Jak SM „Karlik” zmodernizowała obsługę ponad 4000 mieszkańców dzięki modułom e-kartoteka i e-Mieszczanin
Czego się dowiesz z tego case study?
- Jak skutecznie wdrożyć elektroniczny kontakt z mieszkańcami i osiągnąć 75% aktywnych użytkowników aplikacji e-kartoteka.
O Spółdzielni Mieszkaniowej „Karlik”'
- Lokale: mieszkalne i użytkowe.
- Zasoby Spółdzielni: 54 budynki mieszkalne, ponad 2000 mieszkań (łączna powierzchnia użytkowa ponad 105 000 m²), ponad 4000 mieszkańców, 4 budynki użytkowe.
- Liczba pracowników: ponad 20.
- O współpracy opowiada: Wiesława Cybula – związana ze SM „Karlik” od 2008 roku, najpierw jako Główna Księgowa, a od 2021 roku jako Prezes Zarządu.
SM „Karlik” w Czerwionce-Leszczynach powstała 31 października 1990 roku z połączenia Górniczej Spółdzielni Mieszkaniowej (założonej w 1982 roku przy KWK „Dębieńsko”) z częścią zasobów Lokatorsko‑Własnościowej Spółdzielni Mieszkaniowej w Knurowie.
Przez ponad trzy dekady działalności spółdzielnia wypracowała silną pozycję w branży – była wielokrotnie nagradzana, między innymi tytułem Lider Zaufania Mieszkańców 2025, Lidera Spółdzielni Mieszkaniowej 2024, a także jest beneficjentem rządowego programu „Dostępność Plus”. Aktywnie prowadzi inwestycje i termomodernizacje oraz dba o rozwój – zarówno infrastruktury, jak i swoich pracowników.
Wyzwania i cele
Celem przystąpienia do programu pilotażowego było podniesienie efektywności pracy oraz modernizacja obsługi mieszkańców. Spółdzielnia chciała wyeliminować zbędną biurokratyzację, skrócić czas pracy pracowników, przyspieszyć obieg dokumentów i poprawić komunikację – zarówno wewnętrzną, jak i z mieszkańcami.
W ramach projektu zaplanowano:
- 1 modernizację sprzętu komputerowego i systemu IT w celu poprawy szybkości oraz jakości obsługi,
- 2 wdrożenie systemu komunikacji online z mieszkańcami,
- 3 uruchomienie aplikacji do zgłaszania awarii i usterek dostępnej całą dobę – jako wygodnej alternatywy dla kontaktu telefonicznego, również poza godzinami pracy biura, ze zgłoszeniami trafiającymi bezpośrednio do właściwego działu,
- 4 implementację elektronicznego obiegu dokumentów.
Efekty współpracy
Realizację założeń programu pilotażowego umożliwiły moduły e-kartoteka i e-Mieszczanin.
W e-kartotece SM „Karlik” korzysta z funkcjonalności takich jak: wiadomości do mieszkańców oraz otrzymywanie informacji od mieszkańców, tablica ogłoszeń, ogłoszenia mieszkańców, ankiety i zgłoszenia usterek.
Już trzy czwarte lokatorów aktywnie korzysta z aplikacji e-kartoteka, a spółdzielnia konsekwentnie zachęca kolejnych mieszkańców do przejścia z tradycyjnej, papierowej komunikacji na kontakt elektroniczny.
W module e-Mieszczanin Spółdzielnia korzysta z ankiet, ogłoszeń, newsletterów, obiegu faktur i pism oraz wiadomości przesyłanych z e-kartoteki.
Skala wykorzystania systemu mówi sama za siebie:
- 1 obieg faktur – ok. 100–150 dokumentów miesięcznie,
- 2 obieg pism – regularnie 100–200 pism miesięcznie,
- 3 komunikacja z mieszkańcami – od kilku do kilkunastu wiadomości miesięcznie za pośrednictwem e-kartoteki, kilkanaście ogłoszeń, informacje o stanach liczników oraz rozliczeniach za media, a także newslettery mailowe i SMS-y.
Najważniejsze korzyści z wdrożenia
- 1 Lepsza komunikacja z mieszkańcami – elektroniczne kanały kontaktu, tj. aplikacja mobilna e‑kartoteka, portal internetowy, SMS-y i newslettery mailowe zapewniają mieszkańcom stały dostęp do dokumentów i wykazów opłat, a także możliwość dokonania płatności online.
- 2 Sprawny obieg dokumentów – elektroniczny obieg faktur i pism oznacza dostęp do dokumentów z każdego miejsca i o każdej porze, bez potrzeby przeszukiwania segregatorów. Dokumenty są zawsze pod ręką i łatwo je znaleźć dzięki ujednoliceniu sposobu pracy. Dane są teraz szybko dostępne niezależnie od tego, kto je wprowadził.
- 3 Gotowość na KSeF – program Mieszczanin zapewnił SM „Karlik” sprawne wejście w Krajowy System e-Faktur, zarówno po stronie odbierania, jak i wystawiania faktur, z pełną ewidencją i archiwizacją.
- 4 Zintegrowane środowisko pracy – wzajemnie powiązane moduły umożliwiają efektywną wymianę informacji w ramach jednego systemu. Oprogramowanie jest przyjazne dla użytkownika, stale rozwijane i daje możliwość stopniowego poszerzania kompetencji całego zespołu.
- 5 Tytuł „Lider Zaufania Mieszkańców 2025” – Spółdzielnia została poddana ocenie w ramach programu, którego celem jest analiza jakości zarządzania, komunikacji z mieszkańcami oraz przejrzystości działania instytucji zarządzających zasobami mieszkaniowymi. Ocena prowadzona jest metodą tajemniczego klienta – audytorzy anonimowo sprawdzają między innymi dostępność informacji, kulturę obsługi i jakość komunikacji z mieszkańcami. Uzyskanie tej licencji jakości potwierdza, że inwestycja w nowoczesne narzędzia komunikacji – takie jak e-kartoteka i e‑Mieszczanin – przekłada się na realną, mierzalną poprawę obsługi mieszkańców.
„Cieszymy się sporym zaufaniem mieszkańców oraz uznaniem w branży. Współpracując z firmą Mieszczanin, mamy poczucie, że – jako organizacja z wieloletnim ugruntowaniem na rynku ‑ współdziałamy z najlepszymi w sektorze twórcami oprogramowania dla zarządców nieruchomości.
Bardzo się cieszę z tej długoletniej współpracy. Planujemy ją kontynuować i korzystać z wiedzy ekspertów, by jeszcze lepiej optymalizować pracę – chcemy przejść kolejne szkolenia, żeby wszyscy pracownicy w pełni wykorzystywali potencjał systemu.”
Wiesława Cybula
Prezes Zarządu SM „Karlik”
Wdrożone moduły programu Mieszczanin:
Chcesz dowiedzieć, jak program Mieszczanin może usprawnić Twoją pracę?
Skontaktuj się z nami, a zaproponujemy najlepiej dopasowane rozwiązanie dla Twoich potrzeb.