Wdrożenie modułu e-Mieszczanin w SM ROW w Wodzisławiu Śląskim
O Spółdzielni Mieszkaniowej „ROW”
Spółdzielnia Mieszkaniowa „ROW” w Wodzisławiu Śląskim została powołana 6 kwietnia 1924 roku. Obecnie blisko 100 pracowników zarządza 156 budynkami mieszkalnymi o łącznej powierzchni 356 tysięcy metrów kwadratowych, w których znajduje się 7250 lokali mieszkalnych i 180 usługowych.
Wyzwania i cele
Spółdzielnia Mieszkaniowa „ROW” zaczęła korzystać z pierwszego modułu programu Mieszczanin w 1990 roku. Stopniowo wdrażała kolejne moduły oraz przechodziła szkolenia z ich obsługi. W czerwcu 2024 roku Spółdzielnia wyraziła chęć wdrożenia modułu e-Mieszczanin w zakresie obiegu faktur elektronicznych.
Celami wdrożenia modułu e-Mieszczanin były:
- 1 Implementacja elektronicznego obiegu faktur i wcześniejsze przygotowanie się do KSeF: Spółdzielnia chciała dostosować swoje procesy do nowych przepisów, zanim jeszcze staną się one obowiązkowe.
- 2 Usprawnienie komunikacji oraz wymiany dokumentów z oddziałami Spółdzielni z innych miast: główna siedziba jest w Wodzisławiu Śląskim, jednak działają także Administracje w Rydułtowach, Pszowie i Radlinie. Przewożenie papierowych dokumentów pomiędzy oddziałami wiązało się czasem z tygodniowym oczekiwaniem na akceptację faktury.
- 3 Zautomatyzowanie powtarzalnych obowiązków oraz skuteczne pilnowanie terminów płatności: elektroniczny obieg faktur miał ułatwić pracę przy ogromnej liczbie ok. 850-1000 faktur miesięcznie.
Rozwiązanie i przebieg współpracy
Spółdzielnia rozpoczęła przygotowania do wdrożenia modułu e-Mieszczanin od wewnętrznej analizy dotychczasowego obiegu papierowych faktur. Następnie wybrała te elementy, które chciała odzwierciedlić w elektronicznym obiegu dokumentów księgowych w module e-Mieszczanin. Elastyczność rozwiązania informatycznego pozwoliła przenieść procesy w taki sposób, by jak najbardziej były one zbliżone do wypracowanych wcześniej standardów.
W czerwcu 2024 roku SM „ROW” uczestniczyła w szkoleniu dotyczącym elektronicznego obiegu faktur w e-Mieszczaninie. Pozwoliło to następnie bezproblemowo przejść konfigurację, a także zapoznać się z możliwościami modułu. Spółdzielnia zdecydowała się dodatkowo na OCR, który umożliwia automatyczne rozpoznawanie treści faktur. W lipcu 2024 roku Spółdzielnia zaczęła aktywnie korzystać z e-Mieszczanina.
Moduł e-Mieszczanin został wdrożony bardzo sprawnie. Dzięki szkoleniom pracownicy wiedzieli, jak wykorzystywać potencjał rozwiązania informatycznego. Na każdym etapie współpracy firma Mieszczanin była otwarta na sugestie dotyczące dopasowywania modułu do potrzeb Spółdzielni.
Najważniejsze korzyści z wdrożenia
Wdrożenie modułu e-Mieszczanin umożliwiło:
- 1 Przygotowanie Spółdzielni do integracji z KSeF i nadchodzących zmian prawnych: wdrożenie e‑Mieszczanina było krokiem w kierunku pełnej cyfryzacji i przygotowało SM „ROW” na obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Dzięki wcześniejszej implementacji pracownicy mieli czas na spokojne zapoznanie się z nowym sposobem pracy, co pozwoliło uniknąć stresu i błędów w momencie wejścia przepisów w życie.
- 2 Ujednolicenie sposobu pracy z dokumentami i centralizacja wiedzy w Spółdzielni: implementacja e-Mieszczanina pozwoliła na ujednolicenie zasad pracy z dokumentami w całej Spółdzielni. Dane oraz pliki są teraz przechowywane w jednej, centralnej bazie, co zapewnia spójność informacji i łatwy dostęp do nich dla uprawnionych pracowników. Takie rozwiązanie zwiększyło przejrzystość procesów, ułatwiło współpracę między działami i umożliwiło skuteczniejsze zarządzanie wiedzą w całej Spółdzielni.
- 3 Automatyzację i ograniczenie błędów w księgowości: program automatyzuje wiele czynności – od rejestrowania faktur po generowanie przelewów. Pozwoliło to zredukować liczbę pomyłek, usprawnić proces księgowy i odciążyć pracowników, którzy teraz mogą poświęcić więcej czasu na analizę i planowanie, zamiast na ręczne wprowadzanie danych.
- 4 Większą przejrzystość i kontrolę nad procesami: system umożliwia śledzenie, na jakim etapie znajduje się każda faktura oraz kto ją zatwierdził, wraz z datą i godziną. Dzięki temu obieg dokumentów stał się bardziej uporządkowany i transparentny, a Zarząd może szybko reagować w przypadku ewentualnych opóźnień czy błędów.
- 5 Usprawnienie komunikacji między oddziałami w różnych miastach: dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów w e-Mieszczaninie wyeliminowano konieczność fizycznego przewożenia faktur pomiędzy siedzibami. Kierownicy i pracownicy mogą teraz zatwierdzać dokumenty zdalnie w kilkanaście minut, co znacznie skróciło czas obiegu faktur i przyspieszyło procesy decyzyjne w całej Spółdzielni.
„Od ponad 20 lat korzystamy z programu Mieszczanin i mogę śmiało powiedzieć, że to rozwiązanie realnie zmieniło sposób, w jaki funkcjonuje nasza Spółdzielnia. Wprowadzenie modułu e-Mieszczanin było naturalnym krokiem naprzód – dzięki niemu zyskaliśmy w pełni elektroniczny obieg faktur, większą przejrzystość procesów i znacznie szybszy przepływ informacji między działami.
W najbliższym czasie planujemy pójść o krok dalej i uruchomić w e-Mieszczaninie również elektroniczny obieg pism. Umożliwi nam to centralne zarządzanie korespondencją, bieżący podgląd spraw i jeszcze lepszą organizację pracy w całej spółdzielni.”
Iwona Kołeczko
Zastępca Prezesa Zarządu ds. ekonomiczno‑finansowych
Wdrożone moduły programu Mieszczanin:
Chcesz dowiedzieć, jak oprogramowanie Mieszczanin może usprawnić Twoją pracę?
Skontaktuj się z nami, a zaproponujemy najlepiej dopasowane rozwiązanie dla Twoich potrzeb.