Wspólnota mieszkaniowa
16 Lip 2025
8 min czytania
Zarządzanie nieruchomością w okresie deweloperskim, przejściowym i wspólnotowym
Część firm deweloperskich zajmuje się także zarządzaniem wyodrębnioną z nowopowstałego budynku wspólnotą mieszkaniową. W jaki sposób program Mieszczanin umożliwia gromadzenie informacji o nieruchomościach już od początku ich powstawania? Jakie dane, istotne dla dewelopera, a później zarządcy wspólnoty, system pozwala ewidencjonować i przechowuje w łatwo dostępnym archiwum? O wszystkim tym opowiemy w poniższym wpisie!
Z naszego wpisu dowiesz się:
- Jak realizować okres deweloperski w programie Mieszczanin?
- Jak realizować okres przejściowy w programie Mieszczanin?
- Jak deweloper może zarządzać wspólnotą mieszkaniową w systemie Mieszczanin?
Chcesz być na bieżąco z branżowymi ciekawostkami oraz zmianami w prawie?
Zostań subskrybentem naszego newslettera i raz w miesiącu otrzymuj ważne informacje!
Jak realizować okres deweloperski w programie Mieszczanin?
Na samym początku, zanim nastąpi wyodrębnienie pierwszego lokalu i powstanie wspólnoty mieszkaniowej, wszystkie lokale będą oczywiście należeć do dewelopera, który zbudował nieruchomość. Program Mieszczanin umożliwia stworzenie szczegółowej ewidencji wszystkich posiadanych lokali, w podziale na budynki, wraz ze wskazaniem ich fizycznego adresu.
Dzięki tak dokładnemu odwzorowaniu rzeczywistości, deweloper ma możliwość wygodnego nadzorowania swoich zasobów. Jednym z przykładów wykorzystania naszego systemu jest prowadzenie szczegółowej dokumentacji technicznej dla budynków. System umożliwia także tworzenie ważnych zestawień, np. wykaz umów najmu.
Co istotne, program pozwala również na gromadzenie dokumentów istotnych dla dewelopera, takich jak protokoły odbiorów. Możliwe jest dodatkowo prowadzenie specyficznych rozliczeń księgowych.
Jak realizować okres przejściowy w programie Mieszczanin?
W momencie wyodrębnienia pierwszego lokalu powstaje wspólnota mieszkaniowa. Na początku wspólnota składa się z dwóch właścicieli: dewelopera oraz pierwszego nabywcy lokalu.
Do programu na tym etapie należy wprowadzić wspólnotę, przypisać do niej budynek i stopniowo (wraz z wyodrębnianiem się kolejnych lokali) uzupełniać listę właścicieli. Równocześnie możliwe jest również dalsze ewidencjonowanie najemców w zasobie dewelopera na podstawie umów najmu.
W systemie Mieszczanin prowadzone są więc dwie równoległe ewidencje:
- 1 wspólnota mieszkaniowa – gdzie wysokość opłat jest określana zgodnie z odrębnymi zasadami rozliczeń.
- 2 Zasób lokali zarządzanych przez dewelopera (nazywany w module SŁONie: zasób czynszowy) – lokale, które nie zostały jeszcze wyodrębnione, wraz z własnymi zasadami naliczeń czynszów dla najemców.
Jeden budynek może być zatem przypisany zarówno do zasobu czynszowego dewelopera, jak i do wspólnoty. W systemie Mieszczanin widoczni będą właściciele lokali wyodrębnionych, jak i dane najemców lokali należący do dewelopera.
W budynku jest Wspólnota Słoneczna 13-15, ale ten konkretny lokal należy do dewelopera i ma najemcę.
Program Mieszczanin obsługuje – w razie potrzeby – dwa odrębne sposoby zarządzania oraz dwie oddzielne księgi finansowe. Deweloper, zwykle będący płatnikiem VAT, może wystawiać faktury VAT dla najemców, podczas gdy wspólnota zazwyczaj nie jest płatnikiem VAT. Rozliczenia mediów także prowadzone są osobno – w zasobie czynszowym i we wspólnocie.
System pozwala prowadzić ewidencję rozrachunków z dokładnością co do dnia. Jeśli najemca staje się właścicielem lokalu, system automatycznie rozdziela rozliczenia: dotychczasowe należności są przypisane do dewelopera, a od momentu wyodrębnienia lokalu – do wspólnoty. Wszelkie kwestie rozliczeniowe dla tego samego lokalu są w tym momencie traktowane oddzielnie, np. media czy czynsz.
Gdy dotychczasowy najemca wykupi lokal na własność, system Mieszczanin umożliwia wtedy:
- usunięcie najemcy z lokalu i oznaczenie lokalu jako pustostan,
- dodanie nowego właściciela do wspólnoty,
- zaczytanie danych najemcy do grona właścicieli i przypisanie ich do konkretnego lokalu,
- wycofanie lokalu z zasobu czynszowego.
W przypadku zmiany najemcy na inną osobę, możliwe jest także ponowne wynajęcie pustostanu.
Na zasobach czynszowych widoczny jest bieżący status pojedynczego lokalu – najpierw był aktywny w tym zasobie, a potem już był nieaktywny od konkretnej daty.
Program pozwala również prowadzić ewidencję udziałów:
- na poziomie lokalu – zalecana od początku, aby system automatycznie pomniejszał udziały dewelopera przy sprzedaży kolejnych lokali,
- na poziomie właściciela – wymaga ręcznego wpisania udziałów dla wszystkich właścicieli.
Dzięki tym funkcjom deweloper może prowadzić szczegółową ewidencję swoich najemców i właścicieli oraz kontrolować zmiany statusów lokali w zasobie, zapewniając pełną dokładność rozliczeń w każdym momencie.
Jak deweloper może zarządzać wspólnotą mieszkaniową w systemie Mieszczanin?
Deweloper, który kontynuuje zarządzanie wspólnotą, ma pełną historię techniczną budynku oraz dostęp do wszystkich dokumentów od momentu jego powstania. Program Mieszczanin pozwala prowadzić archiwum dokumentów technicznych, rozliczeń i innych danych dotyczących nieruchomości, dzięki czemu zarządzanie wspólnotą jest wygodne i transparentne.
Najemcy, którzy stali się właścicielami lokali, mogą zachować dostęp do swoich danych historycznych i bieżących w ramach wspólnoty, korzystając z tego samego konta e-kartoteki. Oznacza to, że mogą przeglądać zarówno informacje z okresu, gdy byli najemcami, jak i aktualne dane po przejściu w status właściciela lokalu.
Program dla wspólnot mieszkaniowych umożliwia kontynuowanie wszystkich rozliczeń, ewidencji udziałów oraz przyporządkowań lokali w sposób ciągły i zgodny z przepisami, przez cały okres wyodrębniania się lokali. Deweloper ma pełną kontrolę nad mediami, opłatami i rozliczeniami w ramach wspólnoty, a jednocześnie może utrzymać odrębność finansową dla ksiąg wspólnoty i zasobów czynszowych, jeśli zarządza jeszcze lokalami niewyodrębnionymi.
Dzięki tym funkcjom program Mieszczanin zapewnia spójność i ciągłość wszystkich procesów zarządzania nieruchomością – od okresu deweloperskiego, przez okres przejściowy, aż po zarządzanie wspólnotą mieszkaniową, w której są wyodrębnione już wszystkie lokale.
Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak program Mieszczanin wspiera deweloperów nieruchomości? Wypełnij krótki formularz kontaktowy! Oddzwonimy lub odpiszemy, a następnie przygotujemy dla Ciebie atrakcyjną ofertę.
