Czym jest analiza przedwdrożeniowa i co dzięki niej zyskujesz?

Planujesz zmianę programu do zarządzania nieruchomościami lub wprowadzenie pierwszego systemu IT? W firmie Mieszczanin wierzymy, że dobra współpraca zaczyna się od zrozumienia potrzeb, dlatego proces ten otwieramy profesjonalną analizą przedwdrożeniową. Z naszego tekstu dowiesz się, czym ona dokładnie jest, jak przebiega i co jest efektem końcowym.

Nasz tekst odpowiada na poniższe pytania:

• Co to jest analiza przedwdrożeniowa?
• Co wyróżnia umowę na analizę przedwdrożeniową wykonaną w firmie Mieszczanin?
• Czy do analizy przedwdrożeniowej muszę się wcześniej przygotować?
• Czy analiza przebiega zdalnie czy osobiście?
• Czy analiza przedwdrożeniowa „wykradnie” moje know-how?
• Jak długo trwa analiza przedwdrożeniowa?
• Co jest wynikiem analizy przedwdrożeniowej?
• Jak prezentowane są wnioski z analizy przedwdrożeniowej?
• Co jest kolejnym etapem po analizie wdrożeniowej?
• Czy wnioski z analizy są do czegoś przydatne, jeśli nie zdecyduję się na program Mieszczanin?

Co to jest analiza przedwdrożeniowa?

Analiza przedwdrożeniowa jest to procedura realizowana jeszcze przed zakupem programu. Stanowi kompleksowy audyt Twoich potrzeb biznesowych i technicznych oraz rzetelne badanie procesów zachodzących w Twojej firmie.

Celem tego etapu jest przygotowanie założeń biznesowych i technicznych, które staną się fundamentem dalszej współpracy. Na bazie analizy dobieramy rozwiązania informatyczne dopasowane do Twoich potrzeb. W szczególności skupiamy się na zapoznaniu z aktualnymi procesami (stan aktualny) oraz wypracowaniu modelu pracy po wdrożeniu programu Mieszczanin (stan docelowy).

Co ważne, analizę przeprowadzają nasi pracownicy z wieloletnim doświadczeniem – to eksperci, którzy nie tylko doskonale znają oprogramowanie, ale także mają praktyczną wiedzę merytoryczną i doświadczenie w pracy u wielu klientów; również tych z niestandardowymi procesami czy specyficznymi potrzebami.

Co wyróżnia umowę na analizę przedwdrożeniową wykonaną w firmie Mieszczanin?

Cały proces analizy przedwdrożeniowej jest sformalizowany, ale zaprojektowaliśmy go tak, aby dawał Ci maksymalne poczucie bezpieczeństwa i dużą swobodę decyzyjną. Na początku podpisujemy wyłącznie umowę na wykonanie analizy.

Taka formuła nie zobowiązuje Cię jeszcze do zakupu oprogramowania. Zależy nam na zbudowaniu współpracy opartej o wzajemne zaufanie i korzyści wynikające z analizy przedwdrożeniowej, a nie o sztywne zobowiązania. Analiza jest przeprowadzania w terminie do 3 tygodni od podpisania umowy.

Czy do analizy przedwdrożeniowej muszę się wcześniej przygotować?

Prosimy naszych klientów, aby w dniu analizy osoby odpowiedzialne za dany obszar (np. księgowość, rozliczenia, opiekę techniczną) były dostępne w 100%. Wskazane jest odpowiednio wczesne zaplanowanie obecności informatyka, zwłaszcza jeśli pracuje on w firmie zewnętrznej, ponieważ musimy omówić kwestie techniczne ewentualnej migracji danych.

Ważne jest, aby z analitykami rozmawiały osoby, które dobrze znają szczegóły codziennej pracy w wybranym aspekcie. Jeśli analityk będzie pracować z osobą, która nie zna detali danego procesu, analiza może się wydłużyć, a wnioski mogą nie być tak precyzyjne, jak byśmy tego chcieli.

Zalecamy również wyznaczenie koordynatora projektu, czyli osoby z odpowiednimi kompetencjami i umocowaniem do podejmowania decyzji.

Czy analiza przebiega zdalnie czy osobiście?

Zdecydowanie preferujemy przeprowadzanie analizy przedwdrożeniowej w kontakcie osobistym. Zazwyczaj wyznaczamy zespół dwóch analityków specjalizujących się w różnych obszarach tematycznych, którzy odwiedzają Twoją siedzibę, aby przeprowadzić analizę na miejscu.

Podczas wizyty prosimy wcześniej wyznaczonych pracowników z Twojej firmy o pokazanie – krok po kroku – w jaki sposób realizowali procesy w dotychczasowym systemie lub środowisku. Taka formuła daje nam pewność, że program Mieszczanin przejmie wszystkie kluczowe zadania wykonywane wcześniej w innym programie, gwarantując przy tym pełną ciągłość operacyjną Twojej firmy. Możemy ewentualnie zasygnalizować Ci odpowiednio wcześnie, że nasze oprogramowanie nie realizuje jakiegoś procesu w ten sam sposób.

