawnego.

Automatyzacja księgowa i kontrola

Jedną z największych zalet systemu Mieszczanin jest automatyzacja procesów księgowych związanych z windykacją. Program umożliwia zarówno automatyczne księgowanie wpłat na indywidualne rachunki ugód i spraw, jak i przeksięgowywanie nadpłat zgodnie z ustaloną kolejnością zaspokajania roszczeń – od należności głównej, przez odsetki, po koszty sądowe i egzekucyjne. Dzięki temu można natychmiast zidentyfikować, które wpłaty zostały zrealizowane, a które pozostają zaległe, bez konieczności ręcznego sprawdzania stanu kont każdego dłużnika.

Dodatkowo program oferuje mechanizm kontroli poprawności księgowań w kontekście spraw dłużników. Pozwala on zweryfikować, czy każda pozycja księgowa została prawidłowo powiązana ze sprawą, której dotyczyła. Dzięki temu możliwe jest wychwycenie sytuacji, gdy np. wpłata lub koszt zostały zaksięgowane w kontekście sprawy skierowanej do sądu, ale nie powiązano ich w systemie z konkretną sprawą dłużnika. Program wskazuje dokładnie, w której pozycji i dokumencie wystąpił brak powiązania, co pozwala skorygować ewentualne błędy i zapewnia zgodność z przyjętymi procedurami. Takie podejście minimalizuje ryzyko nieprawidłowości księgowych i zwiększa kontrolę nad całym procesem windykacyjnym, ułatwiając zarządzanie zarówno dużymi, jak i rozproszonymi zbiorami spraw.