Implementacja modułu e-Mieszczanin w Capital Partner
O firmie Capital Partner
Capital Partner to firma zarządzająca 58 wspólnotami mieszkaniowymi o łącznej powierzchni ponad 200 000 m². Obsługuje klientów na terenie czterech województw: warmińsko-mazurskiego, podlaskiego, pomorskiego i mazowieckiego. Opiekuje się zarówno wspólnotami mieszkaniowymi, jak i nieruchomościami komercyjnymi w sektorze deweloperskim, handlowym oraz premium. Główna siedziba firmy znajduje się w Ełku, a pracownicy działają także w Suwałkach i Gdańsku.
Współpraca Capital Partner z firmą Mieszczanin rozpoczęła się w 2016 roku. Wcześniej korzystaliśmy z przestarzałego oprogramowania księgowo-finansowego, które chcieliśmy wymienić na nowoczesne rozwiązanie dedykowane zarządcom nieruchomości.
Dzięki wcześniejszym doświadczeniom z systemem Mieszczanin wiedzieliśmy, że spełni on nasze oczekiwania w obsłudze klientów. Dodatkowym atutem był korzystny stosunek ceny programu do szerokiego zakresu funkcji oraz wysokiego poziomu jakości obsługi. Cenimy sobie stałą opiekę techniczną, możliwość korzystania ze sprawnie działającego systemu zgłoszeń oraz fakt, że firma Mieszczanin na bieżąco reaguje na nasze sugestie.
Obecnie program Mieszczanin wspiera w naszej firmie zarządzanie ponad 5 800 lokalami. Najpierw zaczęliśmy korzystać z modułów stacjonarnych, jednak z czasem nasze potrzeby rosły. Postawiliśmy na wdrożenie modułu e-Mieszczanin, który cechuje się pełną integracją z pozostałymi elementami programu Mieszczanin.
Wyzwania i cele
W 2025 roku firma Capital Partner chciała wprowadzić zmiany w organizacji pracy i jej kontroli. Dodatkowo istotną kwestią było to, by stosowane rozwiązania informatyczne były nowoczesne, rozwojowe i dostępne w trybie online. Kolejnym z ważnych aspektów było dostosowanie do aktualnych przepisów prawa.
Celami wdrożenia modułu e-Mieszczanin były:
- 1 Optymalizacja poziomu zatrudnienia względem pozyskiwania nowych klientów – chcieliśmy lepiej wykorzystywać obecne zasoby kadrowe, a jednocześnie stale poszerzać portfel współpracujących z nami wspólnot mieszkaniowych.
- 2 Wprowadzenie elektronicznego obiegu faktur, a także przygotowanie się na obowiązki wynikające z KSeF.
- 3 Możliwość weryfikacji realizacji zadań przez poszczególnych pracowników.
- 4 Ułatwienie i automatyzacja pracy, szybsze wprowadzanie informacji z faktur.
- 5 Umożliwienie pracy zdalnej.
- 6 Usprawnienie komunikacji z pracownikami pracującymi poza siedzibą główną firmy.
Przebieg współpracy
Po naszej decyzji o zakupie modułu e-Mieszczanin, jego wdrożenie przebiegało w sposób bardzo dobrze skoordynowany i sprawny. 18 czerwca 2025 roku rozpoczęliśmy cykl szkoleń dla pracowników Capital Partner, obejmujący między innymi ewidencję użytkowników i uprawnień, obieg faktur, obsługę usterek, pism oraz uchwał. Każde szkolenie było praktyczne, a dodatkowo uczestnicy otrzymali dostęp do nagrania, co pozwalało w dowolnym momencie odświeżyć wiedzę. Wdrożenie zakończyło się 18 lipca 2025 roku.