Bezpośrednia obserwacja codziennej pracy pozwala nam również rzetelnie ocenić skalę nadchodzącej transformacji. W trakcie analizy weryfikujemy, czy wdrożenie oprogramowania Mieszczanin będzie wiązało się z dużą rewolucją organizacyjną oraz – jeśli jest ona niezbędna – czy zespół jest na nią gotowy. To kluczowe, by sprawdzić, czy pracownicy faktycznie chcą zmienić dawne przyzwyczajenia, zwłaszcza gdy stosowane od lat metody przestały być efektywne. Analiza to idealny moment, by zweryfikować Twoje oczekiwania i wspólnie wypracować model pracy, który wprowadzi nową, wyższą jakość zarządzania.

Czy analiza przedwdrożeniowa „wykradnie” moje know-how?

Bezpieczeństwo danych i procedur jest dla nas priorytetem. Umowa analizy przedwdrożeniowej precyzyjnie reguluje kwestie poufności oraz ochrony danych osobowych. Obowiązkowym załącznikiem do umowy głównej jest Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych przygotowana konkretnie dla celów wykonania analizy.

Rozumiemy, że klienci mogą mieć obawy przed dzieleniem się szczegółami swoich procesów, jednak im więcej informacji otrzymamy na początku, tym lepiej zbadamy potrzeby i tym trafniejszą decyzję o współpracy wspólnie podejmiemy.

Co także istotne, nie oceniamy i nie wartościujemy metod pracy funkcjonujących do tej pory w Twojej firmie. Chodzi nam o zdobycie wiedzy niezbędnej do poprawnej konfiguracji systemu, aby w przyszłości uniknąć sytuacji, w której ważne funkcjonalności zostałyby pominięte.

Jak długo trwa analiza przedwdrożeniowa?

Samo spotkanie analityczne trwa zazwyczaj jeden dzień roboczy. Rzadko zdarzają się sytuacje, w których przedłuża się ono do dwóch dni. Mogą one być spowodowane tym, że jedna osoba w Twojej firmie odpowiada za dwa kluczowe obszary, które wymagają szczegółowej analizy i jeden dzień roboczy nie wystarcza na udzielenie odpowiedzi dwóm analitykom z firmy Mieszczanin.

Po zebraniu wszystkich danych nasz zespół przystępuje do opracowania dokumentacji. Gotowy raport końcowy przygotowujemy i wysyłamy do Ciebie nie później niż 3 tygodnie od daty przeprowadzenia analizy przedwdrożeniowej.

Co jest wynikiem analizy przedwdrożeniowej?

Wynikiem analizy przedwdrożeniowej jest obszerny raport, który wskazuje, jak procesy działające obecnie w Twojej firmie zostaną zrealizowane w systemie Mieszczanin. Uczciwie pokazujemy w nim również obszary, których program nie obsłuży, oraz punkty, na które powinieneś zwrócić szczególną uwagę.

Rezultaty analizy obejmują:

Jak prezentowane są wnioski z analizy przedwdrożeniowej?

Jak już wyżej wspominaliśmy, do 3 tygodni po analizie wdrożeniowej wyślemy Ci raport z wnioskami i rekomendacjami. Oczywiście najpierw damy Ci czas na spokojne zapoznanie się z dokumentem.

Następnie spotkamy się z Tobą zdalnie i wyjaśniamy wszelkie wątpliwości, jeśli jakieś się pojawiły podczas czytania raportu. Celem tej rozmowy jest także finalna akceptacja zakresu prac i harmonogramu, o ile obie strony zdecydują się na dalszą współpracę.

Co jest kolejnym etapem po analizie wdrożeniowej?

Jeśli zapadnie decyzja o współpracy, ruszamy z procesem wdrożeniowym, nad którym czuwają nasi specjaliści. Kolejność działań jest przejrzysta:

Czy wnioski z analizy są do czegoś przydatne, jeśli nie zdecyduję się na program Mieszczanin?

Nawet jeśli z jakiegoś powodu nie zdecydujesz się na wdrożenie systemu Mieszczanin w tym momencie, raport z analizy pozostaje wartościowym dokumentem doradczym. Można go potraktować jako profesjonalny audyt, który wskazuje obszary warte usprawnienia lub optymalizacji. Dokument ten pomaga zidentyfikować punkty, w których warto wprowadzić zmiany w celu podniesienia efektywności obecnej struktury.

Przykładowo, często w naszych wnioskach wskazujemy, że dla zachowania pełnego bezpieczeństwa operacyjnego firmy, za kluczowe procesy powinny być odpowiedzialne minimum dwie osoby. Pozwala to zachować stabilność operacyjną, między innymi w chwilach dłuższego zwolnienia lekarskiego czy innych, nieoczekiwanych wydarzeń.

Dzięki temu analiza nie tylko uświadamia realne potrzeby technologiczne, ale też porządkuje wiedzę o organizacji. Często staje się ona pierwszym, naturalnym impulsem do wprowadzenia pozytywnych zmian, które wzmacniają Twoje przedsiębiorstwo, niezależnie od tego, jaki program do zarządzania nieruchomościami wybierzesz.