Jak skrócić czas głosowania nad uchwałami we wspólnocie mieszkaniowej?  

Głosowanie nad uchwałami nie musi oznaczać tygodni przypominania i mozolnego zbierania głosów. Wiemy, jak usprawnić ten proces i sprawić, by podejmowanie decyzji we wspólnocie mieszkaniowej przebiegało szybciej. W artykule pokazujemy sprawdzone rozwiązania, które pomagają zarządcom skuteczniej angażować właścicieli, ograniczyć opóźnienia i bez zbędnej zwłoki doprowadzać głosowania do końca.

Z tego wpisu dowiesz się:

• Czym są uchwały wspólnoty mieszkaniowej?
• Dlaczego uchwały wspólnoty mieszkaniowej stanowią wyzwanie?
• Jak zwiększyć udział mieszkańców w głosowaniach uchwał?
• Jak e-kartoteka przyspiesza głosowanie uchwał?

Czym są uchwały wspólnoty mieszkaniowej?

Uchwały wspólnoty mieszkaniowej to podstawowy, formalny sposób, w jaki właściciele wspólnie decydują o zarządzaniu i utrzymaniu nieruchomości – od remontów i modernizacji po inwestycje dotyczące części wspólnych. Zasady głosowania i zaskarżania uchwał we wspólnocie mieszkaniowej regulują przede wszystkim przepisy ustawy z 24 czerwca 1994 r. o własności lokali. Na ich podstawie podjęcie uchwał może odbywać się w trzech trybach: na zebraniu, w drodze indywidualnego zbierania głosów i w trybie mieszanym, łączącym dwie poprzednie możliwości.

Zgodnie z art. 23 ust. 2 ustawy o własności lokali uchwały zapadają większością głosów właścicieli lokali, liczoną według wielkości udziałów w nieruchomości wspólnej. Oznacza to, że uchwała zostaje przyjęta, jeżeli za jej podjęciem opowiedzą się właściciele posiadający łącznie więcej niż 50% udziałów w nieruchomości wspólnej.

Dlaczego uchwały wspólnoty mieszkaniowej stanowią wyzwanie?

Im większa wspólnota, tym więcej właścicieli trzeba zaangażować w głosowanie, co może znacznie wydłużać proces decyzyjny, a czasem prowadzić do impasu w ważnych sprawach. Problemem bywają również zebrania – długie, mało angażujące lub skupione na emocjonujących kwestiach zamiast na najważniejszych decyzjach. Do tego dochodzi brak wiedzy o treści uchwał, ich konsekwencjach i prawach właścicieli, a także zwykła niechęć do podejmowania decyzji. Szczególnie widoczne jest to w przypadku osób, które wynajmują swoje lokale i na co dzień nie uczestniczą w życiu wspólnoty. Wszystko to sprawia, że sprawne zebranie głosów i podjęcie potrzebnych uchwał może być dla wspólnoty sporym wyzwaniem.

Jak zwiększyć udział mieszkańców w głosowaniach uchwał?

W poprzednim artykule na ten temat (Jak usprawnić głosowanie uchwał we wspólnocie mieszkaniowej) tłumaczyliśmy w jaki sposób podnieść skuteczność zbierania głosów, więc wymienimy w skrócie, na co warto zwrócić uwagę, a w dalszej części materiału pokażemy, jak to wygląda od strony technologii.

Każda ze wspólnot ma swoją specyfikę, przyzwyczajenia mieszkańców i dostępność właścicieli. Nie ma jednej, uniwersalnej metody, która sprawdziłaby się we wszystkich środowiskach, ale jest kilka mechanizmów, które z naszego doświadczenia pozytywnie wpływają na czas przegłosowywania uchwał.

Przygotowując zebranie stacjonarne, warto wcześniej przesłać właścicielom projekty uchwał z krótkim wyjaśnieniem konsekwencji ich odrzucenia. Zwięzła agenda nie rozproszy ich uwagi i ułatwi podjęcie decyzji. Dodatkowo, nie można zapominać o rozsądnym doborze terminu i możliwości wyznaczenia pełnomocnika.