Najważniejsze korzyści z wdrożenia
Wdrożenie modułu e-Mieszczanin umożliwiło:
- 1 Usprawnienie i częściowe zautomatyzowanie pracy: moduł e-Mieszczanin uporządkował obieg dokumentów, częściowo zautomatyzował oraz znacząco przyspieszył proces księgowania i obsługi płatności – przy prawie 800 fakturach obsługiwanych miesięcznie. Rozwiązanie to odciąża dział księgowy i pozwala przeznaczyć więcej czasu na zadania wymagające większego zaangażowania.
- 2 Optymalizację zasobów i skalowalną obsługę: dzięki modułowi e-Mieszczanin firma może obsługiwać rosnącą liczbę wspólnot mieszkaniowych bez konieczności zatrudniania dodatkowych osób. Centralizacja danych i częściowa automatyzacja zadań pozwalają efektywnie wykorzystać dostępny zespół, zwiększając wydajność pracy.
- 3 Zmniejszenie liczby pomyłek oraz usprawnienie komunikacji wewnętrznej: moduł poprawił kontakt między pracownikami znajdującymi się w różnych miastach, eliminując błędy występujące wcześniej np. przy akceptacji faktur przez wiadomości e-mail. W efekcie zwiększyła się przejrzystość i dokładność procesów księgowych.
- 4 Prowadzenie nowoczesnej i zdalnej obsługi wspólnot mieszkaniowych oraz mieszkańców: moduł e-Mieszczanin umożliwia pracę na dowolnym urządzeniu z dostępem do internetu. Dzięki temu zespół Capital Partner może pracować zdalnie, z pełnym dostępem do danych i procesów, a pracownicy bez problemu się zastępują, korzystając z jednej, wspólnej bazy wiedzy.
- 5 Prowadzenie pełnej ewidencji usterek: wykorzystanie modułu e-Mieszczanin zmniejsza ryzyko przeoczenia zgłoszonych wcześniej awarii, a jednocześnie umożliwia przejrzyste przedstawienie właścicielom listy zrealizowanych zadań, np. na zebraniach wspólnot mieszkaniowych.
- 6 Dostosowanie do bieżących przepisów prawa oraz odpowiednio wczesne przygotowanie do nowych obowiązków: e-Mieszczanin to rozwiązanie stale aktualizowane, co pozwala pracować w zgodzie z prawem. Oznacza to między innymi dostosowanie do wymogów KSeF.
- 7 Lepszą kontrolę nad procesami i zadaniami pracowników: moduł umożliwia bieżącą weryfikację realizacji obowiązków służbowych przez pracowników (np. sprawdzenie, kto i o której godzinie zajął się konkretną fakturą czy usterką), co poprawia organizację pracy i wspiera zarządzanie zespołem przez przełożonych.
„Jako firma stawiamy na nowoczesne i przyszłościowe rozwiązania, dlatego naturalnym wyborem był dla nas program Mieszczanin. To system IT, który nadąża za zmieniającą się rzeczywistością – oferuje między innymi moduł e-Mieszczanin, umożliwiający pracę zdalną oraz pozwalający działać szybciej, sprawniej i bardziej transparentnie. Właśnie tak wyobrażamy sobie zarządzanie nieruchomościami: dziś i w kolejnych latach.
Planujemy rozwijać zakres wykorzystania modułu e-Mieszczanin, między innymi poprzez narzędzia usprawniające komunikację z mieszkańcami (w tym umożliwiające zgłaszanie usterek oraz organizację zdalnych zebrań wspólnot mieszkaniowych) oraz nadanie dostępów firmom zewnętrznym, odpowiedzialnym za obsługę techniczną zarządzanych przez nas nieruchomości.”
Adrian Zalega
Prezes Zarządu Capital Partner
Wdrożone moduły programu Mieszczanin:
Chcesz dowiedzieć, jak program Mieszczanin może usprawnić Twoją pracę?
Skontaktuj się z nami, a zaproponujemy najlepiej dopasowane rozwiązanie dla Twoich potrzeb.