Nie bez znaczenia jest też budowanie we właścicielach poczucia, że ich głos naprawdę ma znaczenie. Dzięki krótkim informacjom za pośrednictwem maili czy SMS-ów mogą lepiej zrozumieć funkcjonujące we wspólnocie mechanizmy, a po zakończonym głosowaniu poznać i odczuć jego efekty (np. w przypadku remontu).

W jaki sposób cyfrowe narzędzia przyspieszają głosowanie?

Cyfrowe rozwiązania coraz skuteczniej wspierają wspólnoty mieszkaniowe w codziennym zarządzaniu. Dotyczy to również głosowania nad uchwałami, które dzięki odpowiednim narzędziom może stać się prostsze i wygodniejsze. Program Mieszczanin pomaga sprawnie przeprowadzić cały proces, a jednocześnie ułatwia komunikację z mieszkańcami. Jest to możliwe dzięki modułom SŁONie, e-Mieszczanin i e-kartoteka.

Właściciele nie muszą już pojawiać się na zebraniach osobiście, by skorzystać z prawa głosu, a jeśli zapomną o głosowaniu – otrzymają przypomnienie. Co więcej, mogą głosować zarówno w trakcie zebrania, na imiennych kartach ze wszystkimi uchwałami albo poprzez elektroniczny system głosowania, jak i później. Wynik uwzględniający udziały pojawia się od razu, spada też ryzyko pomyłek.

– Idea głosowania jest dość prosta – pracownik zarządcy przygotowuje treść uchwały w SŁONiach lub w e-Mieszczanie, następnie zbiera głosy, najczęściej w trybie, w którym o sile głosu decyduje udział właściciela we wspólnocie. Aby uchwała została przyjęta, ponad połowa osób uprawnionych do głosowania musi opowiedzieć się za jej wprowadzeniem. To, jak sprawnie będzie zorganizowane zbieranie głosów, leży po stronie zarządcy. W praktyce właśnie od tego są zebrania, jednak czasami oznacza to pozyskiwanie głosów różnymi kanałami – pukanie od drzwi do drzwi, wrzucanie kart do skrzynek czy wysyłkę pocztą. W takich sytuacjach sprawdza się e-kartoteka. Warunkiem elektronicznego zbierania głosów jest prawidłowy przebieg procesu i bezpieczeństwo w zakresie potwierdzenia tożsamości głosującego, zabezpieczenia przed nieuprawnioną zmianą i prawidłowego zliczania głosów. Ważna jest również ochrona danych osobowych. e-kartoteka, w przeciwieństwie do np. mailowej komunikacji, spełnia wszystkie te warunki. Bywa, że uchwały mają ustawiony maksymalny czas na przegłosowanie i bez odpowiedniego odzewu zostają zamknięte jako odrzucone lub nierozstrzygnięte. Jeśli jednak uda się uzyskać ponad 50%, zarządca, w imieniu wspólnoty, przyjmuje ją i zawiadamia mieszkańców o wyniku. I tu po raz kolejny może odciążyć go e-kartoteka, aby mieszkańcy mieli dostęp do informacji, co zostało przyjęte, a co nie – tłumaczy Damian Noras, kierownik zespołu webowego.

Sprawne głosowanie nad uchwałami nie musi więc oznaczać tygodni oczekiwania i ciągłego przypominania o oddaniu głosu. Kluczem jest połączenie dobrej organizacji, przemyślanej komunikacji i odpowiednich narzędzi, które ułatwiają mieszkańcom udział w podejmowaniu decyzji. Technologia robi różnicę tam, gdzie liczy się czas i zaangażowanie. Dzięki niej organizacyjne wyzwanie staje się płynnym procesem, który pozwala szybciej przejść od zbierania głosów do konkretnych działań. To korzyść dla obu stron: zarządcy oszczędzają czas, a mieszkańcy mogą wygodnie angażować się w sprawy wspólnoty.